Prosjektledelse er komplisert, men ett av de viktigste trinnene er også ett av de enkleste: å utarbeide prosjektbeskrivelsen. Dette dokumentet beskriver målene, leveransene, oppgavene og fristene i et prosjekt, og det fungerer som en fremdriftsplan for alle involverte.
I denne artikkelen skal vi forklare hva en prosjektbeskrivelse er, hvorfor den er viktig, og hvordan du skriver en prosjektbeskrivelse som gjør at du har full kontroll over prosjektene dine.
Hva er en prosjektbeskrivelse?
En prosjektbeskrivelse angir hvor mye tid og arbeid som kreves for å fullføre et bestemt prosjekt. Det innebærer å definere prosjektets budsjett eller kostnader, mål, leveranser, oppgaver og frister.
Når du vet hva som inngår i prosjektet, kan du og teamet ditt samarbeide om å beskrive dette – før dere begynner å jobbe på prosjektet.
Det formelle produktet av denne prosessen er en prosjektbeskrivelse som kan signeres og lagres, og som det er lett å slå opp i. Dette dokumentet bidrar til å understøtte prosjektledelsesprosessen og gi relevante parter rimelige forventninger.
Hvorfor er prosjektbeskrivelsen viktig?
Prosjektbeskrivelsen er viktig av flere grunner. Den hjelper deg med å:
- fastsette mer rimelige og oppnåelige prosjektmål
- forbedre effektiviteten
- stille opp rimelige budsjetter eller bedre kostnadsoverslag for teamet dit
- formulere hva som inngår i prosjektet for relevante parter, slik at det er enklere for dem å forstå og vise tilbake til
- sørge for at alle teammedlemmer fokuserer og jobber sammen mot avtalte formål eller prosjektleveranser
- hindre at prosjektet eser ut over det avtalte omfanget
- stille opp en fremdriftsplan som prosjektledere eller -eiere kan bruke til å planlegge og delegere oppgaver blant teamet
Slik skriver du en prosjektbeskrivelse
Det er ikke vanskelig å skrive en prosjektbeskrivelse, men det er viktig å følge noen enkle trinn for å sikre at dokumentet er uttømmende og effektivt.
1. Definer målene med prosjektet
Et vellykket prosjekt trenger et overordnet formål: Hvorfor gjennomføres prosjektet, og hva er neste skritt i arbeidet? Det bidrar også til at alle er fokusert og jobber mot et felles mål.
Når du definerer hva du ønsker å oppnå gjennom prosjektets livssyklus, får både du, teamet ditt og relevante parter viktig kontekst. Dette bør alltid være første skritt når du planlegger et prosjekt. Da ser du lettere hva som må komme senere i prosjektbeskrivelsen.
Mangler prosjektet et klart definert formål, kan det være lett å miste oversikt og fokus.
2. Få innspill fra teamet ditt
Teamet ditt er den viktigste ressursen og kunnskapskilden du har. Det er teamet ditt som sitter med den relevante erfaringen, og som kan fortelle deg hvor lang tid de forskjellige oppgavene vanligvis tar, og hvordan forskjellige leveranser er knyttet til hverandre. Be teamet ditt om innspill som gjelder
- realistiske tidsperspektiver og mål
- forventninger til prosjektet, særlig når det gjelder tilbakemelding fra teamet ditt
- utelukkelser – har en berørt part bedt om noe som vanligvis ikke hører med til et slikt prosjekt?
Med innspill fra teamet blir det langt enklere å fastsette milepæler for prosjektet og en rimelig fremdriftsplan.
Verktøy som Dropbox Paper gjør det enklere for prosjektteamet å samarbeide om å utarbeide en prosjektbeskrivelse. Teammedlemmene kan legge inn kommentarer med spørsmål direkte i Paper-dokumentet. Teamet får dermed en bedre kommunikasjon og forståelse av det prosjektet som skal beskrives.
Og når teamet samarbeider i Dropbox, lagres alt prosjektrelatert materiale trygt på ett sentralisert sted.
3. Definer milepæler og fremdriftsplan for prosjektet
Milepæler sørger for en klar prosjektstruktur og er noe av det viktigste du jobber med. De fungerer som kontrollposter som gjør at partene kan følge med på fremdriften og sikre at prosjektet er i rute.
Partene kan henvise til prosjektbeskrivelsen for å sjekke når viktige deler av prosjektet skal leveres, når møter skal finne sted, og andre viktige faser i prosjektet. Dette kan du deretter legge inn i en tidslinje med klare start- og sluttdatoer for prosjektet som helhet, og med frister for spesifikke oppgaver eller leveranser.
Har du klart definerte milepæler eller frister, kan du dessuten hindre at prosjektet begynner å ese ut – at prosjektkrav eller -leveranser etter hvert begynner å øke ut over prosjektets opprinnelige omfang. Med en klar arbeidsflyt og prosedyre for levering og utkvittering av prosjektet kan partene lettere oppdage mulige risikoer eller problemer på et tidlig tidspunkt og justere fremdriftsplanen før ting utarter.
For å utarbeide prosjektbeskrivelse raskere har Dropbox Paper en rekke fiks ferdige gratismaler for en rekke forskjellige prosjekttyper – fra lanseringsplaner og fremdriftsplaner til innholdskalendere og videoproduksjonsplaner.
4. Organiser den relevante informasjonen
Når du har innhentet alle opplysninger og innspill fra dem som skal jobbe på prosjektet, er det på tide å sy det hele sammen i prosjektbeskrivelsen.
Her er noen viktige opplysninger:
- prosjektnavn og -beskrivelse
- frist
- prosjektleder eller -eier
- andre teammedlemmer som jobber på prosjektet, og deres roller og oppgaver
- prosjektmål
- leveranser
- oppgaver som er en del av omfanget
- oppgaver som ikke er en del av omfanget
- begrensninger og hensyn
- eksisterende ressurser
Beste fremgangsmåter for bruk av prosjektbeskrivelsen
Når du skal utarbeide en prosjektbeskrivelse, finnes det visse såkalte beste fremgangsmåter du kan følge for å sikre at prosessen er effektiv. Her er et utvalg:
- Vær så spesifikk som mulig i opplysningene om prosjektomfanget, og ta med målbare tiltak for rapportering om hvorvidt prosjektet er en suksess.
- Fastsett først viktige elementer som formål og leveranser, og jobb deg deretter bakover for å finjustere prosjektplanen og ressurshåndteringen.
- Lær av tidligere prosjekter for å sikre at prosjektbeskrivelsen blir så god som mulig.
- Gjør det så enkelt som mulig å få med relevante parter på laget ved å gjøre det klart hvilke begrensninger eller utelukkelser og resultater som gjelder for prosjektet.
Klar og effektiv prosjektbeskrivelse – hver gang
Dropbox er det ideelle sentraliserte steder for å lagre, få tilbakemelding om og administrere prosjektfiler. Bygg tillit hos relevante parter ved å dele prosjektoppdateringer og -fremdrift raskt og holde dem involvert gjennom hele prosjektets livssyklus.
Når alt ligger på ett sted, kan du og teamet ditt effektivisere prosjektledelsesprosessen og fokusere mer på å utvikle og gjennomføre en solid prosjektstrategi – og mindre på å lete frem dokumenter eller lure på hvor prosjektmaterialet er lagret.
