Huvuduppgiften för personalavdelningen (HR) är att ta hand om människor – men det innebär många dokument. För det behöver du en plan för dokumenthantering, på datorn eller i fysisk form.
Det är inte så spännande att organisera dokument, men du kan automatisera många delar av processen. Med en gedigen plan kan du spara tid på triviala uppgifter och samtidigt vara skyddad rättsligt.
Ska vi lägga upp en strategi ihop?
Vad är HR-dokumenthantering?
HR-dokumenthantering innefattar att hålla reda på företagets alla papper och filer. I det ingår att skapa, arkivera, sortera, spara, hitta (eller radera) HR-dokumenten.
Alla dessa dokumenthanteringsuppgifter bör hanteras på ett sätt som garanterar säkerheten och efterlevnaden för företagets information. Det gäller både om det är ett småföretag och ett stort multinationellt företag.
Varför är HR-dokumenthantering viktigt?
Med effektiv dokumenthantering kan du söka efter, lagra och hantera anställdas filer på ett smidigt sätt. Det är ditt trogna stöd för säker dokumentlagring och revolutionerar HR-processer.
Om dokumenten är korrekta, lätta att hitta och säkra blir det enklare för teamet att veta var de hittar information om sina arbetsrättigheter och -skyldigheter. Nu för tiden är molnbaserade system det främsta sättet att göra detta.
Om du har ett robust HR-dokumenthanteringssystem känner sig de flesta dessutom tryggare i att känslig personlig information förvaras säkert. På så sätt kan det ha en positiv inverkan på det allmänna välbefinnandet.
Varför ska man ha ett HR-dokumenthanteringssystem?
Ett bra system kan ta hand om många uppgifter automatiskt, så att du kan spara tid. Det är som att ha en automatiserad kontorsassistent som hjälper dig med sådant som att
- vara produktivare – med ett dokumenthanteringssystem kan du söka efter de filer du behöver istället för att hoppa runt mellan mappar, appar och flikar
- centralisera och effektivisera – digitala verktyg för HR-dokumenthantering samlar alla filer på ett ställe och gör livet lättare för dig och alla som behöver åtkomst till dem
- spåra och rapportera – du kan automatiskt spåra och rapportera känslig information, vilket säkerställer efterlevnad och hjälper dig att obesvärat uppfylla viktiga regelkrav
- upprätthålla säkerheten – dina data är skyddade med våra säkerhetsfunktioner i världsklass, och vi har även säkerhetskopiering för enheter om det uppstår problem
- dela filer och mappar – du kan enkelt skydda dokument med ett lösenord eller hantera åtkomst med delningskontroller för filer och mappar, vare sig det är internt eller externt
- övervaka djupwebben – när du använder Dropbox som dokumenthanteringssystem håller vi även ett öga på djupwebben för eventuella lösenordsintrång.
Öka effektiviteten, säkerställ efterlevnad och skydda känsliga data på ett enkelt sätt – det är bara några anledningar till varför Dropbox är den ultimata lösningen för HR-dokumenthantering.
Så konfigurerar du ett HR-dokumenthanteringssystem
1. Identifiera de relevanta dokumenten
Medarbetare på andra avdelningar behöver inte se HR-filerna. Och bara för att du arbetar med HR behöver du inte se alla filer i organisationen.
Kartlägg de olika typerna av HR-dokument som används i organisationen, till exempel:
- anställningsdokument, bland annat välkomstpaket och handböcker
- anställningsavtal
- företagspolicyer
- medicinska journaler och uppgifter om funktionsnedsättning
- ledighetsansökningar
- löneregister
- Utbildningsmaterial
- anställningsdokument, till exempel jobbannonser, CV:n från kandidater och anteckningar från intervjuer
- register och material för nyanställda
- filer för utvecklingssamtal
- löneinformation
- information om förmåner.
Detta är bara en övergripande guide. Beroende på bransch kan ditt företag hantera många andra typer av digitala HR-dokument, till exempel säkerhetsprotokoll eller produktutbildningsmaterial.
2. Definiera åtkomstbehoven
Alla på företaget ska inte ha åtkomst till alla HR-dokument. När du hanterar dokumenten kan du ställa följande frågor till dig själv:
- Vem får åtkomst? Alla? Chefer? Endast HR?
- Använder de filen ofta eller bara ibland? När behövs den som mest?
- Hur kommer de åt filen? Vid skrivbordet, på språng eller i mobilen?
- Redigerar de eller tittar de bara?
Kort sagt ska du fundera på vem som behöver vad, när och hur för att hålla dokumenten säkra. Detta steg är viktigt för att se till att endast den åtkomst som krävs tilldelas.
3. Definiera säkerhetskraven
Det här är som steg 1 men med en twist. Efterlevnad är nyckeln här. Fråga dig själv:
- Innehåller denna fil rättsligt skyddad information, som medicinska journaler?
- Måste du behålla filen under en viss period?
När du vet vad som gäller ställer du in regler genom att vidta en eller flera av följande åtgärder:
- Lås filer med lösenord.
- Kontrollera fildelningen noga.
- Följ varje steg med aktivitetsrapporter.
- Validera data och upprätthåll en transparent granskningslogg.
Med tillgodosedda säkerhetsbehov ser du till att dokumenten är skyddade och uppfyller kraven, vilket ger dig sinnesro när du hanterar filerna.
4. Kommunicera strategin med dina kollegor
Du är nästan klar, men tänk på detta: HR-dokumenthanteringssystemet fungerar bara om HR-teamet hjälper till och håller det uppdaterat. Se till att alla är medvetna om sina roller och ansvarsområden.
Användningen blir enklare om allt samlas på ett ställe, och det hjälper till att främja samarbetet. På så sätt effektiviseras dokumentarbetsflödena ännu mer.
Prova att lägga till sammanhang i viktiga dokument med videor eller skärminspelningar.
Bästa praxis för HR-dokumenthantering
Först och främst bör du införa denna mycket effektiva strategi i HR-arbetsflödet.
För det andra är det viktigt att introducera strategin för de anställda så tidigt som möjligt och erbjuda utbildning under onboardingfasen.
Det är dessutom avgörande att implementera automatisk säkerhetskopiering för de viktigaste filerna.
Du kan även ta en titt på HR-dokumenten en gång per år för att se till att planen fungerar som den ska. Det är alltid bra att hålla saker på banan – eller göra små justeringar.
Effektiviserad och säker HR-dokumenthantering
Dropbox kan hjälpa dig om du arbetar inom HR. Nyckeln är att göra det enklare att hantera, lagra och dela dokument samt att ge teamet rätt verktyg för att få dagliga uppgifter gjorda snabbare.
HR-team kan även få insikter och analyser på delade dokument, så att du kan se vem som använder eller tittar på de viktiga filer du delar. Ganska praktiskt.
Det är effektiviserad och säker HR-dokumenthantering på ett enkelt sätt.