Nesta era digital, empresas de diversos portes enfrentam o desafio de gerenciar e organizar volumes de documentos que não param de crescer. Um fluxo de trabalho para gestão de documentos bem estruturado é essencial para otimizar os processos de documentos das empresas e aumentar a colaboração e a produtividade.
Neste guia abrangente, explicaremos o conceito de fluxo de trabalho digital para gestão de documentos. Vamos mostrar como criar um fluxo eficiente que se adapte às necessidades da sua empresa e apresentar as vantagens de ter um sistema assim.
O que é um fluxo de trabalho para gestão de documentos?
É o processo sistemático de gerenciar documentos ao longo do ciclo de vida deles. Ele inclui várias etapas, como criação e alteração, armazenamento, distribuição, aprovação, implementação e retenção ou exclusão de documentos.
Com um fluxo de trabalho, você organiza melhor seu tempo e aloca recursos com mais eficiência do que quando processa e gerencia documentos de forma aleatória. Você saberá quem é responsável por cada etapa do processo e poderá padronizar melhor as tarefas, evitando confusões.
É diferente de um sistema de gestão de documentos (DMS), pois este último se concentra nos recursos e na tecnologia usada para armazenar e organizar documentos. O fluxo de trabalho para gestão de documentos, por outro lado, refere-se ao processo de criar e usar documentos.
As vantagens de um fluxo de trabalho para gestão de documentos
Implementar um fluxo de trabalho para gestão de documentos abrangente gera inúmeras vantagens para as empresas:
- Melhora a colaboração: fluxos de trabalho otimizados facilitam uma colaboração tranquila entre membros da equipe, pois aumenta a eficácia do compartilhamento, da edição e do feedback sobre documentos.
- Ajuda nos esforços de conformidade: um fluxo de trabalho bem definido garante o cumprimento dos requisitos legais e regulatórios, diminuindo o risco de não conformidade.
- Reduz as tarefas manuais: a automação do fluxo de trabalho libera tempo e recursos valiosos. Em vez de perder tempo com tarefas repetitivas, sua equipe poderá se concentrar em projetos estratégicos.
- Melhora o acesso aos documentos: fluxos de trabalho eficientes facilitam a busca e a recuperação de documentos e aumentam a produtividade geral.
- Aumenta a eficiência: fluxos de trabalho otimizados reduzem complicações e atrasos, aumentando a eficiência na organização.
Os elementos de um fluxo de trabalho para gestão de documentos
Um fluxo comum contém vários elementos importantes:
- Criação e modificação: documentos são criados, e alterações subsequentes são feitas. O controle de versão permite acompanhar as várias versões de um documento conforme as edições em tempo real.
- Armazenamento: os documentos são salvos com segurança em um local centralizado, como o armazenamento em nuvem, garantindo fácil acesso e recuperação.
- Distribuição e entrega: os documentos são compartilhados com as partes interessadas internas ou externas relevantes.
- Aprovação e feedback: o documento é revisado e aprovado para garantir a precisão e a conformidade.
- Implementação e uso: os documentos aprovados são colocados em prática ou usados para a finalidade pretendida.
- Retenção e exclusão: os documentos ficam salvos pelo período exigido e são descartados com segurança quando deixarem de ser necessários.
![Um trabalhador remoto olha um documento em papel com um laptop aberto na mesa à sua frente.](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/warp/en-us/formswift/GettyImages-875247306.jpg)
Que tipo de empresa se beneficia de fluxos de trabalho para gestão de documentos?
Os fluxos de trabalho para gestão de documentos são vantajosos para todo tipo de setor e departamento. Veja abaixo alguns casos de uso comuns:
RH
Com fluxos de trabalho simplificados, é mais fácil gerenciar registros de funcionários, contratos e outros documentos de RH com eficiência.
Saúde
Os fluxos de trabalho de documentos garantem o armazenamento seguro e a fácil recuperação de prontuários médicos, resultados de testes e exames de imagem.
Setor jurídico
Com um sistema robusto de fluxos de trabalho, os escritórios de advocacia podem gerenciar documentos jurídicos, contratos e autos de processos com mais eficiência.
Finanças
Os fluxos de trabalho de documentos ajudam a processar documentos financeiros, faturas e relatórios de modo eficiente.
Vendas e marketing
As equipes de vendas podem acessar e compartilhar propostas de vendas, contratos e materiais de marketing com facilidade.
Além desses setores específicos, os fluxos de trabalho para gestão de documentos beneficiam departamentos de empresas, como administração, cultura, fornecimento e logística.
![O recurso Enviar e acompanhar do Dropbox mostra as visualizações de um PDF chamado “Proposta de filme”.](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/warp/en-us/customers/chiki/docsend-time-spent-02-ui-2048x1280.png)
Um guia passo a passo sobre como criar um fluxo de trabalho para gestão de documentos
Para criar um fluxo eficaz, siga estes passos importantes:
1. Avalie o processo atual
Comece avaliando o processo atual de gestão de documentos. Fale com colegas para reunir informações e identificar o que pode melhorar. Considere os diferentes elementos dos processos atuais do fluxo de trabalho e identifique complicações ou problemas de eficiência, como colaboração lenta ou armazenamento insuficiente. Adaptar o fluxo de trabalho às necessidades específicas da equipe é o segredo para o sucesso.
2. Escolha a ferramenta certa
Depois de identificar o que pode melhorar, escolha a melhor ferramenta de gestão de documentos para a organização.
Com uma plataforma centralizada como o Dropbox, a empresa terá acesso a uma solução abrangente para criar, editar, armazenar e compartilhar vários tipos de documento em um único lugar seguro. Os recursos de segurança aprimorados e as permissões de documentos garantem a proteção de todas as suas informações confidenciais.
3. Implemente o fluxo de trabalho
Você já escolheu a ferramenta certa, então agora é hora de colocar em prática o fluxo de trabalho escolhido.
O ideal é que o processo de configuração seja rápido e eficiente, possibilitando uma transição tranquila. Com a ampla seleção de integrações do Dropbox, você fará o fluxo de trabalho de documentos funcionar com as ferramentas que já usa.
4. Itere e melhore
Quando a equipe começar a seguir o novo fluxo de trabalho, acompanhe a eficácia dele e faça os ajustes necessários para otimizar o desempenho.
Para isso, use recursos como o Enviar e acompanhar para receber dados analíticos e acompanhar o compartilhamento de arquivos. Você receberá notificações diárias por e-mail sobre quantas vezes os documentos foram abertos e terá acesso a dados analíticos avançados sobre compartilhamento, como quando, onde e por quanto tempo alguém os visualizou. Com essa função, você identificará o que pode melhorar e poderá fazer mudanças para aumentar a eficiência do fluxo de trabalho.
A otimização do fluxo de trabalho é um processo contínuo, não uma tarefa única. Enquanto a equipe se familiariza com o fluxo de trabalho novo, talvez seja preciso fazer outros ajustes, e esse trabalho deve ser coletivo. Com proatividade e a busca contínua por formas de melhorar o fluxo de trabalho, você ajudará sua equipe a trabalhar com mais eficácia.
5. Acelere as tarefas manuais
O Dropbox oferece vários recursos para otimizar tarefas manuais e aumentar a produtividade:
- Edição de PDF: digitalize documentos em papel e converta-os em PDFs editáveis para facilitar a edição e a colaboração.
- Assinatura eletrônica: envie documentos para assinatura eletrônica diretamente da sua conta do Dropbox.
- Busca com IA: com o Dropbox Dash, você faz buscas de conteúdo mais eficientes e encontra as informações relevantes mesmo sem saber o nome do arquivo. Encontre conteúdo instantaneamente em todos os aplicativos e abas conectados no desktop e no navegador.
- Controle de versão: o Dropbox armazena automaticamente todas as versões anteriores de um arquivo para que você possa visualizar as alterações e recuperar as versões antigas.
![A visualização prévia de um arquivo chamado “Quadros de humor” no Dropbox mostra recursos como “Editar PDF”, “Obter assinaturas” e “Encontrar arquivos semelhantes”.](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/warp/en-us/business/partners/aws-movebot/fss-quick-view-similar-view-ui-2048x1280-pt_BR.png)
Melhores práticas do fluxo de trabalho para a gestão de documentos
Além de implementar um fluxo de trabalho, considere estas melhores práticas para gerenciar documentos com eficiência.
Use recursos de segurança avançados
Garanta a confidencialidade de documentos sigilosos com medidas de segurança robustas. O Dropbox usa criptografia avançada para proteger seus documentos, e você ainda pode definir outras permissões e proteger arquivos com senha para restringir o acesso.
Faça a integração com o sistema de gestão de documentos
Aumente a eficiência do fluxo de trabalho integrando a ferramenta com seu sistema atual de gestão de documentos. Assim, você poderá acessar documentos com mais facilidade, conduzir processos de aprovação mais rápidos e melhorar a colaboração entre os membros da equipe.
Isso também diminuirá o vai e volta entre aplicativos e softwares, resultando em menos erros.
Desenvolva políticas e procedimentos
Estabeleça políticas e procedimentos claros para instruir os membros da equipe sobre como usar o fluxo de trabalho da maneira mais eficiente. Descreva etapas padronizadas para criação, armazenamento, acesso e compartilhamento de documentos importantes dentro da equipe e com partes interessadas internas e externas.
Os procedimentos devem incluir instruções claras sobre como enviar e categorizar documentos, buscar e recuperar arquivos e rastrear alterações.
Treine os membros da equipe
Faça sessões de treinamento prático para ajudar os membros da equipe a entender e seguir o novo fluxo de trabalho.
O treinamento deve ser abrangente e abordar as principais etapas de criação, armazenamento, compartilhamento, arquivamento ou exclusão dos documentos. Exemplos práticos podem ajudar a equipe a entender como o processo ocorrerá nas tarefas diárias.
Sessões de acompanhamento, guias e tutoriais acessíveis e reuniões frequentes também podem ser usados para abordar desafios ou ideias novas.
Faça o fluxo de trabalho funcionar para você
Um fluxo de trabalho para gestão de documentos bem estruturado é essencial para fazer o seu sistema funcionar da melhor maneira possível.
O Dropbox é a plataforma centralizada ideal para armazenar e gerenciar os arquivos dos seus projetos, além de colaborar com a equipe e reunir as opiniões dela. Use os recursos abrangentes que o Dropbox oferece para agilizar os processos de documentos, melhorar a colaboração e impulsionar o sucesso da sua empresa.