Cos'è la matrice di Eisenhower?
Nessuno vuole essere improduttivo, tantomeno sul lavoro. Ma durante la giornata lavorativa, a mano a mano che le richieste urgenti e le attività da completare si accumulano, è difficile mantenere questo impegno verso la produttività. Che si trovi a ritardare delle consegne o a lottare contro il tempo per rispettare le tabelle di marcia dei progetti a lungo termine, sapere a quali attività dare la priorità può davvero fare la differenza tra rimanere indietro ed essere un passo avanti. Ed è qui che entra in gioco la matrice di Eisenhower.
Informazioni sulla matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower, nota anche come quadranti di Eisenhower o matrice urgente/importante, rappresenta un quadro per l'assegnazione delle priorità e la gestione dei carichi di lavoro. Prende il suo nome da Dwight D. Eisenhower, brillante generale e 34° Presidente degli Stati Uniti d'America. Eisenhower era noto per i suoi elevati livelli di produttività, a tal punto che il suo approccio rivolto alla determinazione di obiettivi e alla gestione del tempo è stato studiato a fondo da molte persone, tra cui Stephen Covey. Nel suo libro "Le 7 regole per avere successo", Covey riassume le idee di Eisenhower in un semplice strumento per l'assegnazione delle priorità alle attività: la matrice di Eisenhower.
Quindi, cos'è la matrice di Eisenhower? Fondamentalmente, si tratta di una strategia che consente di mettere in pratica la seguente citazione attribuita a Eisenhower: "Ho due tipi di problemi: l'urgente e l'importante. L'urgente non è mai importante e l'importante non è mai urgente". La strategia si basa sulla valutazione delle attività in base all'urgenza e all'importanza.
Come funzionano i quadranti di Eisenhower?
Le aziende e i lavoratori autonomi possono usare la matrice di Eisenhower per pianificare, delegare, assegnare priorità e programmare le attività giornaliere o settimanali. Assegnando le attività a uno dei quattro quadranti sottostanti, è possibile determinare la loro urgenza e gestirle in modo appropriato:
- Primo quadrante: urgente e importante (attività da completare immediatamente). Sono le attività prioritarie da gestire il prima possibile. Solitamente sono richieste last-minute che insorgono a causa di circostanze imprevedibili. In generale, queste attività vengono completate immediatamente o in giornata. Alcuni esempi: completare un progetto per conto di un collega malato o gestire un'emergenza improvvisa, quale un'interruzione del processo di produzione e distribuzione.
- Secondo quadrante: importante, ma non urgente (attività da programmare in un secondo momento). Sono inclusi obiettivi/attività a lungo termine che sono importanti ma non hanno una scadenza fissa e che possono essere riprogrammati in un secondo momento. Alcuni esempi: l'acquisizione di una qualifica professionale o la pianificazione di obiettivi di business a lungo termine, come la riduzione del budget.
- Terzo quadrante: urgente, ma non importante (attività da delegare ad altre persone). Sono incluse quelle attività da completare immediatamente, la cui minore importanza le rende delegabili ad altri membri del team. Alcuni esempi: lavori di routine o lunghe riunioni/telefonate senza uno scopo ben definito.
- Quarto quadrante: né urgente né importante (attività da eliminare). Queste attività rappresentano una distrazione e, se possibile, dovrebbero essere evitate. In molti casi basta ignorarle o eliminarle. Alcuni esempi: attività di socializzazione o pause caffè/tè troppo lunghe.
In parole povere, i quadranti di Eisenhower aiutano a visualizzare le attività in base alla loro importanza e urgenza. Pensando ai carichi di lavoro in questi termini, è più facile garantire che le attività più importanti vengano gestite prima e completate tempestivamente.
Qual è la differenza tra urgenza e importanza?
Non esiste una formula universale per determinare la distinzione tra urgenza e importanza quando si crea una matrice delle priorità, ma è molto importante prestare attenzione a questa differenza. Molto spesso, la distinzione tra queste due categorie nel mondo reale è più difficile da determinare di quanto sembri nei quadranti astratti di Eisenhower. In breve, le attività urgenti non possono essere evitate e richiedono un'attenzione immediata, mentre quelle importanti richiedono una maggior pianificazione e contribuiscono agli obiettivi a lungo termine. Ad esempio, rispondere alle telefonate di un cliente molto importante costituisce un'attività urgente, mentre aggiornarsi sulle ultime ricerche nel proprio settore di competenza rappresenta un'attività importante.
Quali sono i vantaggi della matrice di Eisenhower?
Uno dei vantaggi chiave della matrice urgente/importante di Eisenhower risiede nella sua facilità di implementazione. Non è necessario acquistare un pacchetto software costoso e perdere troppo tempo nella creazione della matrice. In generale, la matrice delle priorità consente di migliorare la gestione del proprio tempo impostando priorità chiare e non ambigue. È utile soprattutto per le persone che ricoprono posizioni dirigenziali o per i freelance che devono gestire contemporaneamente attività da più progetti o clienti.
Quali sono gli svantaggi della matrice di Eisenhower?
La matrice relativa all'assegnazione delle priorità comporta un paio di svantaggi. Innanzi tutto, è spesso difficile determinare con precisione l'importanza di un'attività. Si potrebbe rischiare di delegare l'attività alla risorsa sbagliata con un conseguente calo della qualità. Inoltre, nell'ambito della gestione delle attività urgenti, potrebbe non essere sempre possibile intraprendere azioni immediate. La mancanza di competenze o di tempo, i regolamenti e la burocrazia o la gestione di più attività urgenti/importanti potrebbero costituire un ostacolo, rendendo la matrice meno efficace nell'ambito del processo decisionale e della gestione del tempo.
Come usare i quadranti di Eisenhower per gestire le attività e i carichi di lavoro
La matrice Urgente/Importante può rappresentare un eccellente punto di partenza per la gestione del lavoro e dei progetti. Dopo aver assegnato le attività al quadrante appropriato, si può iniziare a configurare i processi di gestione del tempo per completare le attività importanti tempestivamente. Ad esempio, potresti utilizzare Dropbox per gestire i tuoi elenchi delle attività in maniera più efficiente, creando ad esempio un modello di cronologia. È possibile usare questi strumenti di gestione delle attività per assegnare attività urgenti/non importanti ad altri membri del team e impostare date di scadenza e promemoria per le attività importanti/non urgenti da programmare in un secondo momento.
Potrebbe essere utile anche pensare all'implementazione di strumenti di automazione dell'ambiente di lavoro. L'automazione, dove possibile, rappresenta il modo migliore per gestire le attività da completare, anche grazie al fatto che non richiede pianificazioni specifiche o analisi preliminari. L'utilizzo di strumenti di automazione o di integrazioni dell'app per la produttività Dropbox agevola il processo di delega delle attività presenti nel terzo quadrante (Urgente, ma non importante) in modo efficiente in termini di tempo per l'azienda. Si possono assegnare attività ai membri del team in Dropbox Paper con le relative scadenze oppure portarle direttamente da Dropbox alle schede Trello per i membri del team. Gli strumenti di acquisizione automatica dei contenuti aiutano a eliminare le attività dispendiose in termini di tempo e soggette a errori (e quindi più inclini a causare rallentamenti) e a ottimizzare la produttività futura.
Per un risultato migliore, sarebbe opportuno combinare i quadranti di Eisenhower con altri approcci rivolti alla gestione del tempo. Ad esempio, Eat the Frog. Eat the Frog nasce da una citazione di Mark Twain: "If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning", la cui traduzione potrebbe essere "Se per lavoro devi mangiare una rana, conviene farlo subito al mattino". Nel contesto lavorativo, significa che è sempre meglio affrontare per prime le attività più ingenti e complesse per poi passare a quelle più piccole, a cui poter assegnare delle priorità in base ad altri fattori, ad esempio le scadenze. Non va dimenticato anche il metodo ABCDE, in cui fondamentalmente si assegna alle attività un valore con una lettera in base all'ordine di importanza, per poi completarle seguendo lo stesso ordine.
Considerazioni finali
I quadranti di Eisenhower possono essere strumenti estremamente efficaci per la gestione delle attività e del tempo. Imparando ad assegnare le priorità alle attività in modo efficace sarà quindi possibile migliorare l'efficienza dell'ambiente di lavoro, eliminare le attività inutili e concentrarsi sugli obiettivi aziendali a lungo termine.
