การว่าจ้างตำแหน่งงานระยะไกล

บริษัทที่เปิดรับสมัครงานระยะไกลนั้นจะมีความได้เปรียบเหนือกว่าบริษัทคู่แข่ง ลองคิดดูว่า หากไม่มีข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์ คุณสามารถค้นหาและสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถที่ดีที่สุดได้จากทุกที่โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการย้ายหรือจำกัดกลุ่มผู้สมัครเฉพาะในเขตตัวเมืองที่มีค่าใช้จ่ายสูงลิ่ว การหว่านแหที่ขนาดใหญ่กว่าเพื่อมองหาบุคคลที่มีศักยภาพช่วยให้บริษัทของคุณควานหาผู้สมัครได้มากมายยิ่งขึ้น และเพิ่มโอกาสที่จะเจอ "พนักงานที่ใช่" อีกด้วย

ในทางกลับกัน โอกาสคว้าตัวคนเก่งที่มากขึ้นยังช่วยให้บริษัทได้พิจารณาใบสมัครต่างๆ มากขึ้นอีกด้วย ในการว่าจ้างตำแหน่งงานระยะไกล ผู้จัดการกว่า 40% รายงานว่า เวลาที่ใช้ในการสรรหาและว่าจ้างบุคลากรนั้นเพิ่มมากขึ้นอย่างมาก ซึ่งเกิดจากกระบวนการที่ช้าและไม่เป็นระเบียบนัก การประสานงานในการสัมภาษณ์ระยะไกลและข้อมูลจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่ไม่มีประสิทธิภาพนั้นอาจทำให้กระบวนการสรรหาบุคลากรดำเนินไปอย่างเชื่องช้าได้ แล้วมันดียังไงล่ะ ก็เพราะเราแก้ไขทั้งหมดนั้นได้

ที่ Dropbox เราได้ย้ายไปทำงานในสถานที่ทำงานเสมือนจริงแห่งแรก (Virtual First) ทั้งหมดแล้ว ระหว่างนั้นเราได้พัฒนาข้อมูลเชิงลึกต่างๆ สำหรับการว่าจ้างงานระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ และเคล็ดลับของเราในการจัดการปัญหาคอขวดและรับสมัครผู้มีความสามารถในการทำงานระยะไกลที่ดีที่สุด มีดังนี้

1. ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อจัดเรียงผู้สมัครงานระยะไกล

ตำแหน่งงานที่เปิดรับส่วนใหญ่จะมีผู้สมัครเข้ามาจำนวนมาก แต่กลับมีผู้สมัครที่มีคุณสมบัติครบถ้วนเพียงไม่กี่คนเท่านั้น โชคดีที่มีการพัฒนาซอฟต์แวร์ด้าน HR ขึ้นมาในช่วงไม่กี่ปีมานี้ แม้ว่า Dropbox จะยังไม่ได้นำซอฟต์แวร์ดังกล่าวมาใช้ แต่บริษัทอื่นๆ ก็ประสบความสำเร็จกันอย่างล้นหลามในการใช้เครื่องมือการว่าจ้างผ่านระบบปัญญาประดิษฐ์อย่าง Fortay และ Ideal ปัจจุบันโปรแกรมเหล่านี้ก็มีความสามารถเพียงพอที่จะคัดสรรผู้สมัครที่มีคุณภาพสูงสุดได้อย่างรวดเร็ว และขจัดอคติที่เกิดขึ้นเองออกจากกระบวนการว่าจ้างงานระยะไกลได้เช่นกัน

เรซูม่ จดหมายสมัครงาน และพอร์ตโฟลิโอล้นมืองั้นหรอDropbox Business ช่วยให้สามารถจัดระเบียบ จัดเรียง และแบ่งปันข้อมูล HR ได้อย่างง่ายดาย เช่น เรซูเม่และพอร์ตโฟลิโอ คุณยังสามารถจัดเก็บข้อมูลของผู้สมัครเอาไว้สำหรับตำแหน่งงานที่จะเปิดรับต่อๆ ไปได้อีกด้วย เพียงแค่ค้นหาชื่อหรือคีย์เวิร์ดเพื่อหาข้อมูลผู้สมัครที่มีแนวโน้มดีก่อนหน้านี้ซึ่งจัดเก็บเอาไว้

2. บันทึกและแบ่งปันการสัมภาษณ์งานระยะไกลผ่าน Zoom

การประสานงานระหว่างผู้สัมภาษณ์กับผู้สมัครอาจส่งผลให้เกิดปัญหาติดขัด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสมาชิกในทีมทำงานจากระยะไกลในตำแหน่งและเขตเวลาที่แตกต่างกัน แต่ด้วยซอฟต์แวร์สนทนาทางวิดีโออย่าง Zoom คุณก็สามารถบันทึกการสัมภาษณ์เบื้องต้นของผู้สมัครและแบ่งปันกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้ ผู้มีอำนาจตัดสินใจในการว่าจ้างคนอื่นๆ สามารถตรวจสอบการสนทนาของผู้สมัครตามต้องการและกำหนดการดำเนินการต่อไปได้

การผสานการทำงาน Dropbox Zoom ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการสัมภาษณ์ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถบันทึกการสัมภาษณ์ได้โดยตรงจาก Dropbox จากนั้นก็แบ่งปันให้กับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องคนอื่นๆ ได้ในไม่กี่คลิก และยังสามารถเพิ่มความคิดเห็นลงในวิดีโอได้โดยตรงอีกด้วย

3. ลงนามในเอกสารการว่าจ้างทางออนไลน์

ทุกการว่าจ้างพนักงานใหม่สำหรับงานจากระยะไกลจะต้องตรวจทานและลงนามเอกสารจำนวนมาก ซึ่งเดิมทีต้องให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งใช้ปากกาและกระดาษลงนามเองกับตัว แต่โซลูชันดิจิทัลอันครอบคลุมอย่าง HelloSign และ Dropbox ช่วยให้ประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากลงได้ ขั้นแรกให้จัดเก็บแบบฟอร์มและสัญญาทั้งหมดของคุณไว้ใน Dropbox จากนั้นเพียงคลิกเดียว คุณก็สามารถส่งเอกสารดังกล่าวทั้งหมดเพื่อขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ด้วย HelloSign ได้ เมื่อลงนามทุกอย่างเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบจะบันทึกกลับไปยัง Dropbox โดยอัตโนมัติ ดำเนินการแบ่งปัน ส่ง และจัดการเอกสารการจ้างงานด้วยเครื่องมือที่คุณชื่นชอบผ่านส่วนขยายแอปของ Dropbox

มีแต่สำเนาเอกสารการว่าจ้างฉบับกระดาษงั้นหรอ ไม่ต้องทิ้งหรือพิมพ์ฉบับใหม่! แอป Dropbox Scan ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ PDF คุณภาพสูง และนำไปจัดเก็บไว้ใน Dropbox ได้อย่างปลอดภัย

4. สร้างระบบดิจิทัลในการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่

การเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่สำหรับงานจากระยะไกลเพียงคนเดียวอาจไปรบกวนตารางเวลาของสมาชิกทั้งทีมได้ แทนที่จะมานั่งเสียเวลาทุกครั้งที่มีสมาชิกทีมใหม่เข้ามา ลองใช้วิดีโอแนะนำ คู่มือ และคำถามที่ถามบ่อยเพื่อทำการแทนที่ระหว่างเซสชันการฝึกอบรมทั้งแบบพบหน้าและแบบวิดีโอ สร้างเนื้อหาการฝึกอบรมคุณภาพสูงแค่ครั้งเดียวเท่านั้น และแบ่งปันเนื้อหานี้กับสมาชิกใหม่ได้ทุกคน คุณสามารถใช้ Dropbox Capture เพื่อสร้างและบรรยายวิดีโอจับภาพหน้าจอสำหรับบทช่วยสอนและการฝึกอบรมแทนการขอให้พนักงานใหม่มานั่งรับฟังการนำเสนอสดที่กินเวลายาวนานได้ จากนั้นทุกคนจะสามารถเข้าถึงเนื้อหาดังกล่าวได้ตามความต้องการ

เนื้อหาการฝึกอบรมใหญ่เกินที่จะส่งอีเมลใช่ไหม Dropbox Transfer ช่วยให้สามารถแบ่งปันไฟล์ขนาดใหญ่กับผู้รับได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าสมาชิกใหม่ใหม่จะยังไม่ได้ใช้ Dropbox ก็ตาม นอกจากนี้ ข้อมูลเชิงลึกของไฟล์ขั้นสูงยังช่วยให้คุณทราบได้ว่าพนักงานใหม่ได้ดูเนื้อหาการเตรียมความพร้อมแล้วหรือยังหรือพนักงานใหม่ยังมีสิ่งที่ต้องทำอยู่อีกหรือไม่