O que é a metodologia ágil?
Desde o início dos anos 2000, a metodologia ágil tornou-se uma abordagem básica de gerenciamento de projetos para muitas organizações de tecnologia. A maioria das equipes de desenvolvimento de software atualmente praticam a metodologia ágil de alguma forma, e muitos ambientes de trabalho contam com a presença de seus elementos. A palavra em si tornou-se ainda mais popular, já que os líderes especializados em pensamento hoje falam sobre a necessidade de ser mais “ágil” em todo o mundo dos negócios. Mas o que realmente significa usar uma abordagem de gerenciamento de projetos ágil em sua empresa?
A metodologia ágil é um processo de gerenciamento de projetos que divide projetos em tarefas e etapas menores. Esse redimensionamento do tamanho do trabalho permite que equipes ágeis incorporem feedback das partes interessadas, reavaliem o trabalho e adotem uma abordagem iterativa em todos os pontos do processo. Uma das abordagens mais comuns da metodologia ágil envolve repartir o trabalho em fases curtas de desenvolvimento, conhecidas como sprints. Isso permite que a equipe trabalhe rapidamente e, em seguida, reavalie o trabalho com gerentes e partes interessadas regularmente no planejamento de sprints e scrums diários. Após a revisão, a equipe do projeto e as partes interessadas podem continuar no caminho atual ou mudar de planos para os próximos sprints. Em comparação com as abordagens tradicionais de gerenciamento de projetos, a metodologia ágil prioriza a velocidade, a flexibilidade, o trabalho em equipe e as necessidades das partes interessadas.
De onde veio a metodologia ágil?
A ideia por trás da metodologia ágil surgiu no início dos anos 2000 de um grupo de desenvolvedores de software que estabeleceram quatro princípios ágeis principais:
- Indivíduos e interações sobre processos e ferramentas
- Software de trabalho sobre documentação abrangente
- Colaboração do cliente sobre negociação de contratos
- Resposta à mudança sobre seguir um plano
Esses valores, consagrados no Manifesto Ágil lançado em 2001, moldaram a abordagem de gerenciamento de projetos ágil e transformaram o setor do desenvolvimento de software.
Até então, o modelo Waterfall era considerado a abordagem preferida no enfrentamento de projetos de desenvolvimento de software. Embora inovador quando apareceu pela primeira vez na década de 1970, Waterfall tornou-se oneroso na década de 2000. Fundamentalmente, envolvia grandes quantidades de documentação e planejamento decisivos antes mesmo de um projeto poder começar. Depois que o trabalho realmente começava, esses planos eram rigorosamente seguidos por equipes separadas, muitas vezes isoladas, dificultando a adaptação a problemas ou mudanças nas necessidades. Em comparação, as equipes que usam métodos de desenvolvimento ágeis podem começar a trabalhar mais rapidamente, adaptar-se às questões à medida que surgem e planejar diretamente com seus clientes e partes interessadas.
Por que o gerenciamento de projetos ágil é tão popular?
Em comparação com o Waterfall, os benefícios do método ágil eram óbvios para as empresas de tecnologia na década de 2000. As vantagens do desenvolvimento de software ágil vão além do mundo da programação, já que muitos outros setores agora incorporam o método ágil em seus fluxos de trabalho. Então, o que tornou a abordagem ágil tão atraente para tantos gerentes de projetos e líderes de negócios?
Adaptabilidade
No seu cerne, a metodologia ágil significa ser capaz de responder a mudanças nas metas, ambiente ou problemas de processo. Com uma estrutura ágil, a capacidade de avaliar seu trabalho atual, as linhas do tempo e as necessidades de projeto são incorporadas na abordagem. Se uma parte interessada quer alterar o escopo ou a direção de um projeto, o planejamento de scrums e sprints oferecem oportunidades para a equipe mudar o curso. Se um membro da equipe descobre um problema com uma tarefa atual ou parte de um projeto, o cronograma pode ser adaptado para resolver o problema rapidamente. Em vez de suas equipes de projeto produzirem algo que não atende mais às necessidades dos clientes, o método ágil permite que você mude rapidamente o curso.
Alinhamento das partes interessadas
Com este nível de flexibilidade, o método ágil também é capaz de se manter alinhado com as demandas e necessidades em constante mudança dos clientes. Com qualquer projeto, as metas e o escopo delineados no início entre sua equipe e as partes interessadas raramente permanecem os mesmos. Talvez tenham surgido mais trabalho e necessidades que seu cliente não tenha previsto, ou as demandas do consumidor final tenham mudado ao longo do tempo. Seja qual for o motivo da mudança de planos da parte interessada, o método ágil permite que você seja mais responsivo a essas mudanças para entregar projetos mais rapidamente e evitar atrasos. Isso garante que os resultados atendam às expectativas em evolução dos seus clientes, independentemente da jornada deles a partir do início do projeto.
Velocidade
Claro, a metodologia ágil não teria esse nome se não fosse ágil por natureza. Ao dimensionar as tarefas das suas equipes e dar a elas períodos de trabalho mais curtos e definidos, a metodologia ágil permite que sua equipe se concentre e trabalhe mais rapidamente. Em um nível básico, isso significa que os produtos podem chegar ao mercado ou aos clientes mais rapidamente. Mas esta velocidade, juntamente com a capacidade de adaptação, é o cerne combinado que torna a metodologia atraente para empresas de todos os tipos. Quando surgirem problemas, sua equipe pode mudar de rumo e lidar com eles rapidamente. Não há tempo gasto voltando aos planos ou documentos originais: você levanta o problema em um scrum, programa-se para ele e depois o resolve. Dessa forma, a metodologia ágil ajuda as equipes a se manterem focadas em tarefas individuais e concluí-las a tempo.
Quais são os desafios da abordagem ágil?
A metodologia ágil não é, no entanto, uma solução infalível. Tal como acontece com qualquer abordagem de gerenciamento de projetos, há coisas em que ela se destaca e há coisas que precisam ser levadas em consideração ao usá-la. Assim como o método Waterfall, há inconvenientes e desafios para usar o método ágil que podem atrapalhar o trabalho se não forem gerenciados adequadamente.
Gerenciamento do escopo
Com a capacidade de se adaptar rapidamente a problemas e mudanças a serem processados, é importante observar seu projeto e escopos em geral. A metodologia ágil permite que você mude planos e trabalhe rápido, mas passar pelas tarefas rapidamente pode não deixar visível o progresso geral que está sendo feito. Mesmo que sua equipe esteja trabalhando de forma eficiente, você pode ultrapassar o orçamento ou o tempo se a lista de tarefas criada pelo planejamento de sprints crescer sem ser notada. As equipes e os gerentes de projeto ágeis precisam se manter a par do escopo e do roteiro do projeto para garantir que a quantidade de trabalho sendo realizado não fique fora de controle.
Programação
Não é apenas o escopo que pode escapar de uma equipe que usa um processo ágil. Quando as equipes usam o planejamento de sprints, elas são capazes de ser flexíveis em seus horários e prioridades com base nas necessidades atuais. No entanto, uma vez que os membros da equipe começam a se mover e lidar com novas tarefas ou atendimento a problemas, o cronograma precisa se flexibilizar para acomodar isso. Se você estiver seguindo um cronograma rigoroso, precisará garantir que o planejamento de sprints ainda esteja dentro desse período de tempo.
Além disso, enquanto as equipes auto-organizadas podem alternar entre várias tarefas com base na necessidade, elas também precisarão voltar, eventualmente, para as tarefas que lhe foram atribuídas. Neste ponto, cabe aos gerentes de projeto ágeis saber onde a equipe está em cada tarefa e garantir que nada seja deixado para trás. Caso contrário, algumas tarefas que já se consideravam feitas podem ser esquecidas ao longo de inúmeros sprints de ritmo acelerado.
Comunicação
Na abordagem ágil, a priorização do trabalho em equipe e a resposta rápida significam naturalmente que a comunicação é primordial. Os membros da equipe precisam ter a facilidade de conseguir comunicar seu progresso atual, se algum problema surgiu e se precisam de ajuda. Essa comunicação precisa acontecer regularmente entre todos os membros da equipe e precisa ser alimentada diretamente em seu planejamento. É essencial manter-se alinhado com as partes interessadas, pois você só pode mudar seus planos se souber o que as partes interessadas querem.
Como implementar um processo ágil
Se você estiver interessado em adotar a metodologia ágil de gerenciamento de projetos para sua equipe, há muitas estratégias e práticas experimentadas e testadas, sprints e scrums sendo algumas das mais comuns. Claro, usar o software e as ferramentas de gerenciamento de projetos corretos também pode tornar possível ou romper uma abordagem de planejamento ágil. Aqui estão alguns dos processos e métodos mais importantes para estabelecer e seguir uma metodologia ágil:
Controle suas tarefas
Para saber qual trabalho precisa ser feito no próximo sprint, você precisa saber o que já foi concluído. Desse modo, sua equipe precisa dominar a arte de manter o controle do próprio progresso. O refinamento backlog é uma técnica comumente usada por equipes ágeis. Ele centra-se em fornecer às equipes transparência, priorizando itens de backlog e garantindo que os itens que estão no topo da lista estejam prontos para entrega. As equipes de scrum muitas vezes usam paredes de planejamento ou placas de Kanban para manter o controle das coisas, mas muitos optam por um software de gerenciamento de tarefas. O Dropbox permite a integração de software de gerenciamento de tarefas, como Trello, mantendo sua equipe sincronizada em processos entre aplicativos em tempo real.
Comunique-se de forma regular e eficaz
A comunicação adequada é a base de qualquer estrutura de gerenciamento de projetos ágil. Então, dar à sua equipe os meios e as oportunidades para se comunicar em intervalos regulares é fundamental. Embora os sprints sejam normalmente executados em intervalos de 2 a 3 semanas, muitos mestres de scrum hospedam “stand-ups” diários com suas equipes para se manter a par do progresso no dia a dia. Embora sua cadência de comunicação específica seja decidida por você e sua equipe, o uso de ferramentas pode facilitar essas conversas.
Integrações com aplicativos de chat e videoconferência em tempo real como o Slack e o Zoom também podem ajudar você a hospedar reuniões de equipe e sessões de planejamento. Você pode compartilhar arquivos e iniciar conversas diretamente do Dropbox, reduzindo o tempo gasto alternando entre abas e contextos. O Dropbox Capture permite que você grave a si mesmo e a sua tela para compartilhar atualizações importantes com clareza em vez de compartilhá-las por e-mails pesados e reuniões desnecessárias. Isso é especialmente útil para se comunicar com equipes remotas ou com membros da equipe cujas mesas estão muito longe.
Interromper e revisar
Com o método ágil, pode ser tentador saltar diretamente de uma tarefa para a próxima, marcando-as conforme terminar. No entanto, é importante criar espaço para revisões e retrospectivas de sprint em processos ágeis para evitar casos de visão focada da equipe. Criar tempo para revisão no final de cada sprint permite que os membros da equipe reavaliem seu próprio trabalho e priorizem.
As avaliações de sprint estilo sinopses também devem ser usadas para examinar como seu planejamento afetou um projeto ao longo do ciclo de vida dele. Para isso, manter o controle e ter registros adequados de seu trabalho é essencial. O Dropbox tem recursos integrados de controle de versão que podem ajudar você a revisar os arquivos de sua equipe em todos os estágios de desenvolvimento. Ele também pode ser usado durante reuniões stand-ups para ver o progresso de um membro da equipe individual ou alterações de implementação que podem não ter sido aprovadas.
Trabalhando com uma metodologia ágil
A metodologia ágil tem sido transformadora para muitas empresas e gerentes em termos da forma como trabalham e do sucesso que veem. Tem sido uma força motriz nos processos de desenvolvimento de software desde a década de 2000, e seus elementos permearam todo o mundo do trabalho. Esteja você considerando se sentar para um scrum de equipe amanhã de manhã ou apenas ler os seus e-mails, parece que a metodologia ágil veio para ficar.
