효율적인 재택근무
오늘날, 점점 더 많은 업무 공간이 디지털 세상으로 전환되며 전 세계적으로 재택근무가 보편화하고 있습니다. Global Workplace Analytics에 따르면 미국에서 근무 시간의 50% 이상을 재택근무로 하는 사람만 500만 명에 달합니다. 많은 사람이 자발적으로 재택근무를 선택하지만, 아무런 준비 없이 재택근무로 전환할 경우 위축되거나 심지어는 업무에 지장이 생길 수도 있습니다. 홈 오피스를 마련해 원격 근무자로 전환할 계획이라면 제대로 준비를 갖춘 후 시작하도록 하세요.
이론상으로는 재택근무를 하는 것이 꿈같은 이야기처럼 들릴 겁니다. 출퇴근이 필요 없고, 잠옷 차림으로 일해도 아무도 뭐라고 하지 않을뿐더러, 배고플 때 언제든 점심을 먹을 수 있죠. 하지만 재택근무를 오래 한 사람들은 현실은 상상처럼 달콤하지 않다는 것을 잘 알고 있습니다. 집에서는 직장에서 일할 때처럼 업무 리듬을 찾기가 어렵고, 집에 업무용으로 쓸만한 책상이 없을 수도 있죠. 또는, 반려동물이나 다른 가족, 세탁기 소리 때문에 주의가 산만해지기 일쑤입니다. 게다가 재택근무를 할 때는 업무 모드에서 빠져나오기가 어렵습니다. 집이라는 공간을 일과 분리하기가 힘들어지면서 재택근무가 개인적 삶에도 심리적으로 영향을 미칠 수 있기 때문이죠. 하지만 올바른 습관을 들이면 집에서의 개인적 생활을 온전히 유지한 채 효율적으로 재택근무를 할 수 있습니다.
업무 공간의 분리
무엇보다도 가장 중요한 것은 제대로 된 업무 공간을 갖추는 것입니다. 침대에 누워 노트북으로 일을 하는 것이 매력적으로 들릴 수도 있지만, 제대로 된 업무 환경을 갖추지 않으면 집중력에 영향을 끼칠 수 있죠. 집 안의 특정한 공간을 업무에 집중할 수 있는 업무 전용 공간으로 지정하세요. 침실 한구석, 평소에는 잘 사용하지 않는 식탁 의자 등 어떤 공간이 됐든 평소에는 잘 사용하지 않는 곳이어야 합니다. 그래야 그 공간을 집에서 쉴 때와는 달리 업무적인 마음가짐을 가질 수 있는 공간으로 연결시킬 수 있죠. 이렇게 하면 자리에 앉아 업무에 몰입할 때와 하루의 업무가 끝난 후 업무로부터 스위치를 끄는 데 큰 도움이 됩니다.
올바른 장비 사용
누구나 소파에 앉아 노트북 화면에 여러 개의 브라우저 탭과 문서를 열기 전까지는 "재택근무에 무슨 도구가 필요하겠어?"라고 생각하기 쉽습니다. 재택근무를 할 때는 직장에서 일할 때와 동일한 방식으로 일할 수 있는 기술적 세팅이 필요합니다. 듀얼 모니터로 사용할 두 번째 모니터, 별도의 마우스와 키보드, 편안한 책상 등 올바른 장비를 사용하는 것이 필수적이죠. 정기적으로 재택근무를 할 계획이라면 회사에서도 우리가 제대로 된 장비를 갖추고 있기를 바랄 겁니다.
회사의 재택근무 정책을 확인해 재택근무에 필요한 장비를 갖추도록 하세요. 직무에 따라 필요한 장비가 제각각 다르겠지만, 아래의 목록에서 일상적인 업무에 필요하고 집에서 사용할 수 있는 것이 있는지 살펴보도록 하세요.
- 모니터
- 마우스
- 키보드
- 디스플레이 케이블/어댑터
- 프라이버시 보호용 스크린
- 헤드폰
- 노트북 거치대
- 충전기
- 인체공학적 의자
여기에는 업무에 필요한 파일과 인터넷 연결도 포함된다는 점을 명심해야 합니다. 어떤 이유로든 집에서 회사 네트워크에 액세스할 수 없는 경우에도 여전히 업무를 진행할 수 있어야 하니까요. 업무 파일을 Dropbox에 보관하면 로컬 장치와 클라우드 스토리지에 저장할 파일을 선택할 수 있어 오프라인으로도 간편하게 원격 작업을 할 수 있습니다. 그러면 인터넷에 접속할 수 없을 때도 오프라인으로 파일 작업을 할 수 있고, 인터넷에 다시 연결되었을 때 오프라인 버전이 온라인 버전과 동기화되어 인터넷에 연결되어 있지 않아도 걱정할 필요가 없죠. 비록 이로 인해 조기 퇴근을 할 변명거리가 하나 줄어든다고 해도 말이죠.
일정 유지
홈 오피스를 마련했다면 이제 일을 시작할 시간입니다. 재택근무 시 흔히 저지르는 실수 중 하나는 출근하는 시간에 부족한 잠을 보충할 수 있겠다고 생각하는 것인데요. 문제는 잠에서 막 깨어나 바로 일을 시작하기가 쉽지 않다는 것입니다. 하루의 업무를 산뜻하게 시작하고 싶다면 출근할 때와 똑같은 방식으로 업무를 준비하도록 하세요. 비록 정장 대신 평상복을 입어도 된다고 할지라도 말이죠. 출근을 하며 하루의 업무를 준비하는 것과 똑같이 업무 모드를 시작하고 끝내는 습관을 들이면 업무를 대하는 마음가짐을 갖출 수 있습니다. 그리고 계획만 제대로 세운다면 홈 오피스에서 업무를 시작하기 전에 커피 또는 반려견과 함께 산책을 하며 자신만의 양질의 시간을 가질 수도 있죠.
휴식 시간 갖기
일정한 시간 동안 몰입해 일한 후에는 반드시 휴식 시간을 가져야 합니다. 직장에서의 일상에는 탕비실에서의 커피 시간, 책상에서 동료들과 나누는 잡담 등 업무로부터 휴식을 제공하는 소소한 시간이 많이 있습니다. 재택근무를 하는 중에도 커피와 간식을 준비하기 위해 주방에 가기는 하겠지만, 제대로 된 휴식 시간 없이 계속 일만 하는 습관을 들이기가 쉽습니다. 업무를 방해할 사람이 없어 집중력이 향상될 수는 있겠지만, 집에서 일할 때도 여전히 휴식 시간이 필요하며 휴식 시간을 반드시 가져야 합니다.
하루의 업무 마무리
재택근무를 할 때 정말 중요한 것은 하루의 일을 마무리한 후 '퇴근'을 할 수 있어야 한다는 것입니다. 집에서 일을 하다 보면 일과 삶의 균형의 추를 삶 쪽으로 조금 더 기울일 수 있을 거라고 생각하지만, 실상은 그 반대인 경우가 많습니다. 효율적으로 재택근무를 할 수 있게 되었다면 이제 업무가 끝난 후 삶 속에서 업무를 분리하는 방법을 찾아보세요. 업무를 시작할 때와 똑같은 방식으로 직장에 출근했을 때처럼 업무를 마치는 시간과 특정한 의식을 정해 놓으면 업무 모드에서 빠져나오는 습관을 들일 수 있습니다. 가벼운 운동이나 독서는 업무의 긴장에서 빠져나오려고 할 때 흔히 사용되는 방법이지만, 가장 좋은 것은 자신에게 적합한 방식을 찾는 것입니다. 이는 다음날 업무를 시작하기 전에 긴장을 풀고 에너지를 회복하는 것뿐만 아니라 일과 완전히 분리된 건강한 삶을 영위하는 데도 매우 중요합니다.
재택근무 시 팀과 긴밀한 소통 유지하기
팀 전체가 재택근무를 한다고 해도 직장에 출근했을 때처럼 팀과 긴밀한 소통을 유지하며 업무를 원활하게 진행하는 것은 매우 중요합니다. 많은 사람이 이미 원격 근무자나 다른 지점에서 근무하는 동료들과 일하는 것에 익숙하고, 원활한 소통이 원격 팀에 얼마나 중요한지 잘 알고 있습니다. 하지만 여전히 재택근무로 인해 외로움을 느끼는 사람들이 많죠. 출근을 하지 않아도 된다는 흥분이 사라지고 나면 비로소 많은 시간을 혼자 보내거나 업무 공간을 가족과 공유해야 하는 재택근무의 현실에 눈을 뜨게 됩니다. 팀과 효율적으로 소통할 수 있으면서 나의 상황과 환경에도 효율적인 새로운 방법을 끊임없이 찾아보세요.
공동의 협업 도구 사용
동료들과 떨어져 있는 상황에서도 긴밀한 협력을 유지하는 가장 좋은 방법은 디지털 도구를 사용하는 것입니다. 공동의 스마트 작업 공간을 구축하면 팀 전체가 프로젝트 진행 상황을 공유하며 함께 업무를 진행할 수 있습니다. Dropbox Paper는 이메일을 전송하거나 파일을 병합하지 않아도 온라인으로 팀과 문서를 공유해 함께 작업할 수 있는 공간입니다. 처리해야 하는 일이 생기면 업무와 관련된 부분에서 팀원을 멘션해 이를 알릴 수 있죠. Dropbox Paper를 사용하면 회사에서든 재택근무를 할 때든 팀과 더 간단하고, 더 효율적으로 소통하며 협업을 원활하게 진행할 수 있습니다. Dropbox Capture로 동영상 메시지를 통해 업무를 공유할 수도 있습니다. Dropbox Capture는 회의와 이메일을 줄여주는 유용한 도구이죠.
회의는 영상으로
재택근무를 할 때는 불필요한 회의가 많이 줄어든다는 이점이 있지만, 꼭 필요한 회의를 원활하게 진행하기 어렵다는 단점도 있습니다. 어떤 종류의 대화는 전화 통화보다 직접 만나서 할 때 훨씬 효율적입니다. 재택근무로는 놓치기 쉬운 교감과 미묘한 뉘앙스 차이도 있죠. 하지만 영상 회의를 진행하면 그 차이를 줄일 수 있습니다. 회사 전체 회의이든, 프로젝트 진행 상황을 확인하는 일대일 회의이든, 영상 회의는 회의의 효율성을 높여줄 뿐 아니라 팀과 시각적, 청각적으로 연결해주는 역할을 합니다. Zoom과 같은 영상 회의 앱을 Dropbox에 통합하면 영상 회의를 준비하고, 영상 회의를 일상적인 업무의 일환으로 사용하기가 훨씬 수월합니다. 동료 중 누군가가 문서에 관해 이야기를 나누고 싶어 할 때 Dropbox에서 바로 Zoom 영상 회의를 시작할 수 있죠.
공동의 대화 채널 사용
회사에서든 재택근무를 할 때든 기술이 많이 활용되다 보면 팀원 또는 조직의 일부가 고립되는 현상이 발생하곤 합니다. 소통을 장려하고 개선하는 한 가지 방법은 Slack과 같은 업무용 인스턴트 메시지 소프트웨어를 사용하는 것입니다. 이러한 소프트웨어는 팀원 개개인에게 소통의 시급성을 일깨워주는 동시에 동료들과 대화를 나누며 친분을 쌓을 새로운 기회를 제공합니다. Slack과 Dropbox의 통합 기능을 활용하면 팀, 회사 전체 또는 퇴근 후 모임 등 원하는 동료들과의 고유한 소통 채널을 개설할 수도 있습니다.
더 많은 대화
재택근무를 할 때는 회사 복도에서 또는 점심시간에 동료들과 끊임없이 마주칠 일이 없습니다. 소중한 사회적 교류가 갑자기 사라져 버리죠. 회사에서 나누던 물리적 소통의 부재에 대처하는 가장 좋은 방법은 가까이 있지 않아도 더 많은 대화를 나누는 것입니다. Slack과 Zoom 등의 도구를 사용해 팀원들의 안부를 묻고 현재 진행 중인 프로젝트에 관해 논의하는 시간을 가져보세요. 여기서 명심해야 할 점은 언제나 업무에 관한 대화를 나눌 필요는 없다는 것입니다. 괜히 위축되지 말고 회사에서 그랬던 것처럼 온라인에서도 동료들과 친목을 다져보세요. 대부분의 업무용 인스턴트 메시지 소프트웨어는 대화의 분위기를 조금 더 가볍게 만들어주는 이모티콘과 GIF 키보드를 지원합니다. Dropbox의 경우, 문서에도 이모티콘을 삽입해 대화에 온기와 개성을 더할 수 있죠.
재택근무의 즐거움
재택근무를 처음 시작하며 위축감을 느끼는 사람도 있겠지만, 오늘날 이미 많은 사람이 재택근무를 선택하는 데는 그만한 이유가 있습니다. 출퇴근이 필요 없고, 업무 일정이 유연하며, 집이라는 공간이 선사하는 자유를 만끽하며 나와 소중한 가족을 위한 시간을 더 많이 가질 수 있기 때문이죠. 가장 좋은 점은 올바른 방식과 도구를 사용하면 수많은 재택근무자가 꿈에서 그리던 재택근무의 진정한 즐거움을 느낄 수 있다는 것입니다. 집에 제대로 된 업무 환경을 구축하고, 온라인으로 동료들과 긴밀하게 소통할 수 있는 채널을 마련하면 다시는 회사로 출근하고 싶지 않을 만큼 재택근무가 쉽고 즐거워지죠.
