Bez względu na dział lub funkcję, w życiu zawodowym tworzymy ogromną liczbę plików i dokumentów. Jednak gdy już utworzymy nasze dokumenty, mogą one łatwo się zgubić w rozległym ekosystemie zawartości obejmującym całą firmę. Jak zatem ułatwić ich znalezienie?
System zarządzania dokumentami może pomóc w usprawnieniu przepływu pracy, zwiększeniu wydajności i produktywności oraz zaoszczędzeniu cennego czasu zespołu.
W tym artykule przyjrzymy się, czym jest system zarządzania dokumentami i jakie korzyści płyną z jego stosowania, a także podamy kilka wskazówek ułatwiających znalezienie odpowiedniego rozwiązania dla Ciebie.
Co to jest zarządzanie dokumentami?
Zarządzanie dokumentami to proces przechwytywania, przechowywania, archiwizowania, śledzenia i odzyskiwania dokumentów elektronicznych w Twojej firmie. Dotyczy to plików PDF, plików z edytora tekstu, filmów i skanów dokumentów papierowych, takich jak paragony.
Dzięki cyfrowemu systemowi zarządzania dokumentami możesz wyeliminować dokumenty papierowe i ułatwić edycję zawartości, na przykład plików PDF, udostępnianie plików w celu uzyskania ePodpisów i inne ważne procesy biznesowe.
System zarządzania dokumentami pozwala na przechwytywanie różnych typów dokumentów z różnych źródeł, takich jak wiadomości e-mail, formularze online i współdzielone pliki cyfrowe, oraz przechowywanie ich w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu.
Dlaczego potrzebujesz cyfrowego systemu zarządzania dokumentami
Potrzebujesz przejrzystego, ale uniwersalnego systemu, który zagwarantuje bezpieczeństwo dokumentów i zapewni efektywność zarządzania dokumentami.
W dzisiejszych czasach wszyscy tworzymy ogromną ilość danych w naszym życiu zawodowym, gdy wchodzimy w interakcje z klientami, współpracownikami i innymi zainteresowanymi stronami. Cyfrowy system zarządzania dokumentami pomaga zapewnić dostępność i bezpieczeństwo naszych plików i folderów w miarę jak je tworzymy, odbieramy i udostępniamy w ramach naszych przepływów pracy i projektów.
Jakie są zalety systemów zarządzania dokumentami?
Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami daje Twojej firmie wiele istotnych korzyści.
1. Praca zespołowa i współpraca
Gdy członkowie zespołu znają dokładną lokalizację plików i folderów, których potrzebują do pracy, współpraca w czasie rzeczywistym staje się znacznie łatwiejsza. Zapomnij o ciągłym udostępnianiu dokumentów do uzupełnienia za pośrednictwem poczty e-mail i innych narzędzi komunikacyjnych.
Upraszcza to również udostępnianie zawartości na zewnątrz klientom i innym zainteresowanym stronom oraz stanowi dodatkową warstwę zabezpieczeń, ponieważ dokument jest zapisywany w bezpiecznym miejscu i dostęp do niego jest ograniczony tylko do określonych osób.
2. Łatwy dostęp
Dostęp do cyfrowego systemu zarządzania dokumentami jest znacznie łatwiejszy niż do lokalnego systemu opartego na papierze, który jest ograniczony do jednej lokalizacji lub miejsca. W przypadku systemu cyfrowego, zwłaszcza opartego na chmurze, Ty i członkowie Twojego zespołu możecie uzyskiwać dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu.
Niezależnie od tego, czy pracujesz z domu, czy odhaczasz zadania podczas podróży, możesz uniknąć utraty pracy nad dokumentami, bezpiecznie uzyskując dostęp do plików przechowywanych w chmurze.
Scentralizowane miejsce na dokumenty również znacznie ułatwia odnajdowanie plików – koniec z dokumentami rozproszonymi w różnych folderach i podfolderach i wiążących się z tym problemów z dostępem.
3. Lepsze zabezpieczenia
Wbudowane funkcje zabezpieczeń Dropbox, takie jak Wyślij i śledź, pozwalają ustawić uprawnienia dostępu i monitorować, kiedy, gdzie i w jaki sposób dokumenty były przeglądane, edytowane i udostępniane.
Administratorzy mogą przyznać dostęp do dokumentu tylko osobom, które tego potrzebują, chroniąc poufne informacje i wspierając wymagania dotyczące zgodności z przepisami.
Właściwe zarządzanie dokumentacją staje się również wymaganiem prawnym w wielu branżach, więc solidny system zarządzania dokumentami może pomóc wykazać audytorom, że przestrzega się odpowiednich przepisów i regulacji.
4. Poprawiona skuteczność i produktywność
Dzięki uniwersalnemu systemowi zarządzania dokumentami nie musisz tracić czasu na szukanie plików na innych urządzeniach, w innych aplikacjach czy na kartach przeglądarki.
A jeśli rozszerzysz to o inteligentne narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, takie jak Dropbox Dash, kilkoma kliknięciami możesz znaleźć wszystko, czego potrzebujesz, niezależnie od formatu metadanych lub pliku, oszczędzając cenny czas i wysiłek.
Na co zwrócić uwagę w systemie zarządzania dokumentami
Podczas wybierania oprogramowania do zarządzania dokumentami dla swojego nowego systemu należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych funkcji, w tym:
- Kontrolę wersji i ścieżkę audytu – możliwość zobaczenia, jak powstał bieżący dokument i czym się różni od wcześniejszych wersji
- Bezpieczeństwo i kontrolę dostępu – szyfrowanie plików i możliwość ochrony hasłem ważnych dokumentów
- Automatyzację przepływu pracy – przyspieszanie czasochłonnych zadań, takich jak tworzenie folderów i zarządzanie nimi
- Współpracę – przechowywanie dokumentów w centralnej lokalizacji, aby ułatwić współpracownikom jednoczesną pracę nad plikami
- Łatwe wyszukiwanie i pobieranie plików – należy wybrać narzędzie z usprawnionym środowiskiem użytkownika, które również pomaga znaleźć odpowiedni dokument, gdy jest potrzebny
Wybrany przez Ciebie system powinien również bezproblemowo pasować do Twojego przepływu pracy zarządzania dokumentami, dzięki czemu Ty i Twój zespół możecie nadal bez problemu tworzyć dokumenty, udostępniać je i zarządzać nimi.
Zunifikowany, centralny system zarządzania dokumentami
Dropbox to idealny centralny punkt przechowywania plików projektu, współpracy nad nimi, uzyskiwania opinii na ich temat i zarządzania nimi. Za pomocą Dropbox możesz łatwo tworzyć, edytować i udostępniać dokumenty członkom swojego zespołu oraz uzyskiwać dostęp do tych dokumentów z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.