Uansett hvilken avdeling eller funksjon vi har, så oppretter vi et stort antall filer og dokumenter i løpet av arbeidslivene våre. Men når vi oppretter dem, kan dokumentene våre enkelt forsvinne i det store innholdsøkosystemet i virksomheten vår. Så hvordan gjør vi det enklere å finne dem?
Et dokumentbehandlingssystem kan hjelpe deg med å effektivisere arbeidsflyter, styrke effektivitet og produktet og spare teamet ditt for dyrebar tid.
I denne artikkelen utforsker vi hva et dokumentbehandlingssystem og fordelen av å bruke et—samt noen tips for å finne den rette løsningen for deg.
Hva er dokumentbehandling?
Dokumentbehandling er prosessen med å fange opp, lagre, arkivere, spore og innhente virksomhetens elektroniske dokumenter. Dette inkluderer PDF-filer, tekstbehandlingsfiler, videoer og skannede kopier av papirbaserte filer som kvitteringer.
Med et digitalt dokumentbehandlingssystem kan du fjerne papirarbeid og gjøre det enklere å redigere innhold som PDF-filer, dele filer for e-signaturer og andre viktige forretningsprosesser.
Et dokumentbehandlingssystem (eller «DMS») lar deg fange opp ulike dokumenter fra ulike kilder, som e-poster, nettskjemaer og delte digitale filer og lagre dem på et sikkert og enkelt tilgjengelig sted.
Hvorfor du trenger et digitalt dokumentbehandlingssystem
Du trenger et klart, men omfattende system for å garantere dokumentsikkerhet og sikre at dokumentbehandlingen din er effektiv.
I disse dager oppretter vi alle en enorm mengde data i arbeidslivet når vi samhandler med klienter, kolleger og andre interessenter. Et digitalt dokumentbehandlingssystem bidrar til å holde filene og mappene våre tilgjengelige, men sikre når vi skal opprette, motta og slette dem som en del av arbeidsflytene og prosjektene våre.
Hva er fordelene med dokumentbehandlingssystemer?
Implementering av et dokumentbehandlingssystem gir bedriften din en rekke store fordeler.
1. Teamarbeid og samarbeid
Når teammedlemmer vet nøyaktig hvor filene og mappene de trenger for å gjøre jobben sin befinner seg, blir samarbeid i sanntid mye enklere. Si farvel til den evigvarende prosessen med å dele dokumenter for tilbakemelding på e-post og andre kommunikasjonsverktøy!
Det forenkler også ekstern deling av innhold med klienter og andre interessenter, og tilfører til et ekstra lag med sikkerhet ved å lagre dokumentet på et sikkert sted og begrense tilgangen til kun spesifikke personer.
2. Enkel tilgang
Et digitalt dokumentbehandlingssystem er mye enklere å få tilgang til enn et lokalt papirsystem som er begrenset til et enkelt sted. Med et digitalt system, spesielt et som er nettskybasert, kan du og teammedlemmene dine få tilgang til dokumentet fra hvor som helst og på hvilken som helst enhet.
Så enten du jobber fra hjemmefra eller sjekker ut noen oppgaver mens du er på veien, kan du unngå å miste papirarbeid ved å få sikker tilgang til filer som oppbevares trygt i nettskyen.
Et sentralisert sted for dokumentene dine gjør det også mye enklere å finne filer—slutt på at dokumenter er spredt over ulike mapper og undermapper med uunngåelige tilgangsproblemer.
3. Bedre sikkerhet
Innebygde sikkerhetsfunksjoner som Dropbox send og spor gjør at du kan angi tilgangstillatelser og overvåke når, hvor og hvordan dokument har blitt sett, redigert og delt.
Administratorer kan gi dokumenttilgang til kun de som trenger det, beskytte sensitiv informasjon og støtte samsvarskrav.
Korrekt journalbehandling er også i ferd med å bli et juridisk krav i mange bransjer, noe som betyr at et robust dokumentbehandlingssystem kan bidra til å vise revisorer at du følger relevante lover og forskrifter.
4. Forbedret effektivitet og produktivitet
Med et omfattende dokumentbehandlingssystem behøver du ikke kaste bort tid på å lete etter filer på andre enheter, apper eller nettleserfaner.
Og hvis du forbedrer dette med intelligente AI-verktøy som Dropbox Dash, kan du finne alt du trenger på bare et par klikk, uavhengig av metadata- eller filformatet—og dermed spare dyrebar tid og innsats.
Hva du bør se etter i et dokumentbehandlingssystem
Når du velger dokumentbehandlingsprogramvare for det nye systemet ditt, er det flere nøkkelfunksjoner å se etter, inkludert:
- Versjonskontroll og revisjonsspor—se hvordan det nåværende dokumentet ble til og forskjellene fra tidligere versjoner
- Sikkerhets- og tilgangskontroll—filkryptering og muligheten for å passordbeskytte viktige dokumenter
- Arbeidsflytautomatisering—øk farten på tidkrevende oppgaver, som å opprette og administrere mapper
- Samarbeid—lagre dokumenter på et sentralt sted for å gjøre det enkelt for kollegene dine å jobbe med filer samtidig.
- Enkelt filsøk og gjenfinning—velg et verktøy med en effektivisert brukeropplevelse og som bidrar til å finne dokumentene du trenger når du trenger dem
Det valgte systemet ditt bør også passe sømløst inn i dokumentbehandlingsarbeidsflyten din—slik at du og teamet ditt kan fortsette å opprette, dele og administrere dokumentene dine uten problemer.
Et forent, sentralisert dokumentbehandlingssystem
Dropbox er det ideelle sentraliserte punktet for å lagre, samarbeide, få tilbakemelding på og administrere prosjektfilene dine. Med Dropbox kan du enkelt opprette, redigere og dele dokumenter med teammedlemmer og få tilgang til dem fra hvor som helst, når som helst.