Tugas utama Sumber Manusia (HR) adalah untuk menjaga pekerja—namun itu membawa kepada bilangan dokumen yang banyak. Baik pada komputer mahupun dalam kehidupan sebenar, anda memerlukan pelan pengurusan dokumen.
Penyusunan dokumen memang membosankan, tetapi sebahagian besar proses itu boleh dijadikan automatik. Pelan yang kukuh akan menjimatkan masa anda pada tugas yang membosankan sambil memastikan anda mematuhi undang-undang.
Ayuh susun strategi?
Apakah itu pengurusan dokumen HR?
Pengurusan dokumen HR ialah penjejakan kertas dan fail syarikat semata-mata. Ini melibatkan penciptaan, pemfailan, pengisihan, penyimpanan, pencarian (atau pemadaman) dokumen HR.
Setiap satu tugas pengurusan dokumen ini hendaklah dilakukan dengan cara yang menjamin keselamatan dan pematuhan maklumat syarikat—baik perniagaan kecil mahupun syarikat antarabangsa.
Mengapakah pengurusan dokumen HR itu penting?
Pengurusan dokumen yang cekap memastikan anda dapat mencari, menyimpan dan mengurus fail pekerja dengan lancar. Ini ialah rakan terbaik untuk simpanan dokumen yang selamat serta merevolusikan proses HR.
Mempunyai dokumen yang selamat, tepat serta mudah dicari membantu pasukan anda mengetahui tempat mencari maklumat tentang hak dan tanggungjawab pekerjaan mereka. Kini, sistem berasaskan awan ialah cara utama untuk berbuat demikian.
Orang juga akan berasa lebih yakin bahawa maklumat peribadi sensitif mereka dilindungi jika anda mempunyai sistem pengurusan dokumen HR yang kukuh—jadi ini dapat menyumbang kepada kesejahteraan mereka secara positif.
Mengapakah kita perlu menggunakan sistem pengurusan dokumen HR?
Sistem pengurusan yang baik boleh menyelesaikan banyak perkara secara automatik, jadi anda boleh menjimatkan masa anda. Ini seolah-olah mempunyai pembantu kerani automatik yang membantu dengan perkara seperti:
- Menjadi lebih produktif—Sistem pengurusan dokumen membolehkan anda mencari fail yang anda perlukan dan bukannya sentiasa bertukar antara folder, apl atau tab.
- Memusat dan memperkemas—alat pengurusan dokumen HR digital akan memastikan fail anda terkumpul di satu tempat dan memudahkan kerja untuk anda dan semua orang yang memerlukan akses
- Penjejakan dan pelaporan—anda boleh menjejaki dan melaporkan maklumat sensitif secara automatik, menjamin pematuhan dan membantu anda memenuhi standard kawal selia yang amat penting dengan mudah.
- Mengekalkan keselamatan—ciri keselamatan bertaraf dunia kami menjamin keselamatan data anda, malah kami menyediakan sandaran peranti anda sekiranya berlaku apa-apa masalah
- Perkongsian fail dan folder—anda boleh melindungi dokumen dengan mudah menggunakan kata laluan atau mengurus akses menggunakan kawalan perkongsian fail dan folder, baik secara dalaman mahupun luaran
- Pemantauan web gelap—apabila anda menggunakan Dropbox sebagai sistem pengurusan dokumen anda, kami juga akan memantau apa-apa pelanggaran kata laluan pada web gelap
Tingkatkan kecekapan, jamin pematuhan dan lindungi data sensitif dengan mudah—ini cuma beberapa sebab untuk menggunakan Dropbox sebagai penyelesaian pengurusan dokumen HR yang utama.<
Cara menyediakan sistem pengurusan dokumen HR
1. Kenal pasti dokumen yang berkaitan
Rakan sekerja anda di jabatan lain tidak perlu melihat fail HR. Begitu juga, anda tidak perlu melihat setiap fail organisasi hanya kerana anda bekerja di HR.
Petakan pelbagai jenis dokumen HR yang anda gunakan dalam organisasi anda, seperti:<
- Dokumen pekerja, termasuk perkara seperti pek suai tugas atau buku panduan
- Kontrak pekerja
- Dasar syarikat
- Rekod perubatan dan kurang upaya
- Permintaan cuti
- Rekod gaji
- Bahan-bahan latihan
- Dokumen pengambilan pekerja, seperti iklan pekerjaan, resume daripada calon dan nota daripada temu duga
- Rekod dan bahan pekerja baharu
- Fail semakan prestasi
- Maklumat gaji
- Maklumat faedah
Bergantung pada bidang anda, syarikat anda mungkin mengendalikan banyak jenis dokumen HR digital yang lain, seperti protokol keselamatan atau bahan latihan produk—jadi ini cumalah panduan kasar.
2. Takrifkan keperluan akses anda
Tidak semua orang di syarikat anda perlu diberikan akses kepada semua dokumen HR anda. Apabila mengurus dokumen anda, tanya diri anda soalan berikut:
- Siapakah yang mendapat akses? Semua orang? Pengurus? HR sahaja?
- Adakah mereka kerap menggunakan fail ini atau hanya kadangkala? Bilakah fail ini paling diperlukan?
- Bagaimanakah mereka mengakses fail ini? Di meja, dalam perjalanan atau pada mudah alih?
- Adakah mereka mengedit atau melihat sahaja?
Secara ringkas, fikirkan tentang keperluan tertentu seseorang, serta cara melindungi dokumen anda. Langkah ini penting untuk memastikan orang mempunyai akses yang mereka perlukan sahaja.
3. Takrifkan keperluan keselamatan anda
Langkah ini sama seperti Langkah 1 tetapi berbeza sedikit. Pematuhan menjadi fokus di sini. Tanya diri anda:
- Adakah fail ini mengandungi maklumat yang dilindungi oleh undang-undang, seperti rekod perubatan?
- Adakah anda perlu menyimpan fail ini selama tempoh yang tertentu?
Setelah anda mengenal pasti perkara tersebut, tetapkan peraturan anda dengan melakukan satu atau lebih daripada perkara berikut:
- Kuncikan fail dengan kata laluan
- Hadkan perkongsian fail
- Jejaki setiap tindakan dengan laporan aktiviti
- Sahkan data dan kekalkan jejak audit yang telus
Dengan menentukan keperluan keselamatan anda, anda memastikan dokumen anda kekal selamat dan patuh—memberi anda ketenangan sambil anda mengurus fail anda.
4. Sampaikan strategi anda kepada rakan sekerja anda
Anda sudah hampir selesai, namun sedikit nasihat—sistem pengurusan dokumen HR hanya berfungsi jika pasukan HR melibatkan diri dan memastikan sistem sentiasa dikemas kini. Pastikan semua orang mengetahui tentang peranan dan tanggungjawab masing-masing.
Penyimpanan segala perkara di satu tempat untuk memudahkan penggunaan juga penting, yang juga membantu memupuk persekitaran kerjasama—memperkemas lagi aliran kerja dokumen.
Untuk dokumen penting, cuba tambahkan konteks dengan video atau rakaman skrin.
Amalan terbaik pengurusan dokumen HR
Pertama sekali, gabungkan strategi yang amat berkesan dan cekap ini ke dalam aliran kerja HR anda.
Kedua, anda perlu memperkenalkan strategi ini kepada pekerja secepat mungkin serta menyediakan latihan semasa peringkat suai tugas.
Selain itu, anda perlu melaksanakan sandaran automatik untuk fail anda yang paling penting.
Juga, apa kata anda menyemak fail dokumen HR anda sekali setahun untuk memastikan pelan anda berjalan lancar? Usaha yang dilakukan untuk memastikan semua perkara berjalan lancar—atau membuat perubahan kecil amat membantu.
Pengurusan dokumen HR yang diperkemas dan selamat
Dropbox boleh membantu jika anda bekerja di HR. Kuncinya adalah untuk memudahkan pengurusan, penyimpanan dan perkongsian dokumen—serta memberi pasukan anda alat yang sesuai bagi mempercepat tugas harian.
Pasukan HR juga boleh mendapatkan statistik atau analisis tentang dokumen yang dikongsi, agar anda boleh melihat orang yang menggunakan fail penting yang anda kongsikan—atau sekadar untuk pengetahuan anda. Agak berguna.
Pengurusan dokumen HR yang diperkemas dan selamat dipermudah.