Fem vägar till smidigare arbetsflöden för maximal effektivitet

Många av oss ägnar vår tid åt kringarbete – enligt McKinsey tillbringar kunskapsarbetare nästan 20 procent av sin tid åt att leta efter intern information eller försöka kontakta kollegor som kan hjälpa till med specifika uppgifter.

Med ett smidigare arbetsflöde kan du minska tidsspillet och avsevärt förbättra de operativa processerna. Genom att identifiera och eliminera repetitiva uppgifter och andra problem som bromsar upp arbetet kan du förbättra effektiviteten och produktiviteten.

I den här guiden presenterar vi fem enkla strategier för att effektivisera ditt arbetsflöde – så att du kan sluta lägga tid på onödig komplexitet och istället använda en enklare process som hjälper teamet att få mer gjort.

Vilka är fördelarna med att effektivisera arbetsflöden?

Med hjälp av effektiviseringsprocesser kan du eliminera onödiga steg i din vardag och därmed slippa tidskrävande uppgifter och minska antalet fel. Några andra fördelar:

• Ökad produktivitet
• Ökad effektivitet
• Förbättrad kommunikation
• Färre fördröjningar och missade deadlines
• Konkurrensfördelar
• Förbättrad laganda hos medarbetarna
• Förenklad personalutbildning
• Tydligare ansvarsfördelning

Fem vägar till smidigare arbetsflöden

Här är fem sätt att effektivisera dina arbetsflöden:

1. Identifiera de aktuella processer som bromsar upp arbetet

Exempel på tecken som tyder på att ditt arbetsflöde behöver effektiviseras kan vara fördröjningar och flaskhalsar som hindrar att projekt levereras i tid, mängder av omarbetningar eller onödiga upprepningar av uppgifter samt redundant teknik som skapar nya problem istället för att lösa de befintliga.

När du utvärderar aktuella arbetsflöden bör du tänka på följande:

• Vilka personer, system och verktyg som omfattas
• Uppgifter, steg eller åtgärder som behövs för att uppnå önskat resultat med arbetsflödet
• Den tid det vanligtvis tar att slutföra varje uppgift eller åtgärd
• Vilken information som krävs för att hålla igång arbetsflödet
• Vilken utlösningsmekanism, åtgärd, tidpunkt eller vilket villkor som sätter igång arbetsflödet
• Vilket resultat arbetsflödet är avsett att leda till

När du gör detta till ett samarbetsprojekt kan ni arbeta tillsammans för att identifiera eventuella överflödiga eller ineffektiva element i arbetsflödet.

Med fildelning och samarbetsverktyg i Dropbox kan du enklare samla in information från medlemmarna i ditt team. Med Dropbox är det till exempel möjligt att låta flera användare arbeta på samma fil i realtid, vilket möjliggör ett smidigare samarbete. Denna transparens kan bidra till att identifiera eventuella flaskhalsar – om en teammedlem konsekvent tar längre tid på sig för att slutföra en uppgift kan det indikera ett problem med hens del av arbetsflödet.

För att ta reda på vilka steg i arbetsflödet som tar mest tid och var processen kan förbättras, kan du med Dropbox även visa en detaljerad aktivitetslogg över alla åtgärder som vidtagits på en fil, däribland visningar, nerladdningar och redigeringar.

2. Definiera mål

När det står klart vilka arbetsflöden som behöver effektiviseras kan du börja definiera vad det är du vill åstadkomma med förändringen och hur du planerar att genomföra den.

Även om planerna till en början är mer generaliserade kan du genom att fundera på vilka specifika förbättringar du vill genomföra och varför, snart börja fokusera på just de resultat du vill åstadkomma.

Om ditt team till exempel tenderar att arbeta i sprintar, med rullande månatliga deadlines, kan det vara en bra idé att effektivisera feedbackprocessen så att era projekt inte blockeras mot slutet av månaden. Med projektledningsverktyg som Dropbox Paper kan du skapa en att-göra-lista, tilldela uppgifter till teammedlemmar och ange förfallodatum på några sekunder. När en deadline närmar sig skickar Paper automatiskt ut meddelanden som hjälper dig att hålla koll på projektuppgifterna.

3. Använd mallar och arbetsflödesautomatisering när det är möjligt

Med processautomatisering kan du minska tiden du spenderar på manuella eller repetitiva uppgifter som stjäl mycket av den uppmärksamhet du skulle kunna ägna åt mer produktiva aktiviteter.

Med Dropbox-automatisering kan du konfigurera regler och utlösare som automatiskt organiserar filer i specifika mappar. På så sätt sparar du tid och arbete som annars skulle krävas för manuell sortering och flyttning av filer, och dessutom säkerställer du att dokumenten alltid finns på rätt plats.

Verktyg som Dropbox Dash kan hjälpa dig med att gruppera material från dina filer, appar, webblänkar med mera i en organiserad ”bunt” som du sedan kan dela med ditt team. Dash använder AI för att föreslå nya buntar och organisera filer i projektbaserade samlingar baserat på den senaste aktiviteten.

Med dokumentmallar påskyndas processen för att skapa material – du kan använda mallar för allt från projektspecifikationer till materialkalendrar. Det är ett utmärkt sätt att säkerställa att kvaliteten på arbetet inte påverkas, inte ens i de fall då du tar bort vissa steg från arbetsflödet.

För att förenkla åtkomsten och delningen av processdokumentation erbjuder Dropbox ett säkert och centraliserat lagringsutrymme för dig och dina teammedlemmar. Dropbox kan även integreras med de appar ni redan använder och uppskattar – till exempel Zapier, Gmail och Outlook – så att allt kan samlas på ett ställe.

4. Dela kunskap och insikter

Dokumentera dina processförändringar och efterforskningar så att de enkelt kan kommuniceras till nya och befintliga teammedlemmar. Dokumentationen fungerar som en referenspunkt för alla inblandade och säkerställer att alla är uppdaterade och förstår de nya procedurerna.

Genom att dokumentera arbetsflödet hjälper du också till att påskynda processen för inblandade att vänja sig vid arbetsflödet. När teammedlemmar har åtkomst till klar och koncis dokumentation kan de snabbt anpassa sig till de nya processerna och införliva dem i sitt dagliga arbete. Det leder i slutändan till att göra teamet mer effektivt, eftersom alla arbetar mot samma mål.

Genom att föra anteckningar om arbetsflödesprocessen i Dropbox Paper gör du det även enklare att lära upp nya teammedlemmar. Med hjälp av ett omfattande register kan nya medarbetare snabbt komma igång och förstå hur saker och ting görs i teamet. Det förkortar inlärningstiden för nyanställda och säkerställer att de så snabbt som möjligt kan bidra till teamarbetet.

5. Samla in feedback

Andra medarbetare kan se på dina processer med andra ögon och komma med tips på förbättringar som du själv kanske har missat. Genom att be en teammedlem, en handledare eller en kollega i en liknande position i ett annat team om feedback, kan du få värdefulla insikter och perspektiv som du på egen hand kanske inte har tänkt på.

När du dokumenterar din process i Dropbox Paper och delar dokumentet med dina kollegor innebär det att de kan samarbeta i realtid – på valfri enhet och var de än befinner sig. De kan ge sina synpunkter på ditt förslag till nytt arbetsflöde, med fokus på dess styrkor och potentiella fördelar. Vid behov kan de även peka på områden där arbetsflödet skulle kunna förbättras eller optimeras, och ge förslag på utökningar eller förändringar som kan leda till bättre resultat.

Samarbete med andra i organisationen kan också bidra till att det nya arbetsflödet snabbare accepteras och får det stöd som krävs. Genom att involvera viktiga intressenter i beslutsprocessen och be om deras synpunkter kan du öka sannolikheten för en framgångsrik implementering och att det nya arbetsflödet accepteras.

Tips för smidigare arbetsflöden

Här följer ytterligare några tips för hur du kan göra de befintliga processerna smidigare och därmed uppnå en förbättrad operativ effektivitet:

• Tänk långsiktigt – kommer de förändringar du gör nu fortfarande att vara effektiva när företaget växer och utvecklas?
• Ge utrymme för flexibilitet – saker kan förändras snabbt i affärsvärlden, så det är av högsta vikt att snabbt kunna anpassa sig och genomföra förändringar när behovet uppstår
• Optimera baserat på prioritering – identifiera vilka uppgifter som är väsentliga och vad du kan förenkla eller automatisera
• Dokumentera ändringar och nya processer – för att förhindra missförstånd och säkerställa att alla följer arbetsflödet korrekt
• Genomför tester för att säkerställa att det nya smidigare arbetsflödet fungerar innan det rullas ut helt – så att du kan lösa eventuella problem i ett tidigt skede och se till att processen är så effektiv som möjligt

Smidiga, förenklade arbetsflöden med Dropbox

Dropbox hjälper dig att effektivisera arbetsflöden för försäljning, marknadsföring med mera genom att automatisera processer, förhindra att du växlar mellan appar och frigöra tid som spenderas på att ge feedback om material. Med hjälp av praktiska verktyg som Dropbox Paper kan du lättare dela idéer och material och samla in mer direkt feedback.

Dropbox integreras med appar som du redan använder för att ge dig alla viktiga komponenter i ett smidigt arbetsflöde: effektivitet och snabbhet, tydlighet och enhetlighet samt struktur och standardisering.