Het belang van collaboration software
Een gestroomlijnde, gerichte samenwerking is essentieel op elke werkplek. Werken op afstand zou geen belemmering moeten zijn om succesvol samen te werken. Naast sterke communicatievaardigheden, is het net zo belangrijk om over de juiste tools te beschikken voor het vergemakkelijken en stimuleren van een waardevolle samenwerking.
Dropbox biedt een aantal innovatieve, intuïtieve functies die zich richten op samenwerking om werkzaamheden succesvol te laten verlopen. De samenwerkingstools voor teams die hieronder worden beschreven, zijn gemaakt om teams op afstand beter met elkaar samen te laten werken, maar zijn ook nuttig voor teams die zich in dezelfde fysieke ruimte begeven.
Wanneer je jouw teamleden en belanghebbenden op elkaar wilt afstemmen, is het handig als alle benodigde bestanden, informatie en tools zich op dezelfde pagina bevinden.
Dropbox: het ultieme samenwerkingsplatform
Dropbox transformeert mappen in een veelzijdige samenwerkingsruimte, waarin je rechtstreeks aan een Dropbox-map en de bijbehorende bestanden beschrijvingen, aantekeningen, takenlijsten en meer kunt toevoegen.
Dropbox maakt gebruikt van machine-intelligentie, waardoor teams hun samenwerkingsvermogen kunnen verhogen. In Dropbox vind je alles wat je nodig hebt voor een efficiënte samenwerking op één centrale plek.
Dankzij de zoekfunctie voor afbeeldingen, voorbeelden van bestanden, Dropbox Paper-integratie en teamhoogtepunten is het voor teams makkelijker dan ooit om zich georganiseerd en gericht met taken bezig te houden. Met de gebruiksvriendelijke agenda-integratie kun je direct Dropbox-materiaal aan gebeurtenissen en vergaderingen koppelen, waardoor vergaderingen productiever dan ooit worden.
Met Dropbox zorg je ervoor dat jouw teamleden in een oogopslag en in één centrale ruimte belangrijke bestanden, doelen, datums en mijlpalen kunnen vinden.
Dropbox Paper: online samenwerken van begin tot eind
Door de flexibiliteit van Dropbox Paper begeleid je jouw team door elke stap van het samenwerkingsproces met sjablonen en tools die de vele uitdagingen van online samenwerking aanpakken. Laten we elke stap van het proces doornemen en kijken hoe Dropbox Paper kan worden ingezet om het teamwerk te versterken:
Voorbereiding
In de voorbereidingsfase van een project is het belangrijk dat iedereen op dezelfde golflengte zit en toegang heeft tot alle benodigde informatie.
Verantwoordelijkheid en communicatie zijn belangrijke onderdelen van een succesvolle samenwerking. Profiteer daarom bij het bepalen van jouw strategische procesplanning van tools die je helpen jouw ideeën op een georganiseerde, begrijpelijke manier te structureren.
Met tools als gedeelde agenda's, takenlijsten, interactieve briefings en vergaderagenda's zorg je ervoor dat jouw team op de hoogte is van alle doelstellingen en verwachtingen. Dropbox Paper biedt veelzijdige sjablonen voor elk van deze tools voor gezamenlijk taakbeheer.
Door gebruik te maken van de samenwerkingstools die door Dropbox Paper worden aangeboden, weet het hele team wat de gezamenlijke doelstellingen en de verantwoordelijkheden van elk teamlid zijn. Zo weten ze precies bij wie ze moeten aankloppen in het geval van problemen of onduidelijkheden.
Productie
Wanneer meerdere teamleden met hetzelfde project bezig zijn, is het belangrijk dat ze zonder problemen tegelijkertijd aan hetzelfde bestand kunnen werken. Dit houdt in dat er geen documenten over en weer hoeven worden gestuurd en dat het ene teamlid niet op het andere hoeft te wachten.
Met Dropbox Paper kan jouw team samenwerken in realtime. Jouw hele team kan vanaf elke plek en zonder vertraging aan hetzelfde document werken.
Dit betekent dat mappen met eindeloze bestandsversies tot het verleden behoren en dat je in staat bent de hele bestandsgeschiedenis van een enkel document bij te houden. Doordat elke teamlid zijn of haar bijdrage kan toevoegen, is het niet meer nodig om telkens weer nieuwe bestandskopieën op te slaan en te delen. Dit zorgt voor een minder rommelige werkruimte die een georganiseerde, efficiëntere samenwerking mogelijk maakt.
Feedback
Feedback is een enorm belangrijke stap in het samenwerkingsproces, maar kan ook een groot obstakel zijn als het niet op de juiste manier wordt gedaan. In de beoordelingsfase van een project of samenwerking, is het belangrijk om duidelijk en direct te zijn. Daarvoor bieden de realtime feedbackfuncties van Dropbox Paper de uitkomst.
Er is niets vervelenders dan chaotische mailconversaties door te moeten spitten om de voortgang te volgen. Met aantekeningen in Dropbox zie je de feedback naast het bijbehorende werk en kun je rechtstreeks teamleden taggen, zodat niets over het hoofd wordt gezien.
Wanneer je bijvoorbeeld feedback geeft op een bepaalde zin uit een document, kun je bij die zin direct je feedback plaatsen, zodat jouw aantekeningen eenvoudig worden gekoppeld aan het specifieke gebied dat je markeert.
Feedback hoeft geen kommer en kwel te zijn. De bedoeling van feedback is het op productieve en constructieve wijze benadrukken van de sterke punten van jouw team, in plaats van deze te belemmeren. Een goed feedbacksysteem ondersteunt de samenwerking van teams, omdat het een open, eerlijke en productieve omgeving voor jouw team creëert.
Als je het proces wat speelse energie wilt geven, kun je emoji's in Dropbox Paper uitproberen om feedback op een beknopte, informele en visuele manier te communiceren.
Levering
Je hebt een platform voor documentbeheer nodig dat jouw werk beschermt, jouw team makkelijker gefocust en productief houdt en je ook in staat stelt jouw werk veilig te delen zodra het tijd is voor de levering. Met cloudopslag geef je jouw team, opdrachtgevers en klanten vanaf elke locatie toegang tot werkbestanden, waardoor je het workflowbeheer flexibeler maakt.
Voor elke virtuele of fysieke werkplek geldt dat hoe netter deze is, hoe beter jouw team kan samenwerken. Op die manier verspil je geen tijd aan het doorzoeken van iedereens mappen om het juiste bestand te vinden en ben je voor het verstrekken van belangrijke gegevens niet afhankelijk van één persoon. Op Dropbox kun je met één klik op de knop bestanden delen en jouw eigen machtigingen instellen om te bepalen wie wat kan doen met een document dat je deelt.
Daarom is Dropbox Paper niet alleen een uitstekende oplossing voor samenwerkingen, maar ook voor het bijhouden van elke stap van het proces, van strategie tot levering en alles daartussenin.
De beste samenwerkingstools integreren met Dropbox
Wanneer je Dropbox integreert met andere collaboration software voor teams, ontdek je de werkelijke kracht van teamwork.
Haal meer uit Zoom
Zoom is inmiddels bij iedereen bekend en een onmisbare tool op de werkplek die persoonlijke samenwerking op afstand mogelijk maakt. Zoom kan met Dropbox worden geïntegreerd, waardoor de communicatie tussen teams nog efficiënter kan worden gemaakt.
Wanneer je Dropbox met Zoom integreert, worden jouw vergaderingen nog productiever. Op deze manier kun je in realtime samenwerken door direct vanuit je Dropbox-bestanden een Zoom-oproep te starten of bij te wonen, zodat je je op jouw werk kunt richten zonder van platform te hoeven verwisselen.
Opnamen en zelfs transcripties kunnen automatisch van Zoom naar Dropbox worden gekopieerd en je kunt eenvoudig zien welke Dropbox-bestanden tijdens de vergadering zijn gedeeld.
Door Zoom met Dropbox te integreren haalt jouw team het meest uit videoconferencing, dankzij de snelle en simpele toegang tot belangrijk werk in een samengevoegde ruimte.
Trello
Trello maakt gebruik van Kanban-borden als visuele tools voor projectmanagement, waardoor je 'kaarten' in aanpasbare kolommen kunt ordenen. Aan een Trello-kaart kun je afbeeldingen, bijlagen, titels, opmerkingen en beschrijvingen toevoegen, evenals specifieke gebruikers taggen, deadlines en meldingen instellen, kleuren toewijzen en meer.
Wanneer je Trello integreert in Dropbox, kan jouw team rechtstreeks op een Trello-bord bestanden en mappen delen, zonder daarvoor Dropbox te verlaten. Bovendien kun je direct via de voorbeeldweergave van het bestand alle bijbehorende Trello-activiteiten volgen.
De Dropbox-integratie met Trello slaat een brug tussen het proces en de productie en helpt je beter de vele facetten van samenwerkingen te beheren, of je die nu gebruikt voor het organiseren van feedback, brainstormen, het bijhouden van de voortgang of resourcemanagement.
Slack
Met Slack kun je gespecialiseerde kanalen voor teams en projecten maken, waarin je rechtstreeks vanuit Dropbox bestanden kunt delen, spraak- en video-oproepen kunt voeren, speciale chats kunt starten en meer.
Deze collaboration software voor projecten stelt je in staat op een heldere, veelzijdige manier met jouw team te communiceren. Zo verspil je geen tijd aan onnodige vergaderingen of onoverzichtelijke mailconversaties.
Gebruik communicatietools als chats en maak gerichte groepen en kanalen voor elk facet van een project. Communiceer vervolgens in realtime terwijl je jouw werk uitvoert, zodat jouw team nooit de vaart verliest.
Wanneer je Slack met Dropbox integreert, kun je rechtstreeks vanuit je Dropbox bestanden naar een Slack-kanaal verzenden, meerdere Slack-werkruimten aan één Dropbox-account koppelen en gezamenlijk vanuit Slack aan Dropbox Paper-documenten werken.
Eén ruimte met alle tools die je nodig hebt
Als het om effectief teamwork gaat, wil je een uniforme ruimte creëren, waarin elk teamlid zowel kan werken als met elkaar kan communiceren. Daarnaast moet deze ruimte over tools beschikken die de beperkingen overbrugt die samenwerken op afstand met zich meebrengt.
Dankzij bovenstaande collaboration software en samenwerkingstools, kan jouw team het onderste uit de kan halen en profiteren van alles wat je nodig hebt voor een effectieve samenwerking, hoe virtueel de werkplek ook is.
Dankzij Dropbox-integraties hoef je geen tijd meer te verspillen aan het schakelen tussen verschillende tools. Zo haalt jouw team vanuit een enkele ruimte en vanaf elk apparaat het meest uit de beste collaboration apps en tools.
