Cos'è un silo?
La crescita aziendale corrisponde inevitabilmente a un aumento della compartimentazione. Quando si effettua una pianificazione, i membri dei team devono sempre essere aggiornati in merito agli sviluppi dei progetti importanti. In un mondo ideale, non dovrebbero mai esserci problemi di comunicazione tra i reparti, tuttavia anche le società più innovative e all'avanguardia non sono immuni alla divisione in comparti stagni. Ma ciò non significa che non possano essere smantellati o evitati.
La frammentazione in “silo” organizzativi è un problema per le aziende di tutte le dimensioni. Ma cos'è un silo? Un silo è un sistema che separa le diverse tipologie di dipendenti, solitamente in base al reparto in cui lavorano. Ne conseguono barriere che ostacolano la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team, riducono l'efficienza e ostruiscono il flusso delle informazioni.
È bene sottolineare che "silo" non corrisponde a "team". Un'organizzazione caratterizzata da una vasta gamma di team specializzati su piccola scala non avrebbe di questi problemi. Infatti, i team specializzati sono perfetti per ottimizzare l'attenzione e migliorare la responsabilità all'interno di un'organizzazione. I silo organizzativi, d'altra parte, si riferiscono a come lavorano i team, con una connotazione non particolarmente positiva. Quando si dice che i team "lavorano suddivisi in silo", si intende che, in linea generale, non sono connessi a livello di organizzazione. Ne conseguono interruzioni delle operazioni, problemi di comunicazione e una miriade di problemi.
Perché lavorare frammentati "in silo" è controproducente?
Lavorare in silo può avere un impatto critico sull'attività. I silo possono causare dissidi interni e una conseguente mancanza di fiducia nell'organizzazione. Ne risultano inefficienze e ridondanze nei reparti. In termini pratici, i team smetterebbero di comunicare, i feedback non verrebbero più condivisi e la mancanza di comunicazione farebbe deragliare i progetti. In breve, la struttura organizzativa inizierebbe a remare contro l'innovazione e le fratture alla base potrebbero sembrare insormontabili.
I dati rappresentano la chiave per migliorare l'esperienza cliente, mentre una mentalità basata sui silo potrebbe rovinare la soddisfazione dei clienti. Se i team non venissero incoraggiati a condividere sempre le informazioni, non sarebbero in grado di sfruttare i dati in modo efficiente. Di conseguenza, l'abbattimento dei silo potrebbe svolgere un ruolo fondamentale nel raggiungere il successo o il fallimento della società.
Come abbattere i silo organizzativi
Una volta identificati i silo organizzativi nella società, sarà il momento di agire. L'implementazione di soluzioni scalabili e a lungo termine in una fase preliminare può aiutare l'organizzazione a evitare di fossilizzarsi su una cultura basata su silo chiusi e frammentati. Come si può procedere in tal senso? Seguono le tattiche per abbattere i silo non desiderati all'interno dell'organizzazione:
Comunicare il quadro generale
In molti casi, i silo organizzativi iniziano a formarsi quando i dipendenti dimostrano fedeltà verso il team o il responsabile, ma non verso la società. Per evitare che questo accada, sarebbe opportuno far comprendere ai team l'importanza del loro contributo a livello generale, ovvero la funzione del team e del suo lavoro nell'ambito dell'obiettivo comune perseguito dalla società. In questo modo, i team dei vari reparti potranno guardare nella stessa direzione, invece di isolarsi e pensare solo a se stessi.
La trasparenza e la comunicazione sono elementi chiave perché favoriscono un senso di responsabilità condivisa in tutta l'organizzazione. Ad esempio, se il team di vendita sapesse esattamente cosa succede nel reparto marketing, sarebbe meno propenso a raccogliere risorse e informazioni. È fondamentale comunicare la mission aziendale attraverso una vasta gamma di mezzi, così che tutti i dipendenti la conoscano alla perfezione.
Affrontare i silo in tutta l'organizzazione
La causa principale dei silo viene fatta risalire quasi sempre alla leadership. Se il team esecutivo non si concentrasse sugli obiettivi complessivi dell'organizzazione, gli altri team riscontrerebbero problemi nel gestire in modo efficace i silo informativi. D'altra parte, se la leadership accettasse la visione unificata dell'azienda e si impegnasse a rispettare i concetti di comportamento collaborativo e lavoro di squadra interfunzionale, i team seguirebbero questo esempio.
Cosa si può fare per favorire la creazione di un team di leadership unificato? I leader dovrebbero favorire un ambiente che consenta e incoraggi il dibattito, concedere a tutti l'opportunità di condividere le loro opinioni, in modo tale che il team esecutivo senta che la sua opinione è stata ascoltata e tenuta in considerazione. Ma una volta presa una decisione da parte del leader, il team di leadership dovrebbe iniziare a lavorare unito verso l'obiettivo aziendale comune.
Stabilire una cooperazione tra i reparti
È importante che i membri del team percepiscano un senso di affiliazione non solo con il loro team, ma anche con l'organizzazione nel suo complesso. Incoraggiando la cooperazione tra reparti, è possibile avere la certezza che i membri del team formino delle relazioni in grado di superare le divisioni tra reparti, migliorando la coordinazione in tutta l'organizzazione. Inoltre, verrebbero contrastate molte inefficienze operative che possono insorgere a causa dei silo organizzativi, come lavori ripetuti o cicli più lunghi.
I team interfunzionali, in cui i team sono composti da persone provenienti da più aree funzionali, possono rappresentare un'ottima soluzione. Ad esempio, un team interfunzionale potrebbe vantare una persona dal reparto finanze, un designer, un ingegnere, un addetto al marketing e così via. Non solo questa struttura organizzativa promuove collisioni positive e la collaborazione tra dipendenti, ma consente di ridurre i passaggi di consegna e le interruzioni nel contesto. In questo modo, si avrà la garanzia che un singolo team possa gestire quanto più possibile il ciclo di vita del cliente.
Fornire una formazione interfunzionale
Se la specializzazione è importante, lo è anche la condivisione di informazioni e competenze tramite formazioni interfunzionali. La pianificazione regolare di sessioni di formazione tra più reparti può favorire l'acquisizione della consapevolezza delle risorse e delle informazioni da parte dei dipendenti, che potrà poi risultare utile ad altri reparti. Si tratta anche di un modo per incoraggiare lo sviluppo della carriera, per far sì che i team comprendano appieno quali aspetti aziendali si adattino meglio ai loro interessi e alle loro competenze.
I confini tra i vari reparti possono essere abbattuti in molti altri modi. Ad esempio, nelle sessioni "hackathon" rese famose dai giganti della Silicon Valley, i partecipanti vengono incoraggiati a formare dei gruppi con membri del team provenienti da reparti diversi, così da affievolire le barriere tra reparti e abbandonare la mentalità basata sui silo, che colpisce così tante startup tecnologiche.
Lavorare in modo smart con Dropbox
Infine, sul mercato è disponibile una vasta gamma di strumenti di collaborazione volti a incoraggiare i team ad abbandonare la modalità di lavoro frammentata "in silo" per adottare un metodo più intelligente. L'area di lavoro intelligente di Dropbox fornisce un'unica posizione centralizzata in cui poter lavorare, garantendo che tutti i contenuti e gli strumenti necessari siano facilmente accessibili. L'area di lavoro intelligente riunisce tutti coloro che lavorano su un progetto o un file, offrendo l'opportunità di centralizzare la collaborazione, anziché frammentare la comunicazione su più canali. Puoi anche realizzare e condividere facilmente una registrazione dello schermo con Dropbox Capture per comunicare il messaggio e il tono in modo chiaro. Un video ha un tocco decisamente più personale dell'ennesimo file PDF.
Abbattere i silo all'interno di un'organizzazione non è un compito semplice, ma non si può evitare di farlo. Incoraggiando i team ad acquisire una visione condivisa per collaborare in modo agile, sarà possibile lavorare per eliminare i silo organizzativi nell'ambiente lavorativo, favorendo il successo aziendale.
