Hva er delegering?
Delegering er når du tildeler oppgaver til andre. Og nei, det handler ikke om at andre må gjøre det fordi du ikke vil. En delegerende lederstil handler ikke om å gi oppgaver videre som du selv ikke gidder å gjøre, men om å gi andre ansvar, ansvarsfølelse og muligheter. Selvsagt kan du skrive den rapporten selv, som du har gjort hundre ganger før, men du kan også be et nytt medlem i teamet gjøre det for å få en ny erfaring. Da har du plutselig skapt profesjonell utvikling.
Å delegere ansvar er et grunnleggende prinsipp i alle hierarkier, selv om bedriftskulturen legger opp til en flat struktur. Alle trenger en mulighet til å bevise hva de kan, og det er noe du bare kan oppnå ved å delegere ansvar.
Tips for effektiv delegering
Du må øve litt på å delegere på en effektiv måte. Du kan ikke bare dele ut arbeid og forvente at teamet setter i gang med oppgavene de har fått og er glade og lykkelige. Du må være sikker på at de har fått riktig oppgave. God delegering handler om å kjenne talentene til hvert enkelt teammedlem og legge til rette for at de kan lære nye ferdigheter underveis.
Dette er noen gode råd til hvordan du kan administrere oppgaver på en effektiv måte:
Kjenn teamet ditt
Alle har ulike styrker og svakheter. Selv om alle i teamet jobber for eksempel med markedsføring, vil hvert enkelt medlem ha ulike og svært verdifulle ferdigheter. Det er din jobb som en effektiv leder å gjenkjenne disse. For eksempel vil du kanskje heller gi organiseringsoppgaver til logiske tenkere enn til kreative tenkere. På den måten utnytter du ikke bare teamets samlede ferdigheter, du unngår også motvilje fordi teamet føler at individuelle talenter ikke blir anerkjent eller verdsatt.
En måte å unngå dette problemet på er å basere seg på en viss grad av frivillighet. Sett opp en gjøremålsliste som er enkel å dele, redigere og oppdatere. Spør først teamet om det er en spesiell oppgave de gjerne vil ta på seg. Det er naturlig for oss å velge noe vi vet vi kan lykkes med. Da får du se hva teamet er best til i praksis og kan bygge videre på det når du skal delegere oppgaver senere.
Det handler ikke om jobben, men om hvordan den blir utført
Prosjektstyring og ledelse er en like stor utfordring som de oppgavene du delegerer. Ta deg tid til å virkelig forstå hva teamet må levere og nøyaktig hvordan dere kan levere det. Har teamet nok tid? Er denne oppgaven så viktig at den må delegeres til et seniormedlem av teamet? Gir arbeidsflyten rom for at nye medlemmer kan inkluderes i teamet og prosjektet på en enkel måte? Virkelige lederferdigheter handler om å verdsette personen, ikke bare arbeidet.
Som teamleder må du skape et best mulig miljø for at teamet skal fungere godt. Det kan handle om å skape et smart arbeidsområde, gi rom for fleksibilitet i arbeidet for å unngå utbrenthet eller velge nye ledere for å få mer struktur og veiledning. Reel World opplevde at arbeidsflytene måtte tilpasses ulike tidssoner, og for å klare det, henvendte de seg til Dropbox. «Å jobbe i ulike tidssoner kan være komplisert. Hvis vi må sende en fil til Storbritannia kl. 15.00 vår tid, er det midnatt der. Men Dropbox Business synkroniserer alt neste morgen når vedkommende slår på datamaskinen.»
Reager, men unngå mikroledelse
Det er forskjell på å være en god leder og en overbærende leder. Mikroledelse er nesten alltid negativt og vil bare føre til mer negativitet i teamet. Delegering innebærer at du gir andre kontrollen over oppgaver. Du stoler på dem og gir dem myndighet til å ta utfordringen. Det er nettopp det teamsamarbeid handler om. Hvis du nekter å gi helt slipp på kontrollen, går du aktivt inn for å skape jobbsiloer og kan være sikker på at det vil virke inn på sluttresultatet.
Der du må trå til som leder, er når noe går galt. Sørg for at det er rom for å gå til tannlegen og for at det er en struktur på plass slik at teammedlemmer har noen å lene seg på når de tar på seg nye oppgaver. Da behøver de ikke komme rett til deg med en gang noe begynner å gå feil vei. Det betyr ikke at du ikke kan ha kontroll – du kan fortsatt holde øye med ting ved hjelp av delte dokumenter og merknader. Da har du oversikt uten å stå over noen og følge med.
Du må følge opp
Det at du delegerer ansvar betyr ikke at du ikke har ansvar lenger. Du skal fortsatt være en effektiv leder, så vær det. Sjekk hvordan det går med teamet ofte, og vær tilgjengelig når de trenger deg. Gi konstruktiv kritikk, og sørg for at du gir veiledning til teammedlemmer som tar på seg en ny oppgave for første gang. Husk at hvis noen strever med en oppgave, kan det handle om mangel på effektiv ledelse.
Verktøy som filversjonshistorikk og gjenoppretting er ideelle. Det kan være at et teammedlem gjør en feil og må ta noen skritt tilbake. Kanskje medarbeideren ikke ser helheten fordi vedkommende tenker på egne nye ansvarsområder og trenger å gå tilbake til den opprinnelige planen. Dropbox legger til rette for all slik atferd, som er svært menneskelig og som inntreffer når et team lærer og vokser sammen.
Del så mye som mulig
Hvis du er vant til å jobbe alene, føler du kanskje at det er nok at du er den eneste som har all nøkkelinformasjon når et problem skal løses. Som en leder som delegerer og motiverer må du dele dette med hele teamet. Kunnskap er virkelig makt, og teamet må bli inkludert. Del alltid tidsfrister og viktig informasjon om delegerte oppgaver. Det handler ikke om å gi fra seg ansvar, men om å vite at et samlet og effektivt team samarbeider om dette ansvaret. Et team som du nå har gitt myndighet til å løse oppgaver etter beste evne.