Hvorfor du skal bruke arkivbehandling

Hver virksomhet har mange dokumenter, fra økonomi til juridisk papirarbeid. Hvis du oppbevarer dem sikkert organisert, bør du komme i gang.

Hyller med bøker pent stablet og tydelig merket

Hva er arkivbehandling?

Arkivbehandling, også kjent som journalføring, er, som navnet antyder, prosessen med å organisere og sikre en organisasjons arkiver. For virksomheter bør denne prosessen løpe i hele selskapets livssyklus, noe som betyr at dokumentene som er lagret kan gjenspeile historien til virksomheten. Arkivbehandling handler imidlertid om mer enn bare å ha et arkivskap. Vellykket arkivbehandling skal kjøre på en prosess som inkluderer klassifisering, opprettelse og mottak og vedlikehold av dokumenter. Sikker utsortering eller sletting av en organisasjons journaler bør også være en del av journalføringsprosessen.

Følgende dokumenter skal alle vurderes for arkivering av en arkivleder/-ansvarlig:

  • Papirdokumenter eller andre offline formularer for poster
  • Digitale dokumenter
  • Kontrakter
  • Rapporter
  • Revisjoner
  • Sertifikater
  • E-post/meldinger på sosiale medier
  • Videoer

Foretak akkumulerer disse elementene med jevne mellomrom. Det er nettopp derfor det er så viktig å ha en reguleringsprosess som kan sortere klinten fra hveten og lagre viktige elementer i de vitale postene dine. Dropbox fungerer som en verdifull moderne oppdatering av det tradisjonelle postsenteret. Det stopper ikke med bare å trykke på Lagre. Disse filene må vedlikeholdes, så du styrer ikke bare nye innkommende elementer, men også arkivadministrasjon.

Hvorfor trenger bedrifter å bruke arkivbehandling?

Bortsett fra generell administrasjon, er det noen viktige grunner til at bedrifter begynner å administrere arkivposter. Ikke bare kan de forhindre at du får ubehageligheter, hvis bedriften din noensinne anklages for noe usmakelig, kan arkivpostene dine også hjelpe deg med å komme deg ut igjen. Du skal heller ikke anta at inaktive poster ikke lenger er viktige. Her er bare noen typer poster som må være kompatible med visse oppbevaringsperioder i USA:

IRS

Den store for de i USA. IRS vil kreve arkivposter for skatten din. Du bør ta sikte på å beholde disse viktige postene i minst fire år.

Fair Labor Standards Act

FLSA vil ha forskjellige lover for forskjellige typer lønnsavregningsposter. Generelt skal en oppbevaringsperiode på minst tre år være tilstrekkelig.

Personaljournaler

Oppbevar disse jornalene i minst seks år etter at medarbeideren din slutter. Dette er viktig som bevis på at de faktisk jobbet i bedriften din, men kan også hjelpe deg med å danne referanser når du blir bedt om det. Hvis en ansatt ønsker å iverksette tiltak mot deg, vil du ha behov for å hente disse journalene.

Ansettelsesfiler

Alle filer knyttet til ansettelse av en medarbeider skal oppbevares i omkring tre år. The E qual E mployment O pportunity C ommission krever at disse postene skal oppbevares i minst ett år.

Annet

Der finnes også de mindre skumle postene som du bør oppbevare for din egen sjelefred. Kvitteringer på betalte offentlige utgifter, velkomst-e-poster for ny programvare og spekulative jobbsøknader kan alle være nyttige å lagre.

Hvordan sette opp et arkivbehandlingssystem

Det er viktige overveielser å gjøre før du går videre og oppretter et arkivbehandlingssystem. Det er en foretaksomfattende prosess som vil kreve noen ved roret og innledende opplæring for hele teamet. Et vellykket arkivbehandlingssystem trenger:

En senior medarbeider som er ansvarlig for arkivbehandling

Dette skal ikke være en generell plikt for noen i personaladministrasjonen, det skal være én senior medarbeider som fullt ut eier denne prosessen. Arkivbehandling er like viktig som økonomien din, og du forventer ikke at noen skal "gjøre sitt" for økonomien, du har et dedikert teammedlem til å fungere som dokumentansvarlig og som hovedarkivar.

Beslutninger om hvordan, hvilke og når poster skal føres

Avgjør sammen med ledende ansatte, og med innspill fra resten av teamet, hvilke viktige poster som må oppbevares. Velg hvor lang oppbevaringsperioden skal være, og bestem også hvordan de skal slettes ved slutten av postenes livssyklus. Tidsperioden du oppbevarer dokumenter kan variere avhengig av type. For eksempel bør firmaattestene dine være blant de permanente postene dine, men du kan slette ansattes lønnsavregningsdetaljer etter noen år.

Budsjett for elektronisk arkivbehandling

Digitale dokumenter utgjør sannsynligvis mesteparten av bedriftens administrasjon og korrespondanse, og for å oppbevare alt dette trygt, må du ta i bruk informasjonsteknologi. Software as a Service-modeller betyr at et arkivbehandlingsprogram ikke bare er en engangsavgift, men et løpende månedlig abonnement. Pass på at du har budsjettert for dette.

Tillat opplæring og kontinuerlig overvåkning

Det kan forekomme at alle i virksomheten din skal ha tilgang til arkivpostene, og de skal være en viktig del av den eneste sannhetens kilde. Så teamet ditt må få opplæring i hvordan de får tilgang til og ansvarsfullt håndterer poster som en del av et arkivbehandlingsprogram. Dette er tross alt noen av bedriftens viktigste dokumenter, så du må håndheve datastyring og opprette en veiledning for arkivbehandling. Du må også fortsette å overvåke dette systemet, spesielt for digitale poster, for å sikre at det ikke forekommer uautorisert bruk eller utilsiktet sletting. På den måten kan du alltid være forberedt på å utføre en filgjenoppretting før det er for sent. Katastrofegjenoppretting bør også vurderes, for eksempel hvis forretningsaktivitetene dine rammes av et internettvirus.

Andre hensyn

Hvis virksomheten din utfører en offentlig funksjon som leverandør av energi- og forsyningstjenester, kan de vitale postene dine være underlagt loven om informasjonsfrihet som styrer føderale poster. Det betyr at enkelte områder av journalføringen din må være tilgjengelig som offentlig journal. Pass på at du har lagt til denne muligheten til prosessene dine når du begynner å introdusere bokføring for organisasjonen din. 

Velge en løsning for forretningsjournalføring 

Å ha et ordentlig digitalt arkivbehandlingssystem er kjernen i arkivbehandlingsprosessen. Dropbox er en kraftig fillagringsløsning som er perfekt for arkivbehandling, og tilbyr alle verktøyene du trenger for å lagre filer på en sikker måte, pluss mange flere funksjoner for å gjøre de generelle arbeidsflytene dine og informasjonsadministrasjonen enklere. Du kan også flytte papirpostene dine inn i det digitale arkivet ditt med enkel dokumentskanning. Nyt avanserte teamkontroller, passordbeskyttelse og tidsbegrenset tilgang for førsteklasses sikkerhet og informasjonsstyring. Enda bedre, med det utvidede versjonshistorikk tilleggsprogrammet kan du gjenopprette endrede eller slettede filer i opptil 10 år. 

Med Dropbox kan du være trygg på at poster er helt trygge uten å være skjult eller utilgjengelige for autoriserte brukere.

Informasjonen ovenfor er ikke ment å være juridisk rådgivning. Vi anbefaler deg å konsultere en advokat hvis du har juridiske spørsmål.

Beskytt filene som utgjør ditt digitale liv.

Finn ut hvordan Dropbox holder dataene dine sikre