เหตุผล 15 ข้อว่าเหตุใดจึงต้องใช้ PDF สำหรับงานของคุณ

PDF นั้นมีการใช้กันอย่างแพร่หลายเกือบจะเหมือนกันกับอีเมล เหมาะสำหรับทั้งการทำงานและความบันเทิง โดยสามารถใช้ไฟล์ประเภทนี้สำหรับสัญญาต่างๆ ได้ง่ายพอๆ กับการใช้เพื่ออ่านนิตยสาร ประโยชน์หลักของไฟล์ PDF สำหรับธุรกิจมีอยู่สามหมวดหมู่ที่สำคัญ

คุณอาจจะส่ง PDF ไปยังคอมพิวเตอร์ซึ่งเก่าเป็น 20 ปีที่อยู่ที่บ้านปู่ย่าตายายของคุณได้ และพวกเขาจะสามารถเปิดไฟล์ได้โดยไม่มีปัญหา เพราะในฐานะรูปแบบไฟล์ ถือได้ว่า PDF นั้นค่อนข้างแข็งแกร่งมาก

PDF มีความสำคัญมากสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ มีเอกสารสำคัญใช่ไหม คุณสามารถใช้ Dropbox Sign เพื่อลงนามลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมายได้ เห็นไหมล่ะ PDF กำลังเพิ่มประสิทธิภาพให้ธุรกิจของคุณอยู่!

ประโยชน์ 15 ประการของ PDF สำหรับธุรกิจของคุณ

PDF เป็นไฟล์ที่สร้าง อ่าน และแบ่งปันได้อย่างง่ายดาย คุณรู้ไหมว่าคุณสามารถอ่านและแก้ไข PDF ด้วย Dropbox ได้ อ่าน “วิธีแก้ไข PDF ใน Dropbox” เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม

แต่อะไรคือสิ่งที่ทำให้ PDF เป็นรูปแบบไฟล์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจกันล่ะ ต่อไปนี้เป็นวิธีเชิงปฏิบัติบางประการที่จะทำให้การใช้ PDF สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้

ความสามารถในการใช้ร่วมกันได้ของ PDF นั้นดีกว่า

แน่นอนว่า “PDF มีความสามารถในการใช้งานร่วมกันได้อย่างมาก” เราได้ยินคำนี้บ่อยมาก แต่จริงๆ แล้ว PDF สามารถใช้งานร่วมกันได้มากแค่ไหน ไม่มีคำตอบอื่นนอกจาก “มาก” หากมนุษย์ต่างดาวพบแล็ปท็อปภายในหนึ่งพันปีนับจากนี้ เป็นไปได้ว่ามนุษย์ต่างดาวจะสามารถโหลด PDF มาดูได้สบายๆ

เราเข้าใจดีว่าความสามารถในการใช้ร่วมกันได้อาจเป็นคำที่ฟังดูกว้างและยากที่จะระบุ ต่อไปนี้จึงเป็นวิธีเชิงปฏิบัติบางประการที่จะทำให้การใช้ประโยชน์จาก PDF ที่มีความสามารถในการใช้งานร่วมกันได้อย่างมากสามารถช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพ/เวิร์กโฟลว์ภายในบริษัทได้

เปิดเอกสารได้อย่างไร้กังวลและไม่ยุ่งยาก

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่จะใช้ระบบเดียวกัน และสิ่งนี้เองที่ทำให้การแบ่งปันเอกสารเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก 

การแก้ปัญหาคืออะไร คำตอบคือ PDF เกือบทุกคนจะสามารถเปิดไฟล์ PDF ได้ในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ของตน และนั่นถือว่าลดความยุ่งยากไปได้แล้วหนึ่งอย่างในวันนี้ เรียบร้อย!

ทำงานกับผู้คนได้จากทั่วโลกด้วยภาษา/สคริปต์ที่หลากหลาย

PDF ทำหน้าที่เป็นเหมือนนักแปลภาษาสากลที่คุณใช้งานได้สะดวก ซึ่งช่วยให้การทำงานร่วมกันทั่วโลกเป็นเรื่องง่าย 

ไม่ว่าคุณจะกำลังสร้าง อ่าน หรือแบ่งปัน ไฟล์ PDF ก็จะช่วยคุณได้เนื่องจาก PDF รองรับภาษา สคริปต์ และตัวอักษรที่หลากหลาย บอกลากำแพงภาษา แล้วทักทายต้อนรับการทำธุรกิจระหว่างประเทศที่ราบรื่น!

กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการโน้มน้าวใจในระหว่างการขายและการเสนอขาย

PDF นั้นแบ่งปันได้ง่าย และทำให้ทุกคนรับชมการนำเสนอที่น่าดึงดูดใจของคุณได้อย่างชัดเจนเต็มสองตา

คุณสามารถใส่ไฮเปอร์ลิงก์ไว้ในไฟล์ PDF เหล่านั้นได้เพื่อนำกลุ่มเป้าหมายของคุณไปยังเอกสารและไฟล์สำคัญอื่นๆ ที่จะนำไปสู่การปิดการขาย เปรียบได้กับการแบ่งปันแผนที่สมบัติที่มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในการที่จะทำให้พวกเขาตอบว่า “ตกลง!”

เพิ่มประสิทธิภาพให้กับเวิร์กโฟลว์ของคุณด้วยการผสานการทำงานแอป

คุณไม่จำเป็นต้องเชี่ยวชาญเทคโนโลยีเพื่อที่จะเห็นว่าแอปโปรดของคุณและ PDF นั้นถูกสร้างขึ้นมาให้ทำงานร่วมกันได้

แอปจำนวนมากมีคุณสมบัติ “บันทึกเป็น” หรือ “ส่งออกเป็น” PDF ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถแปลงเนื้อหาของคุณเป็นรูปแบบที่ไว้วางใจได้ ลองแปลงเนื้อหาเป็น PDF แล้วคุณจะได้มีรูปแบบที่เป็นสากลสำหรับการสร้างสรรค์ทางดิจิทัลทั้งหมดของคุณ

เป็นสุดยอดผู้ที่ทำงานเป็นทีมและทำลายการทำงานแบบแยกส่วน

รูปแบบที่ทรงพลังนี้จะช่วยให้คุณส่งเสริมการทำงานร่วมกันและประสิทธิภาพ และรักษาแนวร่วมที่เป็นหนึ่งเดียวกันไว้

PDF เป็นตัวสร้างสะพานที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสารข้ามแผนก คุณสามารถแบ่งปันเอกสารสำคัญได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันอย่างแท้จริง! ไม่มีการสื่อสารหรือการทำงานแบบแยกส่วนอีกต่อไป

PDF ใช้งานได้บนโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ ทั้ง Windows และ macOS รวมทั้งบนเทคโนโลยีหรือระบบปฏิบัติการอื่นๆ ด้วยเหตุนี้ความสามารถในการใช้ร่วมกันได้ของ PDF จึงทำให้ PDF เป็นรูปแบบที่ทรงประสิทธิภาพไม่ว่าคุณจะใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม

นอกจากนี้ Dropbox ยังมีส่วนช่วยในเรื่องความสามารถในการใช้ร่วมกันได้ ด้วยคุณสมบัติการแปลงอันทรงพลังที่มี ดูที่ “วิธีแปลงไฟล์ Dropbox” เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับการแปลงไฟล์เป็น PDF

PDF ให้การรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ยอดเยี่ยม

คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยของ PDF เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแบ่งปัน คัดลอก พิมพ์ และทำสิ่งอื่นๆ กับไฟล์ได้ การรักษาความปลอดภัยอาจเป็นคุณสมบัติที่ดีที่สุดของรูปแบบไฟล์สำหรับธุรกิจ โดยจะช่วยปิดกั้นการสอดส่องหรือป้องกันไม่ให้เกิดการแทรกแซงที่ไม่ได้ตั้งใจ

ระดับค่าจ้าง ข้อมูลเกี่ยวกับงาน ข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อน และสิ่งอื่นๆ จะปลอดภัยจากการสอดส่องหากอยู่ใน PDF การรักษาความปลอดภัยของ PDF จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณในด้านต่อไปนี้

เป็นเจ้าหน้าที่สายลับในการปกป้องข้อมูล

PDF มีคุณสมบัติเด็ดอย่างการเข้ารหัส ใช้การตั้งค่าคุณสมบัติดังกล่าวและคุณจะสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างรัดกุม

ผู้ที่มีรหัสจะสามารถเข้าถึงและดูไฟล์ลับสุดยอดของคุณได้ แต่คุณจะเป็นผู้ควบคุมได้ว่าใครจะได้รับสิทธิ์แบบ VIP นั้นไป โดยคุณสมบัติการเข้ารหัสคือการผสานระหว่างศาสตร์ความก้าวล้ำของตัวอุปกรณ์และศาสตร์การใช้อุปกรณ์อันซับซ้อนที่ดีที่สุดควบคู่ไปกับประสิทธิภาพของเทคโนโลยีขั้นสูง

ปกป้องความสมบูรณ์ของเอกสาร

เมื่อพูดถึงการปกป้องไฟล์ของคุณจากการแก้ไขที่ไม่พึงประสงค์ PDF สามารถป้องกันการแก้ไขดังกล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยการตั้งค่าความปลอดภัยมากมายที่อยู่เพียงปลายนิ้วของคุณ คุณจะสามารถปิดกั้นเอกสารสำคัญๆ อย่างเช่นสัญญาต่างๆ ได้ ทำให้บุคคลที่ไม่ได้รับอนุมัติไม่สามารถเข้าถึงเอกสารสัญญาเหล่านั้นได้

รับคะแนนความน่าเชื่อถือแบบมืออาชีพ

ID ดิจิทัลและใบรับรองที่ปลอดภัยทำให้ไฟล์ของคุณมีป้ายสัญลักษณ์แวววาวที่ตะโกนบอกให้รู้ว่า “ไฟล์นี้เป็นของจริง”

เมื่อคุณเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลลงใน PDF ของคุณ คุณจะเป็นเหมือนที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้ผู้ซึ่งมีตราประทับรับรองความถูกต้องอย่างเป็นทางการ บอกลาความสงสัยไปได้เลย! ผู้รับจะรู้ว่า PDF ของคุณเป็นของจริง

ใช้ความรอบคอบเป็นสำคัญ

PDF เป็นผู้ช่วยคู่ใจสำหรับทรัพย์สินทางปัญญา ลิขสิทธิ์ หรือเรื่องราวข่าวเด็ดที่ถูกสั่งห้ามไม่ให้เผยแพร่

คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยจะช่วยให้คุณสามารถล็อกเนื้อหาที่มีค่าหรือละเอียดอ่อนของคุณได้ ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการรั่วไหลโดยไม่ตั้งใจอีกต่อไป ทุกอย่างจะถูกปิดไว้เป็นความลับจนกว่าจะมีการเปิดเผยครั้งใหญ่

บ่มเพาะความเป็นกูรูด้าน GDPR ในตัวคุณ

PDF ช่วยให้คุณจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ปกป้องความเป็นส่วนตัว และรักษาความสัมพันธ์อันดีงามกับหน่วยงานกำกับดูแลต่างๆ

โดย PDF จะช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎการปกป้องข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดเหล่านั้น และช่วยทำให้แน่ใจว่าคุณจะปฏิบัติตามกฎหมายและหลบเลี่ยงบทลงโทษที่ยุ่งยากน่ารำคาญได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ธุรกิจอาจมีความเสี่ยงที่จะพบเจออย่างมาก!

คุณสามารถจัดเก็บ PDF และไฟล์ประเภทอื่นๆ ไว้ในบัญชี Dropbox ของคุณได้เพื่อให้มีการรักษาความปลอดภัยพิเศษ

เลือกแผนบริการ Dropbox และเก็บไฟล์ทั้งหมดของคุณไว้ภายใต้การเข้ารหัสที่ปลอดภัย

PDF มีขนาดไฟล์ที่เล็กมากและบีบอัดได้ง่าย

PDF มีขนาดเล็ก เมื่ออยู่ในรูปแบบ PDF นวนิยายทั้งเล่มแทบจะไม่กินพื้นที่ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณเลย เห็นได้ชัดเลยว่า PDF มีขนาดเล็กสุดๆ! ในโครงการกูเทินแบร์ค นวนิยายมหากาพย์เรื่อง “สงครามและสันติภาพ” มีขนาดไม่ถึง 5 เมกะไบต์ นี่คือสาเหตุที่ PDF เป็นรูปแบบที่คนเลือกใช้เป็นตัวเลือกแรก

ไม่ว่าจะเป็นบันทึกขนาดใหญ่อย่างธุรกรรมของลูกค้า โปรไฟล์ลูกค้า หรือเพียงแค่ข้อมูลในอดีต ขนาดไฟล์ที่เล็กของ PDF ก็ทำให้ใช้งานรูปแบบไฟล์นี้ได้สะดวก ต่อไปนี้คือวิธีที่ขนาดไฟล์ที่เล็กสามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้ธุรกิจดีขึ้นได้

เพิ่มประสิทธิภาพเพื่อการส่งไฟล์ที่รวดเร็ว

PDF เป็นเสมือนนักวิ่งระยะสั้นแห่งโลกดิจิทัลที่วิ่งผ่านอินเทอร์เน็ตอย่างรวดเร็วด้วยรูปแบบที่คล่องตัว

ท้าทายความเร็วอินเทอร์เน็ตที่ช้าหรือปัญหาความสามารถในการใช้ร่วมกันได้ของไฟล์ PDF ช่วยให้ผู้รับได้รับเอกสาร รูปภาพ หรือเนื้อหาอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย เป็นเสมือนไฟล์แนบที่ติดเทอร์โบ!

จัดการบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ

PDF ทำให้คุณไม่ต้องรอโหลดไฟล์ขนาดใหญ่หรือรู้สึกรำคาญกับไฟล์ที่กินพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอันมีค่าของคุณ 

ไม่ว่าคุณจะกำลังโอนย้าย อัปโหลด หรือดาวน์โหลดไฟล์ PDF ที่ไว้วางใจได้เหล่านั้น ไฟล์ PDF จะเป็นเหมือนกับนักกายกรรมผู้คล่องแคล่วว่องไวที่กระโดดเหินผ่าน Dropbox ของคุณได้อย่างง่ายดาย

บริหารทีมให้ลื่นไหลเหมือนเครื่องจักรที่หยอดน้ำมัน

ไฟล์ PDF ช่วยให้ทีมทำงานไปในจังหวะเดียวกัน การอัปเดตต่างๆ จะซิงค์ด้วยความเร็วสูงในบัญชี Dropbox ของคุณ

ลองนึกภาพใครบางคนอัปเดต PDF เป็นเวอร์ชันใหม่ที่สำคัญหรือทำการเปลี่ยนแปลงให้มีความสวยงาม ลองเดาดูสิว่าจะเกิดอะไรขึ้น ระบบจะแบ่งปันและซิงค์ผลงาน PDF ชิ้นเอกนั้นได้อย่างง่ายดาย ไม่จำเป็นต้องกดปุ่มรีเฟรชอีกต่อไป

ทำงานให้เสร็จสิ้นได้ในขณะเดินทาง

ด้วยขนาดไฟล์ที่เล็ก คุณสามารถทำงานของคุณให้เสร็จได้โดยไม่ต้องเปลืองแรง

PDF เปรียบเหมือนผู้ช่วยชีวิตสำหรับเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียวและผู้ที่ทำงานในโลกดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณหวังพึ่งการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตมีความเสถียรน้อยหรือที่มีแบนด์วิดท์ต่ำ ไม่ต้องหงุดหงิดอีกต่อไป

แบ่งปันสิ่งที่ยอดเยี่ยมของคุณให้โลกได้เห็น

PDF เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดที่ให้คุณได้ใช้ในภารกิจสร้างการเข้าถึงและดึงดูดความสนใจให้ได้มากที่สุด

ไม่ว่าจะเป็นรายการงาน คลิปวิดีโอเจ๋งๆ หรือสิ่งที่คุณต้องการแบ่งปันกับรายชื่อผู้รับอีเมลของคุณ PDF ถือเป็นรูปแบบที่เหมาะแก่การใช้งาน คุณสามารถแบ่งปันไฟล์ออกไปอย่างกว้างขวางโดยที่รู้ว่าแทบทุกคนจะสามารถดาวน์โหลดและดูได้ไฟล์เหล่านั้นได้

โดยรวมแล้ว ขนาดที่เล็กของ PDF ทำให้ PDF เป็นไฟล์ที่สามารถจัดการได้ง่าย ไฟล์ขนาดเล็กสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ประหยัดพื้นที่ และทำให้การโต้ตอบกับไฟล์ราบรื่นยิ่งขึ้น PDF สามารถจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากได้ในขนาดที่เล็กจิ๋ว!

การใช้ PDF มีข้อเสียหรือไม่

การใช้ PDF สำหรับธุรกิจไม่มีข้อเสียมากนัก แต่บางครั้งคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์อาจทำให้เกิดปัญหาได้ ข้อเสียที่เป็นไปได้ของการใช้ PDF ในธุรกิจมีดังต่อไปนี้

• PDF อาจแก้ไขได้ยาก แต่ว่านี่จะไม่ใช่ปัญหาสำหรับคุณสมบัติการแก้ไข PDF ที่มีมาให้ในตัวของ Dropbox ซึ่งมีให้ใช้งานในทุกแผนบริการ
• การใช้ PDF เพื่อนำเสนออาจดูน่าสนใจน้อยกว่าการใช้ชุดสไลด์
• รูปแบบหน้าตาที่เหมือน “จดหมาย” ของ PDF นั้นอาจทำให้อ่านยาก เนื่องจากต้องมีการเลื่อนไปมาบ่อยครั้ง

จากที่กล่าวมา เห็นได้ว่าอาจมีปัญหาที่อาจเกิดขึ้นสองถึงสามประการในการใช้ PDF แต่ปัญหาเหล่านี้จัดการได้ค่อนข้างง่าย เราจะไม่เห็นว่า PDF หมดความนิยมในเร็วๆ นี้แน่นอน เนื่องจากรูปแบบไฟล์นี้มีข้อดีมากกว่าข้อเสีย

เพื่อให้ทำงานได้ดียิ่งขึ้นกับรูปแบบ PDF ในธุรกิจของคุณ โปรดอ่าน “PDF จงเจริญ” ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลที่แสดงให้เห็นว่าคุณสมบัติของ Dropbox สามารถช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากไฟล์ของคุณได้อย่างไร

รับประโยชน์จากไฟล์ของคุณได้มากขึ้น

ขนาด การรักษาความปลอดภัย และความสามารถในการใช้ร่วมกันได้ทำให้ PDF เป็นรูปแบบไฟล์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจ หากคุณใช้ PDF หรือประเภทไฟล์อื่นใด คุณสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากข้อมูลของคุณด้วย Dropbox ได้ ซึ่งเป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจที่ดี

คุณจะได้รับคุณสมบัติการจัดเก็บข้อมูล การแบ่งปัน และการทำงานร่วมกันที่ใช้งานง่ายซึ่งเหมาะสำหรับทุกบริษัท เลือกแผนบริการและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วย Dropbox เพื่อรับประโยชน์สูงสุดจากไฟล์ PDF ของคุณ