스캐너를 사용하면 좋은 경우
대부분의 파일과 문서가 디지털 형태인 오늘날에도 문서 스캔 기능은 여전히 필요합니다. 스캔해 보관할 수 있는 문서의 종류는 다양합니다.
- 개인적인 인화 사진
- 수기로 작성한 노트
- 의료 기록과 재정 문서
- 개인, 업무 관련 영수증
- 계약서와 송장
- 사진과 신분증
- 잡지와 신문 스크랩
- 스케치와 도면
스캔은 사진을 디지털화하는 보편화된 방법입니다. 가족사진을 스캔하는 작업을 하고 있다면 휴대폰에서 버튼을 몇 번만 누르는 것만으로도 실제 사진을 원본 화질의 스캔본으로 저장할 수 있습니다.
현대적인 솔루션이 출시되면서 문서 스캔이 여러분이 기억하는 기존 방식보다 훨씬 빠르고, 간단하고, 편리해졌습니다.
iPhone이나 Android로 문서 스캔하는 방법
PC로 문서를 스캔할 수도 있지만 외출 중일 때 스캔이 필요하거나 그렇게 자주 사용하지도 않는 스캐너에 돈을 낭비하고 싶지 않을 때는 어떻게 해야 할까요? 이때 모바일 스캔이 실제 문서를 디지털 파일로 빠르게 스캔하는 간단하고 가성비 좋은 대안이 될 수 있습니다. 모바일 스캔의 경우 장비를 구매하지 않아도 스캐너의 편리함을 누릴 수 있다는 장점이 있습니다. 문서를 순서대로 정리한 후 한 장씩 넘기며 복사기로 스캔하는 대신 모바일 장치를 사용해 사진만 찍으면 되죠.
문서를 사진으로 촬영
휴대폰 카메라를 사용해 문서를 사진으로 찍을 수 있습니다. 이 방법은 가장 간단한 방법이지만, 몇 가지 단점이 있습니다. 첫 번째, 이 방법으로는 보안을 완벽하게 유지할 수 없습니다. 두 번째, 사진을 휴대폰에만 저장해 두면 다른 장치로 사진을 사용하기가 어렵습니다. 그리고 종이 문서를 고해상도 이미지로 변환하기도 더 어렵습니다. 계속해서 반복 촬영을 하다가 결국 시간만 낭비하게 될 수도 있죠.
스캔 앱으로 사진을 촬영해 전송
이미지를 고해상도 스캔본으로 저장하는 좋은 방법 중 하나는 바로 문서 스캔 앱을 사용하는 것입니다. 스캔본을 PDF, PNG, JPG, TIFF, 기타 원하는 파일 형식으로 저장해 전송할 수 있죠. 이 방식은 인쇄소나 도서관, 회사에 가지 않아도 일상생활에서 문서를 간편하게 스캔할 수 있는 새로운 방식을 다양하게 제공합니다. 이 방식은 새 스캔은 물론 기존 스캔에도 적용할 수 있습니다.
스캔 앱으로 스캔
Dropbox 문서 스캐너는 문서를 사진으로 촬영하는 간단함에 더해 보안 기능까지 제공합니다. iPhone에서 앱을 열고 더하기 부호(+)만 누르면 스캔이 시작되죠. 새로 스캔한 문서는 Dropbox에 저장됩니다. 그래서 iOS를 사용하는 사람과 Windows를 사용하는 사람 모두 휴대폰이나 컴퓨터로 스캔본에 액세스할 수 있죠. 또한, 모든 것을 처음부터 다시 시작하지 않아도 스캔본을 촬영할 수 있어 문서의 양이 많을 때 매우 유용합니다. 간편한 iPhone 백업 솔루션을 사용하면 다시는 문서를 잃어버리거나 훼손될까 봐 걱정할 필요가 없습니다.
OCR이 스캔한 문서에 유용한 이유
OCR은 광학 문자 인식(Optical Character Recognition)의 약자로, 스캔한 텍스트를 검색 가능한 텍스트 데이터로 변환하는 기술을 말합니다. OCR의 가장 큰 이점은 바로 스캔한 문서를 체계적으로 정리할 수 있다는 점입니다. Dropbox 스캐너 앱에는 OCR 기술이 탑재되어 있어 Dropbox 계정에서 키워드 검색을 통해 스캔한 문서를 간편하게 찾을 수 있습니다.
예를 들어, 모서리에 인쇄된 날짜가 입력된 은행 거래명세서를 업로드했다면 날짜를 검색해 문서를 빠르게 찾을 수 있죠. 문서를 간단히 PDF로 변환할 수 있어 서류 작업이 간소화되고, 간편하게 문서를 찾을 수 있어 종이 문서가 없어도 상관이 없습니다. 또는, 메모 앱 대신 OCR이 탑재된 스캔 앱을 사용해 탭 한 번으로 문서와 메모를 즉시 디지털화할 수 있습니다.
복사기나 프린터를 사용한 문서 스캔
일반적으로 복사기는 스캔 버튼이 따로 있어 스캔 기능을 사용하기가 쉽습니다. 대부분의 프린터는 스캐너 기능을 갖추고 있습니다. 최신 모델은 이메일로 스캔본을 전송하는 기능까지 지원하죠. 하지만 이러한 프린터는 보통 가격이 비싸다는 단점이 있습니다. 스캔 서비스를 사용할 경우 여러 페이지를 스캔하다 보면 가격이 만만치 않죠. 집에 있는 프린터의 경우, 시간이 오래 걸리고 프로세스가 비효율적이라 문서를 스캔하는 최고의 방식이라고는 할 수 없습니다.
스캔하는 과정은 모델마다 다를 수 있습니다. 가장 기본적인 모델은 스캔을 완료한 후 연결된 컴퓨터의 문서 폴더로 스캔본을 전송하는 것입니다. 조금 더 최신 모델의 복사기나 프린터는 크기, 흑백/컬러 모드, 파일 형식 등을 선택할 수 있는 옵션을 제공하죠. 스캔본을 전송할 사용자나 이메일 주소를 선택할 수 있는 모델도 있습니다. 스캔본은 보통 PDF 형식으로 전송되지만, 복사기에 따라 JPEG나 PNG 등의 다른 파일 형식을 선택하는 옵션을 제공하기도 합니다.
전용 스캐너 사용
집에 스캐너가 있다면 문서를 간편하게 스캔할 수 있습니다. 문서를 뒤집은 상태로 기기의 화살표 부호가 안내하는 대로 스캐너 오른쪽 하단이나 오른쪽 상단에 정렬한 후 스캔 버튼을 클릭하세요. 스캔이 완료되면 이메일로 전송하거나 컴퓨터에 저장하는 옵션이 표시될 겁니다. Mac이나 PC로 스캔한 파일은 보통 문서 폴더에 저장됩니다. 하지만 모델에 따라 스캔본을 이메일로 전송하거나 PDF 파일로 전송하는 옵션이 제공되지 않을 수도 있는데요, 이 경우, 스캔한 문서를 이메일로 전송하거나 PDF로 변환하려면 몇 가지 단계를 더 거쳐야 할 수 있습니다.
어떤 것을 스캔하느냐에 따라 다르긴 하지만 완벽한 결과물을 얻기 위해 설정을 이리저리 변경해봐야 할 때도 있습니다. 보통 표준 규격의 편지나 법정 규격, 흑백 문서는 스캔하기가 쉽습니다. 하지만 예술 작품이나 사진을 스캔할 경우, 스캐너에 넣기에 너무 크거나 색상이 정확히 표현되지 않을 수 있습니다. 이 경우, 정확한 해상도와 색상 모드로 문서가 스캔되도록 기본 설정에서 일부 설정을 변경해야 합니다.
물리적 스캐너를 사용할 때의 문제는 프린터나 복사기를 사용할 때의 문제와 동일합니다. 모델에 따라 스캔 방법이 조금씩 달라 답답하거나 혼란스러울 수 있죠. 본인의 컴퓨터를 사용하지 않을 경우 스캔본을 찾거나 전송하기가 힘들 수도 있습니다. 스캐너를 구매하면 불필요한 비용이 발생하고 서비스를 사용할 경우 시간과 비용이 모두 들게 되죠.
고화질 문서 스캔
어떤 스캔 방식을 사용하든 선명한 스캔을 원한다면 문서를 최상의 상태로 보관하는 것이 좋습니다.
- 문서가 접히거나, 구겨지거나, 변색되지 않도록 하세요.
- 문서가 바래 세부 정보가 희미해지는 일이 없게 하세요.
- 휴대폰으로 스캔 시 깔끔한 배경에서 스캔하세요.
- OCR이 탑재되지 않은 스캐너를 사용할 경우 해상도에 유의하세요. 해상도는 화면 1인치당 몇 개의 도트가 있는지를 의미하며 측정 단위는 dpi입니다.
- 사진의 경우, 해상도를 최대 600dpi의 고해상도나 비손실 해상도로 설정하세요.
- 간단한 흑백 문서의 경우, 해상도를 300dpi로 설정하면 읽기 쉬우면서도 파일 크기를 작게 유지할 수 있습니다.
- 300dpi 미만의 해상도는 화면에서는 괜찮아 보일 수 있어도 인쇄할 경우 흐릿하거나 픽셀이 깨져 보입니다.
대부분의 이미지 편집 소프트웨어로 스캔한 문서를 보정할 수 있지만 이 경우 시간과 비용이 낭비될 수 있습니다.
스캔본 저장
스캔본을 클라우드 스토리지에 저장하면 문서를 하드 드라이브의 어떤 위치에 저장했는지 잊어버리거나 실수로 삭제할 일이 없습니다. 클라우드 스토리지에 저장하는 방식은 스캔해 디지털 버전으로 보관하고 싶은 은행 거래명세서 등의 개인적인 문서에도 적합합니다. Dropbox는 본인만 액세스하거나 필요한 사람에게만 액세스를 부여하는 보호 기능을 탑재하고 있습니다. Dropbox는 어디든 가지고 다닐 수 있는 휴대폰 속 파일 캐비넷입니다.