掃描器使用時機為何？
雖然現在有許多檔案和文件都已數位化，但掃描文件的需求仍存在。您可能會想掃描一些要保留的項目，包含：
- 個人列印相片
- 手寫筆記
- 醫療和財務文件
- 個人或工作收據
- 合約和發票
- 相片和證件
- 雜誌和剪報
- 速寫和藍圖
有了掃描功能，將相片數位化便成了熱門選項。如果您要掃描家庭相片收藏，只要在手機上點幾下，就能將實體相片轉換成原始畫質的掃描檔案，儲存在您的數位相片收藏中。
現代化解決方案表示掃描文件比您記憶中的舊式方法更快，更簡單。
如何在 iPhone 或 Android 上掃描文件
掃描到 PC 上是一回事，但如果您外出，或者不想花大錢購買您可能不常使用的掃描器，該怎麼辦？行動掃描是一種簡單又經濟的替代方案，可以讓您將實體文件快速掃描成數位檔案。行動掃描讓您無需購買任何設備即可享受掃描器的便利。不必花時間整理文件並放入影印機一張張列印，只要用手機直接拍照即可。
拍攝您的文件
您可以使用手機上的相機，拍下文件的影像。這可能是最簡單的方法，但也有缺點。首先，這方法不是百分之百安全，再來，既然相片只存在手機上，若想在多部裝置中使用就會很困難。拍出高畫質的紙本文件相片則更不容易，如果得一再重新拍攝，最後反而會浪費時間。
拍攝相片，並以掃描應用程式掃描
若要將影像轉換為高畫質掃描檔案，文件掃描應用程式是個好選擇。您可以使用 PDF、PNG、JPG、tiff 或任何您需要的檔案類型儲存或傳送掃描檔。採取此作法，您在日常生活中就能以各種新方法掃描文件，不必跑一趟影印店、圖書館或辦公室，也能輕鬆掃描。就和舊方法一樣，您也可以用同樣的方式掃描新檔案。
使用掃描應用程式掃描文件
與拍攝相片相比，Dropbox 文件掃描器提供更多功能與安全保護，但使用起來一樣簡單好上手。開啟 iPhone 上的應用程式，點選「+」(加號) 就可以開始掃描，然後掃描好的新檔案就會出現在 Dropbox 上。不論使用 iOS 或 Windows，您都可以從手機或電腦存取掃描檔案。要重新掃描也很輕鬆方便。如果您有一大堆文件要掃描，這項功能就很有幫助。此外，只要搭配簡單好用的 iPhone 備份解決方案，您就也不必再擔心文件會遺失或損壞。
為什麼 OCR 比掃描的文件更好？
OCR 為光學文字辨識 (Optical Character Recognition) 的縮寫，此技術可以將掃描檔案上的文字資料轉換為可搜尋的文字。OCR 的一大優點是可歸納分類已掃描的文件。Dropbox 掃描應用程式即採用 OCR 技術，只要您在 Dropbox 帳戶中搜尋一個關鍵詞，就能找出任何已掃描的文件。
因此，如果您上傳了一張角落附上列印日期的銀行對帳單，只要搜尋日期，就可以快速找到該文件。只要您使用 OCR，就能將文件輕鬆轉換成 PDF，而且不費吹灰之力就能找到所在位置和進行搜尋，這樣一來，基本上紙本文件就可以扔掉了。您也可以將採用 OCR 的掃描應用程式，取代筆記應用程式，一鍵掃描就能立即將文件和筆記數位化。
使用影印機或印表機掃描文件
影印機具備專門的掃描按鈕，一般來說都很容易上手。印表機通常也是掃描器，如果使用現代機型，還可透過電子郵件，直接從機器將掃描影像傳送給自己，不過，這類機器的缺點是往往價格昂貴。如果付費使用掃描服務，掃描多頁文件又會讓金額快速增加。即使您家中有一台這樣的機器，也不是最好的文件掃描解決方案，因為過程可能耗時又低效率。
不同機型的操作步驟也不同：最基本的操作是完成掃描，然後傳送到連線電腦中的文件資料夾。更進階的印表機或影印機則可讓您選擇大小、彩色模式或黑白，或是檔案類型，有些機型則能夠選取要傳送的目標使用者或特定電子郵件地址。影印機可傳送的最常見文件類型是 PDF 檔案。依影印機的機型而定，您也可以將檔案儲存為其他類型，例如 JPEG 或 PNG。
使用專門掃描器
如果您家裡有專門的掃描器，掃描文件就很簡單。將文件正面朝下，依機器的實體箭頭標示，對準右下角或右上角放置。按一下 [掃描]，完成後，可以選擇以電子郵件傳送或儲存。通常，Mac 或 PC 上的檔案都會儲存在文件資料夾中。然而，某些機型可能無法讓您選擇掃描到電子郵件或以 PDF 傳送。如果要以電子郵件傳送掃描好的文件，或轉換為 PDF，可能還須額外採取幾個步驟。
根據您要掃描的內容而定，可能需要調整設定，才能獲得完美成果。一般信件、北美 legal 尺寸或黑白文件，通常都可輕鬆掃描。但如果您要掃描的是藝術品或相片，尺寸可能太大，不適合掃描，或色彩匹配可能會不夠精準。這時，您可能必須調整預設設定，以確保掃描成果能呈現合適的解析度和色彩模式。
使用實體的專用掃描器掃描，也會遭遇和使用印表機或影印機相同的問題。每種機型掃描的方式都稍有不同，可能令人氣惱又費解。如果不是使用自己的電腦，要找出或傳遞掃描檔案可能也有困難。購買專用掃描器要付出的成本並不划算，但若利用掃描服務，也得花費金錢和時間。
如何確保高品質掃描
無論採用哪種掃描方式，請確保文件處於最佳狀態，以利清晰明確掃描：
- 務必確認文件沒有摺痕、摺疊或褪色問題
- 確保細節清晰
- 手機掃描時請保持背景整潔
- 如果您使用沒有 OCR 功能的掃描器，可能還得注意一下解析度。解析度是以每英吋的取樣點數 (DPI) 計算：
- 如果要掃描相片，請使用高解析度或甚至高達 600 dpi 的無失真解析度進行掃描
- 若要掃描簡單的灰階文件，請使用 300 dpi，這可確保文件清晰易讀，而且檔案也較小
- 若解析度小於 300 dpi，在螢幕上看起來也許還好，但將來印出實體副本時，就會出現模糊或像素化問題
多數影像編輯軟體可以修正掃描文件的問題，但您可能得花費時間和金錢，才能獲得滿意的結果。
儲存掃描檔
將掃描檔安全地存放在雲端儲存，就不怕在硬碟空間中遺失或意外刪除。這個作法也很適合個人文件，譬如您可以掃描銀行對帳單並以數位版保存。Dropbox 的保護措施可確保僅有您自己，或您因為對方需要而授予存取權的人才能存取檔案。有了 Dropbox，您的手機就是檔案櫃，到哪都能隨身帶著走。