Hva er en silo?
Når en virksomhet vokser, øker alltid siloene i organisasjon. Hvis alt gikk etter planen, ville hvert medlem av teamet ditt være i sløyfen for viktige prosjekter. I en ideell verden hadde det aldri vært noen kommunikasjonssvikt mellom avdelingene. Men selv de mest banebrytende, innovative selskapene er ikke immune mot siloer. Det betyr imidlertid ikke at de ikke kan oppløses eller forhindres.
Siloer i organisasjonen er et tema for både store og små bedrifter. Men hva er en silo? En silo er et system som skiller forskjellige typer medarbeidere, vanligvis i overensstemmelse med avdelingen de jobber i. Dette fører til barrierer som står i veien for teamsamarbeid og kommunikasjon, og reduserer effektiviteten og hindrer informasjonsflyten.
Det er verdt å påpeke at "siloer" ikke er ensbetydende med "team". Det er ikke noe iboende problem i en organisasjon som har en rekke spesialiserte team i liten skala. Faktisk er spesialistteam en fin måte å øke fokus på og øke ansvarlighet i bedriften din. Organisasjonssiloer refererer derimot til hvordan team arbeider - og ikke på en særskilt positiv måte. Når det sies at team "jobber i siloer" betyr det at de er koblet fra organisasjonen generelt. Som et resultat følger flaskehalser, feilkommunikasjon og utallige problemer.
Hva er galt med å arbeide i siloer?
Arbeide i siloer kan ha alvorlig innvirkning på virksomheten din. De forårsaker feider mellom interne områder og kan føre til mangel på tillit i selskapet. Dette resulterer i både ineffektivitet og permitteringer i avdelingene. Rent praktisk slutter team å snakke, videresending av tilbakemeldinger stopper opp og feilkommunikasjon avsporer prosjekter. Svært raskt begynner organisasjonsstrukturen din å ta liv av innovasjon, og små sprekker i fundamentet kan virke uoverstigelige.
Data er nøkkelen til å maksimere kundeopplevelsen, og en informasjonssilomentalitet kan også forårsake kaos for kundetilfredshet. Hvis team ikke oppfordres til å øve på deling av informasjon som standard, kan de kanskje ikke utnytte dataene effektivt. Som et resultat kan nedbrytning av siloer spille en viktig rolle i den endelige suksessen - eller fiaskoen - for selskapet ditt.
Hvordan bryte ned organisasjonssiloer
Når du har identifisert organisasjonssiloer i foretaket ditt, er det på tide å handle. Implementering av langsiktige, skalerbare løsninger så tidlig som mulig kan bidra til å hindre arbeidsplassen din i å forherdes til å bli en kultur av lukkede, fragmenterte siloer. Så hvordan gjør du det? Her er vår siloødeleggelsestaktikk for å bryte ned uønskede siloer i organisasjonen din:
Kommuniser det større bildet
I mange tilfeller begynner organisasjonssiloer å danne seg når medarbeidere utvikler lojalitet ikke til selskapet, men til teamet eller lederen. For å bekjempe dette, bør du hjelpe teamene til å forstå hvordan de bidrar til det overordnede bildet, spesielt hvor teamet og arbeidet deres passer inn i selskapets felles mål. Dette gjør det mulig for avdelingsteamene dine å tenke på seg selv som at alle trekker i samme retning, i stedet for innadvendte siloer som kjemper for det de tror på.
Åpenhet og kommunikasjon er nøkkelen, da de fremmer en følelse av delt ansvarlighet i hele organisasjonen. Når salgsteamene dine forstår nøyaktig hva som skjer i markedsføringsavdelingen, er det langt mindre sannsynlig at de samler ressurser og informasjon. Sørg for at du kommuniserer selskapets misjon på tvers av en rekke medier, slik at den alltid er øverst i bevisstheten til de ansatte.
Takle organisasjonssiloer ovenfra og ned
Når vi ser på rotårsaken til siloer, er det nesten alltid et resultat av lederskap. Hvis ledergruppen ikke er fokusert på de overordnede målene for bedriften ditt, er det lite sannsynlig at du vil kunne håndtere informasjonssiloer effektivt. Imidlertid, når ledelse kjøper seg inn i bedriftens enhetlige visjon og forplikter seg til konseptet for samarbeidsadferd og tverrfunksjonelt teamarbeid, vil teamene dine følge etter.
Hva kan du gjøre for å etablere et enhetlig lederteam? Som leder må du fremme et miljø som tillater og oppmuntrer til debatt. Gi alle muligheten til å dele sine synspunkter, og sørg for at hele ledergruppen føler at deres mening er blitt hørt og redegjort for. Men når du har tatt en beslutning, må ledelsen begynne å jobbe sammen mot organisasjonens felles mål.
Etablere samarbeid over avdelingene
Det er viktig at teammedlemmer har en følelse av tilknytning ikke bare til teamet sitt, men med organisasjonen som helhet. Ved å oppmuntre til samarbeid mellom avdelinger, kan du sikre at teammedlemmer danner relasjoner som går på tvers av avdelingslinjer, og forbedrer koordinering og samarbeid i hele organisasjonen. I tillegg er det en fin måte å motvirke noen av de operasjonelle ineffektivitetene på som oppstår fra organisasjonssiloer, for eksempel gjentatt arbeid eller lengre syklustider.
Tverrfunksjonelle team, der team består av individer fra forskjellige funksjonsområder, kan være en god løsning. For eksempel kan et tverrfunksjonelt team bestå av en person fra økonomi, en designer, en ingeniør, en markedsfører og så videre. Ikke bare fremmer denne organisasjonsstrukturen positive sammenstøt og teamsamarbeid mellom medarbeiderne dine, men det hjelper til med å redusere utleveringer og brudd i sammenheng. Dette sikrer at et enkelt team kan håndtere så mye av kundens livssyklus som mulig.
Gi tverrfunksjonell opplæring
Selv om spesialisering er viktig, er det også en god ide å dele informasjon og ekspertise via tverrfunksjonell opplæring. Planlegging av regelmessige treningsøkter mellom avdelinger kan bidra til å gjøre de ansatte oppmerksomme på ressurser og informasjon som kan være nyttig for andre avdelinger. Det er også en måte å oppmuntre til karriereutvikling på, ettersom teamene bedre forstår hvilke aspekter av selskapet som passer best til deres interesser og ferdigheter.
Det er mange andre måter du kan bryte ned grenser mellom avdelingene på. Ta bedriftens "hackathon-økter", popularisert av tungvektere i Silicon Valley. Deltakerne oppfordres til å danne grupper med teammedlemmer fra forskjellige avdelinger, og hjelpe til med å utviske avdelingsgrensene og komme seg ut av silotankegangen som påvirker så mange store teknologiske oppstartsforetak.
Arbeid smartere med Dropbox
Til slutt er det et bredt spekter av samarbeidsverktøy du kan bruke for å oppmuntre teamene dine til å slutte å jobbe i siloer og jobbe smartere. Dropbox Smart Workspace tilbyr en organisert arbeidsplass, som sikrer at alt innholdet og verktøyene du trenger å bruke er lett tilgjengelige. Smart Workspace samler alle som er tilknyttet et prosjekt eller en fil, og gir deg muligheten til å sentralisere samarbeidet, i stedet for å fragmentere kommunikasjonen på tvers av flere kanaler. Du kan også enkelt lage og dele et skjermopptak med Dropbox Capture for å sikre at meldingen og tonen ikke går tapt. En video er et personlig preg i stedet for enda en pdf.
Å bryte ned siloer i en organisasjon er aldri en enkel oppgave, men det er heller ikke en oppgave du har råd til å unngå. Ved å oppmuntre team til å godta en delt visjon for å samarbeide på en smidig måte, kan du jobbe for å eliminere organisasjonssiloer på arbeidsplassen din, og dermed gi bedriften din et grunnlag for større suksess.
