Por que você deve usar gerenciamento de documentos

Toda empresa tem muitos registros — de finanças à papelada jurídica. Se você não os está mantendo organizados de forma segura, é melhor começar.

Prateleiras de livros cuidadosamente empilhados e organizados claramente

O que é gerenciamento de documentos?

O gerenciamento de documentos, também conhecido como manutenção de registros, é, como o nome sugere, o processo de organização e proteção dos registros de uma organização. Para as empresas, esse processo deve ser executado durante todo o ciclo de vida da empresa, o que significa que os documentos armazenados podem refletir o histórico da empresa. No entanto, o gerenciamento de documentos é mais do que simplesmente ter um armário de arquivos. O gerenciamento de documentos bem-sucedido deve ser executado em um processo que inclua a classificação, criação e recebimento e manutenção de registros. A eliminação ou a exclusão segura dos registros de uma organização também deve fazer parte do processo de manutenção de registros.

Todos os documentos a seguir devem ser considerados para arquivamento por um gerente de registros:

  • Documentos em papel ou outro formato de registros off-line
  • Documentos digitais
  • Contratos
  • Relatórios
  • Auditorias
  • Certificados
  • E-mails/mensagens de mídias sociais
  • Vídeos

As empresas acumulam esses itens regularmente. É precisamente por isso que é tão importante ter um processo regulatório que possa separar o joio do trigo e salvar itens chave em seus registros vitais. O Dropbox serve como uma valiosa e moderna atualização no centro tradicional de registros. Mas não para por ai. Esses arquivos precisam ser mantidos, portanto, além de gerenciar novos itens recebidos, você está também gerenciando o arquivamento.

Por que as empresas precisam usar o gerenciamento de documentos?

Além da administração geral, existem razões vitais para uma empresa começar a gerenciar registros. Além de poderem evitar que você entre numa fria, se a sua empresa vier a ser acusada de algo injustamente, seus registros também podem ajudá-lo a tirar sua empresa da situação. Você também não deve assumir que os registros inativos não sejam mais importantes. Aqui estão apenas alguns tipos de registros que precisam estar em conformidade com certos períodos de retenção nos Estados Unidos:

IRS

O mais importante para aqueles nos Estados Unidos. O IRS exigirá registros de seu imposto. Você deve ter como objetivo manter esses registros vitais por pelo menos quatro anos.

Fair Labor Standards Act

A FLSA tem leis diferentes para diferentes tipos de registros de folha de pagamento. Geralmente, um período de retenção de pelo menos três anos deve ser suficiente.

Registros de pessoal

Mantenha esses registros por pelo menos seis anos depois que seu funcionário sair. Isso é importante como prova de que eles, de fato, trabalharam em sua empresa, mas também pode ajudá-lo a formatar referências quando solicitado. Se um funcionário quiser tomar medidas contra você, você também precisará usar esses registros.

Arquivos de contratação

Os processos relativos à contratação de um membro da equipe devem ser conservados por cerca de três anos. A Equal Employment Opportunity Commission exigirá que os registros sejam mantidos durante pelo menos um ano.

Outro

Há também os registros menos assustadores que você deve manter para sua própria paz de espírito. Recibos de contas de serviços públicos pagos, e-mails de boas-vindas de novos softwares e candidaturas especulativas a empregos podem ser úteis para manter o arquivo.

Como configurar um sistema de gerenciamento de registros

Há considerações importantes a serem feitas antes de você avançar e criar um sistema de gerenciamento de documentos. É um processo de toda a empresa que exigirá alguém no comando e um treinamento inicial para toda a equipe. Um sistema de gerenciamento de documentos bem-sucedido precisará de:

Um membro sênior da equipe responsável pelo gerenciamento de documentos

Esse não deve ser um dever geral para qualquer pessoa do RH, você precisa de um membro sênior da equipe que domine totalmente esse processo. O gerenciamento de registros é tão importante quanto suas finanças, e você não ia querer ninguém que chegasse para "fazer a parte dele" nas finanças, você quer é um membro da equipe dedicado para atuar como gerente de documentos e ser o arquivista líder.

Decisões sobre como, quais e quando os registros devem ser mantidos

Decida com a equipe sênior e com a participação do resto da equipe, quais registros vitais precisam ser mantidos. Escolha quanto tempo o período de retenção deve durar e também decidir como eles devem ser excluídos no final do ciclo de vida dos registros. O período de tempo que você mantém documentos pode variar dependendo do tipo. Por exemplo, seus documentos de incorporação devem estar entre seus registros permanentes, mas você pode excluir os detalhes da folha de pagamento dos funcionários após alguns anos.

Orçamento para gerenciamento de documentos eletrônicos

Documentos digitais provavelmente compõem a maioria da administração e da correspondência de sua empresa e, para manter tudo isso seguro, você precisará recorrer à tecnologia da informação. Modelos de software como serviço significam que um programa de gerenciamento de documentos não é apenas algo com taxa única, mas uma assinatura mensal contínua. Certifique-se de ter orçamento para isso.

Permita treinamento e monitoramento contínuo

Os registros podem precisar ser acessados por qualquer pessoa na sua empresa e devem ser uma parte fundamental de sua única fonte de verdade. Assim, sua equipe precisará ser treinada para acessar e lidar com os registros de forma responsável, como parte de um programa de gerenciamento de documentos. Afinal, estes são alguns dos documentos mais importantes da sua empresa, então você precisará usar a governança de dados e definir uma política de gerenciamento de documentos. Você também precisará continuar monitorando este sistema, especialmente os registros digitais, para garantir que não haja uso não autorizado ou exclusão acidental, dessa forma, você sempre pode se preparar para realizar uma recuperação de arquivos antes que seja tarde demais. A recuperação de desastres também deve ser considerada, por exemplo, se as atividades da sua empresa forem atingidas por um vírus da Internet.

Outras considerações

Se a sua empresa desempenha uma função pública como serviços públicos, seus registros vitais podem estar sujeitos à lei de liberdade da informação que rege registros federais. Isso significa que algumas áreas de sua manutenção de registros podem precisar ser acessíveis como registro público. Certifique-se de ter adicionado essa possibilidade aos seus processos à medida que começar a introduzir a contabilidade à sua organização. 

Seleção de uma solução para a manutenção de registros empresariais 

Ter um sistema de gerenciamento de documentos digitais adequado é essencial para o processo de gerenciamento de documentos. O Dropbox é uma poderosa solução de armazenamento de arquivos que é perfeita para o gerenciamento de documentos, oferecendo todas as ferramentas necessárias para armazenar arquivos com segurança, além de muito mais recursos para facilitar seus fluxos de trabalho e gerenciamento de informações gerais. Você também pode mover seus registros em papel para seu arquivamento digital com a digitalização de documentos fácil. Desfrute de controles avançados de equipe, proteção por senha e acesso por tempo limitado para segurança de alto nível e controle de informações. Melhor ainda, com o add-on histórico de versões ampliado, você pode recuperar arquivos alterados ou excluídos por até 10 anos. 

Com o Dropbox, você pode ter certeza de que os registros estão completamente seguros sem ficarem ocultos ou inacessíveis para usuários autorizados.

As informações acima não pretendem ser aconselhamentos jurídicos. Recomendamos consultar sempre um advogado para esclarecer dúvidas jurídicas.

Proteja os arquivos que compõem sua vida digital.

Saiba como o Dropbox mantém seus dados seguros