Effectief thuiswerken
Moderne kantoren en werk worden steeds digitaler en daarom wordt de optie om thuis te werken ook steeds populairder bij werknemers over de hele wereld. Volgens Global Workplace Analytics werken alleen al in de VS 5 miljoen mensen minimaal 50% van de tijd thuis . Hoewel veel mensen er zelf voor kiezen om thuis te werken, kan een plotselinge overstap naar thuiswerken zonder voorbereiding uitdagend zijn of zelfs voor onderbrekingen zorgen. Als je binnenkort thuis een kantoorruimte gaat inrichten en op afstand gaat werken, is het essentieel dat je hier goed aan begint.
Op papier klinken de voordelen van thuiswerken je misschien als muziek in de oren. Je hoeft niet meer te reizen, kunt in je pyjama zitten werken en lunchen wanneer jij daar zin in hebt. Ervaren telewerkers en thuiswerkers weten echter dat de realiteit helemaal niet zo ontspannen of decadent is. Het kan heel moeilijk zijn om thuis hetzelfde werkritme te vinden dat je op kantoor had. Mogelijk heb je niet eens een echt bureau in huis of word je snel afgeleid door huisdieren, gezinsleden en de wasmand! Ook kan het heel moeilijk zijn om af te schakelen als je vanuit huis werkt. De reden daarvoor is dat thuiswerken een psychologische impact op je leven kan hebben. Je thuis wordt namelijk onontkoombaar gekoppeld aan werk. Maar als je de juiste gewoonten aanleert, kun je ervoor zorgen dat je uitblinkt in thuiswerken terwijl je je privéleven gescheiden houdt.
Werk- en privéruimtes instellen
Ten eerste heb je de juiste werkruimte nodig. Het klinkt misschien aantrekkelijk om lekker in bed te liggen met je laptop, maar het kan een enorme impact op je concentratie hebben als je niet beschikt over de juiste werkruimte. Kies een specifieke ruimte in het huis waar je je werkruimte van maakt. Daar kun je je echt concentreren op je werk. Dit kan zelfs de hoek van een slaapkamer of een stoel aan de keukentafel zijn die normaal niet wordt gebruikt. Wat je ook kiest, het moet een plek zijn die je normaal gesproken niet gebruikt als je thuis bent, zodat je die plek psychologisch kunt koppelen aan een werkmentaliteit in plaats van thuis ontspannen. Dit kan enorm helpen bij gaan zitten en aan de slag gaan, maar ook bij het werk wegleggen aan het einde van de dag.
Zorg ervoor dat je goed uitgerust bent
Je denkt vaak pas laat aan apparatuur, wanneer je op de bank zit met alleen je laptop en een aantal tabbladen of documenten op één scherm open hebt staan. Als je vanuit thuis werkt, heb je een technische installatie nodig waarmee je op dezelfde manier kunt werken als je op kantoor zou doen. Een extra beeldscherm, een losse muis en toetsenbord of zelfs een fatsoenlijk bureau; het is essentieel om te beschikken over de juiste middelen. Als je regelmatig vanuit thuis gaat werken, is het in het belang van je werkgever dat je hiervoor ook over de juiste middelen beschikt.
Bekijk het beleid voor thuiswerken en apparatuur van je werkgever en zorg ervoor dat je alles krijgt wat je nodig hebt. Hoewel je behoeften variëren afhankelijk van je functie, kan het de moeite waard zijn om te controleren of je de volgende zaken nodig hebt voor je dagelijkse werkzaamheden en of je ze al thuis hebt:
- Beeldschermen
- Muizen
- Toetsenborden
- Beeldschermkabels/adapters
- Privacyschermen
- Koptelefoons
- Laptopstandaarden
- Opladers
- Ergonomische stoel
Denk eraan dat de juiste bestanden en een internetverbinding hier ook bij horen. Als je thuis om welke reden dan ook geen verbinding kunt maken met het bedrijfsnetwerk, moet je wel nog kunnen werken. Je kunt eenvoudig offline op afstand werken als je bestanden hebt opgeslagen in Dropbox. Je kunt dan namelijk kiezen of bestanden lokaal of in een cloudopslag worden bewaard. Wanneer je dan offline gaat, kun je gewoon aan je bestanden werken en worden ze ook gesynchroniseerd met de onlineversies wanneer je weer verbinding hebt. Je hoeft je geen zorgen te maken over de verbinding, zelfs als dat betekent dat je dan een smoesje minder hebt om eerder te stoppen met werken.
Houd je aan je werkschema
Wanneer je je thuiskantoor hebt ingericht, is het tijd om aan het werk te gaan. Een veelgemaakte fout bij thuiswerken is dat mensen hun reistijd nu verruilen met een uurtje extra slaap. Het kan echter koud op je dak vallen als je zo vanuit bed naar je werkplek rolt. Als je de dag goed wilt beginnen, doe je net alsof je naar kantoor gaat. Zelfs als het een doodnormale dag is. Als je rituelen instelt om in de werkmodus te komen, net zoals je je tijdens je weg naar kantoor voorbereidt op je werkdag, zorg je ervoor dat je er op mentaal vlak klaar voor bent. En als je het goed plant, kun je wat tijd voor jezelf plannen. Denk bijvoorbeeld aan een wandeling met je koffie (of je hond) voordat je gaat zitten om aan je werkdag te beginnen in je thuiskantoor.
Neem pauzes
Je moet er ook op letten dat je pauzes neemt als je eenmaal lekker bezig bent. Normale dagen op kantoor zitten boordevol noodzakelijke uitstapjes naar de koffieautomaat, het kantoor van collega's om bij te praten en andere kleine afleidingen. Hoewel je vast even naar de keuken gaat om koffie en wat lekkers te pakken, kun je al snel een gewoonte aanleren, waarbij je continu aan het werk bent zonder pauze te nemen als je thuis werkt. Ook als je concentratie bij thuiswerken beter is omdat er niemand anders is om je af te leiden, moet je toch even pauzes nemen en ontspannen.
Sluit de werkdag af
Een van de belangrijkste zaken voor je thuiskantoor is dat je aan het einde van de werkdag ook je werk achter kunt laten. Hoewel het kan lijken dat thuiswerken de balans tussen werk en privé meer richting privé laat gaan, heeft dit vaak juist het tegenovergestelde effect. Wanneer je effectief thuis kunt werken, moet je er ook voor zorgen dat je kunt afschakelen. Stel een vaste tijd in waarop je je werkdag afsluit, net zoals dit op kantoor gebeurt. Dit is hetzelfde als beginnen aan je werkdag: je hebt een ritueel nodig om uit de werkmodus te komen. Een beetje sporten of lezen zijn veelgebruikte methoden om te ontspannen. Ga op zoek naar wat het best bij jou past. Dit is essentieel, en niet alleen om te ontspannen en te herstellen voordat de volgende werkdag weer begint, maar ook voor een gezond privéleven dat volledig losstaat van werk.
Op afstand verbonden blijven met je team
Zelfs als het hele team thuiswerkt, is het belangrijk om net zoveel te communiceren en de vinger aan de pols te houden als je op kantoor zou doen. Veel mensen zijn het al gewend om samen te werken met collega's op afstand of collega's op andere kantoren of in andere gebieden. Deze mensen weten hoe belangrijk goede communicatie is voor teams op afstand. Voor andere mensen kan thuiswerken best eenzaam worden. Wanneer de nieuwigheid van niet naar kantoor hoeven eraf is, breng je vaak veel tijd alleen door of deel je je werkruimte met je gezin. Het is enorm belangrijk dat je blijft zoeken naar innovatieve manieren om effectief met je team te communiceren. Deze nieuwe manieren moeten echter ook wel effectief zijn voor jouw specifieke omstandigheden.
Gebruik gedeelde tools om samen te werken
Je kunt het beste digitale tools gebruiken om nauw samen te werken met je collega's wanneer je niet bij elkaar in de buurt bent. In gedeelde, smart workspaces kan iedereen binnen je team direct met elkaar samenwerken terwijl ze ook op de hoogte blijven over projecten. In Dropbox Paper kun je documenten delen met je team en er online aan samenwerken zonder dat je bestanden via e-mail hoeft te sturen of hoeft samen te voegen. Als er aan een document gewerkt moet worden, vermeld je de naam van een van je teamleden in het relevante deel van het document om het teamlid hiervan op de hoogte te stellen. Dit is een eenvoudigere, effectievere manier om verbonden te blijven met je team en beter samen te werken. Op of buiten kantoor. Je kunt ook gebruikmaken van Dropbox Capture om werk te delen via videoberichten. Dit is een geweldige manier om het aantal vergaderingen en e-mails te verminderen.
Geen vergaderingen, maar videoconferenties
Met thuiswerken wordt een groot aantal overbodige vergaderingen uit je agenda geschrapt, maar het kan ook moeilijker zijn om aanwezig te zijn bij de vergaderingen die wel belangrijk zijn. De ervaring leert dat sommige gesprekken beter persoonlijk dan telefonisch kunnen worden gevoerd. Bovendien kun je subtiele interacties of nuances missen als je thuiswerkt. Met behulp van videobellen kun je die kloof echter dichten. Of je nu met alle medewerkers van het bedrijf een videoconferentie houdt of dat je met slechts één collega even bijpraat over een project, met beeld worden vergaderingen effectiever en blijf je zichtbaar en hoorbaar verbonden met je team. Apps zoals Zoom zijn geïntegreerd in Dropbox. Zo is het eenvoudig om videoconferenties te houden of ze te gebruiken als normaal onderdeel van je werk. Als iemand snel iets wil overleggen over een document, kun je in Dropbox Zoom-gesprekken aanvragen en starten.
Gebruik gemeenschappelijke chatruimten
We weten allemaal dat leden van je team of delen van je organisatie zich terugtrekken door technologie, of ze nu op kantoor zijn of niet. Je kunt communicatie aanmoedigen en verbeteren met behulp van chatsoftware voor kantoren, zoals Slack. Hiermee wordt de urgentie met betrekking tot communicaties tussen individuele teamleden duidelijk. Het zorgt ook voor nieuwe kansen om te communiceren en om te gaan met andere collega's. Als je Slack met Dropbox gebruikt, kun je afzonderlijke kanalen instellen voor teamleden, het volledige kantoor of voor de mensen die na het werk altijd mee gaan borrelen. De keuze is aan jou!
Zeg meer, niet minder
Je komt niet meer voortdurend je collega's tegen in de gang of tijdens de lunchpauze. Daarmee mis je ineens veel waardevolle sociale interacties. De beste manier om het gebrek aan fysieke communicatie op kantoor te compenseren is meer te communiceren wanneer je niet op kantoor bent. Doe je uiterste best om afspraken met je teamleden te plannen zodat je lopende projecten even kunt bespreken. Gebruik hiervoor tools zoals Slack en Zoom. En denk eraan: het hoeft niet altijd alleen maar over werk te gaan. Wees niet bang om gewoon even online een praatje te maken met collega's, net zoals je dat op kantoor zou doen. De meeste chatsoftware voor kantoren bevat emoji- en GIF-toetsenborden zodat je je gesprekken wat luchtiger kunt maken. In Dropbox kun je zelfs emoji's in documenten gebruiken om hartelijkheid en persoonlijkheid toe te voegen aan je chats.
De voordelen van thuiswerken
Hoewel het voor sommige in eerste instantie uitdagend kan lijken, is er een reden waarom zoveel mensen er al voor kiezen om thuis te werken. Je hoeft niet te reizen, je planning is flexibel en je kunt genieten van de vrijheid van je eigen huis, waardoor je meer tijd voor jezelf en voor je naasten hebt. Het grootste voordeel? Met de juiste methoden en tools is het heel eenvoudig om erachter te komen wat er zo aantrekkelijk is aan thuiswerken. Als je beschikt over een goede werkomgeving in je huis en een goede verbinding met onlinecollega's, kan de omschakeling naar thuiswerken eenvoudig en leuk zijn. Je zou misschien zelfs niet meer anders willen.
