Vi skapar ett stort antal filer och dokument i vårt arbetsliv, oavsett avdelning och funktion. När vi väl har skapat dem försvinner dokumenten dock lätt i det enorma ekosystemet av material som finns i företaget. Hur gör vi det då lättare att hitta dem?
Ett dokumenthanteringssystem kan hjälpa er att effektivisera arbetsflöden, öka effektiviteten och produktiviteten och spara värdefull tid för ert team.
I denna artikel förklarar vi vad ett dokumenthanteringssystem är och vilka fördelar ett sådant har – samt ger de bästa tipsen för att hitta rätt lösning för dig.
Vad är dokumenthantering?
Dokumenthantering innefattar att samla in, lagra, arkivera, spåra och hämta ett företags elektroniska dokument. Detta omfattar PDF-filer, ordbehandlingsfiler, videor och skanningar av pappersbaserade filer som kvitton.
Med ett digitalt dokumenthanteringssystem kan du eliminera pappersarbete och göra det enklare att redigera innehåll som PDF-filer, dela filer för e-signaturer och andra viktiga affärsprocesser.
Ett dokumenthanteringssystem (eller ”DMS”) låter dig samla in olika typer av dokument från olika källor, till exempel e-postmeddelanden, onlineformulär och delade digitala filer, och lagra dem på en säker och lättillgänglig plats.
Varför du behöver ett digitalt dokumenthanteringssystem
Ni behöver ett tydligt men heltäckande system för att garantera dokumentsäkerhet och säkerställa att er dokumenthantering är effektiv.
Nu för tiden skapar vi alla en enorm mängd data i våra arbetsliv när vi interagerar med kunder, kollegor och andra intressenter. Ett digitalt dokumenthanteringssystem hjälper till att hålla våra filer och mappar tillgängliga men säkra medan vi fortsätter att skapa, ta emot och dela dem som en del av våra arbetsflöden och projekt.
Vilka är fördelarna med dokumenthanteringssystem?
Ditt företag kan få en rad betydande fördelar genom att implementera ett dokumenthanteringssystem.
1. Teamwork och samarbete
Samarbete i realtid blir mycket enklare när teammedlemmarna vet exakt var de filer och mappar de behöver för sitt arbete finns. Ta farväl av krångliga processer med att dela dokument för att få feedback via mejl eller andra kommunikationsverktyg!
Det gör det enklare att dela material externt med kunder och andra intressenter. Dessutom lägger det till ett extra lager av säkerhet genom att spara dokumentet på en säker plats med begränsad åtkomst endast för specifika personer.
2. Smidig åtkomst
Det är mycket enklare att komma åt ett digitalt dokumenthanteringssystem än ett stationärt, pappersbaserat system som är begränsat till en enda plats. Med ett digitalt system kan du och dina teammedlemmar komma åt dokument var som helst och på alla enheter – särskilt om systemet är baserat i molnet.
Så oavsett om du arbetar hemifrån eller bockar av vissa uppgifter medan du är på resande fot, kan du undvika att förlora pappersarbete genom att säkert komma åt filer som förvaras säkert i molnlagring.
Ett centraliserat utrymme för dina dokument gör det också mycket enklare att hitta filer – inga fler dokument utspridda över olika mappar och undermappar med oundvikliga åtkomstproblem.
3. Bättre säkerhet
Inbyggda säkerhetsfunktioner som Dropbox skicka och spåra gör att du kan ange åtkomstbehörigheter och övervaka när, var och hur dokument har visats, redigerats och delats.
Administratörer kan endast bevilja åtkomst till dokument till de personer som behöver det, vilket skyddar känslig information och stöder regelefterlevnadskrav.
Korrekt dokumenthantering blir också ett lagstadgat krav i många branscher, vilket innebär att ett robust dokumenthanteringssystem kan hjälpa till att visa revisorer att ni följer relevanta lagar och förordningar.
4. Förbättrad effektivitet och produktivitet
Med ett omfattande dokumenthanteringssystem behöver du inte slösa tid på att leta efter filer på olika enheter, appar eller i webbläsarflikar.
Och om du förbättrar detta med intelligenta AI-verktyg som Dropbox Dash, kan du hitta allt du behöver med bara några få klick, oavsett metadata eller filformat – vilket sparar värdefull tid och ansträngning.
Viktiga egenskaper för ett dokumenthanteringssystem
När du väljer dokumenthanteringsprogramvara för ett nytt system finns det flera viktiga funktioner att hålla koll på, bland annat:
versionskontroll och granskningslogg – se hur ett aktuellt dokument uppstod och hur det skiljer sig från tidigare versioner
säkerhet och åtkomstkontroll – detta innefattar filkryptering och möjligheten att lösenordsskydda viktiga dokument
automatisering av arbetsflöden – påskynda tidskrävande uppgifter, som att skapa och hantera mappar
Samarbete–lagra dokument på en central plats för att göra det enkelt för dina kollegor att arbeta med filer samtidigt
enkel sökning och hämtning av filer – välj ett verktyg med en smidig användarupplevelse som hjälper dig att hitta rätt dokument när du behöver det.
Ditt valda system bör också passa sömlöst in i ert dokumenthanteringsarbetsflöde – så att du och ditt team kan fortsätta skapa, dela och hantera era dokument utan problem.
Ett enhetligt och centraliserat dokumenthanteringssystem
Dropbox är den perfekta, centraliserade platsen för att lagra, samarbeta kring, få feedback på och hantera projektfiler. Med Dropbox kan du enkelt skapa, redigera och dela dokument med teammedlemmar. Du har dessutom åtkomst till dokumenten var och när som helst.
