Hva gir et effektivt møte?
Du har vært der: I det fryktede dårlige møtet. Det er et forretningsmøte der ingenting løses, alt flyttes til neste møte, og alle drar på følelsen av at det var totalt bortkastet tid. En gruppe mennesker som samles i et rom for løst å diskutere hva de kan komme på, er læreboksdefinisjonen av et dårlig møte. Hvis du vil ha et vellykket møte, trenger du litt forutseenhet, og hvis møter er kjernen i din rolle, lønner det seg for hele teamet å sørge for at du gjør dem bra.
Styremøter er i disse dager ofte kvartalsvise, snarere enn ukentlige hendelser. Mange foretak stoler nå på improviserte "oppdateringer". Men det er ikke bare at dårlige møter er kjedelige for alle. De er også dyre. Dårlig kommunikasjonseffektivitet fører faktisk til tap på opptil $ 10 000 per ansatt. Så å holde effektive møter er ikke bare avgjørende for forstanden din, det er økonomisk viktig for ethvert foretak - stort som lite.
Smart møteledelse starter lenge før selve møtet begynner og fortsetter lenge etter at det er avsluttet. Her er noen viktige forhold du bør vurdere når du bestiller et vellykket møte med en ansatt, klient eller hele forretningsteamet ditt.
Bestem deg for formålet med møtet
Mange dårlige møter har endt med at arbeidere alle er på samme side, den siden er "jeg kunne ha brukt denne møtetiden på å gjøre tingene vi diskuterte." Sørg for å tydelig definere formålet med møtet i god tid før du legger det i kalenderen. En av de beste måtene å gjøre dette på er å lage en gjennomtenkt møtedagsorden.
Bestem når møtet starter
Ikke kunngjør en møtetid plutselig samme dag, eller dagen før. Jo mer avansert varsel du gir deltakerne, jo større er sjansene dine for et vellykket møte. Ikke behandle møter som en maktdemonstrasjon, ved å bruke myndighet til å rive teamet ditt opp fra viktigere arbeid. Funksjonene for oppgavebehandling i Dropbox Paper gir et klart bilde av alles arbeidsmengde, slik at du kan se om datoen for valget er et god møtetidspunkt eller om teamet etter all sannsynlighet har gjøremål som er viktigere. Tilsvarende lar verktøy for tidsadministrasjon som dette deg se om prosjekter har støtt på et hinder, og om du trenger et møte for å jobbe gjennom noen problemer. Hvis teamet er fordelt over hele landet, eller til og med verden, må du også finne en tid som passer for alle i alle tidssoner. Hvis du ikke finner et tidspunkt som passer for alle, så sjekk om det er helt nødvendig med et møte. Du kan bruke verktøy som Dropbox Capture for å sende videomeldinger eller opptak der du presenterer arbeidet istedet. Så kan distribuerte team se på presentasjonen når det passer dem.
Inviter relevante møtedeltakere
Sørg for at de rette personene får en invitasjon. Ikke inviter hele team hvis du vet at noen av medlemmene har oppgaver som haster mer eller kanskje ikke er veldig involverte i prosjektet. Du bør heller ikke utelukke nyere teammedlemmer eller praktikanter som kan tilby nye perspektiver. Og med appintegrasjoner for Zoom og Slack i Dropbox for team, er det ingen grunn til å utelukke eksterne møtedeltakere. Du kan vurdere beste fremgangsmåter for fjernmøter for å få med deg alle kollegene. Du kan holde møtet, skrive møtereferat og sende oppfølging til alle teammedlemmer internt eller eksternt uten kontekstbytte. Møtedeltakere bør være akkurat det – deltakere, så sørg for at du inviterer de personene som er direkte berørt av det som skal tas opp. Vellykkede møter er tross alt nøkkelen til et mer effektivt teamsamarbeid.
Del informasjon, ikke bare forvent innspill
Hvis du trenger en iédugnad for nye idéer til et prosjekt, må du ikke bare innkalle teammedlemmer til et møterom og forvente at de gjør det på stedet. Når du planlegger møter, særlig for idémyldring, bør du samle inspirasjon og skrive ned ideer først. Gi deretter deltakerne et forsprang slik at de kan komme godt forberedt til møtet. Hvis du planlegger oppgaver eller mål, kan du be medlemmer om å vurdere SMART-mål på forhånd for å justere målsettingene. Du vil at de skal kunne tilføre verdi, så sørg for å lage et nyttig dokument i Paper som møtedeltakere kan lese i forkant av møtet - og til og med legge til sine egne ideer.
Aktiver beslutningstaking
Effektive møter bør presentere seg som enhver oppgave: starte med et formål og slutte med en resolusjon, eller i det minste de avtalte trinnene i retning av en. Hvis møtet handler om å overvinne et problem, gi alle tilstedeværende muligheten til å si sitt om hvordan de skal takle problemet. Bruk deretter møtetiden din på å løse problemet som et team. Ikke la noen møter avsluttes uten at alle er klar over en handlingsplan, med tildelte forfallsdatoer for hvem og når spesifikke oppgaver må fullføres.
Hvordan gjennomføre et møte
Effektive møter trenger ikke alltid finne sted i et fysisk møterom. Hvis noen teammedlemmer jobber hjemmefra, er det uansett ikke alltid det er mulig. Et godt møte skal aldri være avhengig av hvor det blir utført - Zoom eller Google Hangouts er helt utmerkede omgivelser.
Det er ingen grunn til at en person tar møtereferater når alle i møtet kan legge inn notater i et samarbeidsdokument, live. Selv om dette kan virke som et tilfelle av "for mange kokker", oppfordrer det også alle til å virkelig delta i møtet i sanntid. Det betyr også at hvis du har eksterne teammedlemmer som blir med gjennom hele møtet på grunn av tidssoner eller bare dårlig forbindelse, trenger de ikke å vente til slutten for å se hva de har gått glipp av: De kan sjekke det akkurat der i livedokumentet. Og for den mer innadvendte personen kan møtenotater gjort på denne måten også vise seg å være mer effektive. Du kan redigere og ta viktige punkter fra alles perspektiv, og senere inkludere dem i en oppfølgings-e-post.
Oppfølgings-e-postmeldinger skal alltid sendes, for selv i de beste scenarioene vil du neppe huske alt som er nevnt i et møte, selv om du tok notater. En oppfølgings-e-post som er sammensatt av møteplanleggeren, vil hjelpe deltakerne til å gjenkjenne og prioritere viktige diskusjonspunkter. Et virkelig vellykket møte er et der alle er i stand til å huske tydelig hva som ble behandlet. Hvis dagen din handler om møter og notater, kan du få dem inn i et strømlinjeformet format med en møteprotokollmal.
Typer møte
Ikke hvert møte trenger å bli gitt stor gjennomslagskraft. Din agendapost kan være noe som bare løses mellom deg, økonomiansvarlig og en tavle - eller en praktisk dokumentskannerapp for alle disse fakturaene. Et møte kan være så enkelt som å være på Slack med en frilanser for å fortelle dem at du alltid er tilgjengelig hvis de trenger deg. Eller kanskje det er å oppdatere en kollega over lunsj. På slutten av dagen er møter bare en metode for å holde kommunikasjonen i live. Ikke skriv av spørsmål bare fordi de ikke er diskutert i en offisiell møtesammenheng, og ikke unnlat å følge opp bare fordi antall personer ikke var mer enn to. Husk: Hvert møte teller, uansett hvor lite det er.
Kom opp med insentiver til møtet ditt
Hvis møtet ditt handler om noe som kontoroppdateringer eller presentasjon av nye teammedlemmer, kan dette virke for enkelte som ikke viktig. Men når det gjelder teambuilding, er møter som dette avgjørende for den generelle bedriftskulturen din. Gi teammedlemmer grunner til å komme gjennom fristende insentiver som god mat som kan forvandle et produktivt møte til en teamlunsj. Eller du kan antyde at du skal avsløre noe spennende, selv om det bare er stedet for julefesten.
Alle kan være møteplanlegger
Det er en utdatert idé om at møteledelse bare kan gjøres av "de som er høyere oppe" med makt til å innkalle teamet til et møte. Men kommunikasjon går begge veier. Hvis du mener at et møte er på sin plass, må du sette opp et. Bare vær klar over at det er opp til deg å sørge for at det er et effektivt møte og ikke bortkastet tid.
Møter er for alle for både å dele idéer, melde om bekymringer og løse dem. La oss anta at det finnes et problem som selv det beste oppgavestyringsverktøyet ikke helt kan videreformidle. Det er en godt tidspunkt for deg å ta opp problemet personlig med teamet ditt. Møter handler om å gi alle en stemme, uansett rolle eller lokaliseringen deres. Og med effektive digitale verktøy som står til din disposisjon, kan hvert møte holdes enklere.
