如何掃描文件

無論您是數位遊牧工作者還是精通科技的父母,一定要具備輕鬆從辦公桌、桌上型電腦或行動裝置取得文件的技能。以下的快速指南,告訴您高品質文件掃描最常見的方法。

掃描器使用時機為何?

現在我們有許多檔案和文件都經過數位化,掃描文件仍有其必要性。很多項目都是大家想要掃描保存的,包括:

  • 個人列印相片

  • 手寫筆記

  • 醫療和財務文件

  • 個人或工作收據

  • 合約和發票

  • 相片和身分證

  • 雜誌和報紙剪報

  • 速寫和藍圖

無論是跟個人生活還是職業管理相關,這些東西仍相當具有需求性。現代化解決方案代表掃描文件比您記憶中的舊式方法更快、更順暢、更簡單。

使用影印機掃描

歷久彌新的印表機,通常與掃描器功能結合,而現代機型讓您可從機器上透過電子郵件傳送掃描給自己。如果您工作時需要掃描文件,或要在當地圖書館使用印表機或影印機,都能輕鬆獲得高品質的掃描,而且易於使用,但通常價格相當昂貴。掃描多頁文件會讓金額快速增加。即使您家中有一台這樣的機器,也不是最好的文件掃描解決方案,因為過程可能耗時又低效率。

不同機型會有不同的步驟:有的只會完成掃描,然後將掃描傳送到連接的電腦。其他更新型的印表機或影印機會讓您選擇尺寸、色彩模式或檔案類型,然後您可選擇要傳送的本機使用者或其他電子郵件地址。掃描通常是從影印機以 PDF 文件形式傳送,但有的影印機甚至還可讓您選擇其他文件類型,例如 JPEG 或 PNG。

使用掃描器

如果您家裡有專門的掃描器,掃描文件很簡單。然而,某些機型可能無法讓您選擇掃描到電子郵件或以 PDF 傳送。如果您買了一台家用掃描器,您可能需要從預設設定中進行一些設定,確保您的掃描解析度和色彩模式正確。

根據要掃描的內容不同,可能需要調整設定,才能獲得完美成果。典型的信件或北美 legal 尺寸的文件相對容易掃描。但如果您要掃描的是藝術品,尺寸可能太大,不適合掃描,或色彩匹配可能不夠精準。

如何在 iPhone 或 Android 掃描文件

掃描到 PC 上是一回事,但如果您居家辦公、外出工作,或者只是不想花大錢買一個您可能不常使用的掃描器怎麼辦?行動掃描是一種簡單又經濟的替代方案,可以將實體文件快速掃描成可閱讀的檔案。與其小心翼翼整理文件並在影印機上操作,您可以使用行動裝置簡單拍一張相片。文件掃描應用程式便可以將影像轉換成高品質的掃描,並以 PDF、PNG 或任何您需要的檔案類型傳送至您的電子郵件。這為您在日常生活中使用文件掃描開拓了多種新方式,您無須前往圖書館或居家辦公室。

例如,Dropbox 文件掃描器應用程式讓您自動將任何文件掃描儲存在您的 Dropbox 帳戶中,立即可在您的桌面和行動裝置上使用。如果您要將家庭相片收藏數位化,只需在手機上輕點幾下,就能將一張實體相片轉換成原始品質的掃描,儲存在您的數位相片收藏中。如果您正在為整理行動掃描文件而煩惱,我們的文件掃描器應用程式也採用了 OCR 技術。OCR 可以將掃描的文字轉換成可搜尋的文字資料。這代表您可以透過 Dropbox 帳戶中單一關鍵字來搜尋找出您掃描的任何文件。

行動掃描的優點

行動掃描讓您無需購買任何設備即可享受掃描器的便利。Dropbox 的掃描器應用程式使用聰穎技術,確保您的文件在裝置上看起來和在紙上一樣美觀。此外,您再也不用擔心文件遺失或損毀,只需從口袋裡掏出手機,幾秒鐘就能掃描完畢。

使用 OCR 掃描

在 Dropbox 掃描器應用程式上,光學字元辨識還可以將行動裝置上的影像轉換成可搜尋的文字,從您的影像中擷取副本。這表示您可以在掃描的文件中搜尋關鍵術語,在 Dropbox 中找到檔案。因此,如果您上傳了一張角落有列印日期的銀行對帳單,只要搜尋日期,您就可以快速找到您的文件。讓文書易於轉換成 PDF,還能輕鬆定位和搜尋,您基本上就可以扔掉實體文件。或者,您也能使用具有 OCR 的掃描應用程式,取代您用來抄寫的筆記應用程式,一鍵掃描就能立即將文件和筆記數位化。

如何確保高品質掃描

無論採用哪種掃描方式,請確保文件處於最佳狀態,以利清晰明確掃描:

  • 試著確保您的文件沒有摺痕或折疊

  • 確保細節清晰

  • 手機掃描時請保持背景整潔

如果您要使用沒有 OCR 的影印掃描器,那麼您可能還要注意解析度,解析度是以每英吋的取樣點數 (DPI) 衡量:

  • 針對相片,請使用高達 600 dpi 以上高解析度,或甚至是無失真解析度

  • 針對簡單的灰階文件,使用 300 dpi 以確保文件清晰易讀,而且檔案小

雖然影像編輯軟體可以解決掃描文件的任何問題,但好的開始絕對有幫助。

備份您的掃描

線上共享相片或將相片安全儲存在雲端儲存,確保您的掃描影像不會在硬碟空間中遺失或意外刪除。這也是個人文件的理想選擇,像是您可能會想掃描並保存為數位版的銀行對帳單。