Quand utiliser un scanner ?
Même si un grand nombre de nos fichiers et documents sont aujourd'hui au format numérique, la numérisation des documents reste essentielle. Voici les documents que nous vous conseillons de numériser pour mieux les conserver :
- Tirages photo personnels
- Notes manuscrites
- Documents médicaux et financiers
- Reçus personnels ou professionnels
- Contrats et factures
- Photos et pièces d'identité
- Coupures de journaux et de magazines
- Croquis et plans
La numérisation de photos a été popularisée et simplifiée par les outils modernes. Si vous souhaitez numériser des photos de famille, il vous suffit de les photographier avec votre téléphone pour obtenir des numérisations dans la qualité d'origine, qui seront stockées dans votre album photo numérique.
Grâce aux solutions modernes, la numérisation est beaucoup plus rapide, plus simple et plus fluide qu'auparavant.
Comment numériser des documents sur iPhone ou Android
Numériser des documents vers un PC est une chose. Mais qu'en est-il si vous êtes en déplacement ou n'avez simplement pas envie d'investir dans un scanner que vous n'allez pas souvent utiliser ? La numérisation mobile est un moyen simple et économique de scanner rapidement des documents papier pour les enregistrer au format numérique. Vous bénéficiez ainsi des fonctionnalités d'un scanner sans avoir à acheter de matériel. Au lieu de rassembler vos documents et de les charger dans votre photocopieuse, vous pouvez simplement les prendre en photo avec votre smartphone.
Prenez une photo du document voulu
Vous pouvez utiliser l'appareil photo de votre téléphone pour photographier votre document. Il faut cependant savoir que cette solution ultra simple présente quelques inconvénients. Premièrement, elle n'est pas entièrement sécurisée. Deuxièmement, en stockant votre photo uniquement sur votre téléphone, il sera peut‑être difficile de l'utiliser sur plusieurs appareils. Il est également plus difficile d'obtenir des images de haute qualité de vos documents papier par ce biais. Vous risquez même de perdre du temps si vous devez faire plusieurs photos d'un même document pour obtenir le résultat escompté.
Prenez une photo et transférez‑la à une application de numérisation
Une application de numérisation de documents est une bonne solution pour convertir une image en document numérisé de haute qualité. Vous pouvez même l'enregistrer et l'envoyer aux formats PDF, PNG, JPG, TIFF ou autre format de votre choix. Ainsi, vous êtes en mesure de numériser vos documents librement au quotidien, sans devoir vous rendre dans une boutique d'impression, à la bibliothèque ou au bureau. Ce processus s'applique d'ailleurs aussi bien aux nouvelles numérisations qu'aux anciennes.
Utilisez directement une application de numérisation
Avec la fonctionnalité de numérisation Dropbox, vous bénéficiez de davantage de possibilités et de sécurité qu'avec une simple photo, mais avec la même facilité d'utilisation. Ouvrez l'application sur votre iPhone et appuyez sur le signe Plus (+) pour lancer la numérisation. Votre nouvelle numérisation est alors enregistrée dans votre Dropbox. Vous pouvez y accéder depuis votre téléphone ou votre ordinateur, que vous utilisiez iOS ou Windows. Vous pouvez également recommencer une numérisation sans pour autant reprendre à zéro. Un gain de temps précieux quand vous devez vous attaquer à une pile de documents. De plus, vous n'aurez plus jamais à craindre de perdre ou d'abîmer un document grâce aux solutions de sauvegarde sur iPhone simples à utiliser.
Pourquoi la technologie OCR est‑elle recommandée pour les documents numérisés ?
OCR (“Optical Character Recognition” en anglais) signifie reconnaissance optique de caractères. Cette technologie convertit le texte numérisé en données texte qui peuvent faire l'objet de recherches. L'un des principaux avantages de la technologie OCR est qu'elle vous permet d'organiser vos documents numérisés. L'application de numérisation Dropbox utilise cette technologie afin que vous puissiez retrouver le document voulu en recherchant tout simplement un mot clé associé dans votre compte Dropbox.
Par exemple, si vous avez importé un relevé bancaire daté, il vous suffit de rechercher la date pour le retrouver rapidement. En convertissant vos documents en fichiers PDF faciles à trouver, vous pouvez éliminer bon nombre de vos documents papier. Vous pouvez également remplacer votre traditionnelle application Notes par une application de numérisation qui utilise la technologie OCR afin de numériser instantanément et en un seul geste tous vos documents et prises de notes.
Numériser des documents avec une photocopieuse ou une imprimante
Les photocopieuses sont relativement simples à utiliser, car il suffit d'appuyer sur un bouton. En général, les imprimantes font également office de scanner, et les derniers modèles peuvent même vous envoyer directement la numérisation par e‑mail. Le problème étant qu'elles restent relativement coûteuses. De plus, les documents à numériser peuvent rapidement s'accumuler, et même si vous avez une imprimante‑scanner chez vous, le processus peut se révéler chronophage et inefficace.
La procédure à suivre varie selon les modèles. Certains appareils se contentent de numériser votre papier et de l'envoyer dans le dossier “Documents” de l'ordinateur auquel ils sont connectés. Sur les imprimantes ou photocopieuses plus sophistiquées, vous pouvez choisir la taille, le mode Couleur ou Noir et blanc, ou encore le type de fichier. Certaines vous permettent de choisir à quel utilisateur ou à quelle adresse e‑mail le document numérisé sera envoyé. Les photocopieuses enregistrent généralement les numérisations au format PDF, mais certains modèles prennent en charge d'autres formats, tels que JPEG ou PNG.
Utiliser un scanner
Si vous avez un scanner à la maison, numériser vos documents n'a rien de compliqué. Placez le recto de votre document sur la vitre, et alignez‑le en bas à droite ou en haut à droite, comme indiqué par la flèche dessinée sur votre appareil. Cliquez sur “Numériser”, et une fois la procédure terminée, choisissez d'envoyer le fichier par e‑mail ou de l'enregistrer. En règle générale, les fichiers sont enregistrés dans le dossier “Documents” de votre Mac ou PC. Toutefois, certains modèles ne permettent pas d'envoyer les numérisations par e‑mail ou au format PDF, et il vous faut alors suivre quelques étapes supplémentaires.
Vous devrez également ajuster les paramètres en fonction du type de document numérisé pour bénéficier d'une qualité optimale. Les lettres, documents en noir et blanc et autres papiers A4 sont relativement simples à numériser, mais pour les éléments graphiques ou les illustrations, il est possible que le format ne soit pas pris en charge par le scanner ou que les couleurs ne soient pas assez fidèles. Dans ce cas, vous devrez peut‑être ajuster les paramètres afin que votre numérisation adopte la résolution et le mode couleur appropriés.
Un scanner physique s'accompagne des mêmes problèmes qu'une imprimante ou une photocopieuse. Les réglages et processus varient légèrement d'un modèle à l'autre, ce qui peut être frustrant et déroutant. Trouver ou transférer vos documents numérisés peut être compliqué si vous n'utilisez pas votre propre ordinateur. En acheter un représente une dépense inutile, de même que vous rendre dans une boutique spécialisée, qui vous fera en plus perdre du temps.
Obtenir des scans de haute qualité
Quelle que soit la méthode de numérisation choisie, assurez-vous que toutes les conditions sont réunies pour obtenir des scans nets et fidèles à l'original :
- Vérifiez que vos documents ne sont pas froissés, décolorés ou pliés.
- Vérifiez que les détails sont bien visibles.
- Choisissez un arrière-plan dégagé lorsque vous scannez un document avec un téléphone
- Si vous utilisez un scanner sans technologie OCR, veillez à bien choisir la résolution, mesurée en PPP, ou points par pouce.
- Pour les photos, sélectionnez une résolution supérieure, voire sans perte, pouvant atteindre 600 ppp.
- Pour les documents simples en niveaux de gris, utilisez une résolution de 300 ppp pour obtenir des numérisations lisibles et peu volumineuses.
- Avec une résolution inférieure à 300 ppp votre document semblera correct à l'écran, mais il sera flou ou pixelisé si vous l'imprimez.
La plupart des logiciels de retouche d'image peuvent corriger les problèmes de votre document numérisé, mais ce serait pour vous une perte de temps et d'argent.
Stocker vos documents numérisés
En conservant vos documents numérisés dans un espace de stockage cloud, vous vous assurez de ne pas les perdre sur votre disque dur ou de les supprimer par mégarde. C'est aussi la solution idéale pour vos documents personnels, tels que les relevés de compte bancaire, que nous vous recommandons de numériser. Grâce à la protection Dropbox, vous avez la garantie d'être la seule personne à pouvoir accéder ou à pouvoir donner accès à vos documents. Avec Dropbox, plus besoin de meuble de rangement : vos fichiers vous accompagnent partout, dans votre téléphone.