Projektledning är en komplex process, men ett av de viktigaste stegen är också ett av de enklaste: skapa ett projektomfattningsdokument. Det här dokumentet ger dig en översikt över ett projekts mål, slutprodukter och deadlines och det är till hjälp för alla som är involverade.
I den här artikeln förklarar vi vad projektomfattning är, varför det är viktigt och hur du skriver ett projektomfattningsdokument som hjälper dig att hantera dina projekt.
Vad är projektomfattning?
En omfattning är den totala tiden och arbetet som behövs för att slutföra ett projekt. För att skapa en måste du definiera projektets budget eller kostnader, mål, slutprodukter, uppgifter och deadlines.
När du vet vad som ingår i projektet bör definieringen av omfattningen vara en samarbetande insats som du och teamet kommit överens om – innan någon börjar arbeta med projektet.
Skapa en projektomfattningsbeskrivning som kan undertecknas och sparas för enkel referens. Detta är ett dokument som fungerar tillsammans med arbetsbeskrivningen för att stödja projektledningen och ställa rimliga förväntningar för intressenter.
Varför är projektomfattning viktigt?
En projektomfattning är viktig av flera olika anledningar. Det hjälper dig att:
- Sätta upp mer rimliga och uppnåeliga projektmål
- Förbättra effektiviteten
- Sätta upp en rimlig budget eller bättre kostnadsuppskattningar för teamet
- Formulera vad som ingår i projektet för viktiga intressenter så att det är enklare för dem att förstå och ha någonting att gå tillbaka till
- Säkerställa att teammedlemmarna är på samma blad och fokuserar på överenskomna mål eller projektresultat
- Förhindra att projektet expanderar bortom den överenskomna omfattningen
- Tillhandahålla en översikt som ansvariga eller projektägare kan använda för schemaläggning och delegering av uppgifter i teamet.
Så här skriver du ett projektomfattningsdokument
Det är inte speciellt svårt att skriva ett projektomfattningsdokument, men det är viktigt att följa några viktiga steg för att säkerställa att dokumentet är omfattande och effektivt.
1. Definiera projektmålen
Varje framgångsrikt projekt har ett övergripande mål – ett ”varför?” och ett ”vad är det?” till arbetet som utförs. Det hjälper även alla att hålla sig fokuserade och inriktade mot ett gemensamt mål.
Genom att definiera vad som ska uppnås under projektets livscykel får du, teamet och intressenter ett viktigt sammanhang. Detta bör vara det första steget i projektplaneringen, eftersom det ger klarhet till senare steg i slutförandet av projektets omfattning.
Utan ett tydligt mål är det lätt hänt att projektet hamnar ur kurs eller att syftet försvinner ur sikte.
2. Få input från teamet
Teamet är din viktigaste resurs och en effektiv kunskapskälla. Det är här relevant erfarenhet finns – de kan tala om hur lång tid en specifik uppgift vanligen tar och hur olika slutprodukter står i relation till varandra. Luta dig mot teamet för:
- Realistiska tidsramar och mål
- Förväntningar på projektet, särskilt gällande feedback från teamet
- Exkluderingar – har en intressent bett om någonting som vanligen faller utom omfattningen för den här typen av projekt?
Med teamets input blir det mycket enklare att sätta upp milstolpar och en rimlig översikt eller tidslinje för projektet.
Verktyg som Dropbox Paper gör det enkelt för projektteamet att samarbeta kring omfattningen för dokument. Teammedlemmar kan lägga till kommentarer för att ställa frågor direkt i Paper-dokumentet, vilket ökar kommunikationen och gruppens förståelse för projektet som ska omfattas.
När teamet arbetar tillsammans i Dropbox hålls allt projektrelaterat material säkert på en central plats.
3. Definiera projektets milstolpar och översikt
Milstolpar ger projektet en tydlig struktur och är ett av de viktigaste delarna av arbetet. De fungerar som kontrollpunkter som hjälper intressenter spåra framstegen och säkerställa att projektet håller tidsplanen.
Intressenter kan se projektomfattningsdokumentet för att få klarhet i när viktiga delar av projektet ska levereras, när möten ska hållas och andra viktiga steg på vägen. Du kan sedan kartlägga detta på en tidslinje eller översikt med tydliga start- och slutdatum för hela projektet och deadlines för specifika uppgifter eller slutprodukter.
En översikt av milstolpar eller deadlines kan hjälpa till att förhindra en krypande omfattning, så kallad ”scope creep” – när projektkrav eller slutprodukter börjar öka med tiden och överskrida den ursprungliga projektomfattningen. Med ett tydligt arbetsflöde och procedur för projektleverans och avslut blir det enklare för projektets intressenter att tidigt identifiera potentiella risker eller problem och göra justeringar av översikten innan saker och ting börjar eskalera.
I ett försök att skynda på projektomfattningsprocessen har Dropbox Paper flera färdiga kostnadsfria mallar för en rad olika projekttyper – från lanseringsplaner och produktöversikter till innehållskalendrar och videoproduktionsplaner.
4. Organisera relevant information
När du har samlat in all information och input från de som ska arbeta med projektet är det dags att sammanfoga allt i projektomfattningsdokumentet.
Viktig information att inkludera:
- Projektets namn och beskrivning
- Deadline
- Ansvarig person eller projektets ägare
- Andra teammedlemmar som arbetar med projektet och deras roller och ansvarsområden
- Projektmålet
- Slutprodukt(er)
- Uppgifter som omfattas
- Uppgifter som inte omfattas
- Begränsningar och saker att beakta
- Befintliga resurser
Bästa praxis för att använda ett projektomfattningsdokument
Förutom att skapa en projektomfattningsbeskrivning kommer här några bästa praxis att följa för att säkerställa att projektomfattningsprocessen är effektiv. Exempel på dessa är:
- Var så specifik som möjligt i projektomfattningens detaljer, vilket inkluderar mätbara åtgärder för att rapportera projektframgångar.
- Definiera viktiga delar som mål och slutprodukter först och jobba sedan bakåt för att justera projektets tidslinje och resurshantering
- Dra lärdomar från tidigare projekt för att få till en så bra projektomfattning som möjligt.
- Gör det så enkelt som möjligt att få inköp från relevanta intressenter genom att tydlig definiera projektets begränsningar, gränser eller exkluderingar samt resultat.
Tydlig och effektiv projektomfattning – varje gång
Dropbox är den perfekta, centraliserade platsen för att lagra, få feedback på och hantera projektfiler. Bygg upp förtroende med intressenter genom att snabbt dela projektuppdateringar och framsteg och hålla dem involverade genom projektets hela livscykel.
Genom att ha allt på ett ställe kan du och teamet effektivisera projektledningen och lägga mer tid på att fokusera på att utveckla och genomföra en gedigen projektstrategi, och mindre tid på att jaga dokument eller oroa er över var projektmaterialet är sparat.
