Hva er Eisenhower-matrisen?
Å være uproduktiv er sjelden noens hensikt, minst av alt på jobben. Men etter hvert som dagen begynner og du starter å gjøre presserende forespørsler når oppgavelisten begynner å øke, blir det stadig vanskeligere å opprettholde forpliktelsen til produktivitet. Enten du mangler viktige tidsfrister eller sliter med å holde deg på sporet med langsiktige prosjekter, kan det å vite hvordan du prioriterer oppgaver være forskjellen mellom å henge etter og lede flokken. Det er her Eisenhower-matrisen kommer inn.
Å forstå Eisenhower-matrisen
Eisenhower-matrisen - også kjent som Eisenhower-boksen eller den presserende / viktige matrisen - er et enkelt rammeverk for prioritering av oppgaver og håndtering av arbeidsmengde. Den er oppkalt etter Dwight D. Eisenhower, en femstjerners general og den 34. presidenten i USA. Eisenhower var kjent for sine utrolige produktivitetsnivåer, så mye at tilnærmingen hans til målsetting og tidsstyring er blitt grundig studert av et bredt spekter av mennesker, hvorav den ene var Stephen Covey. I boken sin “The 7 Habits of Highly Effective People,” pakket Covey Eisenhowers ideer om til et enkelt verktøy for prioritering av oppgaver: Eisenhower-matrisen.
Så hva er Eisenhower-matrisen? I hovedsak er det en strategi som lar deg gjennomføre følgende sitat tilskrevet Eisenhower: "Jeg har to slags problemer, de som haster og de som er viktige. De som haster er ikke viktige, og de som er viktige haster det ikke med." Alt du trenger å gjøre er å evaluere oppgavene dine i henhold til tvingende nødvendighet hvor viktige det er.
Hvordan fungerer Eisenhower-boksen?
Foretak og enkeltpersoner kan bruke Eisenhower-matrisen til å planlegge, delegere, prioritere og planlegge daglige eller ukentlige oppgaver. Ved å tildele oppgaver til en av de fire kvadrantene nedenfor kan du bestemme hvor presserende de er og finne ut hvordan du skal håndtere dem på en passende måte:
- Første kvadrant: Presserende og viktig (oppgaver skal fullføres umiddelbart) - dette er oppgaver som "utføres først", og som det er viktig å håndtere så snart som mulig. De er vanligvis forespørsler i siste liten som oppstår på grunn av uforutsette omstendigheter. Vanligvis skal oppgaver som dette fullføres med det samme eller på samme dag. Eksempler inkluderer å dekke et prosjekt for en syk kollega eller håndtere en uforutsett nødssituasjon, for eksempel avbrudd i forsyningskjeden.
- Andre kvadrant: Viktig, men ikke presserende (oppgaver som planlegges for senere) – dette er langsiktige mål / oppgaver som er viktige, men har ikke en særlig fast frist, slik at du kan planlegge dem for ferdigstillelse senere. Eksempler inkluderer å oppnå en profesjonell kvalifikasjon eller planlegge for et langsiktig forretningsmål, som for eksempel budsjettreduksjon.
- Tredje kvadrant: Haster, men er ikke viktig (oppgaver å delegere til noen andre) - disse oppgavene må fullføres umiddelbart, men de er kanskje ikke viktige nok til å kreve oppmerksomheten din som betyr at de kan delegeres til andre medlemmer av teamet ditt. Eksempler inkluderer rutinearbeid, eller lange møter / telefonsamtaler uten et klart formål.
- Fjerde kvadrant: Hverken presserende eller viktig (oppgaver å eliminere) - disse oppgavene er en distraksjon og skal unngås hvis mulig. I mange tilfeller kan du bare ignorere eller avbryte denne typen oppgaver. Eksempler inkluderer sosiale aktiviteter eller unødvendig lange te- / kaffepauser.
Enkelt sagt, ved å bruke Eisenhower-boksen kan du visualisere oppgavene dine i sammenheng med viktighet og prioritet. Når du begynner å tenke på arbeidsmengden i den betydning er det mye lettere å sikre at de viktigste oppgavene prioriteres og fullføres så raskt som mulig.
Hvordan skiller du mellom prioritet og viktighet?
Det er ingen universell formel for å bestemme skillet mellom det som haster og viktighet når du lager en prioritetsmatrise, men det er noe det er viktig å vurdere. Vanligvis er skillet mellom disse to kategoriene i den virkelige verden avgjort vanskeligere å fastsette enn når du produserer en abstrakt Eisenhower-boks. I et nøtteskall er prioriterte oppgaver uunngåelige og krever øyeblikkelig oppmerksomhet, mens viktige oppgaver krever mer planlegging og bidrar til langsiktige mål. For eksempel har det høy prioritet å svare fort på telefonsamtaler fra en stor klient, mens det er like viktig å følge med på den nyeste forskningen innen feltet ditt.
Hva er fordelene med Eisenhower-matrisen?
En av de viktigste fordelene med Eisenhowers presserende/viktig-matrise er hvor enkelt den kan implementeres. Det er ikke nødvendig å kjøpe en dyr programvarepakke, og du trenger ikke å bruke mye tid på å produsere matrisen. Mer generelt lar prioritetsmatrisen deg forbedre tidsstyringen din ved å sette klare og entydige prioriteringer. Dette er spesielt nyttig for personer i leder- eller eierstillinger, samt frilansere som kan trenge å sjonglere med oppgaver fra flere forskjellige prosjekter eller klienter til enhver tid.
Hva er ulempene med Eisenhower-matrisen?
Det er en rekke ulemper forbundet med prioriteringsmatrisen. Betegnende er at det ofte er vanskelig å bestemme viktigheten av en oppgave nøyaktig. Dette betyr at du kan ende opp med å delegere en oppgave til feil ressurs og oppleve et fall i kvalitet. Videre er det viktig å huske at det ikke alltid er mulig å handle øyeblikkelig når du arbeider med aktiviteter som haster. Mangel på kunnskap, mangel på tid, reguleringer og byråkrati eller flere presserende / viktige oppgaver kan gjøre det umulig, noe som gjør prioritetsmatrisen litt mindre effektiv når det gjelder beslutningstaking og tidsstyring.
Hvordan bruke Eisenhower-boksen til å håndtere oppgavene dine og arbeidsmengden
Den presserende/viktige matrisen kan være et utmerket utgangspunkt for arbeid og prosjektledelse. Etter at du har tilordnet oppgavene dine til riktig kvadrant, kan du begynne å konfigurere tidsstyringsprosesser for å hjelpe deg med å håndtere viktige aktiviteter til rett tid. Du kan for eksempel bruke Dropbox til å administrere oppgavelisten mer effektivt, bygge en tidslinjemal. Du kan bruke disse oppgavestyringsverktøyene til å tildele presserende / ikke-viktige oppgaver til andre medlemmer av teamet ditt, mens du også kan angi forfallsdatoer og påminnelser for viktige / ikke-presserende oppgaver som kan planlegges for en senere dato.
Det kan også være verdt å tenke på å implementere automatiseringsverktøy på arbeidsplassen. Automatisering – der det er mulig – er en fin måte å håndtere oppgaver på som må gjøres, men krever ikke veldig mye planlegging eller analyse før du hopper inn. Ved å bruke automatiseringsverktøy eller integrasjoner i Dropbox -produktivitetsappen kan du «delegere» Q3-oppgaver (haster, men ikke viktig) på en måte som er tidseffektiv for virksomheten din. Du kan tilordne oppgaver til teammedlemmer i Dropbox Paper med tidsfrister, eller portere dem direkte til Trello-kort for teammedlemmene dine fra Dropbox-filer. Automatiske verktøy for inntak av innhold kan hjelpe deg med å eliminere tidkrevende, oppgaver utsatt for feil som sannsynligvis vil forårsake flaskehalser, slik at du og teamet ditt jobber mer produktivt i fremtiden.
Videre bør du vurdere å kombinere Eisenhower-boksen med andre tidsstyringsmetoder for et bedre resultat. For eksempel, Eat the Frog. Eat the Frog stammer fra et ordtak av Mark Twain, som uttalte: "Hvis det er din oppgave å spise en frosk, er det best å gjøre det først om morgenen." I forretningssammenheng betyr dette at du først skal takle din største eller mest komplekse oppgave, før du fortsetter med de mindre oppgavene som du kan prioritere basert på andre faktorer, som tidsfrister. Så finnes også ABCDE-metoden, hvor du i hovedsak tildeler en bokstavverdi til oppgavene dine basert på rekkefølgen av betydning, før du fullfører dem i den rekkefølgen.
Siste tanker
Eisenhower-boksen kan være et ekstremt effektivt verktøy for oppgave- og tidsstyring. Ved å lære hvordan du kan prioritere oppgaver effektivt, kan du forbedre effektiviteten på arbeidsplassen, eliminere aktiviteter med forbruk av unødvendig mye tid og arbeide videre mot de langsiktige forretningsmålene dine.
