Wat maakt een vergadering effectief?
We kennen het allemaal: de gevreesde slechte vergadering. Zo'n bedrijfsvergadering waar niets wordt opgelost, alles naar de volgende vergadering wordt opgeschoven en na afloop iedereen denkt dat dit een enorme tijdverspilling was. De typische slechte vergadering bestaat uit een groep mensen die samen in een ruimte zit om het vaag te hebben over wat er maar te binnen schiet. Voor een succesvolle vergadering moet je vooruitdenken, en als je rol om vergaderingen draait, is het voor het hele team van belang dat deze goed zijn.
Bestuursvergaderingen vinden tegenwoordig vaak eens in het kwartaal plaats, in plaats van wekelijks. Veel bedrijven vertrouwen nu op spontaan bijpraten. Maar slechte vergaderingen zijn niet alleen vervelend voor alle betrokkenen. Ze zijn ook nog eens duur. Inefficiënte communicatie kan zelfs leiden tot verliezen van $ 10.000 per werknemer. Het is dus niet alleen belangrijk voor je eigen gezondheid om effectief te vergaderen, het is voor elk bedrijf, klein of groot, ook nog eens financieel essentieel.
Slim vergaderingsbeheer begint lang vóór de daadwerkelijke vergadering begint en gaat nog lang na het einde door. Hier zijn enkele belangrijke zaken om te overwegen bij het organiseren van een succesvolle vergadering met een werknemer, klant of je hele bedrijfsteam.
Bepaal het doel van de vergadering
Na veel slechte vergaderingen zitten de werknemers wel degelijk allemaal op één lijn. Alleen is die lijn: 'Die tijd had ik ook kunnen besteden aan het daadwerkelijk doen van wat we tijdens de vergadering bespraken.' Zorg ervoor dat je het doel van de vergadering duidelijk maakt vóór je deze in de agenda zet. Een van de beste manieren om dit te doen is het maken van een doordachte vergaderagenda.
Bepaal wanneer de vergadering start
Kondig niet zomaar aan dat er diezelfde dag nog een vergadering is, of zelfs de volgende dag. Hoe eerder de deelnemers van de vergadering weten, des te groter de kans dat deze succesvol is. Beschouw vergaderingen niet als een machtsuiting, waarbij je je autoriteit gebruikt om je team uit belangrijk werk te halen. Met de functies voor taakbeheer in Dropbox Paper heb je een goed overzicht van ieders werklast. Zo kun je kijken of je gekozen datum een geschikte tijd om te vergaderen is of dat je team waarschijnlijk urgentere actiepunten heeft. Op soortgelijke wijze kun je met dit soort tijdbeheertools zien of er obstakels bij een project zijn en of er een vergadering nodig is om problemen op te lossen. Als je team over meerdere landen, of zelfs de wereld, is verspreid, moet je ook een tijd vinden die voor iedereen in verschillende tijdzones werkt. Kun je geen tijdstip vinden dat voor iedereen werkt, ga dan na of deze vergadering absoluut noodzakelijk is. In plaats daarvan zou je tools als Dropbox Capture kunnen gebruiken om videoberichten te sturen of opnamen van je presentatie. Gedistribueerde teams kunnen je presentatie dan bekijken op een tijdstip dat hun goed uitkomt.
Nodig relevante deelnemers voor de vergadering uit
Zorg ervoor dat je de juiste personen uitnodigt. Nodig niet hele teams uit als je weet dat sommige leden urgentere prioriteiten hebben of niet erg betrokken zijn bij het betreffende project. Vergeet evenmin junior teamleden of stagiairs uit te nodigen, die misschien wel een nieuw perspectief kunnen bieden. En met app-integraties voor Zoom en Slack in Dropbox voor teams is er geen reden om externe vergaderleden uit te sluiten. Overweeg best practices voor vergaderen op afstand om alle collega's te betrekken. Je kunt de vergadering houden, notulen maken en de opvolging naar alle teamleden sturen, op locatie of elders, zonder dat je van context hoeft te wisselen. De deelnemers van een vergadering moeten ook daadwerkelijk kunnen deelnemen, dus zorg ervoor dat je de mensen uitnodigt die direct te maken hebben met wat er wordt besproken. Succesvolle vergaderingen zijn immers de sleutel tot effectievere teamsamenwerking.
Deel informatie, verwacht niet alleen input
Als jullie nieuwe ideeën voor een project moeten brainstormen, heeft het geen zin om teamleden zomaar te laten opdraven voor een vergadering en te verwachten dat ze dit ter plekke doen. Vooral als een vergadering om brainstormen gaat, moet je tijdens het plannen inspiratie opdoen en eerst je eigen ideeën opschrijven. Laat vervolgens je deelnemers weten dat er een vergadering aankomt, zodat ze zich hierop kunnen voorbereiden. Als je taken of doelen aan het plannen bent, vraag de leden dan vooraf na te denken over SMART-doelen om de doelstellingen op elkaar af te stemmen. Je wilt dat ze iets waardevols kunnen bijdragen, dus maak in Paper een nuttig document dat de deelnemers vóór de vergadering kunnen lezen en waaraan ze eventueel hun eigen ideeën kunnen toevoegen.
Maak het mogelijk om beslissingen te maken
Effectief vergaderen moet niet anders dan een andere taak zijn: het begint met een doel en eindigt met een oplossing, of op z'n minst overeengekomen stappen náár een oplossing. Als de vergadering over het oplossen van een probleem gaat, moet iedereen de kans krijgen om iets te zeggen over hoe het moet worden aangepakt. Besteed de duur van de vergadering vervolgens om het probleem als een team op te lossen. Aan het eind van een vergadering moet iedereen duidelijkheid hebben over actieplannen, met toegewezen deadlines voor wie welke taken wanneer moet hebben afgerond.
Een vergadering leiden
Effectief vergaderen gebeurt niet altijd in een fysieke vergaderruimte. Als sommige teamleden extern werken, is dit sowieso niet altijd mogelijk. Een goede vergadering mag nooit afhankelijk zijn van waar deze plaatsvindt. Zoom of Google Hangouts zijn ook prima omgevingen.
Het is niet nodig dat één persoon notulen maakt: iedereen in de vergadering kan ter plekke aantekeningen maken in een collaboratief document. Dit kan lijken op een geval van 'te veel kapiteins op één schip', maar het stimuleert iedereen om actief in realtime aan de vergadering deel te nemen. Het betekent ook dat als externe teamleden pas halverwege de vergadering erbij komen vanwege tijdzones of een slechte verbinding, deze niet tot het einde hoeven te wachten om te zien wat ze hebben gemist: alles staat netjes in het live document. Als je introvert bent, kan het ook effectiever zijn om op deze manier aantekeningen te maken. Je kunt uit ieders perspectief de belangrijkste punten halen, deze bewerken en later in een opvolgings-e-mail opnemen.
Er moeten altijd opvolgings-e-mails worden verzonden, want zelfs in het beste geval is het onwaarschijnlijk dat je alles onthoudt wat in een vergadering is besproken, zelfs als je aantekeningen maakt. Een opvolgings-e-mail door de organisator van de vergadering helpt deelnemers de belangrijkste punten van de discussie te herkennen en prioriteren. Een vergadering kan pas écht succesvol zijn als iedereen zich goed kan herinneren wat er is besproken. Als je hele dag om vergaderingen en aantekeningen draait, kun je deze maar beter stroomlijnen aan de hand van een sjabloon voor vergaderingsnotulen.
Soorten vergaderingen
Niet elke vergadering is essentieel. Misschien kan het item op de vergaderagenda eenvoudig worden opgelost tussen jou, de financieel beheerder en een whiteboard, of een handige app voor het scannen van documenten voor al die facturen. Een vergadering kan zo simpel zijn als met een freelancer Slacken om te laten weten dat je altijd beschikbaar bent als deze je nodig heeft. Of misschien bijpraten met een collega tijdens de lunch. Uiteindelijk zijn vergaderingen een manier om te communiceren. Schrijf problemen niet af enkel omdat ze niet in een officiële vergaderingsomgeving zijn besproken en laat iets niet hangen omdat er maar twee mensen bij betrokken waren. Onthoud: elke vergadering telt, hoe klein ook.
Je vergadering stimuleren
Als je vergadering gaat over iets als kantoorupdates of het introduceren van nieuwe teamleden, kunnen sommigen dit als niet-essentieel beschouwen. Maar voor teambuilding zijn vergaderingen als deze essentieel voor je algemene bedrijfscultuur. Geef teamleden een reden om te komen, bijvoorbeeld lekker eten. Zo maak je van een productieve vergadering ook meteen een teamlunch. Je kunt ook hinten dat je iets spannends gaat onthullen, al is het maar de locatie voor het kerstfeest.
Iedereen kan vergaderingen plannen
Er wordt nog steeds weleens gedacht dat vergaderingen alleen kunnen worden beheerd door mensen met een hogere functie die het team kunnen oproepen voor een vergadering. Maar communicatie gaat twee kanten op. Als jij denkt dat een vergadering nodig is, organiseer je er een. Het is dan jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat deze effectief is en geen tijdverspilling.
Tijdens vergaderingen kan iedereen ideeën delen en zorgen aankaarten om aan te pakken. Stel je bijvoorbeeld voor dat er een probleem is dat zelfs met de beste taakbeheertool niet kan worden aangekaart. Dat is het moment om het probleem persoonlijk met je team te bespreken. Bij vergaderingen gaat het erom dat iedereen een stem heeft, ongeacht zijn of haar rol of locatie. En met effectieve digitale tools tot je beschikking kan elke vergadering soepeler verlopen.