เหตุใดจึงควรใช้ PDF สำหรับงานของคุณ 15 ประโยชน์ของ PDF สำหรับธุรกิจของคุณ

PDF นั้นมีการใช้กันอย่างแพร่หลายเกือบจะเหมือนกันกับอีเมล เหมาะสำหรับทั้งการทำงานและความบันเทิง โดยสามารถใช้ไฟล์ประเภทนี้สำหรับสัญญาต่างๆ ได้ง่ายพอๆ กับการใช้เพื่ออ่านนิตยสาร ประโยชน์หลักของไฟล์ PDF สำหรับธุรกิจมีอยู่สามหมวดหมู่ที่สำคัญ

คุณสามารถส่งไฟล์ PDF ไปยังคอมพิวเตอร์อายุ 20 ปีที่บ้านปู่ย่าตายายของคุณได้ และพวกเขาจะสามารถเปิดไฟล์นั้นได้โดยไม่มีปัญหา: เนื่องจากเป็นรูปแบบไฟล์ที่ค่อนข้างแข็งแกร่ง

PDF มีความสำคัญมากสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ มีเอกสารสำคัญใช่ไหม คุณสามารถใช้ Dropbox Sign เพื่อลงนามลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมายได้ แค่นี้ PDF ก็เพิ่มประสิทธิภาพให้ธุรกิจของคุณได้แล้ว!

และยังมีข้อดีอีกมากมายจากการใช้ PDF ในธุรกิจของคุณ…

PDF ดีกว่าในเรื่องความเข้ากันได้

แน่นอนว่าเราได้ยินประโยคนี้บ่อยมากว่า “ไฟล์ PDF มีความเข้ากันได้ดีมาก” แต่จริงๆ แล้ว พวกมันเข้ากันได้แค่ไหนกันแน่ ไม่มีคำตอบอื่นนอกจาก "มาก" หากมนุษย์ต่างดาวพบแล็ปท็อปในอีกพันปีข้างหน้า มีโอกาสสูงที่พวกเขาจะโหลด PDF ได้ดี

ด้วยความยืดหยุ่นของรูปแบบ การแปลงไฟล์เป็น PDF จึงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับประกันว่างานที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณจะยังใช้งานได้ในอนาคต เพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้นใช้งาน เราได้สร้างเครื่องมือออนไลน์ฟรีที่จะช่วยให้คุณสามารถแปลงไฟล์จาก Word, PPT, JPG หรือ PNG เป็น PDF โดยไม่ต้องใช้บัญชี Dropbox

คุณเข้าใจแล้ว ความเข้ากันได้อาจฟังดูกว้างและยากที่จะระบุชัดเจน ต่อไปนี้เป็นวิธีปฏิบัติบางประการในการใช้ PDF ที่เข้ากันได้อย่างดีเยี่ยมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพหรือเวิร์กโฟลว์ภายในบริษัท:

1. ไม่ต้องยุ่งยากหรือยุ่งยากในการเปิดเอกสาร

ธุรกิจแต่ละแห่งไม่ได้ใช้ระบบเดียวกัน ทำให้เกิดความยุ่งยากเมื่อพยายามแชร์ไฟล์

ทางแก้ไข? ไฟล์ PDF เกือบทุกคนสามารถเปิดไฟล์เหล่านี้บนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ของตนเองได้ จึงช่วยลดความหงุดหงิดไปได้หนึ่งอย่างในแต่ละวัน ตรวจสอบ!

2. พิชิตโลกด้วยภาษา/สคริปต์ที่หลากหลาย

PDF ช่วยให้คุณมีเครื่องมือแปลภาษาแบบสากลในกระเป๋าของคุณ ช่วยให้การทำงานร่วมกันในระดับโลกเป็นเรื่องง่าย

ไม่ว่าคุณจะสร้าง อ่าน หรือแบ่งปัน PDF ก็รองรับคุณได้ในหลายภาษา สคริปต์ และตัวอักษรที่หลากหลาย หมดปัญหาเรื่องอุปสรรคด้านภาษาแล้ว ยินดีต้อนรับสู่การทำธุรกิจระหว่างประเทศอย่างราบรื่น!

3. กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในการโน้มน้าวใจระหว่างการขายและการนำเสนอ

PDF นั้นแบ่งปันได้ง่าย และทำให้ทุกคนรับชมการนำเสนอที่น่าดึงดูดใจของคุณได้อย่างชัดเจนเต็มสองตา

คุณสามารถแทรกไฮเปอร์ลิงก์ใน PDF เพื่อสร้างลิงก์ไปยังเอกสารและไฟล์สำคัญอื่นๆ ที่จำเป็นต่อการเข้าถึง มันเหมือนกับการแบ่งปันแผนที่ขุมทรัพย์พร้อมข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการเพื่อบอกว่า "ใช่!"

4. เพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณด้วยการรวมแอป

คุณไม่จำเป็นต้องเชี่ยวชาญเทคโนโลยีเพื่อที่จะเห็นว่าแอปโปรดของคุณและ PDF นั้นถูกสร้างขึ้นมาให้ทำงานร่วมกันได้

แอปจำนวนมากมีคุณสมบัติ "บันทึกเป็น" หรือ "ส่งออกเป็น" PDF ซึ่งช่วยให้คุณสามารถแปลงเนื้อหาของคุณเป็นรูปแบบที่เชื่อถือได้ ทำแบบนั้นแล้วคุณจะได้รูปแบบสากลสำหรับผลงานดิจิทัลทั้งหมดของคุณ

5. เป็นผู้เล่นในทีมที่ดีที่สุดและทลายกำแพงกั้น

รูปแบบที่ทรงพลังนี้จะช่วยให้คุณส่งเสริมการทำงานร่วมกันและประสิทธิภาพ และรักษาแนวร่วมที่เป็นหนึ่งเดียวกันไว้

PDF เป็นเครื่องมือสร้างสะพานที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสารระหว่างแผนก คุณสามารถแชร์เอกสารสำคัญได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันอย่างแท้จริง! ไม่มีไซโลอีกต่อไป

PDF ใช้งานได้บนโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ Windows หรือ macOS และเทคโนโลยีหรือระบบปฏิบัติการอื่นๆ ดังนั้นความเข้ากันได้จึงทำให้เป็นรูปแบบที่มีความทนทานสูง ไม่ว่าคุณจะใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม

นอกจากนี้ Dropbox ยังมีส่วนช่วยในเรื่องความสามารถในการใช้ร่วมกันได้ด้วยคุณสมบัติการแปลงอันทรงพลัง ดูที่ “วิธีแปลงไฟล์ Dropbox” เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับการแปลงไฟล์เป็น PDF

PDF ให้การรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ยอดเยี่ยม

คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยของ PDF เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแบ่งปัน คัดลอก พิมพ์ และทำสิ่งอื่นๆ กับไฟล์ได้ การรักษาความปลอดภัยอาจเป็นคุณสมบัติที่ดีที่สุดของรูปแบบไฟล์สำหรับธุรกิจ โดยจะช่วยปิดกั้นการสอดส่องหรือป้องกันไม่ให้เกิดการแทรกแซงที่ไม่ได้ตั้งใจ

อัตราเงินเดือน ข้อมูลการทำงาน รายละเอียดส่วนตัว ข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อน และสิ่งอื่นๆ จะปลอดภัยจากการสอดส่องในรูปแบบ PDF การรักษาความปลอดภัย PDF สามารถสร้างประโยชน์ให้กับธุรกิจของคุณได้หลายประการดังนี้:

6. เป็นตัวแทนลับในการปกป้องข้อมูล

PDF มีคุณสมบัติเด็ดอย่างการเข้ารหัส ใช้การตั้งค่าคุณสมบัติดังกล่าวและคุณจะสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างรัดกุม

ผู้ที่ได้รับความไว้วางใจในการใช้รหัสสามารถเข้าถึงและดูไฟล์ที่เป็นความลับสุดยอดของคุณได้ แต่คุณจะเป็นผู้รับผิดชอบว่าใครจะได้รับบัตร VIP เป็นสุดยอดอุปกรณ์และเครื่องมือที่ผสานกับประสิทธิภาพด้านเทคโนโลยีขั้นสูง

7. ปกป้องความสมบูรณ์ของเอกสาร

เมื่อพูดถึงการปกป้องไฟล์ของคุณจากการแก้ไขที่ไม่พึงประสงค์ PDF สามารถป้องกันการแก้ไขดังกล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยการตั้งค่าความปลอดภัยที่มีให้เลือกมากมาย คุณสามารถป้องกันเอกสารสำคัญ เช่น สัญญา ไม่ให้ถูกแตะต้องโดยผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต

8. รับคะแนนความน่าเชื่อถือเหมือนมืออาชีพ

ID ดิจิทัลและใบรับรองที่ปลอดภัยทำให้ไฟล์ของคุณมีป้ายสัญลักษณ์แวววาวที่ตะโกนบอกให้รู้ว่า “ไฟล์นี้เป็นของจริง”

เมื่อคุณเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลลงในไฟล์ PDF คุณจะเหมือนที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้พร้อมตราประทับรับรองความถูกต้องอย่างเป็นทางการ ลาก่อนความคลางแคลงใจ! ผู้รับจะรู้ว่า PDF ของคุณเป็นของจริง

9. ให้ความสำคัญกับความรอบคอบเป็นอันดับแรก

PDF เป็นผู้ช่วยคู่ใจสำหรับทรัพย์สินทางปัญญา ลิขสิทธิ์ หรือเรื่องราวข่าวเด็ดที่ถูกสั่งห้ามไม่ให้เผยแพร่

คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยช่วยให้คุณล็อคเนื้อหาที่มีค่าหรือละเอียดอ่อนของคุณได้ ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการรั่วไหลโดยไม่ได้ตั้งใจอีกต่อไป เพราะทุกอย่างจะถูกปกปิดไว้จนกว่าจะมีการเปิดเผยครั้งใหญ่

10. เสริมสร้างกูรู GDPR ในตัวคุณ

PDF ช่วยให้คุณจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ปกป้องความเป็นส่วนตัว และรักษาความสัมพันธ์อันดีงามกับหน่วยงานกำกับดูแลต่างๆ

พวกเขาช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎการปกป้องข้อมูลอันสำคัญยิ่งเหล่านั้น การทำให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎหมายและหลีกเลี่ยงโทษที่น่ารำคาญ ซึ่งเป็นสิ่งที่ธุรกิจอาจเผชิญได้!

คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ PDF และไฟล์ประเภทอื่นๆ มากมายในบัญชี Dropbox ของคุณเพื่อความปลอดภัยเป็นพิเศษ

เลือกแผนบริการ Dropbox และเก็บไฟล์ทั้งหมดของคุณไว้ภายใต้การเข้ารหัสที่ปลอดภัย

PDF มีขนาดไฟล์เล็กมากและบีบอัดได้ง่าย

PDF มีขนาดเล็ก เมื่ออยู่ในรูปแบบ PDF นวนิยายทั้งเล่มแทบจะไม่กินพื้นที่ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณเลย เห็นได้ชัดเลยว่า PDF มีขนาดเล็กสุดๆ! ในโครงการกูเทินแบร์ค นวนิยายมหากาพย์เรื่อง “สงครามและสันติภาพ” มีขนาดไม่ถึง 5 เมกะไบต์ นี่คือสาเหตุที่ PDF เป็นรูปแบบที่คนเลือกใช้เป็นตัวเลือกแรก

ไม่ว่าจะเป็นบันทึกธุรกรรมของลูกค้า โปรไฟล์ลูกค้า หรือเพียงข้อมูลในประวัติอย่างละเอียด PDF ที่มีขนาดเล็กก็ทำให้มีประโยชน์ ไฟล์ขนาดเล็กช่วยให้ธุรกิจดีขึ้นได้อย่างไร:

11. เพิ่มประสิทธิภาพการกระจายสินค้าอย่างรวดเร็ว

PDF เป็นเสมือนนักวิ่งระยะสั้นแห่งโลกดิจิทัลที่วิ่งผ่านอินเทอร์เน็ตอย่างรวดเร็วด้วยรูปแบบที่คล่องตัว

ท้าทายความเร็วอินเทอร์เน็ตที่ช้าหรือปัญหาความเข้ากันได้ของไฟล์ PDF ช่วยให้ผู้รับได้รับเอกสาร รูปภาพ หรือข้อมูลอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย มันเป็นอุปกรณ์เสริมแบบเทอร์โบบูสต์!

12. จัดการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณ

PDF ช่วยทำให้คุณไม่ต้องนั่งรอโหลดไฟล์ขนาดใหญ่ หรือหงุดหงิดกับการที่ไฟล์เหล่านั้นกินพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอันมีค่าของคุณไป

ไม่ว่าคุณจะถ่ายโอน อัปโหลด หรือดาวน์โหลด PDF ที่น่าเชื่อถือเหล่านั้น ไฟล์เหล่านี้จะทำหน้าที่เสมือนนักกายกรรมที่คล่องแคล่วว่องไวในการเคลื่อนผ่าน Dropbox ของคุณอย่างราบรื่น

13. บริหารทีมให้เหมือนเครื่องจักรที่ได้รับการหล่อลื่นเป็นอย่างดี

ไฟล์ PDF ช่วยให้ทีมทำงานไปในจังหวะเดียวกัน การอัปเดตต่างๆ จะซิงค์ด้วยความเร็วสูงในบัญชี Dropbox ของคุณ

ลองจินตนาการว่ามีคนอัปเดต PDF เป็นเวอร์ชันใหม่ที่สำคัญหรือทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่น่าสนใจ เดาอะไรสิ? แบ่งปันและซิงค์ผลงาน PDF ได้อย่างง่ายดาย ไม่ต้องกดรีเฟรชอีกต่อไป

14. ทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นได้ในขณะเดินทาง

ด้วยขนาดไฟล์ที่เล็ก คุณสามารถทำงานของคุณให้เสร็จได้โดยไม่ต้องเปลืองแรง

PDF เป็นผู้ช่วยชีวิตของผู้ประกอบการเดี่ยวและคนเร่ร่อนดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องพึ่งการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ไม่น่าเชื่อถือหรือแบนด์วิดท์ต่ำกว่า ไม่มีความหงุดหงิดอีกต่อไป

15. แบ่งปันสิ่งที่ยอดเยี่ยมของคุณกับคนทั่วโลก

PDF เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดที่ให้คุณได้ใช้ในภารกิจสร้างการเข้าถึงและดึงดูดความสนใจให้ได้มากที่สุด

ไม่ว่าจะเป็นรายการงาน คลิปวิดีโอเจ๋งๆ หรือสิ่งที่คุณต้องการแบ่งปันกับรายชื่อส่งจดหมายของคุณ PDF ก็เป็นรูปแบบที่ควรใช้ คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้โดยรู้ว่าทุกคนสามารถดาวน์โหลดและดูไฟล์เหล่านั้นได้

โดยรวมแล้วขนาดเล็กของ PDF ทำให้สามารถจัดการได้ ไฟล์ขนาดเล็กสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ประหยัดพื้นที่ และทำให้การโต้ตอบกับไฟล์ราบรื่นยิ่งขึ้น ไฟล์ PDF สามารถใส่สิ่งต่างๆ มากมายลงในแพ็กเกจเล็กๆ ได้!

การใช้ PDF มีข้อเสียหรือไม่

การใช้ PDF สำหรับธุรกิจไม่มีข้อเสียมากนัก แต่บางครั้งคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์อาจทำให้เกิดปัญหาได้ ข้อเสียที่เป็นไปได้ของการใช้ PDF ในธุรกิจมีดังต่อไปนี้

• PDF อาจแก้ไขได้ยาก แต่ว่านี่จะไม่ใช่ปัญหาสำหรับคุณสมบัติการแก้ไข PDF ที่มีมาให้ในตัวของ Dropbox ซึ่งมีให้ใช้งานในทุกแผนบริการ
• การใช้ PDF เพื่อนำเสนออาจดูน่าสนใจน้อยกว่าการใช้ชุดสไลด์
• รูปแบบหน้าตาที่เหมือน “จดหมาย” ของ PDF นั้นอาจทำให้อ่านยาก เนื่องจากต้องมีการเลื่อนไปมาบ่อยครั้ง

ดังนั้น การใช้ PDF จึงอาจมีปัญหาอยู่ 2-3 ประการ แต่ก็จัดการได้ง่ายมาก เราคงจะไม่เห็น PDF หลุดจากความนิยมในเร็วๆ นี้ เพราะมีข้อดีมากกว่าข้อเสีย    

เพื่อให้ทำงานได้ดียิ่งขึ้นกับรูปแบบ PDF ในธุรกิจของคุณ โปรดอ่าน “Long live the PDF” ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลที่แสดงให้เห็นว่าคุณสมบัติของ Dropbox สามารถช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากไฟล์ของคุณได้อย่างไร

รับประโยชน์เพิ่มเติมจากไฟล์ของคุณด้วย Dropbox

ขนาด การรักษาความปลอดภัย และความสามารถในการใช้ร่วมกันได้ทำให้ PDF เป็นรูปแบบไฟล์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจ หากคุณใช้ PDF หรือประเภทไฟล์อื่นใด คุณสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากข้อมูลของคุณด้วย Dropbox ได้ ซึ่งเป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจที่ดี

คุณจะได้รับคุณลักษณะการจัดเก็บข้อมูลที่ใช้งานง่าย การแบ่งปัน และการทำงานร่วมกันซึ่งเหมาะสำหรับบริษัทใดๆ เลือกแผนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วย Dropbox เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากไฟล์ PDF ของคุณ