วิธีแก้ไขไฟล์ PDF บนเดสก์ท็อป อุปกรณ์เคลื่อนที่ หรือแท็บเล็ต

ไฟล์ PDF เป็นหนึ่งในรูปแบบไฟล์ยอดนิยมและใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน เมื่อเปรียบเทียบกับรูปแบบอื่นๆ เอกสาร PDF ง่ายต่อการแบ่งปันมากกว่า น่าเชื่อถือมากกว่า และใช้งานร่วมกับเบราว์เซอร์อินเทอร์เน็ตยุคใหม่ส่วนใหญ่ได้ นอกจากนี้ ไฟล์ PDF ยังใช้งานร่วมกับระบบปฏิบัติการได้แทบทุกระบบด้วยเช่นกัน

ไฟล์ PDF ช่วยกำจัดปัญหาในการเคลื่อนย้ายบางอย่างที่คุณพบเมื่อใช้ไฟล์ประเภทอื่นๆ หลายๆ คนจะคุ้นเคยกับความหงุดหงิดใจเมื่อต้องพยายามเปิดเอกสารบนอุปกรณ์ที่ไม่รู้จักแบบอักษรบางตัว ไฟล์ PDF สามารถเปิดได้บนพีซี Windows, Mac, อุปกรณ์เคลื่อนที่ รวมถึงแท็บเล็ต และจะมีลักษณะเหมือนกันทุกประการในอุปกรณ์ทุกเครื่อง

เนื่องจากความอเนกประสงค์ของไฟล์รูปแบบนี้ ไฟล์ PDF จึงมักถูกนำไปใช้ในรูปแบบเชิงโต้ตอบ เช่น สัญญา และใบสมัครงาน นอกจากนั้นยังเป็นไฟล์รูปแบบเดียวที่อนุญาตให้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทำให้มั่นใจได้ว่าจะส่งงานในโครงการได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น ซึ่งเมื่อก่อนจะล่าช้าเนื่องจากต้องอาศัยการใช้เอกสารแบบกระดาษ

แล้วคุณจะเปิดการทำงานของคุณสมบัติเหล่านี้ในไฟล์ PDF ได้อย่างไรบ้าง เราจะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการแก้ไข PDF เพื่อช่วยให้คุณสร้างไฟล์ PDF ที่มีประสิทธิภาพและสร้างสรรค์ยิ่งกว่าที่เคย

วิธีแก้ไขไฟล์ PDF บนเดสก์ท็อป

ในอดีต การแก้ไขไฟล์ PDF เป็นงานที่ยุ่งยากและน่าเบื่อหน่าย ไฟล์ PDF เวอร์ชันแรกๆ ไม่ได้เข้าถึงและใช้งานกันได้ทุกคน รวมถึงอุปกรณ์สมัยนั้นก็ประสบปัญหากับการจัดการขนาดของไฟล์ ดังนั้นจึงต้องใช้เวลานานในการดาวน์โหลดและแสดงผล ทั้งยังไม่รองรับไฮเปอร์ลิงก์ภายนอกอีกด้วย

แต่โชคดีที่ปัจจุบันมีการใช้งานไฟล์ PDF กันอย่างแพร่หลาย และรูปแบบก็ยังคงเปลี่ยนแปลงและพัฒนาไปอย่างต่อเนื่อง ในขณะเดียวกัน ก็มีเครื่องมือและแพลตฟอร์มดีๆ เพิ่มขึ้นมากมายให้คุณได้ใช้แก้ไขไฟล์ PDF อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

Dropbox เองก็เป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มที่พัฒนาวิธีการต่างๆ เพื่อทำให้ผู้ใช้แก้ไขไฟล์ PDF ได้ง่ายที่สุด มาลองดูการใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนของการแก้ไขไฟล์ PDF บน Mac หรือพีซี Windows ด้วย Dropbox และการผสานการทำงานกับ Adobe Acrobat ของเรากัน

แก้ไขไฟล์ PDF บน Mac หรือพีซี Windows ด้วย Adobe Acrobat

เมื่อใช้ Dropbox และการผสานการทำงานกับ Adobe คุณจะสามารถปรับปรุงขั้นตอนการแก้ไขไฟล์ PDF ได้ในแอปพลิเคชันเดียว แล้วจึงอัพเดทไฟล์ด้วยตัวเองในบริการสำรองข้อมูล หรือบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์

สร้าง แปลง แก้ไข ปกป้อง และลงนามไฟล์ PDF ใน Acrobat Pro DC หรือไฮไลท์และเพิ่มข้อความหมายเหตุประกอบใน Acrobat Reader เวอร์ชันฟรี การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะบันทึกลงในบัญชี Dropbox ของคุณโดยอัตโนมัติ 

ดาวน์โหลดและติดตั้งแอปเดสก์ท็อป Acrobat หรือ Acrobat Reader แล้วเพิ่มบัญชี Dropbox ของคุณ ใน Acrobat หรือ Acrobat Reader ให้ไปที่หน้าหลัก> เพิ่มบัญชี แล้วคลิกปุ่มเพิ่มที่อยู่ใต้โลโก้ Dropbox

หน้าต่างลงชื่อเข้าใช้จะเปิดขึ้นในเบราว์เซอร์เริ่มต้นของคุณ เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี Dropbox แล้ว ให้คลิกอนุญาต เมื่อ Acrobat ขอสิทธิ์จากคุณเพื่อเข้าถึงไฟล์ใน Dropbox กลับไปยัง Acrobat หรือ Acrobat Reader แล้วไฟล์ PDF ในบัญชี Dropbox ของคุณก็จะพร้อมให้แก้ไขแล้ว

1. เปิดโฟลเดอร์ Dropbox ในไฟล์ทางหน้าต่างด้านซ้ายจากแอปเดสก์ท็อป Acrobat หรือ Acrobat Reader
2. เลือกไฟล์ PDF ที่คุณต้องการแก้ไข แล้วเลือกแก้ไข PDF ในหน้าต่างเครื่องมือทางด้านขวาของหน้าจอ
   • หากต้องการเพิ่มหรือแก้ไขข้อความ ให้ไปที่แก้ไข PDF แล้วเลือกแก้ไข(ไอคอนปากกาและแผ่นกระดาษ) โดยคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้ในเครื่องมือนี้
     • เปลี่ยนแปลง แทนที่ ลบ และจัดรูปแบบข้อความที่มีอยู่ในไฟล์ PDF
     • เพิ่มข้อความและรายการแบบใช้สัญลักษณ์หรือหมายเลขกำกับ
     • ย้าย หมุน และปรับขนาดกล่องข้อความ
     • เพิ่มหมายเหตุประกอบและทำเครื่องหมายด้วยการวาดเพื่อเพิ่มความคิดเห็น
   • หากต้องการเพิ่มหรือแก้ไขรูปภาพในไฟล์ PDF ของคุณ ให้ไปที่แก้ไข PDF แล้วเลือกแก้ไข 
     • เลือกเพิ่มรูปภาพเพื่อแทรกรูปภาพ ค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการนำมาวางแล้วคลิกเปิด คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการวางรูปภาพ หรือคลิกแล้วลากเพื่อปรับขนาดรูปภาพเมื่อวางบนหน้า
     • ลากขอบจับที่ด้านข้างรูปภาพเพื่อปรับขนาด หรือกดปุ่ม Shift บนแป้นพิมพ์ค้างไว้ขณะลากขอบจับเพื่อรักษาอัตราส่วนเดิมเอาไว้
     • ไปที่วัตถุในแผงด้านขวาของหน้าจอเพื่อพลิก หมุน หรือครอบตัดรูปภาพ
     • ใช้จัดเรียงในวัตถุ เพื่อย้ายรูปภาพไปด้านหน้าหรือด้านหลังองค์ประกอบอื่นๆ บนหน้า
     • ไปที่จัดตำแหน่งวัตถุ (จัดตำแหน่งวัตถุ) ในแผงด้านขวามือเพื่อจัดตำแหน่งรูปภาพของคุณไปทางด้านซ้าย ตรงกลางในแนวตั้ง ด้านขวา ด้านบน ตรงกลางในแนวนอน หรือด้านล่างของหน้า
   • ใช้เครื่องมืออื่นๆ ในชุดเครื่องมือแก้ไข PDF เพื่อเพิ่ม แทนที่ หรือแก้ไขลายน้ำ ส่วนหัวและส่วนท้าย หรือพื้นหลังของหน้า
   • ไปที่กรอกและลงนามในหน้าต่างทางด้านขวามือ หรือลงชื่อเข้าใช้แถบเครื่องมือ (ไอคอนปากกา) เพื่อเพิ่ม แก้ไข และย้ายข้อความในแบบฟอร์ม
3. ตั้งชื่อไฟล์ของคุณ แล้วกดปุ่มบันทึก
4. การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในไฟล์ PDF จะบันทึกลงในบัญชี Dropbox ของคุณโดยอัตโนมัติ

แก้ไขไฟล์ PDF บน Mac หรือ Windows ด้วย Dropbox

หากคุณกำลังทำงานบน Mac หรือพีซี Windows และต้องการแก้ไขไฟล์ PDF เพียงเล็กน้อยเท่านั้นก่อนจะส่งไฟล์ให้ลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน คุณสามารถทำการแก้ไขได้เมื่อใช้การแสดงตัวอย่างไฟล์บน dropbox.com 

หากต้องการแก้ไขไฟล์ PDF ใน Dropbox ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณมีขนาดเล็กกว่า 111 MB และไม่ได้ป้องกันด้วยรหัสผ่าน คุณสามารถแก้ไขไฟล์ PDF ได้โดยตรงในบัญชี Dropbox ด้วยวิธีต่อไปนี้

1. ลงชื่อเข้าใช้ dropbox.com
2. เลือกไฟล์ PDF ที่คุณต้องการแก้ไข
3. เปิดไฟล์ PDF แล้วไปที่แก้ไขทางด้านบนตัวอย่างไฟล์
4. ทดลองใช้เครื่องมือต่างๆ เพื่อเริ่มต้นแก้ไขไฟล์ PDF ของคุณ
   • หากต้องการเพิ่มหน้าอื่นๆ ลงในไฟล์ของคุณ ให้คลิกแทรกหน้า แล้วทำตามข้อความแจ้งเพื่อแทรกไฟล์ PDF จากบัญชี Dropbox หน้าทั้งหมดของคุณจะปรากฎในรายการเป็นภาพตัวอย่างที่แถบข้างซ้ายของหน้าต่าง
   • หากต้องการเปลี่ยนลำดับหน้าในไฟล์ PDF ให้เลือกหน้าที่คุณต้องการย้ายในแถบข้างซ้ายแล้วลากหน้านั้นไปยังตำแหน่งใหม่
   • หากต้องการลบหน้า ให้คลิกภาพตัวอย่างหน้าที่คุณต้องการลบในแถบข้างซ้าย แล้วเลือกลบหน้า
   • หากต้องการหมุนหน้า ให้คลิกภาพตัวอย่างหน้าที่คุณต้องการหมุนในแถบข้างซ้าย แล้วเลือกหมุนขวา หรือหมุนซ้าย
   • หากไฟล์ PDF ของคุณเป็นแบบฟอร์มเชิงโต้ตอบ ให้คลิกช่องกรอกข้อมูลแล้วพิมพ์ลงในกล่องข้อความที่ปรากฏขึ้นเพื่อกรอกแบบฟอร์ม
     • หมายเหตุ: สามารถกรอกได้เฉพาะแบบฟอร์ม PDF เชิงโต้ตอบที่มีช่องกรอกข้อมูลใน Dropbox
5. เมื่อคุณพอใจกับการแก้ไขแล้ว ให้คลิกเสร็จสิ้น
6. อย่าลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
   • เลือกบันทึกสำเนา เพื่อบันทึกไฟล์ PDF เป็นไฟล์ใหม่ในบัญชี Dropbox ของคุณ หากผู้ใช้คนอื่นๆ มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ PDF ต้นฉบับ ผู้ใช้ดังกล่าวจะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลง
   • เลือกแทนที่ไฟล์เดิม หากต้องการแทนที่ไฟล์ PDF ต้นฉบับทั้งไฟล์ในบัญชี Dropbox ของคุณด้วยเวอร์ชันที่แก้ไข ผู้ใช้ทุกรายที่มีสิทธิ์เข้าถึงเวอร์ชันต้นฉบับก็จะเห็นการเปลี่ยนแปลงด้วย
     • หมายเหตุ: สามารถเลือกตัวเลือกนี้ได้หากคุณเป็นเจ้าของไฟล์ หรือได้รับสิทธิ์เข้าถึงเพื่อแก้ไขจากเจ้าของไฟล์

วิธีแก้ไขไฟล์ PDF บนอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือแท็บเล็ต

บางครั้งคุณก็ต้องทำงานระหว่างเดินทาง โดยไม่สามารถใช้คอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปเครื่องประจำที่ใช้บ่อยที่สุดได้ แต่โชคดีที่การผสานการทำงานกับ Adobe Acrobat ด้วย Dropbox ทำให้คุณยังคงสามารถเปิดและแก้ไขไฟล์ PDF บนอุปกรณ์ Android หรือ iOS และ iPadOS ได้

แก้ไขไฟล์ PDF บน Android, iPhone และ iPad ด้วย Adobe Acrobat

1. ดาวน์โหลดและติดตั้งแอป Dropbox และ Acrobat Reader เวอร์ชันล่าสุดจากร้านค้าแอปในอุปกรณ์ของคุณ
2. ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Dropbox ของคุณในแอป แล้วเปิดไฟล์ PDF ที่ต้องการแก้ไข
3. คลิกไอคอนแก้ไข (ปากกาและแผ่นกระดาษ)
4. การคลิกจะพาคุณไปยังแอป Adobe Acrobat และคุณจะเห็นข้อความแจ้งที่อนุญาตให้ Adobe Acrobat เข้าถึงบัญชี Dropbox ของคุณได้
5. จากนั้นไฟล์ PDF ของคุณจะเปิดขึ้นในแอป Adobe Acrobat ซึ่งคุณสามารถเริ่มต้นแก้ไขได้
   • หากต้องการจัดลำดับหน้าใหม่ในไฟล์ PDF ของคุณ ให้แตะไอคอนหน้าสีน้ำเงินทางมุมซ้ายบนของหน้าจอเพื่อเปิดหน้าต่างเครื่องมือ เลือกจัดเรียงหน้า แล้วแตะค้างและลากภาพตัวอย่างหน้าเพื่อย้ายไปยังตำแหน่งใหม่
   • คุณยังสามารถหมุนหรือลบหน้าที่เลือกได้ในคุณสมบัติจัดเรียงหน้า
   • หากต้องการแก้ไขข้อความในไฟล์ PDF ของคุณ ให้แตะแก้ไข PDF ในหน้าต่างเครื่องมือ ซึ่งจะไฮไลท์ข้อความที่แก้ไขได้ทั้งหมดในไฟล์ของคุณ แตะค้างกล่องข้อความที่ต้องการแก้ไข แล้วเลือกแก้ไขจากเมนูป๊อปอัพที่ปรากฎขึ้น ขณะที่คุณพิมพ์ข้อความใหม่ ข้อความที่มีอยู่จะปรับเปลี่ยนตามไปด้วย หากต้องการเปลี่ยนขนาดกล่องข้อความ ให้แตะที่กล่องแล้วลากด้านข้าง
     • หากต้องการย้ายกล่องข้อความ ให้เลือกย้ายจากเมนูป๊อปอัพแล้วลากกล่องไปยังตำแหน่งที่ต้องการบนหน้า
   • คุณยังสามารถเปลี่ยนแบบอักษร ขนาด สไตล์ และสีข้อความได้ในแก้ไข PDF แตะค้างกล่องข้อความที่คุณต้องการแก้ไข แล้วเลือกเลือก หรือเลือกทั้งหมดจากเมนูป๊อปอัพที่ปรากฎขึ้น แถบการเลือกจะปรากฏขึ้นเหนือแป้นพิมพ์
6. เมื่อคุณแก้ไขไฟล์ PDF เสร็จแล้ว ให้แตะลูกศรย้อนกลับเพื่อบันทึกไฟล์ การดำเนินการนี้จะพากลับไปยังบัญชี Dropbox ซึ่งคุณจะเห็นไฟล์ที่อัพเดท

เคล็ดลับการแก้ไขไฟล์ PDF

หากคุณแก้ไขเอกสาร PDF อยู่เป็นประจำ โดยอาจจะเป็นสัญญาที่ต้องลงนาม หรือรายงานที่ต้องให้ข้อคิดเห็น คุณย่อมทราบดีว่ามีขั้นตอนกระบวนการมากกว่าแค่ใส่ข้อมูลและจัดรูปแบบข้อความและรูปภาพ

เมื่อคุณสมบัติในตัวไฟล์ PDF เพิ่มขึ้นและรูปแบบยังคงพัฒนาต่อไป ขั้นตอนการแก้ไขของคุณก็มีแนวโน้มจะพัฒนาไปด้วย การแก้ไขไฟล์ PDF ไม่ควรจะยุ่งยาก ดังนั้นเคล็ดลับเพิ่มเติมบางส่วนต่อไปนี้จะช่วยเพิ่มพูนชุดทักษะของคุณ

ทำไมฉันถึงไม่สามารถแก้ไขไฟล์ PDF ได้

มีหลากหลายสาเหตุที่อาจทำให้คุณแก้ไขไฟล์ PDF ไม่ได้ หากคุณไม่ได้เป็นเจ้าของไฟล์ ผู้สร้างเอกสารอาจปิดความสามารถในการแก้ไขไว้ ในกรณีดังกล่าว คุณสามารถใช้โปรแกรมอ่านไฟล์ PDF เพื่อแก้ไขปัญหานี้ได้

อีกกรณีหนึ่งคือ ไฟล์ PDF ที่คุณต้องการแก้ไขอาจมีการป้องกันหรือถูกจำกัดอยู่ หากคุณได้สร้างไฟล์ PDF และไม่ต้องการให้มีการป้องกันอีกต่อไป คุณสามารถใช้เครื่องมือปลดล็อกใน Adobe Acrobat เพื่อลบการรักษาความปลอดภัยด้วยรหัสผ่านออกได้ โดยไปที่เครื่องมือ > ป้องกัน > เข้ารหัส > ลบการรักษาความปลอดภัย

อีกหนึ่งสาเหตุที่คุณอาจไม่สามารถแก้ไขไฟล์ PDF ได้คือกรณีที่คุณใช้ซอฟต์แวร์ผิดประเภท ตัวอย่างเช่น คุณอาจเปิดไฟล์ PDF ใน Adobe Reader DC แทนที่จะเป็น Adobe Acrobat DC

ฉันจะกรอกข้อมูลและลงนามในแบบฟอร์ม PDF อย่างไร

ขณะนี้แบบฟอร์ม PDF เชิงโต้ตอบที่มีช่องกรอกข้อมูลเท่านั้นที่จะกรอกข้อมูลใน dropbox.com ได้ 

คุณสามารถใช้งานการผสานการทำงานกับแอป Dropbox ต่างๆ มากมายเพื่ออนุญาตให้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในไฟล์ PDF ซึ่งรวมถึง HelloSign ของบริษัท Dropbox, DocuSign และ Adobe Sign ไม่ว่าคุณจะทำงานจากพีซีหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณก็สามารถลงนามในไฟล์ PDF ได้หากอุปกรณ์รองรับเครื่องมือเหล่านี้

ฉันจะลดขนาดไฟล์ PDF ได้อย่างไร

คุณสามารถบีบอัดไฟล์ PDF เพื่อลดขนาดไฟล์ได้ในแอปเดสก์ท็อป Adobe Acrobat บน Windows หรือ Mac 

ใน Acrobat ให้ไปที่เครื่องมือ > ปรับ PDF ให้เหมาะสม แล้วคลิกเปิดในเมนูดรอปดาวน์ เลือกไฟล์ของคุณแล้วคลิกเปิด คลิกลดขนาดไฟล์ (ลดขนาดไฟล์) ทางเมนูด้านบน แล้วเลือกเวอร์ชันไฟล์ที่คุณต้องการที่ใช้ร่วมกันได้จากรายการดรอปดาวน์ตัวเลือกต่างๆ คลิกตกลง แล้วบันทึกไฟล์ที่บีบอัดใหม่ของคุณ

ทำการแก้ไขเล็กๆ น้อยๆ ในไฟล์ PDF อย่างรวดเร็วด้วย Dropbox

Dropbox เป็นพื้นที่สำหรับเนื้อหาทุกรูปแบบ ตั้งแต่สัญญาที่ต้องลงนาม ไปจนถึงอีบุ๊กที่ตีพิมพ์เองที่คุณได้เขียนและจัดรูปแบบใหม่ หลายต่อหลายครั้ง

การจัดเก็บไฟล์และโฟลเดอร์ในบัญชี Dropbox ของคุณช่วยให้ไฟล์และโฟลเดอร์ปลอดภัยอย่างรัดกุม นอกจากนั้น ยังเป็นการสร้างพื้นที่เฉพาะของตัวคุณเองสำหรับจัดระเบียบ แก้ไข แบ่งปัน และทำงานร่วมกันได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ