Betydelsen av samarbetsprogramvara
Flytande och fokuserat samarbete är viktigt på alla arbetsplatser, och distansarbete bör inte ses som ett hinder för framgångsrikt samarbete. Att ha rätt verktyg till hands för att underlätta och uppmuntra värdefullt samarbete är lika viktigt som att ha starka kommunikationsförmågor.
Dropbox erbjuder ett antal innovativa och intuitiva funktioner som sätter samarbetet i framkant för framgångsrikt arbete. Teamsamarbetsverktygen som beskrivs nedan är utformade för att göra det lättare för team att arbeta tillsammans på distans, och är lika användbara för team som delar ett fysiskt utrymme.
Med alla filer, data och verktyg du behöver på ett och samma ställe blir det enklare att hålla teammedlemmar och intressenter på banan.
Dropbox: din ultimata samarbetsplattform
Dropbox kan omvandla mappar till mångsidiga, samarbetsanpassade arbetsytor där du kan lägga till beskrivningar, kommentarer, att-göra-listor och mycket annat, direkt till en Dropbox-mapp och filerna som finns i den.
Dropbox har byggts med maskinintelligens och är utformat för att hjälpa team att maximera samarbetspotentialen genom att erbjuda allt du behöver för att arbeta effektivt från ett centralt utrymme.
Funktioner som bildsökning, förhandsgranskning av filer, Dropbox Paper-integreringar och teamhöjdpunkter gör det lättare än någonsin för team att hålla sig organiserade och fokuserade på de aktuella uppgifterna. Med en användarvänlig kalenderintegrering kan du länka innehåll från Dropbox direkt till evenemang och möten, vilket gör mötena mer produktiva än någonsin förr.
Med Dropbox kan du se till att medlemmarna i ditt team enkelt kan se relevanta filer, mål, datum och milstolpar i ett och samma utrymme.
Dropbox Paper: verktyg för onlinesamarbete från början till slut
Flexibiliteten hos Dropbox Paper kan vägleda ditt team genom varje steg i samarbetsprocessen och erbjuder mallar och verktyg som hanterar de många utmaningarna för onlinesamarbetet. Låt oss gå igenom varje steg i processen och se hur Dropbox Paper kan användas för att stärka arbetet i teamet:
Planering
I ett projekts planeringsstadier vill du vara säker på att alla är på banan och att alla har tillgång till all nödvändig information.
Ansvar och kommunikation är viktiga komponenter i samarbetet, och när du börjar tillämpa en strategi för din process bör du dra nytta av verktyg som hjälper dig att strukturera dina idéer på ett organiserat och lätthanterligt sätt.
Delade kalendrar, att-göra-listor, interaktiva informationsmöten och mötesagendor är alla exempel på verktyg som säkerställer att teamet håller sig till sina mål och förväntningar, och Dropbox Paper erbjuder mångsidiga mallar för vart och ett av dessa verktyg för samordnad uppgiftshantering.
När du använder samarbetsverktygen i Dropbox Paper säkerställer du att varje medlem i teamet är har fullständig kontroll på både teamets mål och de individuella ansvarsområdena, och vet exakt vart de ska ta vägen vid problem eller oklarheter.
Produktion
Om du har flera teammedlemmar som arbetar i samma projekt vill du vara säker på att de kan arbeta smidigt i samma fil samtidigt. Detta innebär att de ska slippa skicka dokument mellan varandra eller behöva vänta på att en teammedlem ska vara klar innan nästa kan börja.
Med Dropbox Paper kan ditt team arbeta tillsammans i realtid. Hela teamet kan arbeta i samma dokument var som helst i världen, utan förseningar.
Istället för att fylla dina mappar med ett oändligt antal olika filversioner kan du spåra filhistoriken för ett enda dokument. Du behöver inte spara och dela nya kopior om och om igen eftersom varje teammedlem kan lägga till sitt arbete själv. Detta ger en mindre rörig arbetsyta och ett mer organiserat och effektivt samarbete.
Feedback
Feedback är ett oerhört viktigt steg i samarbetsprocessen, men feedbacken kan vara svår att ta till sig om den inte görs på rätt sätt. När det gäller ett projekts eller ett arbetes granskningsstadier är det viktigt att kommunicera tydligt och direkt, och realtidsfunktionerna för feedback i Dropbox Paper gör detta enkelt.
Du ska inte behöva gräva igenom stökiga e-posttrådar för att hitta informationen du söker. Med anteckningar i Dropbox kan du se feedback bredvid det relevanta arbetet och tagga teammedlemmar direkt så att ingenting någonsin missas eller missförstås.
Om du till exempel ger feedback på en specifik mening i ett dokument kan du kommentera den meningen direkt, så att dina anteckningar enkelt kan länkas till de specifika områdena du markerar.
Feedback måste inte vara negativ och svårsmält – den kan lika gärna vara produktiv, konstruktiv och lyfta teamets styrkor, inte sänka dem. Ett bra feedbacksystem hjälper teamsamarbetet eftersom det skapar en mer öppen, ärlig och produktiv miljö för teamet.
Om du vill lägga till lite lekfull energi i processen kan du testa att använda emojis i Dropbox Paper för att visuellt kommunicera feedback på ett kortfattat, informellt sätt.
Leverans
Du behöver en dokumenthanteringsplattform som håller ditt arbete skyddat, gör det lättare för teamet att bibehålla fokus och produktivitet, och också låter dig dela ditt arbete på ett säkert sätt när det är dags för leverans. Med molnlagring ger du teamet, klienterna och kunderna tillgång till arbetsfiler var de än är, vilket skapar en mer flexibel arbetsflödeshantering.
Ju snyggare din arbetsyta är – vare sig den är virtuell eller fysisk – desto bättre kan ditt team samarbeta. Du behöver inte slösa tid på att bläddra igenom allas mappar på jakt efter rätt fil, och du behöver inte förlita dig på att en specifik person tillhandahållar alla viktiga data. Med Dropbox kan du dela filer med ett knapptryck och ange dina egna behörigheter för att definiera vem som ska kunna göra vad med ett dokument du delar.
Detta betyder att Dropbox Paper inte bara är en perfekt lösning för produktionssamarbetet, utan den kan också ledsaga dig genom hela processen, från strategi till leverans och allt däremellan.
De bästa samarbetsverktygen att integrera med Dropbox
När du integrerar Dropbox med annan programvara för teamsamarbete kan du på allvar utforska den verkliga kraften i teamarbetet.
Få ut mer av Zoom
Zoom, numera ett välkänt varumärke, är ett basverktyg på den moderna arbetsplatsen som möjliggör ett distanssamarbete ansikte mot ansikte. Zoom kan integreras med Dropbox, vilket möjliggör ännu mer effektiv kommunikation bland olika team.
Och när du integrerar Dropbox med Zoom blir dina möten ännu mer produktiva. Du kommer att kunna samarbeta i realtid genom att starta eller gå med i Zoom-samtal direkt från Dropbox-filer, så att du kan behålla arbetet framför dig utan att behöva växla mellan plattformar.
Mötesinspelningar och till och med transkriberingar kan automatiskt kopieras från Zoom till Dropbox, och du kan enkelt se vilka filer som delades från Dropbox under mötet.
Om du integrerar Zoom med Dropbox kan ditt team få ut maximalt av videokonferensen genom att snabbt och enkelt få tillgång till allt viktigt arbete i ett enhetligt utrymme.
Trello
Trello använder Kanban-tavlor som visuella projekthanteringsverktyg, så att du kan ordna ”kort” i anpassningsbara kolumner. I ett Trello-kort kan du lägga till bilder, bilagor, titlar, kommentarer och beskrivningar, och dessutom tagga specifika användare, ange deadlines och aviseringar, färgkoda och mycket annat.
När lösningen integreras med Dropbox kan ditt team dela filer och mappar direkt till ett Trello-kort utan att behöva lämna Dropbox. Det går sedan att spåra Trello-aktiviteter i filen direkt från förhandsgranskningen av filer i Dropbox.
Vare sig du använder lösningen för att organisera feedback, brainstorma idéer, följa framsteg eller hantera resurser överbryggar Dropbox-integreringen med Trello process- och produktionsflöden och hjälper dig att bättre hantera de många kuggarna och redskapen i samarbetet.
Slack
Med Slack kan du skapa specialiserade kanaler för team och projekt där du kan dela filer direkt från Dropbox, ringa röst- och videosamtal, starta dedikerade chattar och mycket annat.
Med denna projektsamarbetslösning kan du kommunicera med ditt team på ett enkelt och mångsidigt sätt utan att behöva reservera tid för onödiga möten och utan att behöva gräva igenom röriga e-postkedjor.
Använd kommunikationsverktyg som snabbmeddelanden och skapa chattar och kanaler för varje specifik del av projektet. Kommunicera sedan i realtid när jobbet görs, så att teamet aldrig tappar fart.
När du integrerar Slack med Dropbox kan du skicka filer direkt till en Slack-kanal från din Dropbox, ansluta flera Slack-arbetsytor till ett Dropbox-konto och samarbeta i Dropbox Paper-dokument direkt ifrån Slack.
Ett utrymme med alla verktyg du behöver
När det gäller effektivt teamsamarbete ska du skapa ett enhetligt utrymme varifrån varje teammedlem både kan arbeta och kommunicera, och som dessutom erbjuder verktyg som hanterar distansarbetets begränsningar.
De samarbetsprogram och verktyg vi beskriver ovan hjälper ditt team att maximera sin potential och erbjuder allt du behöver för effektivt samarbete, hur virtuell arbetsytan än är.
Du behöver inte slösa tid på att hoppa fram och tillbaka mellan olika verktyg – med Dropbox-integreringar kan ditt team få ut maximalt av de allra bästa samarbetsapparna och verktygen från ett enda utrymme, på vilken enhet som helst.
