Hva er agile metoder?
Siden tidlig på 2000-tallet har agile metoder blitt en fast tilnærming til prosjektstyring for mange teknologibedrifter. I dag bruker de fleste team som jobber med utvikling av programvare agile metoder i en eller annen form, og enkelte elementer har funnet veien inn i mange arbeidsmiljøer. Ordet i seg selv har blitt mer populært, ettersom dagens tankeledere snakker om at hele bedriftsverdenen må være mer «agil». Men hva innebærer det egentlig å bruke en agil tilnærming til prosjektstyring i bedriften?
En agil metode er en prosjektstyringsprosess som bryter opp prosjekter i mindre oppgaver og stadier. Når de deler opp arbeidet i biter, kan agile team ta hensyn til tilbakemeldinger fra interessenter, revurdere arbeidet og ha en iterativ tilnærming til hvert steg i prosessen. En av de vanligste agile tilnærmingene innebærer å dele opp arbeidet i korte utviklingsfaser, såkalte sprinter. Med sprinter kan teamet jobbe raskt og gå gjennom arbeidet med ledere og interessenter jevnlig ved hjelp av sprintplanlegging og daglige såkalte scrums. Etter gjennomgang kan prosjektteamet og interessentene fortsette i samme spor eller endre planene før de neste sprintene. Sammenlignet med tradisjonelle tilnærminger til prosjektstyring, prioriterer agile metoder tempo, fleksibilitet, teamarbeid og interessentenes behov.
Hvordan oppsto agile metoder?
Tidlig på 2000-tallet fikk en gruppe programvareutviklere ideen til agile metoder og utarbeidet fire hovedprinsipper:
- individer og interaksjon fremfor prosesser og verktøy
- fungerende programvare fremfor omfattende dokumentasjon
- kundesamarbeid fremfor kontraktsforhandlinger
- respons på endring fremfor å følge en plan
Disse verdiene ble forankret i Agile-manifestet fra 2001, som formet agile tilnærminger til prosjektstyring og endret programvareutviklingsbransjen.
Frem til da hadde fossefallsmetoden blitt ansett som den beste tilnærmingen for prosjekter innen programvareutvikling. Den var revolusjonerende da den først dukket opp på 1970-tallet, men innen 2000 hadde fossefallsmetoden blitt ganske besværlig. Først og fremst fordi den innebar store mengder dokumentasjon og fast planlegging før et prosjekt kunne starte. Når jobben endelig ble satt i gang, ble de planene fulgt til punkt og prikke av separate team som ofte holdt informasjon for seg selv, noe som gjorde det vanskelig å tilpasse seg problemer eller endringer ved behov. Til sammenligning kunne team som brukte agile utviklingsmetoder starte arbeidet raskere, tilpasse seg problemer ettersom de oppsto og legge planer sammen med kunder og interessenter.
Hvorfor er agil prosjektstyring så populært?
Sammenlignet med fossefallsmetoden var fordelene ved agile metoder tydelige for teknologibedrifter på 2000-tallet. Fordelene ved agil programvareutvikling gjelder også utenfor programmeringsverdenen, og mange andre bransjer integrerer nå agile metoder i arbeidsflytene sine. Så hva gjør agile metoder så attraktive for så mange prosjektledere og bedriftsledere?
Anvendelighet
Kjernen i agile metoder er muligheten til å respondere på endringer i mål, miljø eller prosess. Med et agilt rammeverk er muligheten til å evaluere det du jobber med, tidslinjer og prosjektbehov innebygget i tilnærmingen. Hvis en interessent ønsker å endre omfanget av eller retningen til et prosjekt, kan planlegging av scrums og sprinter gi teamet mulighet til å endre retning. Hvis et teammedlem oppdager et problem med en oppgave de holder på med, eller med en del av et prosjekt, kan tidsplanen raskt tilpasses for å håndtere problemet. Med agile metoder kan du raskt endre retning, i stedet for at prosjektteamet produserer noe som ikke lenger innfrir kundens behov.
På linje med interessentene
Med en slik grad av fleksibilitet kan agile metoder også være på linje med endrede krav og behov fra klienter og kunder. Målet og omfanget som teamet og interessentene fastsetter på starten av prosjektet forblir sjelden uendret. Det kan komme til nye oppgaver og behov som kunden ikke hadde forutsett, eller kravene til sluttforbrukeren kan endre seg over tid. Uansett hva som er årsaken til at interessenten endrer planene, gjør agile metoder det mulig å respondere på de endringene for å levere raskt og unngå etterslep. Dette sikrer et sluttprodukt som svarer til kundens forventninger, uansett hvor mye de har endret seg fra prosjektet startet.
Tempo
Agile metoder ville ikke blitt kalt det hvis de ikke var nettopp agile og smidige i utgangspunktet. Med agile metoder kan teamet fokusere og jobbe raskere ved å dele opp oppgavene i biter og gi teamet kortere, definerte jobbeperioder. På et grunnleggende nivå innebærer dette at produkter kommer ut på markedet eller til kundene raskere. Tempo og anvendelighet er kjernekombinasjonen som gjør agile metoder til et naturlig valg for alle typer bedrifter. Når problemer oppstår, kan teamet endre taktikk og håndtere dem raskt. Ingen kaster bort tid på å gå tilbake til opprinnelige planer eller dokumenter, du flagger problemet i en scrum, legger det inn i tidsplanen og løser det. På den måten hjelper agile metoder team med å ha fokus på individuelle oppgaver og fullføre dem i tide.
Hva er utfordringene med agile tilnærminger?
Agile metoder er ingen idiotsikker løsning. Som med mange tilnærminger til prosjektstyring, utmerker de seg på enkelte områder, mens på andre er det ting det må tas hensyn til. Som med fossefallsmetoden, er det ulemper og utfordringer ved bruk av agile metoder som kan komme i veien for arbeidet hvis de ikke håndteres på en god måte.
Håndtering av omfang
Muligheten til rask tilpasning til problemer og prosessendringer gjør at det er viktig å følge med på det helhetlige prosjektet og omfanget. Med agile metoder kan du endre planer og jobbe raskt, men å hoppe fra oppgave til oppgave kan gjøre deg blind for den totale progresjonen. Selv om teamet jobber effektivt, kan det gå ut over budsjett eller tidsbruk hvis oppgavelisten som følger av sprintplanleggingen vokser uten at den følges opp. Agile team og prosjektledere må ha full kontroll over prosjektomfanget og veikartet for å sikre at de ikke tar på seg for mye arbeid og mister kontrollen.
Tidsplanlegging
Det er ikke bare omfanget som kan skli ut når et team bruker en agil prosess. Når team bruker sprintplanlegging, kan de ha fleksible tidsplaner og prioriteringer ut fra gjeldende behov. Men når teammedlemmene begynner å bevege seg rundt og ta på seg nye oppgaver eller bidra til problemløsning, må tidsplanen være fleksibel for å imøtekomme det. Hvis du holder deg til en stram tidsplan, må du sørge for at sprintplanleggingen holder seg innenfor den tidsrammen.
Og selv om team som organiserer seg selv kan hoppe mellom ulike oppgaver ut fra behov, må de på et tidspunkt komme tilbake til oppgavene de ble tildelt. Her er det opp til agile prosjektledere å ha oversikt over hvordan teamet ligger an i forhold til de ulike oppgavene og sørge for at ingen oppgaver blir glemt. Ellers kan arbeid som dere trodde var gjort bli glemt i løpet av en rekke hurtigsprinter.
Kommunikasjon
Med en agil tilnærming er kommunikasjon avgjørende for å prioritere teamarbeid og rask respons. Teammedlemmer må kunne kommunisere på en enkel måte om prosessen de er i, problemer som kan ha oppstått og eventuelle behov for hjelp. Denne kommunikasjonen må foregå jevnlig mellom alle teammedlemmer, og den må kunne gå rett inn i planleggingen. Det er avgjørende å være på linje med interessentene. Du kan bare endre planene hvis du vet hva interessentene vil.
Hvordan implementere en agil prosess
Hvis du er interessert i å ta i bruk prosjektstyring med en agil metode for teamet ditt, finnes det mange utprøvde strategier og praksiser – sprinter og scrums er blant de mest vanlige. Selvsagt kan bruk av riktig programvare og verktøy for prosjektstyring også være helt avgjørende for en agil tilnærming til planlegging. Dette er noen av de viktigste prosessene og metodene for å innarbeide og følge en agil metode:
Følg med på oppgaver
For å vite hvilke oppgaver som må utføres i neste sprint, må du vite hva som allerede har blitt gjort. Derfor må teamet være mestere i å følge med på progresjonen. «Backlog refinement» eller «backlog grooming» (etterslepsraffinering) er en vanlig teknikk som agile team bruker. Det handler om å gi team innsyn, prioritere etterslep og sørge for at oppgavene som står øverst på listen blir klare for levering. Scrum-team bruker ofte planleggingsvegger eller Kanban-tavler for å holde oversikt, men mange velger også en programvare for oppgavestyring. Slik programvare, som Trello, kan integreres i Dropbox for å synkronisere teamet og prosessene på tvers av apper i sanntid.
Regelmessig og effektiv kommunikasjon
God kommunikasjon er hjørnesteinen i alle rammeverk for agil prosjektstyring. Så å gi teamet midler og muligheter til å kommunisere regelmessig er avgjørende. Sprinter går vanligvis over økter på 2-3 uker, men mange såkalte scrum masters har daglige stående møter med teamet for å ha full oversikt over fremdriften hver dag. Kommunikasjonsfrekvensen er opp til deg og teamet ditt, men bruk av verktøy kan forenkle samtalene.
Integreringer med sanntidschat og videokonferanseapper som Slack og Zoom kan også hjelpe deg med å holde teammøter og planleggingsøkter. Du kan dele filer og starte samtaler rett fra Dropbox og bruke mindre tid på å bytte mellom faner og kontekster. Med Dropbox Capture kan du gjøre opptak av deg selv og skjermen din for å dele viktige oppdateringer på en tydelig måte, i stedet for å ty til e-poster og møter. Dette er særlig nyttig for å kommunisere med fjernteam – eller med teammedlemmer som sitter for langt unna.
Stopp og ta en gjennomgang
Med agile metoder kan det være fristende å bare hoppe rett fra en oppgave til den neste og krysse dem av etter hvert. Men det er viktig å ta seg tid til gjennomganger og sprintvurderinger i agile prosesser for å unngå tilfeller av teamtunnelsyn. Å legge inn tid til gjennomgang ved slutten av hver sprint gjør det mulig for teammedlemmene å revurdere eget arbeid og prioritere.
Sprintgjennomganger etter at prosjektet er ferdig er også nyttig for å se hvordan planleggingen har påvirket prosjektet gjennom hele prosjektsyklusen. Det er da avgjørende å ha full oversikt over og riktig dokumentasjon på arbeidet. Dropbox har innebygde funksjoner for versjonskontroll som kan være til hjelp ved gjennomgang av teamfiler for hvert enkelt utviklingsstadium. Dette kan også være til nytte under stående møter for å se fremdriften til hvert enkelt teammedlem eller tilbakeføre endringer som ikke har blitt godkjent.
Å jobbe med en agil metode
Agile metoder har ført til store endringer for mange bedrifter og ledere når det gjelder måten de jobber på og resultatene de oppnår. De har vært en drivkraft i prosessen for utvikling av programvare siden 2000-tallet, og enkelte elementer har trengt gjennom i hele arbeidsverdenen. Enten du vurderer å ha en teamscrum i morgen tidlig eller holder deg til e-poster, ser det ut til at agile metoder har kommet for å bli.
