Skip to content (Press Enter)

Jak skanować dokumenty do komputera, iPhone'a lub telefonu z systemem Android

Niezależnie od tego, czy jesteś cyfrowym nomadą czy pracującym rodzicem, na pewno miewasz potrzebę szybkiego pozbycia się papierowych dokumentów z biurka i przeniesienia ich do wersji cyfrowej dostępnej na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Przygotowaliśmy krótki przewodnik po najlepszych metodach skanowania dokumentów, które zapewnią ich wysoką jakość.

Osoba skanująca fakturę za pomocą telefonu

Kiedy warto korzystać ze skanera?

Choć wiele dokumentów i plików jest obecnie cyfrowych, to skanowanie wciąż bywa konieczne. Oto przykłady dokumentów, które możesz chcieć zeskanować, by zachować je na dłużej:

  • papierowe zdjęcia rodzinne
  • odręczne notatki
  • dokumentacja medyczna i finansowa
  • paragony za wydatki osobiste lub służbowe
  • umowy i faktury
  • zdjęcia i dokumenty tożsamości
  • wycinki z gazet i magazynów
  • szkice i projekty.

Digitalizacja zdjęć to jedna z popularnych opcji, która jest łatwa do przeprowadzenia dzięki skanowaniu. Aby zeskanować rodzinne zdjęcia, wystarczy kilka kliknięć na telefonie, by przemienić zdjęcia papierowe w skany tej samej jakości, które przechowasz w cyfrowej bibliotece zdjęć.

Istnieje wiele nowoczesnych rozwiązań, dzięki którym skanowanie jest dużo szybsze i prostsze niż kiedyś.

Jak skanować dokumenty telefonem z systemem Android lub iPhonem

Skanowanie i przesyłanie skanów na komputer to jedno, ale co, jeśli często jesteś poza domem lub nie chcesz inwestować w skaner, z którego tylko czasem skorzystasz? Skanowanie z użyciem urządzeń mobilnych to łatwa i tania alternatywa, która pozwala szybko skanować dokumenty i zapisywać skany jako pliki cyfrowe. Skanowanie z użyciem urządzeń mobilnych pozwala cieszyć się wygodą szybkiego skanowania bez potrzeby kupowania specjalnych urządzeń. Zamiast układać w stos dokumenty i przepuszczać je przez kserokopiarkę, robisz im zdjęcie telefonem. 

Zrób zdjęcie dokumentu

Do zrobienia zdjęcia dokumentu możesz użyć aparatu w telefonie. Choć jest to jeden z najłatwiejszych sposobów, ma jednak swoje wady. Po pierwsze, nie jest w pełni bezpieczny. Po drugie, przechowywanie zdjęcia tylko w telefonie może utrudniać korzystanie z niego na wielu urządzeniach. Trudniej też uzyskać wysokiej jakości obrazy dokumentów papierowych. Możliwe, że zdjęcie trzeba będzie wykonać wielokrotnie, co oznacza stratę cennego czasu.

Zrób zdjęcie i przetwórz je w aplikacji do skanowania

Aplikacja do skanowania dokumentów to dobra opcja do konwersji obrazu na wysokiej jakości skan. Można wówczas zapisać go lub wysłać w formacie PDF, PNG, JPG, tiff lub jakimkolwiek innym wymaganym formacie. To rozwiązanie umożliwia Ci codzienne skanowanie dokumentów w nowy sposób, bez konieczności wychodzenia do drukarni, biblioteki czy biura. W aplikacji można przetwarzać zarówno nowe, jak i stare skany.

Skanuj za pomocą aplikacji do skanowania

Funkcja skanera dokumentów Dropbox zapewnia więcej opcji i większy poziom bezpieczeństwa niż robienie zdjęć, a skanowanie za jej pomocą jest równie łatwe. Otwórz aplikację na iPhonie i dotknij „+” (znak plusa), aby rozpocząć skanowanie. Nowo utworzony skan znajdzie się na Twoim koncie Dropbox. Będziesz mieć do niego dostęp z telefonu lub komputera, bez względu na to, czy używasz systemu iOS czy Windows. Możesz także ponownie wykonać skanowanie bez rozpoczynania wszystkiego od nowa, co jest bardzo przydatne w przypadku przetwarzania wielu dokumentów. Do tego dzięki prostym opcjom tworzenia kopii zapasowej iPhone'a nie musisz już martwić się zagubionymi lub zniszczonymi dokumentami.

Dlaczego przy skanowaniu dokumentów warto skorzystać z OCR?

OCR oznacza optyczne rozpoznawanie znaków. Zeskanowany tekst jest konwertowany na tekst z funkcją wyszukiwania. Jedną z głównych zalet OCR jest możliwość uporządkowania zeskanowanych dokumentów. Aplikacja Dropbox Scanner oferuje funkcję OCR, dzięki czemu wystarczy wpisać jedno słowo kluczowe w wyszukiwarce na koncie Dropbox, aby znaleźć odpowiedni zeskanowany dokument.

Na przykład po zapisaniu wyciągu bankowego, na którym znajduje się data, możesz go wyszukać, wpisując tę datę w polu wyszukiwania. Konwersja papierowych dokumentów do plików PDF oraz odnajdywanie i przeszukiwanie skanów staną się tak łatwe, że bez problemu pozbędziesz się nadmiaru papierowych dokumentów. Możesz też zamienić aplikację do notowania na aplikację do skanowania z funkcją OCR, dzięki której za jednym dotknięciem ekranu stworzysz cyfrowe kopie dokumentów i notatek.

Skanuj dokumenty za pomocą kserokopiarki lub drukarki

Kserokopiarka jest zazwyczaj łatwa w obsłudze dzięki dedykowanemu przyciskowi skanowania. Większość drukarek ma również funkcję skanera, a nowoczesne modele umożliwiają przesłanie skanu na e-mail bezpośrednio z drukarki. Jedną z wad jest to, że są zazwyczaj drogie. Jeśli masz wiele stron do zeskanowania i skorzystasz z usług drukarni, koszty mogą szybko okazać się wysokie. A nawet jeśli posiadasz drukarkę w domu, nie jest to najlepsze rozwiązanie, bo proces skanowania dokumentów z jej użyciem może okazać się czasochłonny i mało wydajny.

Zależnie od modelu stosowane są różne procedury skanowania. Na najbardziej podstawowych urządzeniach dokument zostanie zeskanowany i przesłany do folderu dokumentów na komputerze, z którym jest połączone. Nowocześniejsze drukarki i kserokopiarki często pozwalają ustawić rozmiar i typ pliku oraz skan kolorowy lub czarno-biały. Niektóre pozwalają wybrać użytkownika lub dodać adres e-mail do przesłania skanu. Zwykle skany dokumentów z kserokopiarek przesyłane są w formacie PDF. W zależności od modelu możesz też mieć możliwość wyboru innego formatu, np. JPEG lub PNG.

Korzystanie z dedykowanego skanera

Skanowanie na domowym skanerze jest bardzo łatwe. Połóż dokument stroną do zeskanowania w dół i wyrównaj go do prawego dolnego lub górnego rogu, jak wskazuje strzałka widniejąca na urządzeniu. Kliknij przycisk Skanuj, a po zakończeniu może wyświetlić się opcja wysłania skanu na adres e-mail lub zapisania go. Zazwyczaj pliki na komputerze Mac lub PC są zapisywane w folderze Dokumenty. Niektóre modele mogą nie mieć opcji wysyłania skanu na e-mail lub tworzenia pliku w formacie PDF. W takim przypadku trzeba będzie wykonać jeszcze kilka kroków – wysłać zeskanowany dokument pocztą elektroniczną lub przekonwertować go do formatu PDF.

Zmiana ustawień może też być przydatna, by osiągnąć idealny rezultat podczas skanowania różnych typów dokumentów. Standardowe pisma w rozmiarze Legal i czarno-białe dokumenty są zazwyczaj łatwe do zeskanowania. Jeśli jednak skanujesz dzieło sztuki lub zdjęcie, może się okazać, że jest za duże, by zmieścić się w skanerze lub że kolory nie odpowiadają temu, co widać w oryginale. Może być potrzebna dodatkowa konfiguracja ustawień fabrycznych, by skany miały odpowiednią rozdzielczość i były robione w wybranej przez Ciebie gamie kolorystycznej.

Problemy w przypadku stosowania dedykowanego skanera są takie same, jak w przypadku drukarki czy kserokopiarki. Na każdym modelu procedura skanowania przebiega nieco inaczej, co może powodować frustrację i zamieszanie. Jeśli nie korzystasz z własnego komputera, znalezienie lub przesłanie skanów również może być utrudnione. Posiadanie skanera wiąże się z niepotrzebnymi kosztami, ale alternatywa – wizyta w drukarni – także oznacza stracony czas i wydatki.

Jak zrobić skany dobrej jakości

Niezależnie od wybranej metody skanowania, by otrzymać wyraźne, czytelne skany, zadbaj o to, by skanowane dokumenty były w dobrym stanie:

  • Upewnij się, że dokumenty nie noszą śladów składania i nie są pogniecione ani odbarwione
  • Upewnij się, że wszystkie szczegóły są wyraźnie widoczne
  • Skanując telefonem, zostaw dużo miejsca wokół dokumentu
  • Jeśli korzystasz ze skanera bez funkcji OCR, zalecane jest wybranie odpowiedniej rozdzielczości. Jest ona mierzona w DPI – liczbie punktów na cal:
  • W przypadku zdjęć wybierz wyższą lub nawet bezstratną rozdzielczość do 600 dpi
  • Do skanowania prostych, czytelnych czarno-białych dokumentów do małych plików wystarczy rozdzielczość 300 dpi
  • Każda rozdzielczość mniejsza niż 300 dpi może wyglądać dobrze na ekranie, ale będzie rozmazana lub rozpikselowana, jeśli w przyszłości zechcesz wydrukować dokument w wersji papierowej.

Większość programów do edycji obrazów może rozwiązać problemy z zeskanowanym dokumentem, ale naprawienie takiej szkody oznacza stratę czasu i pieniędzy.

Przechowywanie skanów

Skany przechowywane w chmurze na pewno nie zgubią się na dysku twardym ani nie zostaną przypadkowo usunięte. Jest to też idealne rozwiązanie w przypadku prywatnych dokumentów takich jak wyciągi z banku, które również warto zeskanować i przechowywać w formie cyfrowych kopii. Dropbox posiada zabezpieczenia, które gwarantują, że tylko Ty masz dostęp do plików i możesz go udzielić dowolnym osobom. Dzięki Dropbox nie będziesz już potrzebować szafki biurowej, bo Twój telefon pomieści wszystkie dokumenty.