Så arbetar du hemifrån på ett effektivt sätt
Efterhand som det moderna kontoret och arbetet blir mer digitaliserat blir tanken på att arbeta hemifrån allt mer populär bland personal över hela världen. Enligt Global Workplace Analytics arbetar 5 miljoner människor hemifrån åtminstone femtio procent av tiden, bara i USA. Många väljer att arbeta hemifrån, men att plötsligt tvingas gå över till arbete hemifrån kan kännas skrämmande eller till och med störa arbetet. Om du förbereder dig inför att bygga upp ett hemmakontor och bli distansarbetare inom kort är det viktigt att du kommer igång på rätt sätt.
På pappret kan fördelarna med att arbeta hemifrån låta som en dröm. Du slipper pendlingen, kan jobba i pyjamas och äta lunch när du vill. Folk med mycket erfarenhet av distansarbete vet dock att verkligheten är långt ifrån så avslappnande och dekadent. Det kan vara riktigt kämpigt att hitta samma arbetsrytm hemma som på kontoret. Du kanske inte ens har något riktigt skrivbord hemma, eller så blir du distraherad av husdjur, familjemedlemmar – och tvätten! Det kan också vara väldigt svårt att koppla bort jobbet när man arbetar hemifrån. Det beror på att arbetet hemifrån påverkar ditt liv på ett psykologiskt plan när hemmet blir helt integrerat i arbetet. Med rätt vanor kan du emellertid se till att du presterar maximalt när du arbetar, samtidigt som du håller ditt privatliv separerat.
Skapa arbetsytor och arbetsfria ytor
Först och främst behövs rätt arbetsyta. Det kan låta härligt att ligga i sängen och jobba på en bärbar dator, men fel arbetsmiljö kan verkligen påverka ditt fokus negativt. Skapa ett specifikt utrymme i huset som blir ditt dedikerade kontorsutrymme, där du verkligen kan fokusera eller arbeta hårt. Detta kan vara något så enkelt som ett hörn av sovrummet eller till och med en plats vid ditt köksbord som du vanligtvis inte sitter vid. Vad du än väljer bör detta vara en plats som du vanligtvis inte använder när du är hemma, så att du psykologiskt kan koppla ytan till en arbetsmentalitet snarare än bara avkopplande hemmatid. Detta kan vara till stor hjälp när du vill sitta ner och komma in i zonen och också när du ska lägga arbetet åt sidan vid slutet av dagen.
Se till att du är utrustad
Utrustningen kan vara en något man inte tänker på förrän man plötsligt halvligger i soffan med bara en bärbar dator och massor av flikar eller dokument öppna på skärmen. När du arbetar hemifrån behöver du en teknisk installation som gör att du kan arbeta på samma vis som när du är på kontoret. Vare sig det handlar om en extra skärm, separat mus och tangentbord eller bara ett ordentligt skrivbord är det viktigt att ha rätt verktyg. Om du ska arbeta hemifrån regelbundet är det i din arbetsgivares intresse att du är redo för detta.
Kontrollera din arbetsgivares policy för utrusning vid arbete hemifrån och se till att du har allt du behöver. Behoven varierar beroende på arbetsuppgifterna, men det kan vara värt att kontrollera om något av följande kommer att behövas i ditt dagliga arbete, och om det finns tillgängligt hemma:
- Bildskärm
- Mus
- Tangentbord
- Skärmkablar/adaptrar
- Sekretesskärm
- Hörlurar
- Stativ för bärbar dator
- Laddare
- Ergonomisk stol
Tänk på att en bra internetuppkoppling och tillgång till rätt filer också ingår här. Om du av någon anledning inte kan komma åt ditt företags nätverk hemifrån måste du fortfarande kunna arbeta. Med filer som lagras i Dropbox kan du enkelt arbeta på distans offline eftersom du kan välja vilka filer som ska lagras lokalt och vilka som ska lagras i molnet. När du går offline är dina filer redo för dig, och de synkroniseras också med onlineversionerna så fort du är ansluten igen. Du behöver inte oroa dig för svajigt internet, även om detta också betyder att det finns en mindre ursäkt att sluta tidigare.
Håll dig till ett jobbschema
När du har fått till ett bra hemmakontor är det dags att börja arbeta. Ett vanligt misstag när man börjar arbeta hemifrån är att byta pendlingstiden mot extra sömn. Saken är den att det kan vara ganska jobbigt rulla ur sängen och rakt in i jobbet. För att få en bra start ska du se till att du gör dig redo precis som om du vore på väg in på kontoret – även om klädseln kanske är mer avslappnad. När du skapar ritualer för att komma i och ur arbetsfokuset gör du dig mentalt redo, på samma sätt vis som pendlingen skulle förberett dig inför den kommande arbetsdagen. Om planerar din morgon på ett bra sätt hinner du med lite kvalitetstid för dig själv till exempel i form av en promenad med kaffet (eller hunden) innan du slår dig ner för att ta itu med din arbetsdag i din arbetsyta.
Ta paus
När du är inne i ett bra flöde bör du också se till att ta pauser. Vanliga dagar på kontoret är fyllda med välbehövliga promenader till fikarummet, snabbmöten med kollegor vid deras skrivbord och andra avslappnande distraktioner. Du kommer säkert att gå till köket för kaffe och snacks också när du jobbar hemma, men det är lätt att falla in i ett mönster där du jobbar oavbrutet. Även om ditt fokus kanske blir bättre när du arbetar hemifrån utan andra i närheten, behöver du fortfarande tid för att ta pauser och koppla av – och du ska inte hoppa över dessa pauser.
Avsluta arbetsdagen
Avgörande för ett fungerande arbete hemifrån är din förmåga att kunna avsluta arbetet vid dagens slut. Även om man kan föreställa sig att arbete hemifrån leder till mer fritid på bekostnad av arbetet, kan det ofta bli tvärtom. När du väl kommit igång med effektivt arbete hemifrån måste du också se till att du kan avsluta jobbet på ett bra sätt varje dag. Bestäm dig för en tid då arbetsdagen är slut, precis som på kontoret. Det är samma som när du börjar dagen: du behöver en ritual som hjälper dig att varva ner och komma ur ”arbetsläget”. Lätt träning eller läsning är vanliga metoder som hjälper dig att varva ner men se till att hitta något som fungerar för dig. Detta är jätteviktigt, inte bara för att kunna slappna av och återhämta sig innan nästa arbetsdag, utan också för att du ska kunna njuta av ett hälsosamt, personligt liv som är helt avskilt från jobbet.
Så håller du kontakten med ditt team på distans
Även om du och hela ditt team arbetar hemifrån är det viktigt att ni är lika uppkopplade och kommunikativa som om ni vore på kontoret. Många är redan vana vid kolleger som arbetar hemifrån eller befinner sig på andra kontor långt bort, och är därför medvetna om hur viktig bra kommunikation är för distansteamet. För andra kan det emellertid bli ensamt att arbeta hemifrån. När nyhetens behag över att inte behöva ta sig till kontoret börjat avta kan detta ofta innebära att du tillbringar mycket tid själv – eller delar arbetsyta med familjen. Det är viktigt att du fortsätter söka innovativa sätt att kommunicera med teamet på ett sätt som är effektivt men samtidigt också passar dina specifika omständigheter.
Använd delade verktyg för att arbeta tillsammans
Det bästa sättet att arbeta nära dina kollegor – när ni är ifrån varandra – är att använda digitala verktyg. Genom att arbeta i delade smarta arbetsytor kan alla i teamet arbeta tillsammans direkt och samtidigt hålla sig uppdaterade med projektutvecklingen. I Dropbox Paper kan du dela dokument med teamet och ni kan arbeta tillsammans online utan att behöva mejla eller slå samman filer. Om något behöver göras kan du enkelt tagga en av dina teammedlemmar på det aktuella stället i dokumentet för att uppmärksamma hen. Det är ett enklare och mer effektivt sätt att hålla kontakten och samarbeta bättre med teamet – både på och utanför kontoret.Du kan också använda Dropbox Capture för att dela arbete via videomeddelanden – ett bra sätt att minska möten och mejl.
Förvandla möten till videokonferenser
När du arbetar hemifrån kommer du garanterat slippa många onödiga möten, men distansarbetet kan också göra de viktiga mötena mer utmanande. Vissa samtal har historiskt sett varit bättre att genomföra ansikte mot ansikte än över telefon, och det kan också finnas subtila interaktioner och nyanser som försvinner när du arbetar hemifrån. Videokonferenser kan dock bidra till att hantera dessa utmaningar. Vare sig det handlar om ett stormöte med hela företaget eller en mindre projektuppdatering med en kollega blir mötet mer effektivt med videolösningar som ger dig en bild- och ljudkoppling till teamet. Med appar som Zoom integrerade i Dropbox är det enkelt att konfigurera videokonferenser eller använda dem som en vanlig del i vardagens arbete. Om någon snabbt vill diskutera något i ett dokument kan du begära och starta ett Zoom-samtal direkt från Dropbox.
Använd gemensamma chattkanaler
Vi vet alla att teknik kan göra det naturligt för medlemmar i teamet eller organisationen att hålla sig på sin egen kant – vare sig de befinner sig på kontoret eller inte. Ett sätt att uppmuntra och förbättra kommunikationen är att använda meddelandeprogram för företag, som Slack. Förvisso kan sådana lösningar öka stressen när det gäller kommunikationen mellan enskilda teammedlemmar, men de öppnar också upp nya möjligheter att kommunicera och umgås mellan kolleger. Med Slack för Dropbox kan du skapa unika kanaler med teammedlemmar, hela kontoret eller after work-gänget – det är upp till dig.
Säg mer, inte mindre
När du inte ständigt stöter på kolleger i korridoren eller vid lunchen försvinner plötsligt mycket av den värdefulla sociala interaktionen. Det bästa sättet att ersätta bristen på fysisk kommunikation på kontoret är att helt enkelt kommunicera mer online. Ansträng dig för att planera in småmöten med kollegerna för att prata genom aktuella projekt, kanske med hjälp av verktyg som Slack och Zoom. Och kom ihåg att det inte alltid behöver handla om arbetet – var inte rädd för att kontakta kollegerna online på samma sätt som du skulle stannat till vid någons skrivbord på kontoret. De flesta meddelandeprogram för företag har emojis och GIF-möjligheter som gör konversationerna lite roligare. I Dropbox kan du till och med använda emojis i dina dokument så att kommunikationen kan bli varmare och mer personlig.
Glädjen i att arbeta hemifrån
Även om det till en början kan verka skrämmande, finns det en anledning till varför så många människor väljer att arbeta hemifrån redan i dag. Man slipper pendla, schemat är flexibelt och du kan njuta av friheten att vara i ditt eget hem, med mer tid för dig själv och dina nära och kära. Och bäst av allt? Med rätt strategi och verktyg är det inte svårt att förstå vad som gör arbetet hemifrån så attraktivt för många distansarbetare. Med en bra arbetsmiljö i hemmet och stark onlinekommunikation med kollegorna kan övergången till att arbeta hemifrån vara enkel och trevlig – och leda till en lösning du vill behålla.
