Che cos'è la metodologia Agile?
Dall'inizio degli anni 2000, la metodologia Agile è diventata un approccio fondamentale per la gestione dei progetti per molte società tecnologiche. Oggi, la maggior parte dei team di sviluppo software utilizza in qualche modo il metodo Agile, sebbene alcuni dei suoi principi si siano diffusi in numerosi ambienti di lavoro. Anche il suo stesso nome viene usato con sempre maggiore frequenza, in quanto i leader di pensiero moderni parlano spesso della necessità di diventare più "agili" nel mondo del lavoro. Ma cosa significa esattamente usare un approccio di gestione dei progetti Agile nella propria azienda?
La metodologia Agile è un processo di gestione dei progetti che suddivide questi ultimi in attività e fasi più piccole. Questa suddivisione del lavoro consente ai team che adottano la metodologia Agile di prendere in considerazione il feedback delle parti interessate, revisionare il lavoro e utilizzare un metodo iterativo in ogni fase del processo. Uno degli approcci più comuni al metodo Agile consiste nel raggruppare il lavoro in brevi fasi di sviluppo, dette "sprint". In questo modo i team possono lavorare rapidamente e revisionare successivamente il lavoro assieme ai responsabili e alle parti interessate, attraverso la pianificazione di sprint regolari e briefing giornalieri. Una volta completato il processo di revisione, il team di progetto e le parti interessate possono continuare con la propria tabella di marcia o modificare i piani per i successivi sprint. Rispetto agli approcci di gestione dei progetti tradizionali, la metodologia Agile lascia ampio spazio a velocità, flessibilità, lavoro di squadra ed esigenze delle parti interessate.
Da dove viene la metodologia Agile?
L'idea alla base della metodologia Agile è nata nei primi anni 2000 da un gruppo di sviluppatori software che ne hanno stabilito i quattro principi fondamentali:
- Individui e interazioni sono più importanti di processi e strumenti
- Un software funzionante è più importante di una documentazione completa
- La collaborazione con il cliente è più importante della negoziazione sui contratti
- Rispondere a un cambiamento è più importante rispetto a seguire un piano
Questi valori, presenti nel manifesto di Agile scritto nel 2001, hanno plasmato l'approccio Agile rispetto alla gestione dei progetti e trasformato il settore dello sviluppo software.
Fino a quel momento, il metodo Waterfall era l'approccio più gettonato per i progetti di sviluppo software. Sebbene fosse rivoluzionario quando fu inventato negli anni 1970, con l'arrivo del nuovo millennio risultava eccessivamente macchinoso, in quanto prevedeva una documentazione massiccia e una pianificazione determinante prima di iniziare a lavorare su un progetto. Una volta iniziati i lavori, i piani venivano seguiti in maniera rigida da team separati, spesso divisi in compartimenti stagni, che avevano difficoltà ad adattarsi alle esigenze in caso di problemi o modifiche delle richieste. Al contrario, i team che utilizzavano il metodo di sviluppo Agile erano in grado di lavorare in modo più rapido, adattarsi ai problemi man mano che questi si presentavano ed elaborare piani direttamente con i clienti e con le altre parti interessate.
Perché il metodo di gestione dei progetti Agile è così popolare?
I vantaggi del metodo Agile rispetto a Waterfall furono subito evidenti alle società tecnologiche dei primi anni 2000. Tali vantaggi, inizialmente pensati per lo sviluppo di software, vanno ben oltre il mondo della programmazione, in quanto molti altri settori integrano il metodo Agile nei propri flussi di lavoro. Ma che cosa ha reso il metodo Agile così interessante per tutti questi project manager e business leader?
L'adattabilità
Il punto centrale della metodologia Agile è la capacità di rispondere ai cambiamenti degli obiettivi e dell'ambiente o ai problemi che si verificano durante i processi. Quando si ha una struttura agile, la possibilità di valutare il proprio lavoro, le tempistiche e le esigenze di progetto è integrata nell'approccio stesso. Se una delle parti interessate vuole modificare la portata o la direzione di un determinato progetto, una pianificazione suddivisa in sprint e scrum (riunioni giornaliere) offre al team la possibilità di cambiare rotta. Se un membro del team riscontra un problema in un'attività o in una parte del progetto, è possibile adattare il piano per risolvere tempestivamente tale problema. Anziché far lavorare il team di progetto su un prodotto che non rispecchia più le esigenze del cliente, la metodologia Agile consente di cambiare velocemente direzione.
Allineamento con le parti interessate
Con un simile livello di flessibilità, il metodo Agile consente anche di rimanere allineati con le mutevoli richieste ed esigenze dei clienti. In qualsiasi progetto, è raro che gli obiettivi e la portata inizialmente concordati dal team e dalle parti interessate rimangano gli stessi dall'inizio alla fine. A volte è necessario ulteriore lavoro, oppure sorgono nuove esigenze che il cliente non aveva previsto o magari le richieste del cliente finale sono cambiate nel corso del tempo. Qualunque sia la motivazione dietro al cambio di programma, la metodologia Agile consente ai team di essere più reattivi a tali cambiamenti, in modo da rimanere sempre al passo ed evitare di lasciare arretrati. In questo modo si ha la certezza che il prodotto finale rispetti le aspettative dei clienti, indipendentemente da quanto ci si sia allontanati dal progetto iniziale.
Velocità
Chiaramente, la metodologia Agile non sarebbe degna di questo nome se non fosse agile per natura. Suddividendo il lavoro in piccole attività da eseguire in intervalli di tempo brevi e ben definiti, i team sono in grado di rimanere concentrati e lavorare in maniera più rapida. In poche parole, ciò significa che i prodotti possono arrivare sul mercato o nelle mani dei clienti più velocemente. La velocità e la capacità di adattamento creano la combinazione perfetta che rende il metodo Agile un'ottima soluzione per qualsiasi tipo di azienda. Quando sorge un problema, il team può cambiare tattica e risolverlo tempestivamente, senza perdere tempo per tornare al piano o alla documentazione originale; si segnala il problema in uno scrum, si fa un piano e lo si risolve. La metodologia Agile consente quindi ai team di rimanere concentrati sulle singole attività e di completarle entro le tempistiche previste.
Quali sono le sfide dell'approccio Agile?
Purtroppo, la metodologia Agile non è una soluzione infallibile. Come accade per qualsiasi approccio di gestione dei progetti, ci sono aspetti in cui eccelle e altri che devono essere presi in considerazione quando lo si utilizza. Come il metodo Waterfall, anche Agile presenta degli svantaggi e delle sfide che possono costituire degli ostacoli se non gestiti accuratamente.
Gestione della portata
Quando si ha la possibilità di adattarsi a eventuali problemi o modifiche del processo, è importante valutare il progetto e la relativa portata nella sua interezza. La metodologia Agile consente di modificare i piani e di lavorare in modo rapido, tuttavia passare velocemente da un'attività all'altra può distrarre dall'avanzamento complessivo del progetto. Anche se il team lavora in maniera efficiente, potresti sempre sforare con il budget o con le tempistiche, se l'elenco di attività pianificato in sprint si allunga eccessivamente. I team e i project manager che utilizzano l'approccio Agile devono essere sempre al corrente della portata e della roadmap del progetto, assicurandosi che i tempi di lavorazione non sfuggano al controllo.
Pianificazione
La portata del progetto non è l'unico elemento che può sfuggire di mano quando si utilizza il metodo Agile. I team che usano la pianificazione in sprint sono in grado di organizzare le priorità in maniera più flessibile, in base alle esigenze del momento. Tuttavia, quando i membri del team iniziano a passare da un reparto all'altro per lavorare su nuove attività o prestano assistenza per risolvere i problemi, il piano deve adattarsi a queste situazioni. Se si adotta un piano rigido, è importante assicurarsi che la pianificazione in sprint rientri nelle tempistiche previste.
Inoltre, anche se i membri dei team che si organizzano autonomamente passano da un'attività all'altra in base alle esigenze, alla fine dovranno tornare alle attività che sono state assegnate loro in principio. A questo punto, i project manager dovranno essere al corrente dello stato di avanzamento del team per ciascuna attività, in modo da non tralasciare nulla. In caso contrario, si rischia di dimenticare parti che si credeva erroneamente fossero già state completate, fuorviati della suddivisione in tanti piccoli "sprint".
Comunicazione
Nell'approccio Agile, in cui il lavoro in team e una risposta tempestiva ai cambiamenti hanno la massima priorità, la comunicazione è fondamentale. I membri del team devono essere in grado di comunicare facilmente l'avanzamento dei progetti, eventuali problemi e richieste di aiuto. Questa comunicazione deve avvenire regolarmente tra tutti i membri del team e deve essere alla base della pianificazione. È inoltre fondamentale rimanere allineati con le parti interessate, in quanto si possono modificare i piani solo se si conosce esattamente ciò che desiderano.
Come implementare un processo Agile
Se stai pensando di adottare la metodologia di gestione dei progetti Agile nel tuo team, ci sono numerose strategie e pratiche collaudate, come sprint e scrum, che sono le più diffuse. Chiaramente, utilizzare i software e gli strumenti di gestione dei progetti adeguati può fare la differenza nell'efficacia dell'approccio Agile. Di seguito riportiamo i processi e i metodi più importanti per adottare e seguire una metodologia Agile:
Monitorare le attività
Per sapere quale su attività dovrai lavorare nello sprint successivo, devi sapere quali sono già state completate. A tale proposito, i membri del team devono essere molto abili nel monitoraggio dei progressi. Il backlog refinement (o backlog grooming) è una tecnica comunemente utilizzata dai team che seguono la metodologia Agile e ha lo scopo di fornire ai team la trasparenza di cui hanno bisogno, assegnare priorità agli elementi del backlog e garantire che gli elementi in cima all'elenco siano pronti per la consegna. I team che usano il metodo Scrum ricorrono spesso a schemi affissi alla parete o bacheche Kanban, mentre altri scelgono un software di gestione delle attività. Dropbox si integra con questo tipo di software, come ad esempio Trello per consentire al team di rimanere sempre sincronizzato sui processi e su tutte le applicazioni in tempo reale.
Comunicare regolarmente e in maniera efficace
Una comunicazione adeguata è alla base di qualsiasi framework di gestione dei progetti Agile; perciò, è fondamentale fornire al team i mezzi e la possibilità di comunicare con regolarità. Sebbene gli sprint abbiano generalmente una durata di circa 2-3 settimane, molti esperti organizzano brevi riunioni quotidiane con il team per rimanere aggiornati sull'avanzamento dei progetti giorno per giorno. La frequenza con cui tu e il tuo team comunicate è una vostra scelta, tuttavia l'uso di appositi strumenti può semplificare notevolmente queste conversazioni.
Inoltre, le integrazioni con applicazioni di chat e videoconferenza in tempo reale come Slack e Zoom consentono di organizzare riunioni e sessioni di pianificazione con i membri del team. Puoi condividere file e avviare le conversazioni direttamente da Dropbox, riducendo il tempo impiegato per passare da una scheda all'altra e da un contesto all'altro. Dropbox Capture consente di registrare contemporaneamente la propria immagine e il proprio schermo per condividere importanti aggiornamenti con chiarezza, anziché dover scrivere lunghe e-mail o partecipare a riunioni. Questa funzione è particolarmente utile per comunicare con i membri del team che lavorano in remoto o le cui scrivanie sono troppo lontane.
Fermarsi e revisionare
Con la metodologia Agile, si può avere la tentazione di passare direttamente da un'attività all'altra, cancellandole dall'elenco man mano che le porti a termine. È importante, tuttavia, dedicare del tempo alla revisione e alla retrospettiva degli sprint dei processi Agile per evitare che il team incorra in un "effetto visione a tunnel". Prendendosi del tempo per eseguire la revisione finale di ogni sprint, i membri del team possono revisionare il proprio lavoro e definire nuove priorità.
È necessario inoltre effettuare revisioni degli sprint "post-mortem" per valutare che impatto ha avuto la pianificazione sul progetto durante tutto il suo ciclo di vita. A questo proposito, è fondamentale tenere traccia dei processi e avere dei registri di lavoro adeguati. Dropbox offre funzionalità di controllo delle versioni integrate che consentono di rivedere i file del team in ogni fase dello sviluppo. È possibile utilizzarle anche durante le riunioni per valutare i progressi di un singolo membro del team o eliminare eventuali modifiche non approvate.
Lavorare con una metodologia Agile
La metodologia Agile è stata rivoluzionaria per numerosi manager e aziende in termini di metodo di lavoro e di successo ottenuto. È la forza trainante nei processi di sviluppo del software fin dai primi anni 2000 e alcuni elementi che la caratterizzano sono stati adottati in tutti i settori professionali. Sia che tu stia pensando di organizzare uno scrum con il tuo team già dall'indomani o che rimanga fedele alla comunicazione e-mail, sembra che la metodologia Agile sia qui per rimanere.
