Apakah yang menjadikan mesyuarat berkesan?
Anda sudah mengalaminya: mesyuarat teruk yang digeruni. Ini merupakan mesyuarat perniagaan yang mana tiada apa-apa diselesaikan, semuanya beralih kepada mesyuarat seterusnya dan semua orang yang meninggalkan mesyuarat itu berasa mereka bagaikan membuang masa. Sekumpulan orang yang berkumpul dalam bilik untuk membincangkan apa-apa perkara yang terlintas dalam fikiran ialah definisi mesyuarat yang teruk. Sekiranya anda ingin mengadakan mesyuarat yang berjaya, anda memerlukan pandangan jauh sebenar dan jika mesyuarat merupakan teras peranan anda, maka lebih baik untuk seluruh pasukan jika anda merancang mesyuarat dengan baik.
Mesyuarat lembaga seringkali diadakan setiap suku tahun kini berbanding setiap minggu. Kini, kebanyakan perniagaan bergantung pada "perbualan" spontan. Namun, mesyuarat teruk bukan sekadar membosankan sahaja. Mesyuarat juga mahal. Kecekapan komunikasi yang teruk sebenarnya menyebabkan kerugian sehingga $10,000 setiap pekerja. Oleh itu, mengadakan mesyuarat yang berkesan bukan sahaja penting untuk kewarasan anda, tetapi juga penting dari segi kewangan bagi setiap perniagaan—sama ada besar atau kecil.
Pengurusan mesyuarat yang pintar bermula lebih awal sebelum mesyuarat sebenar bermula dan berterusan lama selepas mesyuarat tamat. Berikut merupakan beberapa perkara penting yang perlu dipertimbangkan semasa menempah mesyuarat yang berjaya dengan pekerja, klien atau seluruh pasukan perniagaan anda.
Tentukan tujuan mesyuarat
Banyak mesyuarat teruk berakhir dengan pekerja mempunyai pendapat yang sama, iaitu "Saya boleh menggunakan masa mesyuarat tersebut untuk melakukan perkara yang dibincangkan." Pastikan anda menentukan tujuan mesyuarat dengan jelas sebelum anda mengumumkan tarikhnya. Salah satu cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan mencipta agenda mesyuarat yang dirancang dengan baik.
Tentukan waktu mesyuarat bermula
Jangan terus mengumumkan masa mesyuarat pada hari yang sama atau pun hari sebelumnya. Lebih awal notis yang diberikan kepada hadirin, lebih besar peluang untuk anda berjaya mengadakan mesyuarat. Jangan anggap mesyuarat sebagai cara untuk menunjukkan kuasa anda dan memisahkan pasukan daripada kerja yang lebih penting. Ciri pengurusan tugas dalam Dropbox Paper memberikan pandangan yang jelas tentang beban kerja semua orang, jadi anda boleh melihat jika tarikh pilihan anda ialah waktu mesyuarat yang baik atau jika pasukan anda mungkin mempunyai item tindakan yang lebih mendesak. Begitu juga, alat pengurusan masa seperti ini membolehkan anda melihat jika projek menemukan jalan buntu dan jika anda memerlukan mesyuarat untuk menyelesaikan sebarang masalah. Jika pasukan anda berada di seluruh negara atau pun di seluruh dunia, maka anda juga perlu mencari masa yang sesuai untuk semua orang di setiap zon masa. Jika anda tidak menemukan slot masa yang sesuai untuk semua orang, maka semak sama ada mesyuarat itu amat diperlukan atau tidak. Sebaliknya, anda boleh menggunakan alat seperti Dropbox Capture untuk menghantar mesej video atau rakaman anda membentangkan kerja anda. Kemudian, pasukan teragih boleh menonton pembentangan anda pada masa yang sesuai dengan mereka.
Jemput peserta mesyuarat yang berkenaan
Pastikan orang yang betul ditambah dalam jemputan. Jangan jemput seluruh pasukan jika anda tahu beberapa orang ahli mempunyai keutamaan yang lebih mendesak atau tidak begitu terlibat dalam projek tersebut. Begitu juga, jangan abaikan ahli pasukan junior atau pelatih yang mungkin dapat menawarkan perspektif yang baru. Dengan Zoom dan integrasi apl Slack dalam Dropbox untuk pasukan, tiada sebab untuk mengecualikan ahli mesyuarat jarak jauh. Pertimbangkan amalan terbaik mesyuarat jarak jauh untuk melibatkan semua rakan sekerja. Anda boleh mengadakan mesyuarat, mencatat minit mesyuarat dan menghantar susulan kepada mana-mana ahli pasukan di tapak atau di luar tapak tanpa menukar konteks. Peserta mesyuarat juga sepatutnya berbuat begitu—hadir untuk turut serta. Oleh itu, pastikan anda menjemput orang yang akan terlibat secara langsung dengan semua yang dibincangkan. Lagipun, mesyuarat yang berjaya ialah kunci kepada kerjasama pasukan yang berkesan.
Kongsikan maklumat, jangan harapkan input sahaja
Sekiranya anda perlu menyumbang saran idea baru untuk projek, jangan hanya panggil ahli pasukan ke bilik mesyuarat dan mengharapkan mereka terus melakukan perkara itu. Apabila merancang mesyuarat—terutamanya untuk sumbang saran—dapatkan inspirasi dan tulis idea anda sendiri terlebih dahulu. Kemudian, beritahu hadirin terlebih dahulu agar mereka boleh bersedia sebelum datang ke mesyuarat. Jika merancang tugas atau matlamat, minta ahli mempertimbangkan matlamat SMART terlebih dahulu untuk menyelaraskan objektif. Anda mahu mereka dapat menambah nilai, jadi pastikan anda mencipta dokumen yang berguna dalam Paper yang boleh dibaca terlebih dahulu oleh peserta mesyuarat—serta menambah idea mereka sendiri.
Dayakan sesi membuat keputusan
Mesyuarat yang berkesan sepatutnya dibentangkan sama seperti tugasan lain: bermula dengan tujuan dan berakhir dengan penyelesaian atau sekurang-kurangnya, langkah-langkah yang dipersetujui untuk mencapai matlamat. Sekiranya mesyuarat adalah berkenaan mengatasi masalah, berikan peluang kepada semua orang yang hadir untuk menyuarakan pendapat mereka tentang cara mendekati masalah tersebut. Kemudian, luangkan masa mesyuarat anda untuk menyelesaikan masalah sebagai satu pasukan. Jangan biarkan sebarang mesyuarat tamat tanpa semua orang tahu tentang pelan tindakan, dengan tarikh akhir yang ditetapkan untuk orang dan waktu tugas tertentu perlu diselesaikan.
Cara mengadakan mesyuarat
Mesyuarat yang berkesan tidak semestinya berlangsung di bilik mesyuarat fizikal. Jika sesetengah ahli pasukan bekerja jarak jauh, maka pelan ini bukan selalu dapat dilaksanakan. Mesyuarat yang baik tidak sepatutnya bergantung pada tempat mesyuarat itu dijalankan—Zoom atau Google Hangouts ialah tetapan yang sangat baik.
Tiada sebab untuk seseorang mencatat minit mesyuarat apabila semua orang dalam mesyuarat boleh memasukkan nota dalam dokumen usaha sama, secara langsung. Walaupun ini mungkin kelihatan seperti "terlalu banyak campur tangan," tetapi ini juga menggalakkan semua orang untuk benar-benar terlibat dalam perjumpaan pada masa nyata. Ini juga bermakna jika ada penyertaan daripada ahli pasukan jarak jauh sepanjang mesyuarat disebabkan zon masa atau sambungan yang teruk, mereka tidak perlu menunggu sehingga akhir untuk melihat perkara yang mereka terlepas: mereka boleh menyemaknya secara terus dalam dokumen secara langsung. Bagi orang yang lebih bersifat introvert, nota mesyuarat yang dilakukan sebegini juga mungkin terbukti lebih berkesan. Anda boleh menyunting dan mengambil isi penting daripada perspektif semua orang dan kemudian, memasukkannya dalam e-mel susulan.
E-mel susulan seharusnya sentiasa dihantar kerana walaupun dalam senario terbaik sekali pun, anda berkemungkinan tidak mengingati semua yang disebut dalam mana-mana mesyuarat, walaupun anda yang mencatat nota. E-mel susulan yang ditulis oleh perancang mesyuarat akan membantu hadirin mengenali dan mengutamakan isi penting perbincangan. Mesyuarat yang benar-benar berjaya adalah apabila semua orang dapat mengingati perkara yang dibincangkan. Sekiranya hari anda adalah tentang mesyuarat dan nota, maka dapatkan semuanya dalam format yang diperkemaskan menggunakan templat minit mesyuarat.
Jenis mesyuarat
Bukan semua mesyuarat perlu sangat diutamakan. Item agenda mesyuarat anda boleh jadi sesuatu yang diselesaikan antara anda, pengurus kewangan dan papan putih – atau pun apl pengimbas dokumen yang berguna untuk semua invois tersebut. Mesyuarat boleh jadi semudah menggunakan Slack dengan karyawan bebas untuk memaklumkan mereka bahawa anda sentiasa anda sekiranya mereka memerlukan anda. Atau mungkin berbual pendek dengan rakan sekerja anda semasa makan tengah hari. Pada akhirnya, mesyuarat hanyalah kaedah untuk menghidupkan komunikasi. Jangan abaikan masalah hanya kerana masalah tersebut tidak dibincangkan dalam tetapan mesyuarat rasmi dan jangan gagal membuat susulan hanya kerana bilangan orang yang hadir tidak melebihi daripada dua orang. Ingat: setiap mesyuarat itu penting, tanpa mengira sekecil mana pun.
Berikan galakan pada mesyuarat anda
Sekiranya mesyuarat anda adalah tentang kemas kini pejabat atau memperkenalkan ahli pasukan baharu, ini mungkin dilihat oleh sesetengah orang sebagai tidak penting. Walau bagaimanapun, mesyuarat sebegini adalah sangat penting kepada keseluruhan budaya korporat anda apabila berkenaan pembinaan pasukan. Berikan sebab kepada ahli pasukan untuk datang dengan insentif yang menarik seperti makanan sedap yang boleh mengubah mesyuarat produktif menjadi makan tengah hari pasukan. Atau anda boleh memberikan petunjuk bahawa anda akan mendedahkan sesuatu yang mengujakan, walaupun ini cuma lokasi parti Natal.
Semua orang boleh menjadi perancang mesyuarat
Terdapat idea ketinggalan zaman bahawa pengurusan mesyuarat hanya boleh dilakukan oleh 'orang atasan' dengan kuasa untuk memanggil pasukan bermesyuarat. Namun, komunikasi berjalan dua hala. Sekiranya anda berfikir bahawa mesyuarat diperlukan, maka adakan mesyuarat tersebut. Ketahuilah bahawa terserah kepada anda untuk memastikan mesyuarat tersebut berkesan dan tidak membuang masa.
Mesyuarat adalah untuk semua orang berkongsi idea dan juga menyuarakan kebimbangan serta menangani masalah. Katakanlah terdapat masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh alat pengurusan tugas yang terbaik sekali pun. Inilah masa yang sesuai untuk anda membincangkan masalah ini secara peribadi dengan pasukan anda. Mesyuarat adalah untuk semua orang bersuara, tanpa mengira peranan atau lokasi mereka. Dengan alat digital berkesan yang boleh anda gunakan, setiap mesyuarat dapat berjalan dengan lebih lancar.
