Kiedy warto korzystać ze skanera?
Choć wiele dokumentów i plików jest obecnie cyfrowych, to skanowanie wciąż bywa konieczne. Oto przykłady dokumentów, które możesz chcieć zeskanować, by zachować je na dłużej:
- papierowe zdjęcia rodzinne
- odręczne notatki
- dokumentacja medyczna i finansowa
- paragony za wydatki osobiste lub służbowe
- umowy i faktury
- zdjęcia i dokumenty tożsamości
- wycinki z gazet i magazynów
- szkice i projekty.
Digitalizacja zdjęć to jedna z popularnych opcji, która jest łatwa do przeprowadzenia dzięki skanowaniu. Aby zeskanować rodzinne zdjęcia, wystarczy kilka kliknięć na telefonie, by przemienić zdjęcia papierowe w skany tej samej jakości, które przechowasz w cyfrowej bibliotece zdjęć.
Istnieje wiele nowoczesnych rozwiązań, dzięki którym skanowanie jest dużo szybsze i prostsze niż kiedyś.
Jak skanować dokumenty telefonem z systemem Android lub iPhonem
Skanowanie i przesyłanie skanów na komputer to jedno, ale co, jeśli często jesteś poza domem lub nie chcesz inwestować w skaner, z którego tylko czasem skorzystasz? Skanowanie z użyciem urządzeń mobilnych to łatwa i tania alternatywa, która pozwala szybko skanować dokumenty i zapisywać skany jako pliki cyfrowe. Skanowanie z użyciem urządzeń mobilnych pozwala cieszyć się wygodą szybkiego skanowania bez potrzeby kupowania specjalnych urządzeń. Zamiast układać w stos dokumenty i przepuszczać je przez kserokopiarkę, robisz im zdjęcie telefonem.
Zrób zdjęcie dokumentu
Do zrobienia zdjęcia dokumentu możesz użyć aparatu w telefonie. Choć jest to jeden z najłatwiejszych sposobów, ma jednak swoje wady. Po pierwsze, nie jest w pełni bezpieczny. Po drugie, przechowywanie zdjęcia tylko w telefonie może utrudniać korzystanie z niego na wielu urządzeniach. Trudniej też uzyskać wysokiej jakości obrazy dokumentów papierowych. Możliwe, że zdjęcie trzeba będzie wykonać wielokrotnie, co oznacza stratę cennego czasu.
Zrób zdjęcie i przetwórz je w aplikacji do skanowania
Aplikacja do skanowania dokumentów to dobra opcja do konwersji obrazu na wysokiej jakości skan. Można wówczas zapisać go lub wysłać w formacie PDF, PNG, JPG, tiff lub jakimkolwiek innym wymaganym formacie. To rozwiązanie umożliwia Ci codzienne skanowanie dokumentów w nowy sposób, bez konieczności wychodzenia do drukarni, biblioteki czy biura. W aplikacji można przetwarzać zarówno nowe, jak i stare skany.
Skanuj za pomocą aplikacji do skanowania
Funkcja skanera dokumentów Dropbox zapewnia więcej opcji i większy poziom bezpieczeństwa niż robienie zdjęć, a skanowanie za jej pomocą jest równie łatwe. Otwórz aplikację na iPhonie i dotknij „+” (znak plusa), aby rozpocząć skanowanie. Nowo utworzony skan znajdzie się na Twoim koncie Dropbox. Będziesz mieć do niego dostęp z telefonu lub komputera, bez względu na to, czy używasz systemu iOS czy Windows. Możesz także ponownie wykonać skanowanie bez rozpoczynania wszystkiego od nowa, co jest bardzo przydatne w przypadku przetwarzania wielu dokumentów. Do tego dzięki prostym opcjom tworzenia kopii zapasowej iPhone'a nie musisz już martwić się zagubionymi lub zniszczonymi dokumentami.
Dlaczego przy skanowaniu dokumentów warto skorzystać z OCR?
OCR oznacza optyczne rozpoznawanie znaków. Zeskanowany tekst jest konwertowany na tekst z funkcją wyszukiwania. Jedną z głównych zalet OCR jest możliwość uporządkowania zeskanowanych dokumentów. Aplikacja Dropbox Scanner oferuje funkcję OCR, dzięki czemu wystarczy wpisać jedno słowo kluczowe w wyszukiwarce na koncie Dropbox, aby znaleźć odpowiedni zeskanowany dokument.
Na przykład po zapisaniu wyciągu bankowego, na którym znajduje się data, możesz go wyszukać, wpisując tę datę w polu wyszukiwania. Konwersja papierowych dokumentów do plików PDF oraz odnajdywanie i przeszukiwanie skanów staną się tak łatwe, że bez problemu pozbędziesz się nadmiaru papierowych dokumentów. Możesz też zamienić aplikację do notowania na aplikację do skanowania z funkcją OCR, dzięki której za jednym dotknięciem ekranu stworzysz cyfrowe kopie dokumentów i notatek.
Skanuj dokumenty za pomocą kserokopiarki lub drukarki
Kserokopiarka jest zazwyczaj łatwa w obsłudze dzięki dedykowanemu przyciskowi skanowania. Większość drukarek ma również funkcję skanera, a nowoczesne modele umożliwiają przesłanie skanu na e-mail bezpośrednio z drukarki. Jedną z wad jest to, że są zazwyczaj drogie. Jeśli masz wiele stron do zeskanowania i skorzystasz z usług drukarni, koszty mogą szybko okazać się wysokie. A nawet jeśli posiadasz drukarkę w domu, nie jest to najlepsze rozwiązanie, bo proces skanowania dokumentów z jej użyciem może okazać się czasochłonny i mało wydajny.
Zależnie od modelu stosowane są różne procedury skanowania. Na najbardziej podstawowych urządzeniach dokument zostanie zeskanowany i przesłany do folderu dokumentów na komputerze, z którym jest połączone. Nowocześniejsze drukarki i kserokopiarki często pozwalają ustawić rozmiar i typ pliku oraz skan kolorowy lub czarno-biały. Niektóre pozwalają wybrać użytkownika lub dodać adres e-mail do przesłania skanu. Zwykle skany dokumentów z kserokopiarek przesyłane są w formacie PDF. W zależności od modelu możesz też mieć możliwość wyboru innego formatu, np. JPEG lub PNG.
Korzystanie z dedykowanego skanera
Skanowanie na domowym skanerze jest bardzo łatwe. Połóż dokument stroną do zeskanowania w dół i wyrównaj go do prawego dolnego lub górnego rogu, jak wskazuje strzałka widniejąca na urządzeniu. Kliknij przycisk Skanuj, a po zakończeniu może wyświetlić się opcja wysłania skanu na adres e-mail lub zapisania go. Zazwyczaj pliki na komputerze Mac lub PC są zapisywane w folderze Dokumenty. Niektóre modele mogą nie mieć opcji wysyłania skanu na e-mail lub tworzenia pliku w formacie PDF. W takim przypadku trzeba będzie wykonać jeszcze kilka kroków – wysłać zeskanowany dokument pocztą elektroniczną lub przekonwertować go do formatu PDF.
Zmiana ustawień może też być przydatna, by osiągnąć idealny rezultat podczas skanowania różnych typów dokumentów. Standardowe pisma w rozmiarze Legal i czarno-białe dokumenty są zazwyczaj łatwe do zeskanowania. Jeśli jednak skanujesz dzieło sztuki lub zdjęcie, może się okazać, że jest za duże, by zmieścić się w skanerze lub że kolory nie odpowiadają temu, co widać w oryginale. Może być potrzebna dodatkowa konfiguracja ustawień fabrycznych, by skany miały odpowiednią rozdzielczość i były robione w wybranej przez Ciebie gamie kolorystycznej.
Problemy w przypadku stosowania dedykowanego skanera są takie same, jak w przypadku drukarki czy kserokopiarki. Na każdym modelu procedura skanowania przebiega nieco inaczej, co może powodować frustrację i zamieszanie. Jeśli nie korzystasz z własnego komputera, znalezienie lub przesłanie skanów również może być utrudnione. Posiadanie skanera wiąże się z niepotrzebnymi kosztami, ale alternatywa – wizyta w drukarni – także oznacza stracony czas i wydatki.
Jak zrobić skany dobrej jakości
Niezależnie od wybranej metody skanowania, by otrzymać wyraźne, czytelne skany, zadbaj o to, by skanowane dokumenty były w dobrym stanie:
- Upewnij się, że dokumenty nie noszą śladów składania i nie są pogniecione ani odbarwione
- Upewnij się, że wszystkie szczegóły są wyraźnie widoczne
- Skanując telefonem, zostaw dużo miejsca wokół dokumentu
- Jeśli korzystasz ze skanera bez funkcji OCR, zalecane jest wybranie odpowiedniej rozdzielczości. Jest ona mierzona w DPI – liczbie punktów na cal:
- W przypadku zdjęć wybierz wyższą lub nawet bezstratną rozdzielczość do 600 dpi
- Do skanowania prostych, czytelnych czarno-białych dokumentów do małych plików wystarczy rozdzielczość 300 dpi
- Każda rozdzielczość mniejsza niż 300 dpi może wyglądać dobrze na ekranie, ale będzie rozmazana lub rozpikselowana, jeśli w przyszłości zechcesz wydrukować dokument w wersji papierowej.
Większość programów do edycji obrazów może rozwiązać problemy z zeskanowanym dokumentem, ale naprawienie takiej szkody oznacza stratę czasu i pieniędzy.
Przechowywanie skanów
Skany przechowywane w chmurze na pewno nie zgubią się na dysku twardym ani nie zostaną przypadkowo usunięte. Jest to też idealne rozwiązanie w przypadku prywatnych dokumentów takich jak wyciągi z banku, które również warto zeskanować i przechowywać w formie cyfrowych kopii. Dropbox posiada zabezpieczenia, które gwarantują, że tylko Ty masz dostęp do plików i możesz go udzielić dowolnym osobom. Dzięki Dropbox nie będziesz już potrzebować szafki biurowej, bo Twój telefon pomieści wszystkie dokumenty.