Cos'è la tecnica PERT?

Il programma PERT può aiutare quei project manager che desiderano ottimizzare la produttività dei loro team.

Storia della tecnica PERT (Program Evaluation and Review Technique)

L'acronimo PERT significa "Program Evaluation and Review Technique", un programma in uso da molte organizzazioni da oltre 50 anni. Sviluppata nel 1958 dall'Ufficio dei progetti speciali della marina militare statunitense, la tecnica PERT costituisce un sistema di gestione dei progetti ideato per assistere nella pianificazione di progetti complessi e di grandi dimensioni. A partire da una valutazione complessiva del programma, promuove un'analisi approfondita di qualsiasi progetto prima della data di lancio. È stato utilizzato nell'ambito del progetto del missile Polaris e dei Giochi olimpici invernali del 1968 di Grenoble. Da allora, sono stati sviluppati e perfezionati molti concetti simili correlati alla gestione, ma il PERT è stato il primo nel suo genere.

Come funziona la tecnica di gestione dei progetti PERT

Come indicato in precedenza, la tecnica PERT è stata ideata per essere implementata in progetti particolarmente complessi, che necessitano di essere completati attraverso attività sequenziali e/o eseguite in tandem con altri progetti. PERT punta a completare i progetti rispettando le tempistiche e i budget stabiliti, come anche a valutare l'ambito complessivo durante la fase di definizione dell'ambito.

Definizione dell'ambito del progetto PERT

Questa fase è fondamentale per la tecnica PERT, perché è il momento in cui viene creato il piano d'azione del progetto. La tecnica concede dei margini per le attività che potrebbero non andare a buon fine o richiedere più tempo del previsto e stabilisce degli obiettivi chiave intermedi nel corso del progetto. Rispetto alle tecniche di definizione dell'ambito utilizzate normalmente dai team, PERT potrebbe sembrare più approfondito poiché tratta qualsiasi elemento, dalla gestione delle risorse alle prestazioni individuali. Considerando le sue radici militari, il metodo PERT si basa sulla preparazione, senza lasciare niente al caso.

Termini PERT per la definizione dell'ambito

Nell'ambito PERT vengono usati i seguenti termini per definire gli eventi, le tempistiche e le risorse chiave:

Eventi

Gli eventi PERT servono da tappe intermedie del processo. Non richiedono alcuna risorsa, ma nessun evento PERT può essere finalizzato fino al completamento di tutte le sue attività.

  • Un evento PERT si riferisce all'inizio o al completamento di una o più attività.
  • Un evento predecessore viene immediatamente prima di un altro evento o di più eventi
  • Un evento successore si verifica immediatamente dopo un altro evento o più eventi

Attività

Le attività PERT sono attività che richiedono risorse:

  • Un'attività PERT si riferisce all'esecuzione di un'attività che consuma delle risorse, che siano economiche, materiali o persino macchinari. Non è possibile eseguire un'attività PERT fino al completamento dell'evento che ha stabilito il suo avvio; ad esempio, qualora un'attività nella fase precedente non venisse completata, quella nuova non potrebbe iniziare.
  • Un'attività secondaria PERT si riferisce ad attività più piccole in cui può essere suddivisa l'attività PERT. Ad esempio, l'attività "preparare progetti" può essere suddivisa in "preparare progetto 1, 2 e 3", qualora necessitasse di più sessioni.

Durata

La durata rappresenta l'elemento fondamentale della tecnica PERT e mira a ottimizzare le prestazioni e a ridurre gli ostacoli:

  • Per durata ottimistica (optimistic time) si intende il tempo minimo necessario per completare un'attività, supponendo che tutto funzioni senza intoppi e vada ancora meglio del previsto
  • Per durata pessimistica (pessimistic time) si intende lo scenario opposto e indica la tempistica massima necessaria per completare un'attività, supponendo che tutto vada storto, senza considerare i fallimenti completi.
  • Per durata probabile (most likely time) si intende una via di mezzo, supponendo che tutto venga eseguito nelle tempistiche previste e funzioni come al solito.
  • La durata attesa (expected time) rappresenta l'ipotesi migliore per la consegna, con un margine per eventuali contrattempi, e dovrebbe basarsi sulla durata media del modello relativo al completamento di un'attività di routine.

Gestione

Altri termini consentono di definire concetti fondamentali quali importanza, avanzamento e aspettativa relativa alla durata di ogni evento o attività:

  • Il percorso critico fornisce una panoramica del progetto nel suo complesso, dal primo giorno alla data di completamento e aiuta a definire il tempo in giorni, mesi o anni di cui il team avrà bisogno per completare ogni singola attività. Il metodo del percorso critico costituisce di fatto un approccio separato sviluppato nello stesso periodo della tecnica PERT, sebbene i due vengano usati principalmente in combinazione tra loro.

  • Attività critica è il termine assegnato alle attività che non possono impiegare più tempo e risorse rispetto a quanto pianificato. Come si evince dal nome, un'attività critica è fondamentale per garantire un completamento corretto.

  • Slittamento (float/slack) si riferisce al tempo e alle risorse disponibili durante il progetto. Slittamento libero (free float) indica lo sfruttamento di risorse aggiuntive che si verificherebbe in caso di ritardi del team, mentre slittamento negativo (negative slack) si riferisce alle attività caratterizzate da una carenza di risorse.

  • Tempo di consegna (lead time) è il tempo entro cui un evento predecessore deve essere completato per poter raggiungere un determinato obiettivo.

  • Tempo di latenza (lag time) rappresenta la tempistica più rapida entro cui un evento può seguirne un altro.

  • Monitoraggio rapido (fast tracking) è l'operazione volta a monitorare l'esecuzione delle attività critiche in tandem da parte del team per ridurre il percorso critico complessivo.

  • Il cosiddetto "crashing" del percorso critico comporta l'aggiunta di ulteriori risorse in un'attività del percorso critico, riducendo il tempo necessario per il suo completamento e, di conseguenza, il percorso critico in sé.

Passaggi per la pianificazione di un progetto PERT

Ecco come mettere in pratica tutti i termini tecnici imparati finora:

  1. Identificazione delle attività: è necessario definire tutte le attività da completare nell'ambito del progetto, un'operazione che potrebbe richiedere un po' di tempo. Ma, soprattutto in caso di progetti complessi, poter disporre di una visione completa nella fase iniziale è cruciale.

  2. Definizione di una sequenza appropriata: è opportuno stabilire una sequenza ottimale per sfruttare appieno ogni attività, considerando che è possibile eseguire più attività in parallelo. Le dipendenze tra le attività vanno impostate seguendo un ordine ragionevole.

  3. Previsione delle tempistiche: è importante valutare il tempo necessario per il completamento di ogni attività, identificando la durata ottimistica, pessimistica e attesa di cui si è parlato prima.

  4. Creazione di un diagramma PERT: questa fase implica la creazione di una rappresentazione visiva del progetto.

  5. Assegnazione delle risorse: è necessario sapere quante risorse richiederà ogni attività.

  6. Stima del percorso critico: sulla base del framework delineato, è possibile stabilire un data per il completamento totale.

Pianificare le attività in PERT

Una tabella PERT agevolerà la registrazione dei tempi e delle sequenze delle attività. Oltre a essere molto utile nella pianificazione delle varie fasi, fungerà anche da programma a cui fare riferimento per tutta la durata del progetto. Segue un esempio di tabella PERT:

  Tempistiche          

Attività

Descrizione

Predecessori

Durata ottimistica

Durata normale

Durata pessimistica

Durata attesa

0

Data di inizio

 

0

0

0

0

A

Selezione del personale

0

10

15

20

15

B

Selezione dell'attrezzatura

0

5

10

15

10

C

Creazione del progetto

A

10

12

18

12

D

Onboarding del personale

A

7

10

15

10

E

Install. nuova attrezzatura

B, C

48

72

96

72

Preparare un diagramma di rete PERT

Una volta terminata la tabella, sarà possibile creare il grafico PERT corrispondente. Funzionerà come un diagramma di flusso, in grado di fornire un'indicazione visiva chiara in merito alle sequenze del progetto. Si potrebbe anche utilizzare un diagramma digitale di Gantt. Il diagramma dovrebbe essere composto da nodi, ognuno dei quali dovrebbe descrivere un'attività corredata dalla relativa durata ottimistica, pessimistica e attesa.

Segue un esempio di un diagramma di rete PERT.

Tecnica PERT: pro e contro

Come sembra evidente, la tecnica PERT, anche nelle sue fasi di pianificazione, non è impresa da poco. Sarebbe opportuno pensare attentamente se possa essere la tecnica di gestione più adatta per i team e i progetti in corso. In genere, l'approccio PERT non è molto scalabile per i progetti di piccole dimensioni. Inoltre, non varrebbe la pena cercare di applicarlo a progetti troppo piccoli, perché comporterebbe un dispendio di risorse e personale non adeguato alla semplicità del progetto. Seguono i pro e i contro da considerare prima di usare questo metodo:

Pro della tecnica PERT

  • Crea una visuale chiara e semplice da capire di tutto il progetto
  • Consente un'analisi approfondita delle risorse e delle prestazioni del progetto prima del suo avvio
  • Crea una cronologia chiave per un approccio strutturato
  • Aiuta a promuovere la responsabilità perché tutti hanno ruoli e tempistiche ben definiti
  • Tiene in considerazione i contrattempi
  • Può motivare i membri del team attraverso un piano di collaborazione ben definito
  • Può portare a un completamento del progetto più rapido perché ognuno sa esattamente cosa fare e quando agire, ecc., senza lasciarsi sopraffare da eventuali contrattempi causati da problemi di comunicazione delle aspettative.

Contro della tecnica PERT

  • La fase di suddivisione di ogni attività necessaria potrebbe portare a un numero di attività davvero enorme
  • Non si applica a progetti semplici e di piccole dimensioni
  • I nodi e i grafici aiutano a mostrare le aspettative, ma non lo stato in tempo reale
  • Le aspettative non sempre corrispondono ai progressi del progetto
  • La fase di definizione dell'ambito comporta un aumento notevole delle attività amministrative
  • Le previsioni temporali possono sembrare opprimenti e non portare ad attività creative

La tecnica PERT è giusta per te e il tuo team?

Se il progetto coinvolge molte persone e attività, un diagramma di rete PERT da usare come progetto rappresenterà per tutti un efficace strumento di gestione dei progetti da usare come base per il futuro. Detto questo, qualora il processo non fosse particolarmente complesso, si rischierebbe solo di fare confusione e perdere tempo prezioso definendo l'ambito di qualcosa che non richiede un tale livello di accuratezza dei dettagli.

Quali sono le alternative alla tecnica PERT?

Se si ritiene che il proprio team possa sfruttare parte dei concetti del metodo PERT senza adottarlo completamente, si consiglia di provare a cercare strumenti che adottino la stessa mentalità, con meno lavoro amministrativo alle spalle. Dropbox offre strumenti di gestione delle attività in grado di semplificare il controllo dell'attività dei team. Con integrazioni di app come Xero, Monday e Trello, sarà possibile gestire finanze, attività dei team e affrontare i problemi con facilità direttamente da Dropbox.

I project manager potrebbero arrivare alla conclusione che i team non necessitano tanto di una tecnica di pianificazione complessa, ma di un processo lavorativo ben definito e degli strumenti per raggiungerlo.