효율적인 회의란?
무서울 정도로 비효율적인 회의, 다들 한 번은 경험해봤을 겁니다. 어떤 문제도 해결되지 않고, 모든 결정을 다음 회의로 미루고, 모두가 시간만 허비했다고 불평하는 비즈니스 회의. 여러 사람이 한 공간에 모여 아무 생각 없이 머릿속에 떠오르는 것만 이야기한 시간. 이런 것이 비효율적인 회의의 전형적인 예시라고 할 수 있죠. 회의를 성공적으로 진행하고 싶다면 어느 정도의 선견지명이 필요합니다. 또한 내가 회의를 주최한다고 해도 팀 전체가 함께 노력해야 회의가 효율적으로 진행되죠.
요즘 중역 회의는 매주가 아닌 분기별로 진행하는 경우가 많습니다. 대신 많은 기업들이 즉흥적인 '대화'를 많이 활용하죠. 비효율적인 회의가 나쁜 이유가 비단 모두의 진을 빼기 때문만은 아닙니다. 여기에 드는 비용도 만만치 않죠. 비효율적인 소통으로 인한 손실은 실제로 직원 1명당 최대 1만 달러에 달합니다. 따라서 회의를 효율적으로 진행하는 것은 정신 건강에 좋을 뿐만 아니라 비즈니스의 규모와 관계없이 재정적으로도 굉장히 중요하죠.
현명한 회의 관리는 회의가 시작하기 전부터 시작해 회의가 끝난 후까지 계속됩니다. 아래에서 직원, 클라이언트, 팀 전체와 회의를 효율적으로 진행하기 위해 고려해야 할 사항을 살펴보도록 하겠습니다.
회의의 목적 설정
"이럴 시간에 벌써 다 했겠다"는 하소연으로 끝난 비효율적인 회의, 이미 수없이 경험했을 겁니다. 회의 일정을 잡기 전에 회의의 목적부터 분명하게 설정하도록 하세요. 회의의 목적을 설정하는 가장 좋은 방법은 충분한 숙고를 거쳐 회의 안건을 작성하는 것입니다.
회의 시간 결정
하루 전이나 당일에 갑작스럽게 회의를 공지하지 마세요. 회의 참석자들에게 회의 일정을 빨리 공지할수록 회의의 효율성도 높아집니다. 회의는 갑질을 하는 시간이 아닙니다. 권력을 이용해 팀이 중요한 업무를 할 시간을 빼앗지 마세요. Dropbox Paper의 작업 관리 기능을 사용하면 모든 사람의 업무를 한눈에 확인할 수 있습니다. 그래서 회의 시간을 언제로 잡으면 좋을지, 회의 안건보다 더 긴급하게 처리해야 할 사항이 있는지 파악하기가 수월하죠. 이와 비슷하게 시간 관리 도구를 사용해 프로젝트가 장애물에 부딪혔는지, 장애물을 극복하기 위한 회의가 필요한지 확인할 수도 있습니다. 팀이 전국 또는 전 세계에 흩어져 있는 경우에는 회의 시간을 모든 시간대의 사람들이 참석할 수 있는 시간으로 정해야 합니다. 모두가 참석할 수 있는 시간을 찾을 수 없다면 회의를 여는 것이 불필요하죠. 이럴 땐 Dropbox Capture 등의 도구를 사용해 동영상 메시지나 업무 프레젠테이션을 녹화해 전송해보세요. 그러면 분산된 팀도 각자가 편리한 시간에 프레젠테이션을 시청할 수 있습니다.
이해 관계자 초대
회의에는 관련 있는 사람들만 초대하세요. 팀원 중 일부가 긴급한 업무를 처리해야 한다거나 프로젝트와 큰 관련이 없다면 팀 전체를 초대할 필요가 없습니다. 마찬가지로 신입 사원이나 인턴이라고 해서 회의에서 제외하면 안 됩니다. 이들의 새로운 관점이 회의에 도움이 될 수 있으니까요. Zoom과 Slack을 팀용 Dropbox에 통합하면 원격으로 근무하는 팀원까지 회의에 초대할 수 있습니다. 모든 동료의 참여를 유도할 수 있는 원격 회의 우수 사례도 참조해보세요. 회의를 진행하고 회의록을 작성한 후에는 문맥 전환 없이 회사 내외부의 모든 팀원에게 회의의 결과를 공유할 수 있습니다. 회의 참석자는 회의에 꼭 참석해야 하는 사람들로 구성되어야 합니다. 그러니 회의에서 논의될 사항에 직접적으로 영향을 받는 사람들을 초대하도록 하세요. 성공적인 회의는 팀 협업의 효율성과 직결됩니다.
정보 공유
프로젝트를 위해 새로운 아이디어를 구상해야 하는 경우, 팀원들을 회의실로 불러 모은다고 해서 즉석에서 새로운 아이디어를 제안할 것이라고 기대하지 마세요. 회의를 계획할 때, 특히 브레인스토밍 회의를 계획할 때는 아이디어의 원천이 되는 것들을 수집한 후 본인이 구상한 아이디어를 먼저 기록해놓는 것이 필요합니다. 그다음, 회의 참석자들이 잘 준비해서 회의에 참석할 수 있도록 사전에 미리 예고해주세요. 업무나 목표를 정해야 할 때는 목표를 정하기 전에 SMART 목표 설정 기법을 사용하는 것도 좋습니다. 팀원들이 회의에 기여하기를 원한다면 회의 시작 전에 참석자들이 미리 읽어보고 자신의 아이디어를 추가할 수 있도록 Paper 문서를 만드는 것도 좋은 방법입니다.
의사 결정
효율적인 회의는 목적을 설명하는 것으로 시작해 문제를 해결하는 것으로 끝나는 하나의 업무와도 같습니다. 또는, 최소한 해결을 위한 단계를 합의하는 수준까지는 진행되어야 하죠. 회의가 문제 해결에 관한 것이라면 모두에게 문제에 어떻게 접근할 것인지 발언권을 가질 수 있는 기회를 제공하세요. 그리고 회의 시간에는 하나의 팀으로 문제를 해결하는 것에만 집중하세요. 모두가 작업을 누가, 언제까지 완료해야 하는지 그 실행 방안을 확실하게 인지하지 못한 상태에서는 회의를 끝내면 안 됩니다.
회의를 진행하는 법
효율적인 회의라고 해서 항상 실제 회의실에서 진행할 필요는 없습니다. 팀원 일부가 원격 근무를 할 경우에는 매번 대면 회의를 하는 것이 어차피 불가능합니다. 좋은 회의는 회의를 진행하는 장소에 좌우되지 않습니다. Zoom이나 Google Hangouts도 완벽한 회의 환경이 될 수 있죠.
회의에 참석한 모든 사람이 실시간으로 공동 문서에 메모를 할 수 있다면 굳이 한 사람이 회의록을 작성할 이유가 없습니다. '사공'이 너무 많은 것처럼 보일 수도 있지만, 이렇게 하면 모두가 회의에 적극적으로 참여할 수 있죠. 또한, 원격으로 근무하는 팀원이 회의에 참여해야 하는데 시간대의 차이가 있거나 인터넷 연결 상태가 불안정한 경우, 회의가 끝날 때까지 기다리지 않아도 실시간 문서를 통해 회의에서 놓친 내용을 바로 확인할 수 있습니다. 이러한 방식의 회의록 작성은 내향적인 사람에게도 효율적일 수 있습니다. 모든 사람의 의견에서 주요한 내용을 추려 편집한 후 나중에 후속 이메일로 공유하세요.
후속 이메일은 반드시 보내야 합니다. 메모를 한다고 해도 회의에서 언급된 모든 것을 기억하기란 불가능하기 때문입니다. 회의 주최자가 작성한 후속 이메일은 회의에 참석한 사람들이 주요 논의 사항을 파악해 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다. 성공적인 회의는 모두가 회의 내용을 명확하게 기억할 수 있는 회의입니다. 온종일 회의에 참석하고 회의 내용을 정리해야 하는 경우에는 회의록 템플릿으로 그 과정을 간소화하는 것도 좋습니다.
회의의 유형
모든 회의가 엄숙해야 하는 것은 아닙니다. 재무 담당자와 단둘이서 화이트보드나 간편한 문서 스캔 앱으로 모든 청구서를 정리하며 회의 안건을 간단하게 처리하는 경우도 있죠. 프리랜서와 Slack 대화를 진행하면서 도움이 필요하면 언제든지 연락하라고 말하거나, 동료와 점심을 함께 하며 이야기를 나누는 것도 회의가 될 수 있습니다. 회의란 결국 소통을 유지하는 방법일 뿐이니까요. 공식적인 회의에서 나온 이야기가 아니라고 해서 문제를 방관하지 말고, 회의 참석자가 단 2명이라고 해서 후속 이메일을 보내는 것을 건너뛰지 마세요. 아무리 규모가 작아도 모든 회의는 중요합니다.
회의 참석 장려
어떤 사람들은 회사 소식 업데이트, 새로운 팀원 소개 등에 관한 회의는 불필요하다고 생각할 수도 있습니다. 하지만 팀을 구축하는 데 있어 이러한 회의는 전반적인 조직 문화에 매우 중요하죠. 생산적인 회의를 제대로된 한끼 식사 자리로 만들어주는 근사한 음식 등의 장려책으로 팀원들에게 회의에 참석할 이유를 제공하세요. 또는, 회의에서 신나는 소식을 전할 예정이라고 살짝 힌트를 주는 것도 좋은 방법입니다. 비록 그것이 크리스마스 파티가 열릴 장소를 전하는 것에 불과하다고 해도 말이죠.
누구나 주최하는 회의
많은 사람이 아직도 회의는 팀을 회의에 소환할 수 있는 소위 '윗사람'들만 관리할 수 있다는 오래된 편견에 사로잡혀 있습니다. 하지만 소통은 양방향입니다. 회의가 필요하다고 생각한다면 회의를 소집하세요. 효율적이고, 시간을 허비하지 않는 회의를 진행하는 것은 주최자에게 달려 있다는 점만 명심하면 됩니다.
회의는 모두가 아이디어를 공유하고 문제를 제기해 해결 방법을 찾는 자리입니다. 가장 좋은 작업 관리 도구로도 처리할 수 없는 문제가 있다면 이때야말로 팀에 개인적으로 문제를 제기하기 좋은 시기이죠. 회의에서는 직무나 직급을 불문하고 모두가 목소리를 낼 수 있어야 합니다. 그리고 효율적인 디지털 도구를 사용하면 모든 회의를 더 원활하게 진행할 수 있죠.
