Vad är det som gör ett möte effektivt?
Alla har upplevt det: ett riktigt dåligt möte. Kanske ett affärsmöte där ingenting bestäms, allt flyttas till nästa möte och alla går därifrån med känslan av att ha slösat bort sin tid. En grupp människor som samlats i ett rum för att lite löst diskutera olika punkter de kommer att tänka på är själva definitionen av ett dåligt möte. Om du vill kunna genomföra ett framgångsrikt möte krävs viss framsynthet, och om möten är viktiga i din roll tjänar hela teamet på att ni ser till att de genomförs på bästa sätt.
Styrelsemöten sker nuförtiden ofta kvartalsvis snarare än varje vecka. Många företag förlitar sig numera på improviserade ”snabbmöten”. Men det är inte bara att dåliga möten är tråkiga upplevelser för alla inblandade. De är också dyra. Dålig kommunikationseffektivitet kan faktiskt kosta upp till 10 000 dollar per anställd . Att genomföra effektiva möten är inte bara nödvändigt för att du inte ska bli galen, det är också ekonomiskt fördelaktigt för alla företag – stora som små.
Smart mötesledning börjar långt innan det faktiska mötet börjar och fortsätter långt efter det att det har avslutats. Här är några viktiga saker att tänka på om du vill genomföra ett framgångsrikt möte med en anställd, kund eller hela företagsteamet.
Bestäm syftet med mötet
Många dåliga möten har slutat med att alla deltagare är överens om att de kunde ha lagt mötestiden på att faktiskt göra de saker som diskuterades. Var noga med att tydligt definiera syftet med mötet innan du lägger in det i kalendern. Ett av de bästa sätten att göra detta på är att skapa en väl genomtänkt dagordning .
Bestäm när mötet ska börja
Meddela inte plötsligt en mötestid samma dag eller ens dagen innan. Ju mer framförhållning du har, desto bättre är dina chanser till ett framgångsrikt möte. Se inte mötet som en sätt att visa pondus och använda din makt för att få teamet att pausa viktigare arbete. Uppgiftshanteringsfunktionerna i Dropbox Paper ger en tydlig bild av allas arbetsbelastning, så att du kan se om det datum du valt för mötet är bra eller om det finns risk att teamet har massor av annat brådskande arbete att tänka på. På liknande vis kan tidshanteringsverktyg som detta låta dig se om ett projekt har stött på problem och om ni behöver samlas i ett möte för att hantera dem. Om teamet finns över hela landet eller till och med hela världen måste du också hitta en tid som fungerar för alla i oavsett tidszon. Om du inte hittar en tidslucka som fungerar för alla ska du fundera på om ett möte är absolut nödvändigt. Istället kan du använda verktyg som Dropbox Capture för att skicka videomeddelanden eller inspelningar i vilka du presenterar ditt arbete. Distanskolleger kan sedan titta på din presentation vid ett tillfälle som passar.
Bjud in relevanta mötesdeltagare
Se till att rätt personer läggs till i inbjudan. Bjud inte in hela teamet om du vet att vissa medlemmar har mer brådskande uppgifter eller kanske inte är särskilt involverade i det specifika projektet. Avstå på liknande vis inte från att bjuda in nyanställda medarbetare eller praktikanter som kan erbjuda nya perspektiv. Och med Zoom- och Slack-appintegreringar i Dropbox för team finns det inte någon anledning att exkludera kollegor som befinner sig långt borta. Tänk på bästa praxis för distansmöten för att engagera alla kollegor. Du kan leda mötet, föra protokoll och skicka uppföljning till alla teammedlemmar på eller utanför kontoret utan att behöva växla mellan verktyg. Mötesdeltagare bör som namnet antyder vara där för att delta, så se till att bjuda in de människor som kommer att påverkas direkt av det ni ska diskutera. Lyckade möten är trots allt nyckeln till ett mer effektivt samarbete i teamet.
Dela information, räkna inte bara med inspel
Om du behöver brainstorma fram nya idéer i ett projekt ska du inte bara samla teammedlemmarna i ett mötesrum och räkna med att de löser uppgiften direkt. När du planerar möten – i synnerhet för brainstorming – ska du samla inspiration och först skriva ner dina egna idéer. Ge sedan dina deltagare lite framförhållning så att de kan komma väl förberedda till mötet. Om du planerar uppgifter eller mål ska du be kollegerna använda SMART-principerna för att anpassa målen i förväg. Om du vill att de ska kunna tillföra något ska du se till att skapa ett redigerbart dokument i Paper som mötesdeltagarna kan läsa före mötet – och där de till och med kan lägga till egna idéer.
Gör det möjligt att fatta beslut
Effektiva möten bör presenteras som man gör med uppgifter generellt: börja med ett syfte och sluta med en lösning, eller åtminstone avtalade steg för att nå dit. Om mötet handlar om att hantera ett problem ska alla närvarande få möjlighet att säga hur de vill ta itu med problemet. Använd sedan mötestiden för att lösa problemet som ett team. Låt inte ett möte avslutas utan att alla deltagare förstår handlingsplanen, med tilldelade förfallodatum inklusive vilken person som ska slutföra en specifik uppgift och när.
Så genomför du ett möte
Effektiva möten behöver inte alltid äga rum i ett fysiskt mötesrum. Om vissa teammedlemmar arbetar på distans är detta inte alltid möjligt. Ett bra möte ska aldrig vara beroende av var det genomförs – Zoom eller Google Hangouts är jättebra lösningar.
Det finns ingen anledning att en enda person för protokoll om alla i mötet kan anteckna i ett samarbetsdokument i realtid. Förvisso kanske detta kan leda till ”för många kockar”, men samtidigt uppmuntrar det också alla att verkligen delta i mötet. Det betyder också att om du har teammedlemmar som arbetar på distans och ansluter till mötet i efterhand på grund av knöliga tidszoner eller bara dålig anslutning, måste de inte vänta till efter mötet för att få reda på vad de har missat – de kan se det direkt i livedokumentet. Och för den som är introvert blir mötesanteckningar som görs på detta sätt också mer effektiva och behagliga. Du kan redigera och notera viktiga synpunkter ur allas perspektiv och senare inkludera allt i ett uppföljningsmejl.
Uppföljningsmejl bör alltid skickas ut, för hur koncentrerad du än varit är det inte troligt att du kommer ihåg allt som nämnts i ett möte även om du antecknat. Ett uppföljningsmejl som mötesarrangören skickar ut hjälper deltagarna att komma ihåg och prioritera viktiga diskussionsämnen. Ett riktigt framgångsrikt möte är ett där alla tydligt kan komma ihåg vad som avhandlats. Om din dag är fylld med möten och anteckningar kan du tjäna mycket på att använda ett effektivt format i form av en mötesprotokollmall .
Mötestyp
Alla möten är inte lika viktiga. Din punkt på dagordningen kanske är något som helt enkelt kan hanteras mellan dig, ekonomichefen och en whiteboard – eller en praktisk dokumentskannerapp för alla fakturorna. Ett möte kan vara så enkelt som att prata med en frilansare via Slack så att hen vet att du alltid är tillgänglig om de behöver hjälp. Eller kanske snacka ihop sig med en kollega över lunchen. I slutändan är möten bara en metod för att hålla kommunikationen vid liv. Ignorera inte ett problem bara för att det inte har diskuterats på ett officiellt möte, och se till att följa upp på rätt sätt även om antalet mötesdeltagare bara var två. Kom ihåg: alla möten räknas, hur små de än är.
Skapa incitament för mötet
Om ditt möte till exempel gäller kontorsnyheter eller presentationen av en nya teammedlem kan det här för vissa ses som oviktigt. Men när det gäller teambuilding är möten som dessa viktiga för den övergripande företagskulturen. Ge teammedlemmarna anledning att delta med frestande incitament som god mat, så att det produktiva mötet sker i form av en lunch med kollegerna. Eller så kan du antyda att du kommer att avslöja något spännande, även om det bara är var julfesten ska äga rum.
Alla kan vara mötesarrangörer
Det finns en föråldrad idé om att mötesarrangemang bara kan göras av ”höjdare” med rätt att kalla teamet till ett möte. Men kommunikationen går åt båda håll. Om du tycker att ett möte är motiverat är det bara att arrangera det. Tänk bara på att det är du som ansvarar för att det blir ett effektivt möte och inte slöseri med allas tid.
Möten är till för att alla både ska kunna dela idéer och lyfta fram problem och få dem behandlade. Låt oss säga att det finns en fråga som inte ens det bästa verktyget för uppgiftshantering klarar av. Detta är ett bra tillfälle att flagga problemet personligen med teamet. Möten handlar om att ge alla en röst, oavsett roll eller plats. Och med effektiva digitala verktyg till ditt förfogande kan du göra varje möte supersmidigt.
