การแปลงเอกสาร สเปรดชีต หรือรูปภาพให้เป็น PDF ไม่เพียงแต่สะดวกเท่านั้น แต่ยังเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับคุณอีกด้วย PDF นั้นเป็นตัวเลือกยอดนิยมเพราะมีสิ่งต่อไปนี้
- การรักษาความปลอดภัย
- ความสามารถในการใช้ร่วมกันได้
- ขนาดไฟล์เล็ก
การแปลงไฟล์โดยใช้ Dropbox เป็นเรื่องที่ง่ายที่สุด ไม่ว่าจะแปลงเป็น PDF หรือรูปแบบอื่น แต่เราจะกล่าวถึงวิธีแปลงไฟล์หรือรูปภาพเป็น PDF บน Windows และ macOS ในคู่มือนี้ด้วย
ข้ามไปที่คำแนะนำ
- Windows วิธีที่ 1: “การพิมพ์เป็น PDF ของ Microsoft”
- Windows วิธีที่ 2: การใช้แอป Microsoft Office
- macOS วิธีที่ 1: การใช้การแสดงตัวอย่าง
- macOS วิธีที่ 2: “เมนูไฟล์”
- วิธีแปลงเป็น PDF โดยใช้ Dropbox
- เคล็ดลับในการทำงานกับ PDF ใน Dropbox
วิธีแปลงไฟล์หรือรูปภาพเป็น PDF บนอุปกรณ์ Windows
เมื่อใช้ Windows มีวิธีสองถึงสามวิธีที่คุณสามารถลองได้หากคุณอยู่ในสถานการณ์คับขัน โปรดระวัง คุณอาจพบข้อจำกัดเกี่ยวกับประเภทไฟล์ที่คุณสามารถแปลงได้เมื่อใช้เทคนิคเหล่านี้
คำแนะนำต่อไปนี้เป็นสองวิธีง่ายๆ ในการลองทำบน Windows ซึ่งคำแนะนำอาจแตกต่างกันเล็กน้อย โดยจะขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของระบบปฏิบัติการของคุณ
วิธีที่ 1: การแปลงไฟล์หรือรูปภาพเป็น PDF โดยใช้ “การพิมพ์เป็น PDF ของ Microsoft”
คุณสามารถแปลงไฟล์ได้โดยใช้ “พิมพ์เป็น PDF” บน Windows วิธี “พิมพ์เป็น PDF” นั้นสามารถเป็นวิธีที่ทำได้อย่างรวดเร็วเมื่อคุณคุ้นชินแล้ว แต่วิธีนี้ใช้ได้กับประเภทไฟล์ต่อไปนี้เท่านั้น
- ไฟล์ข้อความ
- เอกสาร Microsoft Office (เช่น สเปรดชีต Excel, งานนำเสนอ PowerPoint หรือเอกสาร Word)
- รูปภาพ แต่ไฟล์รูปภาพเฉพาะแอปจำนวนมากนั้นใช้งานร่วมกันไม่ได้ (เช่น ไฟล์ Photoshop)
- ไฟล์ XPS ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของ Microsoft ซึ่งเทียบเท่ากับไฟล์ PDF
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อแปลงไฟล์ของคุณบน Windows โดยใช้ “พิมพ์เป็น PDF”
- ค้นหาไฟล์นั้น เปิดไฟล์ขึ้นมา
- กด Control + P เพื่อเปิดเมนูพิมพ์ หรือไปที่ ไฟล์ แล้วเลือก พิมพ์ ในเมนูดรอปดาวน์
- ภายใต้ชื่อ เครื่องพิมพ์ เลือกตัวเลือกสำหรับ การพิมพ์เป็น PDF ของ Microsoft
- คลิก พิมพ์ ซึ่งไม่ต้องกังวลไป คุณไม่ได้พิมพ์อะไรออกมาจริงๆ
- เลือกชื่อสำหรับไฟล์ใหม่ของคุณแล้วคลิก บันทึก
“พิมพ์เป็น PDF” เป็นคุณสมบัติที่ใช้งานสะดวก และวิธีนี้ทั้งรวดเร็วและง่ายดาย แต่จะมีประโยชน์เฉพาะกับประเภทไฟล์ Windows ทั่วไปเท่านั้น
วิธีที่ 2: การแปลงไฟล์หรือรูปภาพโดยใช้แอป Microsoft Office
คุณยังสามารถแปลงไฟล์จำนวนมากจากชุดโปรแกรม Microsoft Office ได้โดยใช้ฟังก์ชันการบันทึกที่มีมาให้ในตัว วิธีนี้จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อคุณมีแอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้องในเครื่องของคุณ เช่น Word หรือ Excel
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อแปลงไฟล์ของคุณเป็น PDF จากแอปพลิเคชัน Microsoft Office
- เปิดไฟล์ที่คุณต้องการแปลง
- ไปที่ ไฟล์ แล้วเลือก บันทึกเป็น
- เลือกเส้นทางไฟล์เพื่อตั้งค่าตำแหน่งบันทึกสำหรับไฟล์ของคุณ
- เลือกชื่อสำหรับไฟล์ที่เพิ่งแปลงของคุณ
- ใช้เมนูดรอปดาวน์เพื่อเลือกประเภทไฟล์ PDF (*.PDF)
- คลิก บันทึก
เรียบร้อย เสร็จแล้ว! โปรดทราบว่าวิธีนี้ยังมีประโยชน์ในการแปลงไฟล์ Microsoft Office ให้เป็นรูปแบบอื่นๆ ด้วย (เช่น Microsoft Word และ Excel เวอร์ชันเก่า หรือรูปแบบ “เอกสารเปิด” อย่าง ODT)
ไม่มี Dropbox ใช่หรือไม่ เลือกแผนบริการ และเริ่มใช้ Dropbox เลยวันนี้
วิธีแปลงไฟล์หรือรูปภาพเป็น PDF บน macOS
ผู้ใช้ Mac ชอบ PDF เพราะความสามารถในการใช้ร่วมกันได้กับอุปกรณ์อื่นๆ หากคุณมีไฟล์รูปภาพจากแอปรูปภาพหรือแอปออกแบบ หรือเพียงแค่เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร คุณมักจะใช้ macOS เพื่อแปลงเป็น PDF ได้
วิธีการต่อไปนี้จะเป็นวิธีการที่รวดเร็วเมื่อคุณใช้ macOS โปรดทราบว่าคำแนะนำอาจแตกต่างกันเล็กน้อย โดยจะขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของระบบปฏิบัติการของคุณ
วิธีที่ 1: แปลงรูปภาพเป็น PDF โดยใช้การแสดงตัวอย่างบน macOS
การแสดงตัวอย่างนั้นเป็นแอปรูปภาพหรือ PDF viewer ของ macOS จึงช่วยในการแปลงไฟล์เอกสารไม่ได้มากนัก วิธีนี้จะใช้ได้ผลดีที่สุดกับประเภทของไฟล์รูปภาพต่อไปนี้
- ไฟล์ PNG
- JPEG (หรือ JPG)
- บิตเเมป
- ไฟล์รูปภาพเบ็ดเตล็ดอื่นๆ
- ไฟล์ PSD และ TIFF ซึ่งเป็นรูปแบบไฟล์ภาพกราฟิกแบบเดียวที่ได้รับการรองรับ
การแสดงตัวอย่างนั้นไม่ได้มีความสามารถหลากหลายเท่าการแปลงไฟล์โดยตรงภายในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของ Dropbox แต่หากต้องการลองใช้วิธีนี้ คุณสามารถใช้ขั้นตอนต่อไปนี้ได้
- ไปที่ไฟล์แล้วเลือกไฟล์ดังกล่าว เลือกรูปภาพหลายรูปโดยกดปุ่ม Command ค้างไว้
- ใช้ Finder และเลือก ไฟล์ ที่มุมบนซ้ายเพื่อเปิดหน้าต่างดรอปดาวน์
- เลือก เปิดด้วย แล้วคลิกแอป การแสดงตัวอย่าง
- เมื่อการแสดงตัวอย่างเปิดขึ้นมาแล้ว ให้เลือก ไฟล์ อีกครั้งเพื่อแสดงเมนูดรอปดาวน์อื่น
- คลิก ส่งออกเป็น PDF
- เลือกชื่อและตำแหน่งไฟล์
- คลิก บันทึก
ไฟล์ใหม่ของคุณจะพร้อมใช้งานจากตำแหน่งบันทึกใหม่ของคุณ ตัวอย่างเป็นแอป macOS ที่ดีและนำเสนอวิธีการแปลงที่เรียบง่าย แต่มีข้อจำกัดมากมายเกี่ยวกับประเภทไฟล์ที่คุณสามารถแปลงได้
วิธีที่ 2: วิธีแปลงไฟล์เป็น PDF โดยใช้เมนูไฟล์บน macOS
คุณสามารถแปลงเอกสารและไฟล์อื่นๆ บน macOS ได้โดยใช้เมนูไฟล์ วิธีนี้จะใช้ได้ดีที่สุดสำหรับเอกสาร แต่ขอย้ำอีกครั้งว่าวิธีนี้ใช้ได้กับประเภทไฟล์บางประเภทดังต่อไปนี้เท่านั้น
- ไฟล์ข้อความ
- เอกสาร Microsoft Office (เช่น สเปรดชีต Excel, งานนำเสนอ PowerPoint หรือเอกสาร Word)
- ไฟล์จากแอปพลิเคชันของ Apple ที่เทียบเท่ากัน (เช่น ไฟล์จาก Numbers, Keynote หรือ Pages)
ลองทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อใช้วิธีเมนูไฟล์แปลงไฟล์เป็น PDF บน macOS
- เปิดไฟล์ในแอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้องกับไฟล์
- คลิก ไฟล์ จากเมนูด้านบนซ้ายของหน้าจอ
- เลือก พิมพ์ จากเมนูดรอปดาวน์
- เลือกดรอปดาวน์ PDF ที่ส่วนด้านล่างซ้ายของเมนูพิมพ์
- คลิก บันทึกเป็น PDF จากนั้นเลือกชื่อไฟล์และตำแหน่งบันทึก
- คลิก บันทึก
นั่นแหละ! แอปมากมายให้คุณบันทึกเป็น PDF บน macOS ได้ เมื่อทำงานกับแอปพลิเคชันของ macOS อาจเป็นการดีที่จะบันทึกเวอร์ชัน PDF เพื่อหลีกเลี่ยงความจำเป็นในการแปลงในภายหลัง
คุณสามารถสำรองข้อมูล แปลง จัดการ และจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดของคุณได้โดยใช้ Dropbox ลองใช้ Dropbox ด้วยตัวคุณเอง
วิธีแปลงไฟล์หรือรูปภาพเป็น PDF โดยใช้ Dropbox
การใช้ Dropbox เป็นวิธีที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนในการแปลงไฟล์หลายๆ ประเภทให้เป็น PDF การแปลงของ Dropbox มีความน่าเชื่อถือและความยืดหยุ่นมากกว่าการใช้วิธีของ Windows และ macOS
ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อใช้ Dropbox แปลงไฟล์ของคุณให้เป็น PDF
- ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Dropbox ของคุณ
- ค้นหาไฟล์ วางเมาส์เหนือไฟล์ แล้วคลิกจุดสามจุด (…)
- วางเมาส์เหนือ บันทึกเป็น... แล้วเลือก PDF
ไฟล์ PDF จะอยู่ในตำแหน่งเดียวกับไฟล์ต้นฉบับ ดูรายการประเภทไฟล์ที่แปลงทั้งหมดและรายละเอียดการแปลงอื่นๆ ได้ในหน้าการสนับสนุน “วิธีแปลงไฟล์ Dropbox”
เคล็ดลับในการทำงานกับ PDF ใน Dropbox
เคล็ดลับต่อไปนี้จะเป็นประโยชน์เมื่อคุณทำงานกับ PDF โดยใช้บัญชี Dropbox ของคุณ
- คุณสามารถเริ่มต้นได้โดยใช้บัญชี Dropbox Basic ซึ่งให้คุณได้มีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลฟรี 2 กิกะไบต์
- เมื่อคุณมี PDF แล้ว คุณสามารถแปลง PDF กลับไปเป็นรูปแบบเดิมหรือรูปแบบอื่นได้ สิ่งนี้จะมีประโยชน์หากคุณต้องการแปลง PDF กลับไปเป็นไฟล์ Word หรือ Excel เพื่อแก้ไขเพิ่มเติม
- หากคุณต้องการเพิ่มลายเซ็นให้กับ PDF ใหม่ของคุณ คุณสามารถใช้ Dropbox Sign ได้ โปรดดูคำแนะนำที่ “วิธีเพิ่มลายเซ็นใน PDF”
- คุณสามารถแก้ไข PDF ได้ตอนที่ดูตัวอย่างไฟล์บน Dropbox.com ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ “วิธีแก้ไข PDF ใน Dropbox”
- คุณสามารถสร้างหมายเหตุประกอบใน PDF ใหม่หรือ PDF ที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดายโดยใช้บัญชี Dropbox ของคุณ ดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติหมายเหตุประกอบอันทรงประสิทธิภาพของเรา
เพื่อรับประโยชน์สูงสุดจาก Dropbox และ PDF ของคุณ ให้ลองใช้บัญชีแบบเต็ม ค้นหาแผนบริการและลงทะเบียนเลยวันนี้
ใช้ Dropbox เพื่อแปลง จัดการ และจัดเก็บไฟล์ของคุณ
ไม่ว่าคุณจะมีเอกสารสำคัญ เช่น สัญญา หรือรูปภาพที่น่าตื่นเต้น เช่น โปสเตอร์ที่จะแบ่งปันกับทีมของคุณ Dropbox ก็เป็นเครื่องมือที่มีความสามารถหลากหลายสำหรับการทำงานกับไฟล์ประเภทต่างๆ
การแปลงไฟล์เป็น PDF และรูปแบบอื่นๆ นั้นจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับโรงเรียน ที่ทำงาน และโปรเจ็กต์ส่วนตัว ดังนั้นการมีวิธีการแปลงที่รวดเร็วและถูกต้องแม่นยำจึงเป็นสิ่งสำคัญ
คุณสามารถใช้วิธีสำหรับ Windows และ macOS ข้างต้นได้ แต่ด้วย Dropbox คุณจะได้รับมากกว่าแค่ตัวแปลงไฟล์