テレワーク人材の雇用

テレワーク職を設けている企業は、それだけで他社より有利な立場にあります。一体なぜでしょうか？テレワーク職であれば、地理的な条件に縛られることなく、世界中のどこからでも有能な人材を雇用できるからです。オフィス勤務の場合、遠方に住む新規採用者の転居費用を負担する必要や、人材プールを高コストな都市圏に限定する必要がありますが、そうした制約がありません。幅広い層を採用候補者にできるので、「これぞ」という人材を採用できる確率が高くなります。

ただし、有能な人材を見つける機会が増えるということは、選考する応募者の数が増えるということでもあります。実際、テレワーク職を雇用している管理職の 40 % 以上は、人材の募集と採用にかかる時間が大幅に増えたとしており、主な理由として、採用プロセスが整理されておらずスムーズに進まないという点を挙げています。オンライン面接と関係者による評価プロセスの連携がうまくいっていないと、採用者を決定するまでに長い時間がかかることになるのです。しかし心配する必要はありません。この問題は完全に解決することが可能です。

Dropbox は現在、完全に「バーチャル ファースト」な職場への移行を進めているところです。その過程で私たちは、テレワーク人材の採用を成功に導くためのいくつかの知見を得るに至りました。ここでは、採用プロセスのボトルネックを解消し、有能なテレワーク人材を確保するためのヒントをご紹介します。

1. テレワーク人材の選考ソフトウェアを導入する

ほとんどの求人票にはたくさんの応募があるものですが、そのうち本当に条件を満たしている応募者はほんの一握りです。しかし幸い、ここ数年で人事ソフトウェアが飛躍的な進化を遂げています。Dropbox ではそのようなソフトウェアは導入していませんが、他の企業では、人工知能（AI）技術を利用した Fortay や Ideal などの人材採用ツールを使って多くの成功を収めています。こうしたプログラムを使えば、質の高い応募者を簡単に抽出できるほか、人間にありがちな先入観を採用プロセスから排除できます。

履歴書や送付状、作品例などの応募書類の多さに悩まされているのなら、Dropbox Business を使ってそれらを簡単に整理、分類、共有できるようにしましょう。応募者の情報を保存しておけば、次に空きポストが出た場合の募集に利用することもできます。名前やキーワードで検索をして、過去の有望な応募者の情報を簡単に探し出すことが可能です。

2. Zoom によるオンライン面接を録画、共有する

面接担当者と求人応募者のスケジュール調整は採用プロセスのボトルネックになりがちな部分です。特に各チーム メンバーがリモートで働き、地域やタイムゾーンが異なる場合、調整は難航します。そのような場合は、Zoom などのビデオ会議ソフトウェアを使って応募者との一次面接を録画し、それを関係者と共有しましょう。一次面接に参加できなかった意思決定者は、自分の都合のよいタイミングで面接の録画を確認し、その後の対応を判断できます。

Dropbox は Zoom との連携に対応しており、面接プロセスを効率化できます。録画した面接を直接 Dropbox に保存し、数クリックの簡単操作で関係者と共有できます。また録画に直接コメントを付けることも可能です。

3. 雇用契約書にオンラインで署名する

新たに採用したテレワーク人材は、何枚もの書類に目を通して署名しなければなりません。以前はこの作業を、紙とペンを使って対面で行っていました。しかし HelloSign と Dropbox のような総合デジタル ソリューションを使うと、この作業にかかる時間を短縮してストレスを軽減できます。まず、すべての用紙と契約書を Dropbox に保存しておきましょう。こうしておけば、HelloSign を使ってワンクリックで書類を送付し、電子署名を依頼できます。しかも署名が終わった書類は、自動的に Dropbox に保存されます。また Dropbox のアプリ拡張機能を利用すれば、お気に入りのツールで雇用関連書類を共有、送付、管理できます。

採用関連の書類がまだ紙だという場合も、それを捨てて電子的な書類に作り替える必要はありません。Dropbox Scan アプリを使えば、紙の書類を高品質な PDF に変換し、Dropbox に安全に保存できます。

4. オンボーディングをデジタル化する

新たに採用したテレワーカーのオンボーディングは、チーム全体のスケジュールの妨げになる場合があります。人材を採用するたびに対面や動画でのトレーニングを繰り返すのではなく、動画のチュートリアルやハンドブック、よくある質問集をあらかじめ用意して再利用しましょう。質の高いトレーニング資料を一度作成しておけば、新規採用者と共有するだけでオンボーディングが完了します。また Dropbox Capture を利用し、チュートリアルやトレーニング用にナレーション付きのスクリーン キャプチャ動画を作成しておけば、新規採用者は長いライブ プレゼンテーションに参加せずに済み、誰でも好きな時にアクセスできます。

トレーニング資料のファイル サイズが大きすぎてメールで送れなければ、Dropbox Transfer を使いましょう。Dropbox Transfer なら、Dropbox アカウントをまだ持っていない新規採用者を含め、誰とでも簡単に大容量のファイルを共有できます。ファイルの詳細な分析情報も確認できるので、新規採用者がオンボーディング資料をすでに閲覧したか、まだ閲覧していない資料があるかをすぐに把握できます。