Wielu z nas spędza czas na „pracy nad pracą” – według McKinsey’a pracownicy umysłowi poświęcają prawie 20% swojego czasu na poszukiwanie wewnętrznych informacji lub współpracowników, którzy mogą pomóc przy konkretnych zadaniach.
Usprawniając przepływ pracy, możesz ograniczyć marnowanie czasu i znacznie usprawnić procesy operacyjne. Identyfikując i eliminując powtarzające się zadania lub problemy, które Cię spowalniają, możesz zwiększyć wydajność oraz produktywność.
W tym przewodniku przedstawimy Ci pięć prostych strategii, które usprawnią Twój przepływ pracy, dzięki którym zapomnisz o niepotrzebnej złożoności i zaczniesz korzystać z uproszczonego procesu pozwalającego Twojemu zespołowi osiągnąć więcej.
Jakie są korzyści z usprawnienia przepływów pracy?
Usprawnienie procesów pozwala wyeliminować czasochłonne zadania i zbędne czynności wykonywane na co dzień oraz ograniczyć liczbę błędów. Dodatkowe korzyści to między innymi:
- Zwiększona wydajność
- Poprawiona skuteczność
- Lepsza komunikacja
- Mniejsza liczba opóźnień i niedotrzymanych terminów
- Przewaga konkurencyjna
- Lepsze morale pracowników
- Uproszczone szkolenie pracowników
- Jaśniejsze obowiązki i zakres odpowiedzialności
5 sposobów na usprawnienie przepływów pracy
Oto pięć sposobów na usprawnienie przepływów pracy:
1. Zidentyfikuj procesy, które aktualnie Cię spowalniają
Do oznak, że Twój przepływ pracy wymaga usprawnienia, zaliczają się opóźnienia i wąskie gardła, które uniemożliwiają terminowe kończenie projektów, duża liczba poprawek lub niepotrzebnego powtarzania zadań, a także zbędna technologia, która stwarza dodatkowe problemy zamiast je rozwiązywać.
Oceniając obecne przepływy pracy, weź pod uwagę następujące czynniki:
- Zaangażowanych ludzi, systemy lub narzędzia
- Zadania, kroki lub aktywności niezbędne do osiągnięcia pożądanego wyniku przepływu pracy
- Ilość czasu potrzebną na ukończenie każdego zadania lub aktywności
- Informacje potrzebne do utrzymania działania przepływu pracy
- Wyzwalacz, działanie, czas lub warunek uruchamiający przepływ pracy
- Oczekiwany wynik lub rezultat przepływu pracy
Jeśli podejmiesz się tego zadania wspólnie z innymi, możecie wspólnie zidentyfikować wszelkie nadmiarowe lub nieefektywne elementy w używanym przepływie pracy.
Dzięki narzędziom Dropbox do udostępniania plików i współpracy możesz łatwiej zbierać dane od członków swojego zespołu. Na przykład Dropbox pozwala wielu użytkownikom pracować nad tym samym plikiem w czasie rzeczywistym, co usprawnia współpracę. Taka transparentność może pomóc zidentyfikować wszelkie wąskie gardła, ponieważ jeśli jeden z członków zespołu stale potrzebuje więcej czasu na ukończenie zadania, może to wskazywać na problem z jego częścią przepływu pracy.
Aby dowiedzieć się, które etapy przepływu pracy zajmują najwięcej czasu i gdzie można wprowadzić ulepszenia, można także przejrzeć szczegółowy dziennik aktywności Dropbox dla wszystkich działań podejmowanych względem pliku, takich jak wyświetlanie, pobieranie i edytowanie.
2. Określ swoje cele i zadania
Gdy już zidentyfikujesz, które przepływy pracy wymagają usprawnienia, możesz zacząć definiować, co chcesz osiągnąć dzięki tej zmianie i w jaki sposób zamierzasz to zrobić.
Nawet jeśli Twoje początkowe plany są ogólne, zastanowienie się nad konkretnymi usprawnieniami do wprowadzenia i ich przyczynami pomoże Ci zawęzić zakres działań do pożądanych rezultatów.
Na przykład jeśli Twój zespół pracuje w sprintach z ruchomymi miesięcznymi terminami, możesz usprawnić proces opiniowania, aby Twój projekt nie został zablokowany pod koniec miesiąca. Dzięki narzędziom do zarządzania projektami, takim jak Dropbox Paper, możesz w ciągu kilku sekund utworzyć listę zadań, przypisać zadania członkom zespołu i ustawić terminy. Gdy zbliża się termin, usługa Paper będzie automatycznie wysyłać powiadomienia, dzięki czemu będziesz na bieżąco z postępami prac nad projektem.
3. Tam, gdzie to możliwe, korzystaj z szablonów i automatyzacji przepływu pracy
Automatyzacja procesów może pomóc skrócić czas poświęcany na ręczne i powtarzalne zadania pochłaniające mnóstwo uwagi, którą można by było skierować na bardziej produktywne aktywności.
Dzięki automatyzacji Dropbox możesz skonfigurować reguły i wyzwalacze do automatycznego organizowania plików w wyznaczonych folderach. Oszczędza to czas i pracę, jakie trzeba by było włożyć w ręczne sortowanie i przenoszenie plików, a także gwarantuje, że dokumenty zawsze będą we właściwym miejscu.
Narzędzia takie jak Dropbox Dash mogą pomóc w grupowaniu zawartości z plików, aplikacji, łączy internetowych i nie tylko w jeden zorganizowany „stos”, który możesz udostępnić swojemu zespołowi. Usługa Dash używa sztucznej inteligencji do sugerowania nowych stosów i organizowania plików w kolekcje oparte na projektach na podstawie Twojej ostatniej aktywności.
Szablony dokumentów również przyspieszają proces tworzenia zawartości. Można ich używać do wszystkiego, od specyfikacji projektu po kalendarze zawartości. Są one doskonałym sposobem na zapewnienie, że nawet jeśli wyeliminujesz pewne kroki ze swojego przepływu pracy, jakość Twojej pracy nie ulegnie pogorszeniu.
Aby ułatwić dostęp do dokumentacji procesów i jej udostępnianie, usługa Dropbox oferuje bezpieczne i scentralizowane miejsce dla Ciebie i członków Twojego zespołu. Dropbox integruje się również z aplikacjami, których już używasz i które lubisz – takimi jak Zapier, Gmail i Outlook – dzięki czemu możesz przechowywać wszystko w jednym miejscu.
4. Udostępniaj wiedzę i analitykę
Dokumentuj zmiany w procesach i badania, aby można było łatwo informować o nich nowych i obecnych członków zespołu. Dokumentacja ta stanowi punkt odniesienia dla wszystkich zaangażowanych osób, gwarantując, że wszyscy są na bieżąco i rozumieją nowe procedury.
Udokumentowanie przepływu pracy pomaga również przyspieszyć proces wdrażania przepływu pracy. Gdy członkowie zespołu mają dostęp do przejrzystej i zwięzłej dokumentacji, mogą szybko dostosować się do nowych procesów i włączyć je do swojego codziennego przepływu pracy. To ostatecznie skutkuje wydajniejszym i skuteczniejszym zespołem, ponieważ wszyscy pracują nad osiągnięciem tych samych celów.
Dodatkowo umieszczanie informacji o procesie przepływu pracy w usłudze Dropbox Paper pozwala na łatwiejsze wdrażanie nowych członków zespołu. Dzięki dostępowi do kompleksowych danych nowi pracownicy mogą szybko się wdrożyć i zrozumieć, jak w zespole realizuje się różne zadania. Skraca to czas uczenia się nowych członków zespołu i gwarantuje, że będą oni mogli szybko wnosić swój wkład.
5. Zbierz opinie
Inni będą mieć na Twój proces świeże spojrzenie i mogą zaproponować Ci wskazówki dotyczące usprawnień, które mogły Ci umknąć. Zapytaj kolegę z zespołu, przełożonego lub kogoś na podobnym stanowisku w innym zespole o jego opinię, a otrzymasz cenne spostrzeżenia i perspektywy, które mogły nie być przez Ciebie rozważane.
Udokumentowanie procesu w Dropbox Paper i udostępnienie dokumentu współpracownikom oznacza, że będą oni mogli współpracować w czasie rzeczywistym – na dowolnym urządzeniu i z dowolnego miejsca. Będą mogli również wyrazić swoją opinię na temat tego, co w proponowanym nowym przepływie pracy działa dobrze, oraz jakie są jego mocne strony i potencjalne korzyści. Dodatkowo zyskają możliwość wskazania obszarów, w których przepływ pracy można usprawnić lub zoptymalizować, proponując usprawnienia lub korekty, które mogłyby dać lepsze wyniki.
Zaangażowanie innych osób z Twojej organizacji może również pomóc w znalezieniu akceptacji i poparcia dla nowego przepływu pracy. Włączając kluczowych interesariuszy w proces decyzyjny i prosząc o ich opinię, możesz zwiększyć prawdopodobieństwo pomyślnego wdrożenia i przyjęcia nowego przepływu pracy.
Wskazówki dotyczące usprawniania przepływów pracy
Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących usprawniania istniejących procesów w celu zwiększenia efektywności operacyjnej:
- Myśl długofalowo – czy zmiany, które teraz wprowadzasz, będą nadal miały zastosowanie, gdy Twoja firma będzie się rozwijać i ewoluować?
- Zezwól na elastyczność – w biznesie rzeczy szybko się zmieniają, dlatego kluczowa jest umiejętność dostosowywania się i wprowadzania poprawek w zależności od potrzeb.
- Optymalizuj stosownie do priorytetów – określ, które zadania są niezbędne, a które możesz uprościć lub zautomatyzować.
- Dokumentuj zmiany i nowe procesy – aby uniknąć nieporozumień i mieć pewność, że wszyscy prawidłowo stosują się do przepływu pracy.
- Przetestuj, czy nowy, usprawniony przepływ pracy działa, zanim wdrożysz go na większą skalę – dzięki temu będziesz w stanie wyeliminować wszelkie problemy w zarodku i będziesz mieć pewność, że proces jest tak skuteczny, jak to tylko możliwe.
Usprawnione, uproszczone przepływy pracy dzięki Dropbox
Dropbox pomaga usprawnić sprzedaż, marketing i inne przepływy pracy poprzez automatyzację procesów, co eliminuje konieczność przełączania się między aplikacjami i pozwala zaoszczędzić czas poświęcany na przetwarzanie opinii do zawartości. Przydatne narzędzia, takie jak Dropbox Paper, umożliwiają łatwiejsze udostępnianie pomysłów i zawartości oraz zbieranie bardziej bezpośrednich opinii.
Dropbox integruje się z aplikacjami, z których już korzystasz, dając Ci wszystkie niezbędne elementy usprawnionego przepływu pracy: wydajność i szybkość, przejrzystość i spójność oraz strukturę i standaryzację.
