Perché dovresti usare la gestione dei registri

Che cos'è la gestione dei registri?

La gestione dei registri, o mantenimento dei registri, come suggerisce il nome, è il processo di organizzazione e protezione dei registri di un'azienda. Questo processo dovrebbe coprire l'intero ciclo di vita dell'azienda, ovvero i documenti archiviati dovrebbero riflettere l'intera storia dell'azienda. Gestire i registri, però, significa di più che avere semplicemente uno schedario. Una gestione dei registri ben fatta dovrebbe basarsi su una procedura che include la classificazione, la creazione, la ricezione e la manutenzione dei documenti. La procedura di gestione dei registri dovrebbe anche includere lo smaltimento o l'eliminazione sicura della documentazione aziendale.

Chi si occupa dei registri, dovrebbe considerare l'archiviazione di tutti questi documenti:

• Documenti cartacei o altre forme di documentazione offline
• Documenti digitali
• Contratti
• Rapporti
• Audit
• Certificati
• Email/messaggi sui social media
• Video

Le aziende accumulano questi documenti quotidianamente. Proprio per questo motivo, è importante disporre di una procedura di smistamento che possa mettere al sicuro la documentazione fondamentale. Dropbox funge da prezioso aggiornamento moderno al classico schedario. L'archiviazione non si ferma al salvataggio dei documenti, però. I file devono essere mantenuti, pertanto non basta gestire la nuova documentazione, ma è necessario gestire anche l'archivio.

Perché le aziende hanno bisogno della gestione dei registri?

A parte le attività amministrative generali, esistono alcune motivazioni fondamentali per cui le aziende devono iniziare a gestire i registri. Non solo può aiutarle a non finire nei guai, nel caso vengano accusate di qualcosa di spiacevole, ma possono anche aiutarle a uscirne. Non devi nemmeno dare per scontato che i registri inattivi non siano più importanti. Ecco alcuni tipi di registri che devono essere conformi per un certo periodo di conservazione negli Stati Uniti:

IRS

Il più importante negli Stati Uniti. L'IRS richiede i registri fiscali. Dovresti mantenere questi registri per almeno quattro anni.

Fair Labor Standards Act

L'FLSA prevede diverse leggi per diversi registri di libri paga. In generale, è sufficiente un periodo di conservazione di almeno tre anni.

Registri del personale

Mantieni questi registri per almeno sei anni dal termine del contratto di collaborazione del dipendente. Sono importanti come prova che la persona abbia effettivamente lavorato nella tua azienda e possono essere utili per fornire referenze quando necessario. Dovrai fare riferimento a questi registri anche nel caso in cui un dipendente dovesse farti causa.

Documenti relativi alle assunzioni

Tutti i documenti relativi all'assunzione di un membro dello staff devono essere conservati per circa tre anni. L'Equal Employment Opportunity Commission richiede di mantenere questi documenti per almeno un anno.

Altro

Ci sono anche altri documenti che dovresti conservare per tranquillità. Ricevute di bollette pagate, email di benvenuto per nuovi software e domande di impiego possono essere tenute facilmente in archivio.

Come configurare un sistema di gestione dei registri

Ci sono importanti considerazioni da fare prima di realizzare un sistema di gestione dei registri. Si tratta di un processo che riguarda l'intera azienda per il quale servirà qualcuno al timone e una formazione iniziale per l'intero team. Un sistema di gestione dei registri adeguato avrà bisogno di:

Un membro senior dello staff responsabile per la gestione dei registri

Non dovrebbe essere un compito generale del reparto risorse umane, ma dovrebbe essere assegnato a un dipendente esperto che ne avrà la piena responsabilità. La gestione dei registri è importante quanto quella delle finanze; non ti aspetti certo che tutti facciano "un pezzettino" di ciò che serve per gestire le finanze, pertanto anche per i documenti è necessario un responsabile che si occupi del processo.

Decisioni su come e quando devono essere mantenuti i documenti e quali documenti conservare

Decidi, insieme ai membri senior dello staff e con il contributo del resto del team, quali documenti devono essere conservati. Decidi quanto deve durare il periodo di conservazione e anche il modo in cui i documenti devono essere eliminati al termine del ciclo di vita. Il periodo di conservazione può variare in base al tipo di documento. Per esempio, i documenti di costituzione dell'azienda devono essere mantenuti nei registri permanenti, ma puoi eliminare i dettagli di paga di un dipendente dopo alcuni anni.

Budget per la gestione dei registri elettronici

I documenti digitali probabilmente costituiscono la maggior parte della corrispondenza e del lavoro amministrativo della tua azienda e per mantenerli al sicuro dovrai ricorrere all'informatica. I modelli di Software as a Service prevedono che il programma di gestione dei registri non abbia una tariffa una tantum, bensì un abbonamento mensile. Prevedi un certo budget per questo servizio.

Pianifica formazione e monitoraggio continuo

Chiunque nella tua azienda potrebbe aver bisogno di accedere ai registri e questi devono essere una parte fondamentale della tua impresa. Il tuo team dovrà ricevere una formazione sulle modalità di accesso e gestione responsabile dei registri, nell'ambito di un programma di gestione dei registri. Dopo tutto, si tratta di alcuni dei documenti più importanti della tua azienda, pertanto dovrai mettere in atto la governance dei dati e implementare una politica di gestione dei registri. Dovrai anche monitorare costantemente questo sistema, specialmente per quanto riguarda i documenti digitali, per assicurarti che non vengano utilizzati da chi non è autorizzato o eliminati erroneamente; in questo modo puoi essere sempre pronto a eseguire un ripristino dei file prima che sia troppo tardi. È necessario anche prendere in considerazione il ripristino di emergenza nel caso in cui, per esempio, restassi vittima di un virus informatico.

Altre considerazioni

Se la tua azienda svolge una funzione pubblica come le utenze, i tuoi registri potrebbero essere soggetti alla legge sulla libertà di informazione che regola i registri federali. Questo significa che alcune aree dei tuoi registri potrebbero dover essere accessibili come documentazione pubblica. Fai in modo di aggiungere questa possibilità ai tuoi processi quando inizi a introdurre la gestione dei registri nella tua azienda. 

Selezionare una soluzione per la conservazione dei registri aziendali 

Disporre di un vero e proprio sistema di gestione dei registri è fondamentale per il processo di gestione. Dropbox è un'efficace soluzione di archiviazione, perfetta per la gestione dei registri, che offre tutti gli strumenti necessari per archiviare in sicurezza i documenti e numerose funzioni per semplificare i flussi di lavoro e la gestione delle informazioni. Puoi anche spostare i tuoi documenti cartacei nell'archivio digitale, con la semplice scansione dei documenti. Sfrutta i controlli del team avanzati, la protezione con password e l'accesso a tempo limitato per i massimo della sicurezza e della governance delle informazioni. Inoltre, con l'add-on cronologia delle versioni estesa puoi ripristinare i file modificati o eliminati fino a 10 anni. 

Con Dropbox, puoi stare certo che i tuoi registri sono completamente al sicuro, senza essere nascosti o inaccessibili agli utenti autorizzati.

Le informazioni sopra riportate non sono da intendersi come consigli legali. Consigliamo di consultare un legale per questioni di questo tipo.