O que é um silo?
À medida que um negócio cresce, os silos organizacionais invariavelmente aumentam. Se tudo correr como planejado, cada membro da sua equipe ficará informado a respeito de projetos importantes. Em um cenário ideal, nunca haveria atrasos na comunicação entre departamentos. Mas mesmo as empresas mais originais e inovadoras não são imunes aos silos. No entanto, isso não significa que não possam ser desmontados ou prevenidos.
Silos organizacionais são um problema para grandes e pequenas empresas. Mas o que é um silo? Um silo é um sistema que separa diferentes tipos de funcionários, geralmente de acordo com o departamento em que trabalham. Isso leva a barreiras que impedem a colaboração e a comunicação da equipe , reduzindo a eficiência e dificultando o fluxo de informações.
Vale ressaltar que "silos" não são a mesma coisa que "equipes". Não há nenhum problema inerente a organizações que tenham uma gama de especialistas, equipes de pequena escala. Na verdade, as equipes especializadas são uma ótima maneira de estimular o foco e aumentar a responsabilidade dentro de sua empresa. Os silos organizacionais, por outro lado, referem-se a como as equipes trabalham, e não de maneira particularmente positiva. Quando se diz que as equipes estão "trabalhando em silos", isso significa que elas estão desconectadas da organização como um todo. Como resultado, surgem dificuldades, falhas na comunicação e uma infinidade de problemas.
O que há de errado em trabalhar em silos?
Trabalhar em silos pode impactar seriamente seu negócio. Eles causam conflitos internos e podem despertar falta de confiança dentro da empresa. Isso resulta em ineficiência e redundâncias dentro dos departamentos. Em termos práticos, as equipes param de se falar, os profissionais param de receber feedback e as falhas na comunicação podem desencaminhar projetos. Muito rapidamente, sua estrutura organizacional começa a minar inovações, e pequenas rachaduras na fundação começam a parecer intransponíveis.
Dados são fundamentais para maximizar a experiência do cliente, e a mentalidade de silo de informações pode causar estragos inclusive na satisfação do cliente. Se as equipes não são encorajadas a compartilhar informações como procedimento padrão, podem não estar aptas a aproveitar esses dados de forma eficaz. Como resultado, desmontar silos pode ser, em última análise, importante para o sucesso, ou o fracasso, de sua empresa.
Como quebrar silos organizacionais?
Uma vez que você identifique silos organizacionais em sua empresa, é hora agir. Implementar soluções a longo prazo o mais cedo possível ajuda a impedir uma cultura de silos fragmentada e fechada em seu local de trabalho. Então, como fazer isso? Veja algumas de nossas táticas para desmontar silos indesejáveis em sua organização:
Comunicar a visão geral da situação
Em muitos casos, silos organizacionais começam a ser formados quando os funcionários se tornam leais a sua equipe ou seu chefe, e não à empresa. Para combater esse comportamento, você deve ajudar as equipes a entender como podem contribuir para o panorama geral, especificamente quando a equipe e seu trabalho se encaixam no objetivo compartilhado de sua empresa. Isso permite que as equipes de seu departamento pensem em si como o todo, seguindo na mesma direção, em vez de silos individuais disputando seu espaço.
Transparência e comunicação são essenciais, pois promovem uma sensação de responsabilidade compartilhada em toda a organização. Uma vez que sua equipe de vendas entenda exatamente o que está acontecendo no departamento de marketing, estará muito menos propensa a ocultar recursos e informações. Certifique-se de estar comunicando a missão da empresa por vários meios de informação para que ela seja prioridade para seus funcionários.
Enfrentar silos organizacionais do topo para baixo
Quando olhamos para a raiz causadora dos silos, é quase sempre resultado das lideranças. Se sua equipe executiva não está focada em superar os objetivos da empresa, é improvável que você consiga lidar com as barreiras de comunicação de maneira eficiente. No entanto, uma vez que a liderança adere à visão unificada da empresa e se compromete com o conceito de comportamento colaborativo entre equipes de diferentes departamentos, suas equipes farão o mesmo.
O que você pode fazer pra estabelecer uma equipe de liderança unificada? Como líder, é necessário promover um ambiente que incentive e permita o debate. Dê a todos a oportunidade de compartilhar visões, assegurando que toda a equipe executiva se sinta ouvida e reconhecida. Entretanto, quando você tomar uma decisão, a liderança precisará começar a trabalhar em conjunto para atingir o objetivo comum da organização.
Estabelecer cooperação interdepartamental
É importante que os membros da equipe tenham a sensação de parceria, não apenas com sua equipe, mas com a organização como um todo. Ao estimular a cooperação entre departamentos, você pode assegurar que os membros da equipe criem relacionamentos que atravessam fronteiras entre departamentos, favorecendo a supervisão e a colaboração em toda a organização. Além disso, é uma ótima maneira de neutralizar algumas ineficiências operacionais que surgem de silos organizacionais, como trabalhos repetidos e tempos de ciclo mais longos.
Equipes multifuncionais que são formadas por indivíduos de diferentes funções podem ser uma ótima solução. Por exemplo, uma equipe multifuncional pode ser formada por uma pessoa do setor financeiro, um designer, um engenheiro, um profissional de marketing e assim por diante. Essa estrutura organizacional não apenas promove embates positivos e colaboração entre equipes, mas também ajuda a reduzir atribuição de tarefas e quebras de contexto. Isso garante que uma única equipe possa lidar com a trajetória do cliente o máximo possível.
Fornecer treinamento multifuncional
Embora especialização seja importante, é também uma boa ideia compartilhar informação e conhecimento através de treinamento multifuncional. Agendar sessões regulares de treinamento interdepartamentais pode fazer com que seus funcionários tenham conhecimento dos recursos e informações que possam ser úteis para outros departamentos. Também é uma forma de incentivar o desenvolvimento de carreiras, pois as equipes compreendem melhor quais aspectos da empresa são mais adequados aos seus interesses e aptidões.
Há muitas outras maneiras de derrubar fronteiras interdepartamentais. Como as "sessões de hackathon" corporativas, popularizadas pelos pesos pesados do Silicon Valley. Os participantes são encorajados a formar grupos com membros de diferentes equipes e departamentos, atenuando linhas departamentais e saindo da mentalidade de silos que afeta tantas startups tecnológicas importantes.
Trabalhar de maneira mais inteligente com o Dropbox
Por fim, há uma ampla variedade de ferramentas de colaboração que podem ser usadas para incentivar suas equipes a parar de trabalhar em silos e trabalhar de maneira mais inteligente. O Espaço de trabalho inteligente do Dropbox oferece um espaço organizado para trabalhar, garantindo que todo o conteúdo e as ferramentas que você precisa estejam facilmente acessíveis. O Espaço de trabalho inteligente reúne todas as pessoas associadas a um projeto ou arquivo, proporcionando a oportunidade de centralizar a colaboração, em vez de fragmentar a comunicação entre diversos canais. Você também pode facilmente fazer e compartilhar uma gravação na tela com o Dropbox Capture para garantir que a mensagem e o tom não sejam perdidos. Um vídeo é um toque pessoal em vez de outro pdf.
Romper silos em uma organização nunca é uma tarefa fácil, mas também não é uma tarefa que você pode se dar ao luxo de evitar. Ao incentivar equipes a aderir a uma visão de colaboração coletiva de maneira ágil, você pode trabalhar para eliminar silos organizacionais em seu local de trabalho, preparando sua empresa para um sucesso maior.
