Bedrijven die openstaan voor het inhuren van medewerkers op afstand hebben een voorsprong op de concurrentie. Ga maar eens na: zonder geografische beperkingen kun je overal het beste talent zoeken en aannemen zonder verhuiskostenvergoedingen. Je hoeft je zoektocht niet te beperken tot jouw omgeving of grootstedelijke gebieden. Door een groter net uit te werpen voor potentiële kandidaten, heeft jouw bedrijf meer kans om die ene ideale kandidaat binnen te slepen.
Aan de andere kant betekent deze verhoogde kans op het beste talent ook dat je meer sollicitaties moet doorzoeken. Meer dan 40% van de managers meldt dat ze aanzienlijk meer tijd nodig hebben om personeel op afstand te werven en in dienst te nemen, voornamelijk als gevolg van langzame en ongeorganiseerde processen. Ineffectieve coördinatie van sollicitaties op afstand en input van belanghebbenden kan de benodigde tijd om een functie te vervullen aanzienlijk verlengen. Het goede nieuws? Dit is volledig op te lossen.
Bij Dropbox hebben we de overstap gemaakt naar een volledig virtuele eerste werkplek. Gaandeweg hebben we enkele inzichten ontwikkeld voor succesvolle werving op afstand. Hier zijn onze tips waarmee je knelpunten kunt wegnemen en het beste talent op afstand kunt werven:
1. Gebruik software om sollicitanten op afstand te sorteren
De meeste vacatures op vacaturesites trekken veel sollicitaties aan, waaronder slechts een paar echt gekwalificeerde kandidaten. Gelukkig is HR-software de afgelopen jaren flink verbeterd. Hoewel Dropbox ze niet in gebruik heeft genomen, behalen andere bedrijven veel succes met wervingstools die kunstmatige intelligentie inzetten, zoals Fortay en Ideal. Dergelijke programma's zijn geavanceerd genoeg om kandidaten van de hoogste kwaliteit snel boven water te halen, waarbij inherente vooroordelen uit het wervingsproces op afstand verwijderd worden.
Overspoeld met cv's, motivatiebrieven en portfolio's? Met Dropbox Business kun je eenvoudig HR-gegevens zoals cv's en portfolio's organiseren, sorteren en delen. Je kunt zelfs de informatie van sollicitanten opslaan om ze te werven voor de volgende openstaande functie. Zoek eenvoudig op naam of trefwoord om gearchiveerde informatie te vinden over een veelbelovende oud-kandidaat.
2. Neem Zoom-sollicitatiegesprekken op en deel ze
Het coördineren van interviewers en sollicitanten is een knelpunt, vooral wanneer teamleden vanuit verschillende locaties en tijdzones samen met elkaar op afstand werken. In plaats daarvan kun je met videochatsoftware zoals Zoom het eerste sollicitatiegesprek van een kandidaat opnemen en delen met belanghebbenden. Andere besluitvormers voor het aannemen van personeel kunnen vervolgens wanneer het hun uitkomt het sollicitatiegesprek van de kandidaat bekijken en bepalen hoe verder te gaan.
Dropbox Zoom-integratie stroomlijnt het sollicitatieproces. Hiermee kun je jouw opgenomen sollicitatiegesprekken rechtstreeks in Dropbox opslaan. Vervolgens kun je ze in een paar klikken delen met een belanghebbende. Zij kunnen zelfs rechtstreeks opmerkingen aan de video toevoegen.
3. Onderteken arbeidsdocumenten online
Elke nieuwe medewerker op afstand moet een hoop papierwerk nakijken en ondertekenen, dat eerder persoonlijk werd gedaan met pen en papier. Een uitgebreide digitale oplossing, zoals HelloSign en Dropbox, bespaart tijd en frustratie. Sla eerst al jouw formulieren en contracten in Dropbox op. Vervolgens kun je met slechts één klik al die documenten ter elektronische ondertekening verzenden met HelloSign. Zodra alles is ondertekend, wordt het automatisch weer opgeslagen in Dropbox. Deel, verzend en beheer zakelijke documenten met je favoriete tools via de app-extensies van Dropbox.
Heb je alleen papieren exemplaren van jouw aanwervingsdocumenten? Gooi ze niet weg en herschrijf ze niet! Met de Dropbox Scan-app kun je fysieke documenten omzetten in pdf's van hoge kwaliteit en ze veilig opslaan in Dropbox.
4. Digitaliseer onboarding
De onboarding van een nieuw teamlid op afstand kan de planningen van een heel team overhoop halen. In plaats van dat je bij elk nieuw geworven talent het wiel opnieuw moet uitvinden, kun je inwerken via persoonlijke of videotrainingssessies vervangen door videozelfstudies, handboeken en veelgestelde vragen. Maak slechts één keer hoogwaardig trainingsmateriaal en deel het met alle nieuwe medewerkers. Je kunt Dropbox Capture gebruiken om screenshots van video's te maken en er opmerkingen bij te zetten voor handleidingen en training, in plaats van nieuwe personeelsleden te vragen lange, live presentaties bij te wonen. Iedereen heeft dan toegang wanneer die dat nodig heeft.
Is het trainingsmateriaal te groot om te e-mailen? Dropbox Transfer maakt het gemakkelijk om grote bestanden met alle soorten ontvangers te delen, zelfs als de nieuwe medewerker momenteel geen gebruikmaakt van Dropbox. Bovendien kun je met geavanceerde bestandsinzichten inzien of jouw nieuwe medewerker het onboarding-materiaal heeft bekeken of dat er nog items voltooid moeten worden.
De statistieken en citaten in dit artikel zijn samengesteld op basis van jarenlang onderzoek door Dropbox, Totaljobs, Remoters, Appcast en Brandata. Meer informatie over de methodologie en bronnen vind je hier.
