Capacite sua equipe delegando tarefas de forma eficaz

Saiba como a delegação certa é uma oportunidade para ajudar os membros da equipe a fazerem o seu melhor trabalho e se destacarem.

Uma equipe sentada à mesa com alguém delegando tarefas

O que é delegar?

Delegar é quando você atribui tarefas a outras pessoas. E não, não é uma questão de “você faz isso porque eu não quero fazer”. Um estilo de liderança de delegação não se trata de transmitir as tarefas que você não quer se incomodar de fazer, trata-se de confiar responsabilidade e oportunidade. Claro, você pode escrever esse relatório você mesmo como fez 100 vezes antes ou pode pedir a um membro júnior da sua equipe e conceder-lhe uma nova experiência. E assim, o desenvolvimento profissional acontece.

Delegar responsabilidade é um princípio fundamental de qualquer hierarquia, mesmo que a cultura da sua empresa tenha como objetivo mantê-la plana. Todos precisam de uma oportunidade para provar seu valor, e isso é algo que só se consegue delegando responsabilidade. 

Dicas para delegar com eficiência

Delegar com eficiência requer alguma prática. Você não pode apenas distribuir o trabalho e esperar que sua equipe fique feliz com qualquer tarefa delegada. É preciso garantir que você está dando a eles a tarefa certa. Ser bem-sucedido delegando tarefas se trata de explorar os talentos de cada membro individual da equipe e permitir que ele aprenda novas habilidades ao longo do caminho.

Aqui estão algumas dicas sobre como gerenciar tarefas de forma eficaz:

Conheça sua equipe

Todos têm diferentes pontos fortes e fracos. Os membros da sua equipe podem trabalhar coletivamente em marketing, por exemplo, mas individualmente eles terão habilidades diferentes e altamente valiosas. É seu trabalho como líder eficaz reconhecê-los. Por exemplo, você deve evitar dar tarefas organizacionais a pensadores criativos em vez de pensadores lógicos. Se fizer isso, não só você não estará utilizando os conjuntos de habilidades de sua equipe, mas poderá também criar ressentimento, conforme sua equipe vir que dons individuais não estão sendo reconhecidos ou valorizados.

Uma maneira de ajudar a evitar esse problema é permitir algum nível de voluntariado. Crie uma lista de tarefas que possa ser facilmente compartilhada, editada e atualizada. Pergunte à sua equipe antes de tudo se alguém gostaria de assumir uma tarefa específica. As pessoas naturalmente escolhem aquilo em que sabem que podem ter sucesso. Dessa forma, você pode ver as melhores habilidades da sua equipe na prática e trabalhar sobre isso nas tarefas que delegar no futuro.

Não se trata do trabalho em si, mas como as pessoas trabalham

A gestão de projetos e a liderança são tanto um desafio quanto qualquer uma das tarefas atribuídas que você está distribuindo. Aproveite o tempo para realmente entender o que é necessário de sua equipe e exatamente como você vai entregar o projeto. Sua equipe tem tempo suficiente? Será que esta tarefa é importante demais para ser entregue a qualquer um que não seja membro sênior da equipe? Seu fluxo de trabalho permite a fácil inclusão de membros júnior da equipe no projeto? As verdadeiras habilidades de liderança dizem respeito à valorização dos funcionários, não apenas do trabalho.

Como líder de equipe, você precisa criar o melhor ambiente para funcionalidade. Seja isso configurar um espaço de trabalho inteligente, conceder subsídios como trabalho flexível para evitar o burnout ou eleger novos gerentes para trazer mais estrutura e orientação. A Reel World descobriu que seus fluxos de trabalho tinham que se adaptar a diferentes fusos horários e, para isso, lançou mão do Dropbox. “Trabalhar em diferentes fusos horários pode ser complicado. Se precisávamos enviar um arquivo para o Reino Unido às três da tarde no nosso horário, lá já era meia-noite. Mas o Dropbox Business vai deixar tudo sincronizado logo pela manhã, quando a pessoa ligar seu computador".

Não microgerencie, mas reaja

Há uma diferença entre ser um bom líder e ser arrogante. O microgerenciamento é quase sempre algo negativo e só levará a mais negatividade entre sua equipe. O processo de delegar significa que você está colocando outros no controle das tarefas. Você está confiando neles e capacitando-os para assumir o desafio. É disso que se trata a colaboração em equipe. Ao se recusar a deixar completamente o controle, você criará ativamente silos de trabalho e certamente verá o impacto disso no resultado final.

Você precisará interceder como gerente quando as coisas derem errado. Certifique-se de conceder subsídios para corrigir problemas iniciais e ter uma estrutura em vigor para que os membros da equipe que assumirem novas tarefas tenham alguém em quem se apoiar. Dessa forma, eles não terão que escalar problemas diretamente para você assim que algo comece a dar errado. Isso não significa que você não possa manter o controle, você ainda poderá ficar de olho nas coisas usando documentos compartilhados e anotações. Isso permite estar por dentro sem estar na cola de ninguém.

Acompanhe o trabalho

Só porque você delega responsabilidades, não significa que não tenhas mais as suas próprias. Você deve ser um líder eficaz, então seja. Marque presença frequentemente em sua equipe, certifique-se de estar acessível sempre que alguém precisar. Ofereça críticas construtivas e certifique-se de dar orientação aos membros da equipe que assumem uma tarefa nova pela primeira vez. Lembre-se: se alguém tem dificuldades com uma tarefa, tudo pode se resumir a uma falta de gestão eficaz.

Ferramentas como histórico de versões de arquivos e recuperação são ideais aqui. Talvez um membro da equipe faça algo errado e precise dar uma recuada. Talvez ele tenha perdido de vista o panorama geral enquanto se preocupava com suas novas responsabilidades e agora precisa voltar para o original. O Dropbox pode ajudar a acomodar todos esses comportamentos humanos que acontecem quando uma equipe está aprendendo e crescendo junto.

Compartilhe o máximo possível

Se você está acostumado a trabalhar sozinho, pode pensar que é suficiente que só você tenha todas as informações importantes para entregar ao resolver um problema. Como responsável por delegar tarefas e líder motivacional, você deve compartilhar isso com sua equipe. O conhecimento realmente é poder e é fundamental compartilhar informações com a sua equipe. Sempre compartilhe os prazos, resumos e correspondência importantes associadas às tarefas delegadas. Não se trata de deixar a responsabilidade de lado, trata-se de saber que ela é compartilhada por uma equipe eficaz, única e colaborativa. Uma equipe que você agora capacitou para responder ao melhor de suas habilidades.

Lidere sua equipe para grandes conquistas.

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