Vi skapar ett stort antal filer och dokument i vårt arbetsliv, oavsett avdelning och funktion. När vi väl har skapat dem försvinner dokumenten dock lätt i det enorma ekosystemet av material som finns i företaget. Hur gör vi det då lättare att hitta dem?
Ett dokumenthanteringssystem kan hjälpa dig att effektivisera arbetsflöden, öka effektiviteten och produktiviteten samt spara värdefull tid åt teamet.
I denna artikel förklarar vi vad ett dokumenthanteringssystem är och vilka fördelar ett sådant har – samt ger de bästa tipsen för att hitta rätt lösning för dig.
Vad är dokumenthantering?
Dokumenthantering innefattar att samla in, lagra, arkivera, spåra och hämta ett företags elektroniska dokument. Detta omfattar PDF-filer, ordbehandlingsfiler, videor och skanningar av pappersbaserade filer som kvitton.
Med ett digitalt dokumenthanteringssystem kan du eliminera pappersarbetet och göra det enklare att redigera material som PDF-filer, dela filer för e-signaturer och utföra andra viktiga affärsprocesser.
Ett dokumenthanteringssystem gör att du kan samla in olika typer av dokument från olika källor, till exempel mejl, onlineformulär och delade digitala filer – och lagra dem på en säker och lättillgänglig plats.
Därför behöver du ett digitalt dokumenthanteringssystem
Du behöver ett tydligt men omfattande system för att garantera dokumentsäkerheten och säkerställa att dokumenthanteringen är effektiv.
Nu för tiden innefattar våra arbetsliv att skapa en enorm mängd data när vi interagerar med kunder, kollegor och andra intressenter. Med ett digitalt dokumenthanteringssystem kan du hålla filer och mappar både tillgängliga och säkra och samtidigt fortsätta att skapa, ta emot och dela dem som en del av olika arbetsflöden och projekt.
Vilka är fördelarna med dokumenthanteringssystem?
Ditt företag kan få en rad betydande fördelar genom att implementera ett dokumenthanteringssystem.
1. Teamwork och samarbete
Samarbete i realtid blir mycket enklare när teammedlemmarna vet exakt var de filer och mappar de behöver för sitt arbete finns. Ta farväl av krångliga processer med att dela dokument för att få feedback via mejl eller andra kommunikationsverktyg!
Det gör det enklare att dela material externt med kunder och andra intressenter. Dessutom lägger det till ett extra lager av säkerhet genom att spara dokumentet på en säker plats med begränsad åtkomst endast för specifika personer.
2. Smidig åtkomst
Det är mycket enklare att komma åt ett digitalt dokumenthanteringssystem än ett stationärt, pappersbaserat system som är begränsat till en enda plats. Med ett digitalt system kan du och dina teammedlemmar komma åt dokument var som helst och på alla enheter – särskilt om systemet är baserat i molnet.
Du kan undvika att bli av med viktiga papper genom att säkert komma åt filerna som lagras tryggt i molnlagringen – oavsett om du arbetar hemifrån eller slutför några uppgifter i farten.
Med ett centraliserat utrymme för alla dokument blir det också mycket enklare att hitta filer. Du slipper dokument som är utspridda i olika mappar och undermappar med oundvikliga åtkomstproblem.
3. Bättre säkerhet
Inbyggda säkerhetsfunktioner som Dropbox skicka och spåra gör att du kan ange åtkomstbehörigheter och övervaka när, var och hur dokument har visats, redigerats och delats.
Administratörer kan ge dokumentåtkomst till endast de personer som behöver det, vilket skyddar känslig information och stöder efterlevnadskraven.
Korrekt registerhantering håller också på att bli en rättslig skyldighet i många branscher. Därför kan ett robust dokumenthanteringssystem bidra till att visa revisorer att du följer relevanta lagar och förordningar.
4. Förbättrad effektivitet och produktivitet
Med ett omfattande dokumenthanteringssystem behöver du inte slösa tid på att leta efter filer på olika enheter, appar eller i webbläsarflikar.
Om du dessutom förbättrar detta med intelligenta AI-verktyg som Dropbox Dash hittar du allt du behöver med bara några klick, oavsett metadata eller filformat. Det sparar värdefull tid och ansträngning.
Viktiga egenskaper för ett dokumenthanteringssystem
När du väljer dokumenthanteringsprogramvara för ett nytt system finns det flera viktiga funktioner att hålla koll på, bland annat:
- versionskontroll och granskningslogg – se hur ett aktuellt dokument uppstod och hur det skiljer sig från tidigare versioner
- säkerhet och åtkomstkontroll – detta innefattar filkryptering och möjligheten att lösenordsskydda viktiga dokument
- automatisering av arbetsflöden – påskynda tidskrävande uppgifter, som att skapa och hantera mappar
- samarbete – lagra dokument på en centraliserad plats för att underlätta för kollegorna att arbeta med filer samtidigt
- enkel sökning och hämtning av filer – välj ett verktyg med en smidig användarupplevelse som hjälper dig att hitta rätt dokument när du behöver det.
Det system du väljer bör också passa in i arbetsflödet för dokumenthantering på ett smidigt sätt. På så sätt kan du och teamet fortsätta att skapa, dela och hantera dokument utan problem.
Ett enhetligt och centraliserat dokumenthanteringssystem
Dropbox är den perfekta, centraliserade platsen för att lagra, samarbeta kring, få feedback på och hantera projektfiler. Med Dropbox kan du enkelt skapa, redigera och dela dokument med teammedlemmar. Du har dessutom åtkomst till dokumenten var och när som helst.