Nesta era digital, empresas de diversos portes enfrentam o desafio de gerenciar e organizar volumes de documentos que não param de crescer. Um fluxo de trabalho para gestão de documentos bem estruturado é essencial para otimizar os processos de documentos das empresas e aumentar a colaboração e a produtividade.
Neste guia abrangente, explicaremos o conceito de fluxo de trabalho digital para gestão de documentos. Vamos mostrar como criar um fluxo eficiente que se adapte às necessidades da sua empresa e apresentar as vantagens de ter um sistema assim.
O que é um fluxo de trabalho para gestão de documentos?
É o processo sistemático de gerenciar documentos ao longo do ciclo de vida deles. Ele inclui várias etapas, como criação e alteração, armazenamento, distribuição, aprovação, implementação e retenção ou exclusão de documentos.
Com um fluxo de trabalho, você organiza melhor seu tempo e aloca recursos com mais eficiência do que quando processa e gerencia documentos de forma aleatória. Você saberá quem é responsável por cada etapa do processo e poderá padronizar melhor as tarefas, evitando confusões.
É diferente de um sistema de gestão de documentos (DMS), pois este último se concentra nos recursos e na tecnologia usada para armazenar e organizar documentos. O fluxo de trabalho para gestão de documentos, por outro lado, refere-se ao processo de criar e usar documentos.
As vantagens de um fluxo de trabalho para gestão de documentos
Implementar um fluxo de trabalho para gestão de documentos abrangente gera inúmeras vantagens para as empresas:
- Melhora a colaboração: fluxos de trabalho otimizados facilitam uma colaboração tranquila entre membros da equipe, pois aumenta a eficácia do compartilhamento, da edição e do feedback sobre documentos.
- Ajuda nos esforços de conformidade: um fluxo de trabalho bem definido garante o cumprimento dos requisitos legais e regulatórios, diminuindo o risco de não conformidade.
- Reduz as tarefas manuais: a automação do fluxo de trabalho libera tempo e recursos valiosos. Em vez de perder tempo com tarefas repetitivas, sua equipe poderá se concentrar em projetos estratégicos.
- Melhora o acesso aos documentos: fluxos de trabalho eficientes facilitam a busca e a recuperação de documentos e aumentam a produtividade geral.
- Aumenta a eficiência: fluxos de trabalho otimizados reduzem complicações e atrasos, aumentando a eficiência na organização.
Os elementos de um fluxo de trabalho para gestão de documentos
Um fluxo comum contém vários elementos importantes:
- Criação e modificação: documentos são criados, e alterações subsequentes são feitas. O controle de versão permite acompanhar as várias versões de um documento conforme as edições em tempo real.
- Armazenamento: os documentos são salvos com segurança em um local centralizado, como o armazenamento em nuvem, garantindo fácil acesso e recuperação.
- Distribuição e entrega: os documentos são compartilhados com as partes interessadas internas ou externas relevantes.
- Aprovação e feedback: o documento é revisado e aprovado para garantir a precisão e a conformidade.
- Implementação e uso: os documentos aprovados são colocados em prática ou usados para a finalidade pretendida.
- Retenção e exclusão: os documentos ficam salvos pelo período exigido e são descartados com segurança quando deixarem de ser necessários.
Que tipo de empresa se beneficia de fluxos de trabalho para gestão de documentos?
Os fluxos de trabalho para gestão de documentos são vantajosos para todo tipo de setor e departamento. Veja abaixo alguns casos de uso comuns:
RH
Com fluxos de trabalho simplificados, é mais fácil gerenciar registros de funcionários, contratos e outros documentos de RH com eficiência.
Saúde
Os fluxos de trabalho de documentos garantem o armazenamento seguro e a fácil recuperação de prontuários médicos, resultados de testes e exames de imagem.
Setor jurídico
Com um sistema robusto de fluxos de trabalho, os escritórios de advocacia podem gerenciar documentos jurídicos, contratos e autos de processos com mais eficiência.
Finanças
Os fluxos de trabalho de documentos ajudam a processar documentos financeiros, faturas e relatórios de modo eficiente.
Vendas e marketing
As equipes de vendas podem acessar e compartilhar propostas de vendas, contratos e materiais de marketing com facilidade.
Além desses setores específicos, os fluxos de trabalho para gestão de documentos beneficiam departamentos de empresas, como administração, cultura, fornecimento e logística.
Um guia passo a passo sobre como criar um fluxo de trabalho para gestão de documentos
Para criar um fluxo eficaz, siga estes passos importantes:
1. Avalie o processo atual
Comece avaliando o processo atual de gestão de documentos. Fale com colegas para reunir informações e identificar o que pode melhorar. Considere os diferentes elementos dos processos atuais do fluxo de trabalho e identifique complicações ou problemas de eficiência, como colaboração lenta ou armazenamento insuficiente. Adaptar o fluxo de trabalho às necessidades específicas da equipe é o segredo para o sucesso.
2. Escolha a ferramenta certa
Depois de identificar o que pode melhorar, escolha a melhor ferramenta de gestão de documentos para a organização.
Com uma plataforma centralizada como o Dropbox, a empresa terá acesso a uma solução abrangente para criar, editar, armazenar e compartilhar vários tipos de documento em um único lugar seguro. Os recursos de segurança aprimorados e as permissões de documentos garantem a proteção de todas as suas informações confidenciais.
3. Implemente o fluxo de trabalho
Você já escolheu a ferramenta certa, então agora é hora de colocar em prática o fluxo de trabalho escolhido.
O ideal é que o processo de configuração seja rápido e eficiente, possibilitando uma transição tranquila. Com a ampla seleção de integrações do Dropbox, você fará o fluxo de trabalho de documentos funcionar com as ferramentas que já usa.
4. Itere e melhore
Quando a equipe começar a seguir o novo fluxo de trabalho, acompanhe a eficácia dele e faça os ajustes necessários para otimizar o desempenho.
Para isso, use recursos como o Enviar e acompanhar para receber dados analíticos e acompanhar o compartilhamento de arquivos. Você receberá notificações diárias por e-mail sobre quantas vezes os documentos foram abertos e terá acesso a dados analíticos avançados sobre compartilhamento, como quando, onde e por quanto tempo alguém os visualizou. Com essa função, você identificará o que pode melhorar e poderá fazer mudanças para aumentar a eficiência do fluxo de trabalho.
A otimização do fluxo de trabalho é um processo contínuo, não uma tarefa única. Enquanto a equipe se familiariza com o fluxo de trabalho novo, talvez seja preciso fazer outros ajustes, e esse trabalho deve ser coletivo. Com proatividade e a busca contínua por formas de melhorar o fluxo de trabalho, você ajudará sua equipe a trabalhar com mais eficácia.
5. Acelere as tarefas manuais
O Dropbox oferece vários recursos para otimizar tarefas manuais e aumentar a produtividade:
- Edição de PDF: digitalize documentos em papel e converta-os em PDFs editáveis para facilitar a edição e a colaboração.
- Assinatura eletrônica: envie documentos para assinatura eletrônica diretamente da sua conta do Dropbox.
- Busca com IA: com o Dropbox Dash, você faz buscas de conteúdo mais eficientes e encontra as informações relevantes mesmo sem saber o nome do arquivo. Encontre conteúdo instantaneamente em todos os aplicativos e abas conectados no desktop e no navegador.
- Controle de versão: o Dropbox armazena automaticamente todas as versões anteriores de um arquivo para que você possa visualizar as alterações e recuperar as versões antigas.
Melhores práticas do fluxo de trabalho para a gestão de documentos
Além de implementar um fluxo de trabalho, considere estas melhores práticas para gerenciar documentos com eficiência.
Use recursos de segurança avançados
Garanta a confidencialidade de documentos sigilosos com medidas de segurança robustas. O Dropbox usa criptografia avançada para proteger seus documentos, e você ainda pode definir outras permissões e proteger arquivos com senha para restringir o acesso.
Faça a integração com o sistema de gestão de documentos
Aumente a eficiência do fluxo de trabalho integrando a ferramenta com seu sistema atual de gestão de documentos. Assim, você poderá acessar documentos com mais facilidade, conduzir processos de aprovação mais rápidos e melhorar a colaboração entre os membros da equipe.
Isso também diminuirá o vai e volta entre aplicativos e softwares, resultando em menos erros.
Desenvolva políticas e procedimentos
Estabeleça políticas e procedimentos claros para instruir os membros da equipe sobre como usar o fluxo de trabalho da maneira mais eficiente. Descreva etapas padronizadas para criação, armazenamento, acesso e compartilhamento de documentos importantes dentro da equipe e com partes interessadas internas e externas.
Os procedimentos devem incluir instruções claras sobre como enviar e categorizar documentos, buscar e recuperar arquivos e rastrear alterações.
Treine os membros da equipe
Faça sessões de treinamento prático para ajudar os membros da equipe a entender e seguir o novo fluxo de trabalho.
O treinamento deve ser abrangente e abordar as principais etapas de criação, armazenamento, compartilhamento, arquivamento ou exclusão dos documentos. Exemplos práticos podem ajudar a equipe a entender como o processo ocorrerá nas tarefas diárias.
Sessões de acompanhamento, guias e tutoriais acessíveis e reuniões frequentes também podem ser usados para abordar desafios ou ideias novas.
Faça o fluxo de trabalho funcionar para você
Um fluxo de trabalho para gestão de documentos bem estruturado é essencial para fazer o seu sistema funcionar da melhor maneira possível.
O Dropbox é a plataforma centralizada ideal para armazenar e gerenciar os arquivos dos seus projetos, além de colaborar com a equipe e reunir as opiniões dela. Use os recursos abrangentes que o Dropbox oferece para agilizar os processos de documentos, melhorar a colaboração e impulsionar o sucesso da sua empresa.
