Atualmente, criamos um volume enorme de arquivos e documentos ao longo dos dias de trabalho, e isso acontece em todo departamento ou função. O problema é que, uma vez criados, os documentos se perdem no grande ecossistema das empresas. Nesse caso, como encontrá-los com mais facilidade?
Com um sistema de gestão de documentos, você pode otimizar os fluxos de trabalho, aumentar a eficiência e a produtividade e economizar o tempo valioso da equipe.
Neste artigo, falaremos um pouco sobre o que é um sistema de gestão de documentos e quais são as vantagens dele, além de compartilhar algumas dicas de como encontrar a solução ideal para você.
O que é gestão de documentos?
É o processo de capturar, armazenar, arquivar, acompanhar e recuperar os documentos eletrônicos de uma empresa, desde PDFs e arquivos de processamento de texto até vídeos e arquivos em papel digitalizados, como recibos.
Com um sistema de gestão de documentos digital, você elimina o uso de papéis e facilita a edição de conteúdo, como PDFs, o compartilhamento de arquivos para assinaturas digitais e outros processos importantes da empresa.
Um sistema de gestão de documentos (ou “DMS”) permite capturar diferentes tipos de documento de várias fontes, como e-mails, formulários on-line e arquivos digitais compartilhados, e armazená-los em um local seguro e de fácil acesso.
Por que você precisa de um sistema de gestão de documentos digital?
Para garantir a segurança dos documentos e a eficiência da gestão deles, é importante ter um sistema claro e abrangente.
Atualmente, criamos um volume enorme de dados durante a vida profissional nas interações com clientes, colegas e outras partes interessadas. Com um sistema de gestão de documentos digital, é possível manter arquivos e pastas acessíveis e seguros em todas as etapas: criação, recebimento e compartilhamento nos fluxos de trabalho e projetos.
Quais são as vantagens dos sistemas de gestão de documentos?
Se você implementar um sistema assim na sua empresa, as vantagens serão inúmeras.
1. Trabalho em equipe e colaboração
Quando os membros de uma equipe sabem exatamente como localizar arquivos e pastas, a colaboração em tempo real fica muito mais fácil. Você não vai mais precisar compartilhar documentos de um lado para o outro sem parar por e-mail ou outras ferramentas de comunicação.
O sistema também simplifica o compartilhamento externo de conteúdo com clientes e outras partes interessadas, além de aumentar a segurança, pois salva os documentos em um local seguro com acesso limitado a pessoas específicas.
2. Acesso fácil
É muito mais fácil acessar um sistema de gestão de documentos digital do que um sistema feito em papel cujo acesso está limitado a um único local. Com um sistema digital, ainda mais se é hospedado na nuvem, você e os membros da equipe acessam os documentos de onde estão e em qualquer dispositivo.
Ou seja, se você está trabalhando em casa ou finalizando tarefas durante uma viagem, evita perder documentos com o acesso seguro a arquivos protegidos no armazenamento em nuvem.
Com um local centralizado para salvar documentos, também é mais fácil encontrá-los: chega daquele monte de documentos espalhados em várias pastas e subpastas causando problemas de acesso.
3. Mais segurança
Os recursos de segurança integrados, como o Enviar e acompanhar do Dropbox, permitem definir permissões de acesso e acompanhar quando, onde e como os documentos foram visualizados, editados e compartilhados.
Os administradores podem dar acesso aos documentos apenas às pessoas que precisam deles, protegendo informações confidenciais e cumprindo requisitos de conformidade regulatória.
Gerenciar registros da forma certa também é um requisito legal em muitos setores. Por isso, se você tiver um sistema de gestão de documentos robusto, poderá mostrar aos auditores que cumpre as leis e os regulamentos relevantes.
4. Mais eficiência e comunicação
Com um sistema de gestão de documentos abrangente, você não precisa perder tempo procurando arquivos em vários dispositivos, aplicativos ou navegadores.
Se aprimorar o sistema com ferramentas inteligentes de IA, como o Dropbox Dash, você encontrará tudo o que precisa com poucos cliques, independentemente dos metadados ou do formato do arquivo, economizando tempo e esforço.
O que procurar em um sistema de gestão de documentos
Na hora de escolher um software de gestão de documentos para um sistema novo, é preciso se atentar a vários recursos importantes, como:
- Controle de versão e trilha de auditoria: veja como o documento atual surgiu e as diferenças em relação às versões anteriores
- Segurança e controle de acesso: criptografia de arquivos e a possibilidade de proteger documentos importantes com senha
- Automação do fluxo de trabalho: agilize tarefas demoradas, como a criação e o gerenciamento de pastas
- Colaboração: armazene documentos em um local centralizado para que colegas possam trabalhar em um arquivo ao mesmo tempo
- Busca e recuperação de arquivos facilitadas: escolha uma ferramenta com uma experiência de usuário simplificada que ajude você a encontrar o documento certo quando precisar dele
O sistema escolhido também precisa ser perfeito para o seu fluxo de trabalho de gestão de documentos. Assim, você e sua equipe podem continuar criando, compartilhando e gerenciando documentos tranquilamente.
Um sistema de gestão de documentos unificado e centralizado
O Dropbox é o sistema centralizado ideal para armazenar, colaborar, receber opiniões e gerenciar os arquivos dos seus projetos. Com ele, você cria, edita e compartilha facilmente documentos com os membros da equipe e pode acessá-los onde e quando quiser.