O que é a matriz de Eisenhower?
Ser improdutivo raramente é a intenção de alguém, muito menos no trabalho. Mas, à medida que o dia passa e você começa a atender solicitações urgentes e sua lista de tarefas vai se acumulando, fica cada vez mais difícil manter esse compromisso com a produtividade. Não importa se você está perdendo prazos importantes ou enfrentando dificuldades para não perder o controle de projetos de longo prazo, saber como priorizar tarefas pode ser a diferença entre ficar para trás e assumir as rédeas da equipe. É aqui que entra a matriz de Eisenhower.
Matriz de Eisenhower: entenda como funciona
A matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz Eisenhower ou matriz urgente/importante, é uma estrutura simples para priorizar tarefas e gerenciar carga de trabalho. Seu nome é uma homenagem a Dwight D. Eisenhower, um general de cinco estrelas e o 34º presidente dos Estados Unidos. Eisenhower era conhecido por seus incríveis níveis de produtividade, tanto que sua abordagem ao estabelecimento de metas e gerenciamento de tempo tem sido amplamente estudada por uma ampla gama de pessoas, uma das quais Stephen Covey. Em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, Covey deu cara nova às ideias de Eisenhower em uma ferramenta simples para priorização de tarefas: a matriz de Eisenhower.
Então, o que é a matriz de Eisenhower? Essencialmente, é uma estratégia que permite colocar em prática a seguinte citação atribuída a Eisenhower: "Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente." Tudo o que você precisa fazer é avaliar suas tarefas de acordo com a urgência e a importância.
Como funciona a matriz Eisenhower?
Empresas e indivíduos podem usar a matriz de Eisenhower para planejar, delegar, priorizar e agendar tarefas diárias ou semanais. Ao atribuir tarefas a um dos quatro quadrantes abaixo, você pode determinar a urgência delas e descobrir como lidar com elas de maneira apropriada:
- Primeiro quadrante: urgente e importante (tarefas a serem concluídas imediatamente), estas são tarefas para “fazer primeiro” que são vitais e devem ser resolvidas o mais rápido possível. Elas são, normalmente, solicitações de última hora que surgem devido a circunstâncias imprevistas. Geralmente, tarefas como esta devem ser concluídas imediatamente ou no mesmo dia. Exemplos incluem cobrir um projeto para um colega doente ou lidar com uma emergência imprevista, como uma interrupção da cadeia de suprimentos.
- Segundo quadrante: importante, mas não urgente (tarefas a agendar para mais tarde), estas são metas/tarefas de longo prazo que são importantes, mas não têm um prazo particularmente rígido, por isso, você pode programá-las para conclusão posterior. Exemplos incluem a obtenção de uma qualificação profissional ou o planejamento metas empresariais de longo prazo, como redução de orçamento.
- Terceiro quadrante: urgente, mas não importante (tarefas para delegar a outra pessoa), estas tarefas precisam ser concluídas imediatamente, mas podem não ser importantes o suficiente para exigir sua atenção, o que significa que podem ser delegadas a outros membros da sua equipe. Exemplos incluem trabalho rotineiro ou longas reuniões/chamadas telefônicas sem um propósito claro.
- Quarto quadrante: nem urgente nem importante (tarefas a serem eliminadas), estas tarefas são uma distração e devem ser evitadas, se possível. Em muitos casos, você pode simplesmente ignorar ou cancelar esses tipos de tarefas. Exemplos incluem atividades sociais ou pausas para chá/café desnecessariamente longas.
Simplificando, usar a matriz Eisenhower pode ajudá-lo a visualizar suas tarefas dentro do contexto de importância e urgência. Quando você começa a pensar sobre sua carga de trabalho nesses termos, é muito mais fácil garantir que as tarefas mais importantes sejam priorizadas e concluídas o mais rápido possível.
Como você distingue entre urgência e importância?
Não há fórmula universal para determinar a distinção entre urgência e importância quando você está criando uma matriz de prioridades, mas é algo vital a se considerar. Na maioria das vezes, a distinção entre essas duas categorias no mundo real é decididamente mais difícil de determinar do que quando você está produzindo uma matriz Eisenhower abstrata. Em suma, tarefas urgentes são inevitáveis e exigem atenção imediata, enquanto tarefas importantes exigem mais planejamento e contribuem para metas a longo prazo. Por exemplo, atender chamadas telefônicas de um cliente importante é urgente, enquanto acompanhar as pesquisas mais recentes em seu campo é importante.
Quais são as vantagens da matriz de Eisenhower?
Uma das principais vantagens da matriz urgente/importante de Eisenhower é a facilidade de implementação. Não há necessidade de comprar um pacote de software caro e você não precisa gastar uma quantidade significativa de tempo produzindo a matriz. De forma mais geral, a matriz de prioridades permite que você melhore seu gerenciamento de tempo definindo prioridades claras e precisas. Isso é especialmente útil para pessoas em cargos de administração ou propriedade, bem como freelancers que podem precisar fazer malabarismo de tarefas de vários projetos ou clientes diferentes ao mesmo tempo.
Quais são as desvantagens da matriz de Eisenhower?
Existem algumas desvantagens associadas à matriz de priorização. Mais significativamente, muitas vezes é difícil determinar a importância de uma tarefa com precisão. Isso significa que você pode acabar delegando uma tarefa ao recurso errado e experimentar uma queda na qualidade. Além disso, é importante lembrar que talvez nem sempre seja possível agir imediatamente quando você está lidando com atividades urgentes. Falta de conhecimento, falta de tempo, regulamentos e burocracia ou múltiplas tarefas urgentes/importantes podem tornar isso impossível, tornando a matriz de prioridades um pouco menos eficaz quando se trata de tomada de decisões e gerenciamento de tempo.
Como usar a matriz Eisenhower para gerenciar suas tarefas e carga de trabalho
A matriz urgente/importante pode ser um excelente ponto de partida para o trabalho e o gerenciamento de projetos. Depois de atribuir suas tarefas ao quadrante apropriado, você pode começar a configurar processos de gerenciamento de tempo para ajudá-lo a lidar com atividades importantes em tempo hábil. Por exemplo, você poderia usar o Dropbox para gerenciar sua lista de tarefas mais efetivamente, construir um modelo de linha do tempo. É possível usar essas ferramentas de gerenciamento de tarefas para atribuir tarefas urgentes/não importantes a outros membros da equipe. Enquanto isso, você também pode definir prazos e lembretes para tarefas importantes/não urgentes que podem ser agendadas para uma data posterior.
Também pode valer a pena pensar na implementação de ferramentas de automação do local de trabalho. A automação, onde possível, é uma ótima maneira de lidar com tarefas que precisam ser feitas, mas que não requerem muito planejamento ou análise antes serem iniciadas. Usando ferramentas de automação ou integrações no aplicativo de produtividade do Dropbox, você pode “delegar” tarefas do 3º trimestre (urgentes, mas não importantes) de uma forma oportunamente eficiente para sua empresa. Você pode atribuir tarefas a membros da equipe no Dropbox Paper com prazos ou carregá-las diretamente nos cartões do Trello para membros da equipe a partir de arquivos do Dropbox. As ferramentas automáticas de ingestão de conteúdo ajudam a eliminar tarefas demoradas e propensas a erros que provavelmente causarão dificuldades, garantindo que você e sua equipe trabalhem de forma mais produtiva no futuro.
Além disso, você deve considerar combinar a matriz Eisenhower com outras abordagens de gerenciamento de tempo para obter um melhor resultado. Por exemplo, “Engula um sapo”. Engolir sapo vem da fala de Mark Twain, que dizia "Se seu trabalho é engolir um sapo, melhor fazê-lo logo cedo”. Em um contexto empresarial, isso significa que você deve enfrentar sua maior ou mais complexa tarefa primeiro, antes de passar para as tarefas menores que você pode priorizar com base em outros fatores, como prazos. Há também o método ABCDE, no qual essencialmente você atribui às suas tarefas um valor de letra baseado na ordem de importância, antes de completá-las nessa ordem.
Conclusão
A matriz Eisenhower pode ser uma ferramenta extremamente eficaz para gerenciamento de tarefas e tempo. Ao aprender a priorizar tarefas de forma eficaz, você pode melhorar a eficiência do local de trabalho, eliminar atividades que desperdiçam tempo e desenvolver suas metas empresariais de longo prazo.
