문서 스캔

책상에 놓인 문서를 데스크톱 컴퓨터나 모바일 장치로 간편하게 전송하는 기능은 디지털 노마드이든, 기술에 정통한 사람이든, 모두에게 필수적입니다. 이 간단한 안내서를 통해 가장 널리 사용되는 고화질 문서 스캔 방법을 알아보세요.

스캐너를 사용하면 좋은 경우

대부분의 파일과 문서가 디지털 형태인 오늘날에도 문서 스캔은 여전히 필수이죠. 스캔해 보관할 수 있는 문서 종류는 다음과 같은 것들을 비롯해 매우 다양합니다.

  • 인화한 개인 사진

  • 수기 작성 메모

  • 의료/금융 서류

  • 개인용/업무용 영수증

  • 계약서와 송장

  • 사진과 신분증

  • 잡지와 신문 스크랩

  • 스케치와 도면

이러한 것들은 여전히 개인의 생활 속에서, 또는 직업적인 일에 많이 사용되고 있습니다. 그리고 현대적인 솔루션 덕분에 기존의 방식보다 문서를 스캔하는 일이 훨씬 빠르고, 간단하고, 편리해졌습니다.

복사기를 사용한 스캔

너무 오래된 모델이 아니라면 대부분의 프린터는 스캐너 기능을 갖추고 있습니다. 최신 모델은 이메일로 스캔본을 바로 전송하는 기능까지 지원하죠. 직장에서 문서를 스캔해야 하거나 지역 도서관에서 복사기나 프린터를 사용하는 경우, 고품질 스캔이 가능하고 사용 방법도 쉽지만, 비용 면에서는 부담이 될 수 있습니다. 여러 페이지를 스캔하다 보면 페이지 수가 빠르게 늘어나기 때문이죠. 집에 있는 프린터의 경우, 시간이 오래 걸리고 프로세스가 비효율적이라 문서를 스캔하는 최고의 방식이라고는 할 수 없습니다.

스캔하는 과정은 모델마다 다를 수 있습니다. 어떤 모델은 스캔을 완료한 후 연결된 컴퓨터로 스캔본을 전송하고, 조금 더 최신 모델의 복사기나 프린터는 크기, 색상 모드, 파일 형식 등을 선택한 후 어떤 로컬 사용자 또는 이메일 주소로 스캔본을 보낼 것인지 선택할 수 있죠. 스캔본은 보통 PDF 파일로 전송되지만, JPEG나 PNG와 같은 다른 파일 형식을 선택하는 옵션을 제공하는 모델도 있습니다.

스캐너 사용

집에 전용 스캐너가 있다면 문서를 간편하게 스캔할 수 있습니다. 하지만 모델에 따라 스캔본을 이메일로 전송하거나 PDF 파일로 전송하는 옵션이 없을 수도 있죠. 가정용 스캐너를 구매했다면 원하는 해상도와 색상 모드로 문서가 스캔되도록 기본 설정에서 일부 설정을 변경해야 합니다.

어떤 것을 스캔하느냐에 따라 다르지만 완벽한 결과물을 얻기 위해 설정을 이리저리 변경해야 할 때도 있습니다. 일반적인 편지나 법정 규격 문서는 상대적으로 스캔하기가 쉽습니다. 하지만 미술품을 스캔할 경우, 스캐너에 넣기에 크기가 너무 크거나 색상이 정확히 표현되지 않을 수 있죠.

iPhone이나 Android로 문서 스캔하는 법

PC로 문서를 스캔하는 것과는 별개로 재택근무를 하거나, 외출 중이거나, 그렇게 자주 사용하지도 않는 스캐너에 돈을 낭비하고 싶지 않을 때는 어떻게 해야 할까요? 모바일 스캔은 실제 문서를 읽을 수 있는 파일로 빠르게 스캔하는 간단하고 비용 효율적인 대안입니다. 조심스레 문서를 순서대로 정리해 복사기로 스캔하는 대신 모바일 장치를 사용해 사진만 찍으면 되죠. 그다음, 문서 스캔 애플리케이션에서 이미지를 PDF나 PNG, 기타 파일 형식의 고화질 스캔본으로 변환해 이메일로 간편하게 전송하면 됩니다. 모바일 스캔은 도서관이나 홈 오피스에 있지 않아도 일상생활에서 문서를 간편하게 스캔할 수 있는 다양한 방식을 새롭게 제공합니다.

한 예로, Dropbox 문서 스캔 앱에서는 스캔한 문서가 자동으로 Dropbox 계정에 저장되어 데스크톱과 모바일 장치에서 바로 사용 가능하죠. 가족사진을 디지털로 옮기는 작업을 하고 있다면 휴대폰 화면을 몇 번만 탭하면 실제 사진을 원본 화질의 스캔본으로 저장할 수 있습니다. 모바일로 스캔한 문서는 어떻게 정리해야 할지 걱정된다면 OCR 기술이 탑재된 Dropbox 문서 스캔 앱을 사용해보세요. OCR은 스캔한 텍스트를 검색 가능한 텍스트 데이터로 변환하는 기술입니다. 이 기술 덕분에 Dropbox 계정에서 키워드로 검색만 하면 스캔한 모든 문서를 간편하게 식별할 수 있죠.

모바일 스캔의 장점

모바일 스캔에는 장비를 구매하지 않아도 스캐너의 편리함을 누릴 수 있다는 장점이 있습니다. 스마트한 기술을 사용하는 Dropbox의 문서 스캔 앱은 실제 문서를 보는 것 같은 선명한 화질의 스캔 기능을 제공합니다. 게다가 문서를 잃어버리거나 훼손할 일을 걱정하지 않아도 되죠. 그저 주머니 속에서 휴대폰을 꺼내 몇 초 내로 문서를 스캔하기만 하세요.

OCR 스캔

Dropbox 문서 스캔 앱에 탑재된 광학 문자 인식(Optical Character Recognition) 기술은 모바일 장치의 이미지를 검색 가능한 텍스트로 변환하며 이미지의 사본을 추출합니다. 그래서 스캔한 문서에 있는 주요 용어를 검색하면 Dropbox에 저장된 스캔본을 찾을 수 있죠. 예를 들어, 모서리에 인쇄된 날짜가 입력된 은행 거래명세서를 업로드했다면 날짜를 검색해 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다. 문서를 간단히 PDF로 변환할 수 있어 서류 작업이 간소화되고, 간편하게 문서를 찾을 수 있어 실제 문서가 없어도 상관이 없게 되죠. 또는, 필사에 사용하는 노트 앱 대신 OCR이 탑재된 스캔 앱을 사용해 한 번의 탭으로 문서와 노트를 그 즉시 디지털화할 수 있습니다.

고화질 문서 스캔

어떤 스캔 방식을 사용하든 선명한 스캔을 원한다면 문서를 최상의 상태로 보관하는 것이 좋습니다.

  • 문서가 접히거나 구겨지지 않도록 하세요.

  • 세부 사항이 희미해지는 일이 없게 하세요.

  • 휴대폰으로 스캔 시 깔끔한 배경에서 스캔하세요.

OCR이 탑재되지 않은 스캐너를 사용할 경우, 화면 1인치당 몇 개의 도트가 있는지를 의미하는 해상도(dpi)에 유의하도록 하세요.

  • 사진의 경우, 해상도를 최대 600dpi의 고해상도나 비손실 해상도로 설정하세요.

  • 간단한 흑백 문서의 경우, 해상도를 300dpi로 설정하면 읽기가 편리하면서도 파일 크기를 작게 유지할 수 있습니다.

이미지 편집 소프트웨어를 사용해 스캔한 문서에서 잘못된 부분을 편집할 수 있다고 해도 처음부터 문서를 제대로 스캔해서 나쁠 건 없습니다.

스캔본 백업

사진을 온라인으로 공유하거나 클라우드 스토리지에 안전하게 보관하면 하드 드라이브에서 스캔 이미지가 유실되거나 실수로 삭제될 일이 없습니다. 이 방법은 스캔해서 디지털 버전으로 보관하고 싶은 은행 거래명세서 등의 개인적인 문서에도 적합합니다.