Cuando conviertes un documento, una hoja de cálculo o una imagen a PDF no solo ganas en comodidad sino también en flexibilidad. El uso del PDF está bastante extendido porque ofrece lo siguiente:
- Seguridad
- Compatibilidad
- Tamaño de archivo reducido
Aunque lo más sencillo sea convertir archivos con Dropbox (tanto a PDF como a otro formato), en esta guía también te explicaremos cómo convertir archivos o imágenes a PDF con Windows y macOS.
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- Windows, método 1: con la opción "Imprimir en PDF" de Microsoft
- Windows, método 2: con las aplicaciones de Microsoft Office
- macOS, método 1: con Vista Previa
- macOS, método 2: con el menú Archivo
- Cómo convertir un archivo a PDF con Dropbox
- Consejos para trabajar con archivos PDF en Dropbox
Cómo convertir un archivo o una imagen a PDF con Windows
Si usas Windows, puedes probar un par de métodos si no te queda otra. Pero, te lo advertimos, es posible que haya limitaciones respecto a los tipos de archivos que se pueden convertir utilizando estas técnicas.
A continuación, te presentamos dos métodos de Windows bastante sencillos para que los pruebes. No obstante, es posible que las instrucciones cambien en función de la versión de tu sistema operativo.
Método 1: Convertir un archivo o una imagen a PDF con la opción "Imprimir en PDF" en Microsoft
Puedes convertir archivos utilizando la función "Imprimir en PDF" de Windows. En cuanto le coges el truco a este método, no tardas nada en convertir archivos, aunque solo funciona con estos tipos de archivo:
- Archivos de texto
- Archivos de Microsoft Office (como hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint o documentos de Word)
- Fotos (aunque muchos archivos de imagen generados por aplicaciones concretas no son compatibles, como los de Photoshop)
- Archivos XPS (el software propietario de Microsoft equivalente al PDF)
Sigue estos pasos para convertir un archivo a PDF con la opción "Imprimir en PDF" de Windows:
- Busca el archivo en cuestión y ábrelo.
- Pulsa Control + P para abrir el menú de impresión o ve a Archivo y luego selecciona Imprimir en el menú desplegable.
- En Impresora, selecciona la opción Imprimir en PDF.
- Haz clic en Imprimir. No se imprimirá nada físicamente.
- Nombra el archivo nuevo y haz clic en Guardar.
La función Imprimir en PDF es bastante útil, lo cual hace que este método sea rápido y sencillo. Pero solo funciona con los archivos de Windows más conocidos.
Método 2: Convertir un archivo o una imagen a PDF con las aplicaciones de Microsoft Office
También se pueden convertir muchos archivos de Microsoft Office utilizando sus funciones de guardado ya incorporadas. Sin embargo, este método solo funciona si tienes la aplicación en cuestión en tu ordenador, como Word o Excel.
Sigue estos pasos para convertir un archivo a PDF con las aplicaciones de Microsoft Office:
- Abre el archivo que quieras convertir.
- Ve a Archivo y selecciona Guardar como.
- Escoge la ubicación para guardar el archivo nuevo.
- Ponle un nombre al archivo que acabas de convertir.
- Abre el menú desplegable y selecciona el tipo de archivo PDF (*.PDF).
- Haz clic en Guardar.
¡Y ya estaría! Ten en cuenta que este método también sirve para convertir archivos de Microsoft Office a otros formatos, como versiones antiguas de Word o Excel, incluso formatos de "documento abierto" como ODT.
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Cómo convertir un archivo o una imagen a PDF con macOS
A los usuarios de Mac les encantan los PDF por su compatibilidad con otros dispositivos. Ya tengas un documento escrito o un archivo de imagen creado con una aplicación de diseño o fotografía, se puede utilizar macOS para convertirlos a PDF.
Estos son los métodos que puedes utilizar si eres usuario de macOS. Pero, de nuevo, es posible que las instrucciones cambien en función de la versión de tu sistema operativo.
Método 1: Convertir una imagen a PDF con Vista Previa de macOS
Vista Previa es el lector de archivos de imagen o PDF de macOS, así que no te servirá de mucho para convertir un documento. Este método es el más indicado para los siguientes archivos de imagen:
- PNG
- JPEG (o JPG)
- Imágenes en mapa de bits
- Otros archivos de imagen
- PSD y TIFF (los únicos formatos de archivo de imagen gráfica con los que es compatible)
En comparación con hacerlo directamente desde tu almacenamiento en la nube de Dropbox, convertir archivos con Vista Previa no ofrece tanta versatilidad. Pero, si quieres probar este método, sigue los siguientes pasos:
- Selecciona el archivo en cuestión o selecciona varias imágenes mientras dejas pulsada la tecla Comando.
- Abre el Finder y selecciona Archivo en la esquina superior izquierda para abrir el menú desplegable.
- Selecciona Abrir con y haz clic en Vista Previa.
- Cuando se abra Vista Previa, selecciona Archivo de nuevo para abrir otro menú desplegable.
- Haz clic en Exportar como PDF.
- Ponle un nombre al archivo y escoge la ubicación.
- Haz clic en Guardar.
El archivo nuevo te estará esperando en la ubicación que hayas escogido. Vista Previa es una aplicación muy potente de macOS y una herramienta de conversión fácil de utilizar, pero los archivos que se pueden convertir son limitados.
Método 2: Convertir un archivo a PDF con el menú Archivo de macOS
También puedes convertir documentos y otros archivos en macOS utilizando el menú Archivo. Este es el método ideal para los documentos, pero, una vez más, este método solo funciona con ciertos tipos de archivos, entre otros:
- Archivos de texto
- Archivos de Microsoft Office (como hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint o documentos de Word)
- Archivos de aplicaciones equivalentes de Apple (como Numbers, Keynote o Pages)
Sigue estos pasos para convertir un archivo a PDF con el menú Archivo de macOS:
- Abre el archivo con la aplicación que corresponda.
- Haz clic en Archivo en el menú de la esquina superior izquierda.
- Selecciona Imprimir en el menú desplegable.
- Selecciona el desplegable PDF en la parte inferior izquierda del menú Imprimir.
- Haz clic en Guardar como PDF, ponle un nombre al archivo y escoge la ubicación donde lo quieras alojar.
- Haz clic en Guardar.
¡Listo! macOS tiene muchas aplicaciones con las que puedes guardar en PDF. Cuando trabajes con ellas, lo más sencillo es guardar una versión del archivo en PDF para no tener que convertirlo más adelante.
Pero, con Dropbox, puedes convertir todos tus archivos, almacenarlos, organizarlos y hacer copias de seguridad. ¿Y si le das una oportunidad a Dropbox?
Cómo convertir un archivo o una imagen a PDF con Dropbox
Con Dropbox es muy sencillo convertir a PDF numerosos tipos de archivos. Comparado con los métodos de Windows y macOS, convertir archivos con Dropbox es mucho más flexible y fiable.
Sigue estos pasos para convertir un archivo a PDF con Dropbox:
- Iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox.
- Sitúa el cursor sobre el archivo que quieras convertir y haz clic en los tres puntos (…).
- Sitúa el cursor sobre Guardar como… y selecciona PDF.
El PDF aparecerá en la misma ubicación que el archivo original. Puedes consultar la lista completa de los tipos de archivos que se pueden convertir y otros detalles de conversión en la página de asistencia Cómo convertir archivos de Dropbox.
Consejos para trabajar con archivos PDF en Dropbox
A continuación, te dejamos unos consejos útiles para trabajar con archivos PDF en tu cuenta de Dropbox:
- Puedes empezar por utilizar una cuenta Dropbox Basic, que te ofrece 2 GB gratis de almacenamiento.
- Puedes volver a convertir un archivo PDF a su formato original o al que tú quieras. Esto viene especialmente bien si quieres volver a convertir un PDF en un archivo de Word o Excel para editarlo.
- Si quieres firmar tu PDF, puedes utilizar Dropbox Sign. Tienes las instrucciones en Cómo añadir una firma a un archivo PDF.
- Puedes editar archivos PDF al previsualizarlos en dropbox.com. Tienes las instrucciones en Cómo editar archivos PDF en Dropbox.
- Puedes hacer anotaciones en archivos PDF nuevos o ya existentes con tu cuenta de Dropbox. Échales un vistazo a las funciones de anotaciones.
Para sacarle todo el partido a Dropbox y a tus PDF, prueba una cuenta con todas las funciones. Encuentra tu plan ideal y regístrate.
Usa Dropbox para convertir, ordenar y almacenar tus archivos
Independientemente de lo que quieras compartir con tu equipo, ya sea un documento importante como un contrato o una imagen como un póster, Dropbox es una herramienta versátil que te permite trabajar con muchísimos tipos de archivos.
La conversión de archivos a PDF y a otros formatos es el pan de cada día en el ámbito educativo, laboral y personal. Por eso es importante contar con un método rápido y preciso.
Puedes utilizar los métodos para Windows y macOS que te hemos descrito antes, pero, con Dropbox, tienes mucho más que un simple conversor de archivos.