O que é PERT?

Para gerentes de projeto que querem que suas equipes trabalhem de forma mais eficiente, o programa PERT pode realmente ajudar.

História da técnica PERT

O acrônimo PERT, do inglês, significa “técnica de avaliação e revisão de programa”, um programa usado por várias organizações há mais de 50 anos. Originalmente desenvolvido em 1958 para uso pelo Escritório de Projetos Especiais da Marinha dos EUA, a técnica PERT é um sistema de gerenciamento de projetos projetado para auxiliar no planejamento de projetos grandes e complexos. Começando por uma avaliação geral do programa, ele promove uma análise profunda de qualquer projeto antes da data de início. Foi usado no projeto de míssil Polaris, bem como nos Jogos Olímpicos de Inverno de 1968, realizados em Grenoble. Embora conceitos de gestão similares tenham sido desenvolvidos e refinados desde então, PERT foi a primeira técnica desse tipo.

Como funciona o gerenciamento de projetos PERT

Como mencionado acima, PERT foi projetado para ser implementado com projetos que são altamente complexos, que precisam ser concluídos por meio de tarefas sequenciais e/ou executados em conjunto com outros projetos. O objetivo geral do PERT é concluir os projetos dentro do prazo e do orçamento, bem como avaliar com precisão seu escopo geral durante a fase de escopo.

Elaborando o escopo do seu projeto PERT

O escopo é uma parte crucial do PERT, pois é onde você cria um plano de ação para o seu projeto. A técnica faz concessões para o que pode dar errado ou levar mais tempo do que deveria, bem como “marcos” fundamentais ao longo da vida. Em comparação com a técnica de escopo comum da sua equipe, PERT pode parecer extremamente profundo, exigindo tudo, desde o gerenciamento de recursos até o desempenho individual. Com suas raízes militares, o método PERT trata-se de preparação, não deixando pedra sobre pedra.

Termos PERT para escopo

Um escopo PERT usará os seguintes termos para definir eventos, tempos e recursos importantes:

Eventos

Os eventos PERT servem como marcos importantes em seu processo. Eles não exigem recursos em si mesmos: em vez disso, um evento PERT não pode ser concluído até que todas as tarefas que levam a ele sejam concluídas.

  • Um evento PERT refere-se ao início ou conclusão de uma ou várias atividades
  • Um evento predecessor vem imediatamente antes de outro evento ou eventos
  • Um evento sucessor ocorre imediatamente após outro evento ou eventos

Atividades

As atividades PERT são as tarefas que exigem recursos:

  • Uma atividade PERT refere-se à realização de uma tarefa que usa seus recursos, seja tempo, materiais, dinheiro ou até mesmo equipamento. Você não pode executar uma atividade PERT até que o evento marcando seu início esteja concluído, por exemplo, se algo na fase anterior do evento estiver inacabado, o novo não poderá começar.
  • Uma subatividade PERT refere-se às tarefas menores em que uma atividade PERT pode ser dividida. Por exemplo, a atividade “preparar plantas” pode ser dividida em “preparar plantas 1, 2 e 3”, se for provável que precise de várias sessões.

Tempo

Os tempos PERT são fundamentais para a técnica e são projetados para permitir um desempenho otimizado, bem como contratempos:

  • Tempo otimista refere-se ao tempo mínimo necessário para completar uma atividade, assumindo que tudo ocorra sem problemas e ainda melhor do que o esperado
  • O tempo pessimista é o oposto, e define o período máximo de tempo necessário para completar a tarefa, assumindo que tudo o que pode dar errado de fato dê, sem contar os desastres totais
  • Muito provavelmente, o tempo é o meio termo ideal quando se trata do tempo previsto necessário, assumindo que tudo corra como de costume
  • O tempo esperado é o seu melhor palpite para a entrega, com algumas concessões para coisas que deem errado, e deve ser baseado no tempo médio do modelo para conclusão de uma tarefa rotineira

Gerenciamento

Vários outros termos ajudam a definir a importância, o progresso e a expectativa de tempo de cada evento ou atividade:

  • O caminho crítico fornece uma visão geral de todo o projeto desde o primeiro dia até a data de conclusão e ajuda a definir o tempo total em dias, meses ou anos que sua equipe precisará para concluir tudo. O Método de Caminho Crítico foi, na verdade, uma abordagem separada desenvolvida ao mesmo tempo que PERT, embora os dois sejam usados principalmente em conjunto um com o outro.

  • Atividade crítica é o termo dado a tarefas que não podem exceder ou ocupar mais recursos do que o previsto. Uma atividade crítica é, como o nome indica, crítica para a conclusão bem-sucedida do projeto.

  • Flutuação ou folga refere-se ao tempo e aos recursos disponíveis durante o projeto. Flutuação livre refere-se à utilização em recursos que você tem caso sua equipe atinja um atraso, enquanto folga negativa refere-se a tarefas que têm um déficit de recursos.

  • Lead time é o tempo em que um evento antecessor deve ser concluído para que um evento seja alcançado.

  • Tempo de defasagem é o momento mais breve que um evento pode seguir outro.

  • O rastreamento rápido é quando sua equipe decide executar tarefas críticas em conjunto para encurtar o caminho crítico geral.

  • Travamento crítico significa que você injeta recursos adicionais em uma atividade de caminho crítico, reduzindo assim o tempo necessário para que ela seja concluída, tornando o caminho crítico mais curto.

Etapas para o planejamento do projeto PERT

Agora que você conhece todos os termos-chave, veja como colocá-los em prática:

  1. Identifique suas tarefas: você deve definir todas as tarefas necessárias para concluir seu projeto, o que pode ser um pouco demorado. Mas, se você tem um projeto complexo em mãos, ter visibilidade sobre ele nesta fase inicial é fundamental.

  2. Defina uma sequência adequada: decida a melhor sequência para obter os resultados ideais em cada tarefa, lembre-se de que você pode executar várias tarefas simultaneamente. Defina dependências de tarefas em uma ordem sensata.

  3. Tempo estimado: descubra quanto tempo cada tarefa precisa, estipulando um tempo otimista, pessimista e esperado.

  4. Crie um diagrama de PERT: crie um visual do seu projeto.

  5. Atribua flutuação: certifique-se de saber quantos recursos cada tarefa exigirá.

  6. Estimativa de caminho crítico: com base na sua estrutura até o momento, defina uma data para a conclusão total.

Tarefas de planejamento no PERT

Uma tabela PERT ajudará você a gravar horários e sequência de atividade. Isto não é apenas útil em etapas de planejamento, também é um calendário valioso que você pode consultar durante todo o projeto. Veja abaixo um exemplo de tabela PERT:

  Tempos          

Atividade

Descrição

Predecessores

Otimista

Normal

Pessimista

Esperado

0

Data de início

 

0

0

0

0


Seleção de pessoal

0

10

15

20

15

B

Seleção de equipamentos

0

5

10

15

10

C

Criação de blueprint


10

12

18

12

D

Integração de funcionários


7

10

15

10

E

Instalação de novo equipamento

B, C

48

72

96

72

Criação de um diagrama de rede PERT

Quando a tabela estiver criada, você poderá criar também um gráfico PERT correspondente. Isto funciona como um fluxograma que fornece indicação visual clara para a sequência de projeto. Talvez você também queira usar um gráfico digital Gantt. Seu diagrama deve consistir em nós, com cada nó descrevendo uma atividade, assim como tempo de finalização otimistas, pessimistas e esperados.

Veja aqui um exemplo de um diagrama de rede completo PERT.

Técnica PERT: prós e contras

Como você pode ver, a técnica PERT, mesmo nas fases de planejamento, não é uma empreitada simples. Você e sua equipe devem pensar cuidadosamente se esta é a melhor técnica de gestão para o projeto escolhido. Geralmente, a abordagem PERT não é muito escalável para projetos pequenos. Além disso, se você tentar aplicá-la a projetos bastante simples, poderá acabar em uma situação em que “é pior a emenda que o soneto”. Considere os seguintes prós e contras antes de prosseguir com este método:

Prós da técnica PERT

  • Cria um visual claro e fácil de entender em todo o projeto
  • Permite uma análise profunda dos recursos do projeto e do desempenho antes do início
  • Cria uma linha do tempo para uma abordagem estruturada
  • Ajuda a promover a responsabilização, já que todos têm funções e tempos de execução claramente definidos
  • Considera imprevistos
  • Pode motivar os membros da equipe por meio de um plano claro de colaboração
  • Pode levar a uma conclusão mais rápida do projeto, pois todos sabem o que devem fazer e quando, por exemplo, sem imprevistos por conta de falha na comunicação das expectativas

Contras da técnica PERT

  • Depois de começar a dividir todas as atividades necessárias, você pode começar a atingir um número enorme de tarefas
  • Não muito aplicável a projetos menores e tarefas simples
  • Nós e gráficos ajudam a mostrar as expectativas, mas não o status ativo
  • As expectativas nem sempre são a realidade à medida que o projeto avança
  • Aumento drástico de trabalho administrativo durante a fase de escopo
  • As estimativas de tempo podem parecer opressivas e não propícias a tarefas criativas

A técnica PERT é a melhor para você e sua equipe?

Se seu projeto envolve inúmeras pessoas e tarefas, ter um diagrama de rede PERT para servir como um roteiro dará a todos uma ferramenta sólida de gerenciamento de projetos que eles poderão usar como base no futuro. Dito isso, se o seu projeto não for tão complicado, você pode acabar complicando tudo e perdendo tempo precioso no escopo de algo que não precisa de tantos detalhes.

Quais são as alternativas ao PERT?

Se você acha que sua equipe pode aproveitar alguns dos conceitos de PERT sem adotar totalmente o método, tente procurar ferramentas que abrangem a mesma mentalidade com um pouco menos de papelada. O Dropbox oferece ferramentas de gerenciamento de tarefas que facilitam o controle do que sua equipe está fazendo. Com integrações de aplicativos, incluindo Xero, Monday e Trello, você pode gerenciar as finanças e as tarefas da equipe e resolver problemas facilmente no Dropbox.

Os gerentes de projeto podem achar que o que uma equipe realmente precisa não é uma técnica de planejamento complexa, mas sim um processo de trabalho claramente definido e as ferramentas para alcançá-lo.

Descubra uma maneira melhor de trabalhar em conjunto.

Introdução ao Dropbox Business