Come eseguire la scansione di un documento

Che tu sia una nomade digitale o un genitore esperto di tecnologia, raggiungere facilmente i documenti di lavoro al desktop o dal cellulare è essenziale. Ecco una guida rapida sui metodi più comuni per ottenere una scansione dei documenti di alta qualità.

Quando devo usare lo scanner?

Benché così tanti file e documenti siano in formato digitale, la scansione di documenti è ancora oggi una necessità. I contenuti da scansionare per la conservazione sono molti. Tra questi:

  • Foto personali stampate

  • Note scritte a mano

  • Documenti medici e finanziari

  • Ricevute personali o di lavoro

  • Contratti e fatture

  • Foto e documenti di riconoscimento

  • Ritagli di riviste e giornali

  • Disegni e progetti

Tutti questi elementi sono ancora molto richiesti, sia per uso personale che per l'amministrazione professionale. Le soluzioni moderne rendono la scansione dei documenti molto più veloce, più elegante e più semplice rispetto ai vecchi metodi che forse ricorderai.

Utilizzo di una fotocopiatrice per la scansione

Le stampanti, purché non siano particolarmente vecchie, in genere fungono anche da scanner e i modelli moderni consentono di inviare la scansione via e-mail direttamente dal dispositivo. Se hai bisogno di un documento scansionato durante il lavoro o hai accesso a una stampante o a una fotocopiatrice presso un'edicola, è semplice ottenere scansioni di alta qualità; questi dispositivi, anche se in genere sono costosi, sono generalmente facili da usare. È possibile scansionare più pagine rapidamente. Inoltre, anche se ne possiedi uno a casa, questi dispositivi non sono la soluzione più efficace per la scansione dei documenti, perché questa può rivelarsi un processo dispendioso in termini di tempo e inefficiente.

I passaggi possono variare da un modello all'altro: alcuni completano la scansione e la inviano al computer a cui sono collegati, mentre altre stampanti o fotocopiatrici più moderne permettono di scegliere la dimensione, la modalità colore o il tipo di file e quindi selezionare a quale utente locale o a quale indirizzo email univoco inviare i documenti. Le scansioni vengono comunemente elaborate dalle fotocopiatrici come file PDF; tuttavia, a seconda della fotocopiatrice, è possibile ottenere anche altri tipi di file, come JPEG o PNG.

Utilizzo di uno scanner

Se possiedi uno scanner dedicato a casa, la scansione dei documenti è semplice. A seconda del modello, tuttavia, potresti non avere la possibilità di scansionare via e-mail o inviare come PDF. Se hai acquistato uno scanner domestico, potrebbe essere necessario eseguire alcune configurazioni dalle impostazioni predefinite per assicurarti di eseguire la scansione con la risoluzione e la modalità colore corrette.

A seconda di ciò che scansioni, potrebbe essere necessario modificare le impostazioni per ottenere il risultato perfetto. I tipici documenti in formato lettera o legale sono relativamente facili da scansionare. Tuttavia, se devi scansionare un'illustrazione, la dimensione potrebbe essere troppo grande per adattarsi alla scansione o la corrispondenza dei colori potrebbe non essere sufficientemente accurata.

Come eseguire la scansione di documenti su iPhone o Android

Abbiamo visto la scansione su PC, ma cosa succede se lavori da casa, fuori casa o semplicemente non desideri spendere soldi per uno scanner che non utilizzeresti molto? La scansione da dispositivo mobile è un'alternativa semplice ed economicamente vantaggiosa per trasformare rapidamente documenti fisici in file leggibili. Anziché raccogliere attentamente i documenti e passarli attraverso la fotocopiatrice, puoi semplicemente scattare una foto utilizzando il tuo dispositivo mobile. Un'applicazione per la scansione di documenti potrà quindi convertire l'immagine in una scansione di alta qualità che potrai inviare tramite e-mail come PDF, PNG o qualsiasi altro tipo di file desideri. Questa opzione apre una varietà di nuovi modi per utilizzare la scansione dei documenti nella vita di tutti i giorni che non comportano un viaggio in edicola o l'acquisto di dispositivi per uso domestico.

Ad esempio, l'applicazione per la scansione di documenti Dropbox ti consente di archiviare automaticamente qualsiasi documento scansionato nel tuo account Dropbox e renderlo immediatamente disponibile sia sul desktop che su dispositivo mobile. Se devi digitalizzare le foto di famiglia, ti basteranno pochi tocchi sul telefono per trasformare una foto fisica in una scansione di qualità originale e archiviarla nella tua libreria di foto digitale. Se non sai come organizzare i documenti scansionati su dispositivi mobili, la nostra applicazione per la scansione di documenti utilizza anche la tecnologia OCR. L'OCR converte il testo scansionato in dati di testo consultabili. Ciò significa che potrai identificare qualsiasi documento scansionato con una singola ricerca per parole chiave nel tuo account Dropbox.

Vantaggi della scansione da dispositivo mobile

La scansione da dispositivo mobile ti consente di usufruire della comodità di uno scanner senza dover acquistare alcuna apparecchiatura. L'applicazione scanner di Dropbox utilizza una tecnologia intelligente per assicurarti che ogni tuo documento mantenga una qualità impeccabile su dispositivo come su carta. Inoltre, non dovrai più preoccuparti di perdere o danneggiare un documento: basterà tirare fuori il cellulare dalla tasca e scansionarlo in pochi secondi.

Utilizzo della scansione OCR

Nell'applicazione scanner di Dropbox, la funzione di riconoscimento ottico OCR (Optical Character Recognition) trasforma le immagini scansionate su dispositivo mobile in testo consultabile, estraendone una copia dall'immagine. Ciò significa che potrai cercare i termini chiave dei documenti scansionati per trovarli in Dropbox. Dunque, se hai caricato un estratto conto bancario con la data stampata nell'angolo, ti basterà cercare la data per trovare rapidamente il tuo documento. Rendendo i documenti su supporto cartaceo facili da convertire in PDF, individuare e consultare, potrai di fatto eliminare i documenti fisici. In alternativa, potrai sostituire l'applicazione Note che utilizzi per trascrivere con un'applicazione di scansione con OCR, per digitalizzare istantaneamente documenti e note con una scansione one-tap.

Come garantire scansioni di alta qualità

Qualunque sia il metodo di scansione scelto, assicurati che i documenti siano nelle migliori condizioni per una scansione nitida e chiara:

  • Cerca di assicurarti che i tuoi documenti non siano sgualciti o piegati

  • Assicurati che i dettagli non siano sbiaditi

  • Mantieni lo sfondo invariato durante la scansione con il telefono

Se utilizzi uno scanner senza OCR, presta attenzione alla risoluzione, misurata in DPI o punti per pollice:

  • Per le foto, utilizza una risoluzione superiore o addirittura lossless fino a 600 dpi

  • Per i documenti semplici in scala di grigi, utilizza 300 dpi per assicurarti che siano leggibili e che il file mantenga dimensioni ridotte

Anche se un software di modifica delle immagini sarà in grado di risolvere eventuali problemi con il documento scansionato, chi ben comincia è a metà dell'opera.

Esegui il backup delle scansioni

Condividere foto online o tenerle al sicuro in uno spazio di archiviazione cloud assicura che le immagini scansionate non vadano perse sul disco rigido o cancellate accidentalmente. Si tratta della soluzione ideale per i tuoi documenti personali, come gli estratti conto bancari, che potresti voler anche scansionare e conservare come versione digitale.