Qu’est-ce qu’une réunion efficace ?
Nous avons tous vécu cette situation : la fameuse réunion de travail inutile. Rien n’est résolu, tout est reporté à la réunion suivante, et tout le monde repart en ayant l’impression d’avoir complètement perdu son temps. C’est la définition classique d’une réunion inutile : un groupe de personnes réunies dans une pièce pour discuter librement des points qui leur viennent à l’esprit sur le moment. Si vous voulez que votre réunion soit efficace, vous devez la préparer, ce qui ne sera pas uniquement bénéfique pour vous, l’organisateur, mais pour toute votre équipe.
Actuellement, les conseils d’administration se réunissent généralement tous les trimestres, et non plus toutes les semaines. De nombreuses entreprises comptent désormais sur des “points” impromptus. Mais les mauvaises réunions ne sont pas seulement pénibles pour tout le monde, elles coûtent aussi cher à l’entreprise. En effet, une mauvaise communication entraîne des pertes pouvant atteindre 10 000 $ par employé. Organiser des réunions efficaces est donc crucial pour votre santé mentale, mais aussi pour la santé financière de votre entreprise, quelle que soit sa taille.
La gestion intelligente d’une réunion commence bien avant le début de la réunion à proprement parler et se poursuit bien après sa fin. Voici quelques éléments clés à prendre en compte pour organiser une réunion réussie avec un employé, un client ou toute votre équipe.
Décider de l’objectif de la réunion
À la fin d’une mauvaise réunion, les employés s’accordent tous sur un fait : “J’aurais pu passer ce temps à faire ce dont nous avons discuté”. Veillez à bien définir l’objectif de la réunion avant de l’ajouter au calendrier en créant un ordre du jour bien réfléchi.
Décider de la date et de l’heure de la réunion
N’annoncez pas soudainement une réunion le jour même, ni même la veille. Plus tôt vous prévenez les intéressés, plus vous aurez de chances qu’ils y participent. Les réunions ne sont pas une démonstration de votre pouvoir et ne doivent pas détourner votre équipe d’un travail plus important. Les fonctionnalités de gestion des tâches de Dropbox Paper offrent une vue claire de la charge de travail de chacun, ce qui vous permet de déterminer si la date de réunion est bien choisie ou si l’équipe est susceptible d’avoir des tâches plus urgentes sur le feu. De même, les outils de gestion du temps vous permettent de voir si les projets rencontrent des obstacles et si une réunion serait justifiée pour remettre les choses sur les rails. Si votre équipe est dispersée dans tout le pays, voire dans le monde entier, vous devrez également trouver une heure qui convient à tout le monde, quel que soit le fuseau horaire. Si vous ne trouvez aucun créneau qui convienne à tous, demandez‑vous si une réunion est réellement nécessaire. Vous pourriez, par exemple, utiliser des outils comme Dropbox Capture pour envoyer des messages vidéo ou des enregistrements de vous présentant votre travail. Les équipes distribuées peuvent alors regarder votre présentation à l’heure qui leur convient.
Inviter les bonnes personnes
Assurez-vous d’inviter les bonnes personnes. N’invitez pas des équipes entières si vous savez que certains membres ont des priorités plus urgentes ou ne sont pas très impliqués dans le projet concerné. De même, n’excluez pas les membres d’équipe juniors ou les stagiaires qui pourraient offrir de nouveaux points de vue. Et avec l’intégration des applications Zoom et Slack dans Dropbox pour les équipes, il n’y a aucune raison d’exclure les membres d’équipe distants. Envisagez de suivre les bonnes pratiques en matière de réunions virtuelles afin de maintenir l’intérêt de tous vos collègues. Vous pouvez diriger la réunion, rédiger un compte rendu et envoyer le suivi à tous les membres de l’équipe, sur place ou non, sans avoir à changer de plateforme. Le rôle des participants à la réunion est simple : participer. Par conséquent, veillez à inviter les personnes qui seront directement concernées par tous les sujets abordés. Les réunions réussies sont la clé d’une collaboration d’équipe plus efficace.
Partager des informations et ne pas attendre uniquement des contributions
Si vous avez besoin d’organiser un brainstorming pour un projet, ne vous contentez pas de convoquer les membres de l’équipe dans une salle de réunion en vous attendant à ce qu’ils aient spontanément de nouvelles idées. Lorsque vous planifiez une réunion, en particulier pour un brainstorming, notez d’abord vos propres idées. Prévenez ensuite les participants afin qu’ils puissent venir à la réunion bien préparés. Si vous planifiez des tâches ou fixez des objectifs, demandez aux participants de réfléchir à l’avance à des objectifs SMART pour mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Vous voulez que leur participation ait de la valeur. Veillez donc à créer un document de référence dans Paper qu’ils pourront lire avant la réunion, et auquel ils pourront même ajouter leurs idées.
Encourager la prise de décision
Les réunions efficaces doivent ressembler à n’importe quelle autre tâche : commencer par un objectif et finir par une résolution, ou au moins, convenir des étapes pour y parvenir. Si la réunion a pour but de résoudre un problème, donnez à toutes les personnes présentes l’occasion de s’exprimer sur la manière de l’aborder. Puis cherchez à le résoudre en équipe. Ne terminez pas votre réunion sans que chaque personne ait un plan d’action clair, avec des tâches spécifiques à effectuer et des dates d’échéance.
Comment mener une réunion ?
Pour être efficaces, les réunions ne doivent pas forcément se dérouler dans une salle de réunion physique. De toute façon, cette approche n’est pas toujours possible si certains membres de l’équipe travaillent à distance. Une bonne réunion ne doit pas dépendre de l’endroit où elle se déroule : Zoom ou Google Hangouts sont des outils tout à fait adaptés.
Il n’y a pas de raison que le compte rendu de réunion soit confié à une seule personne, tous les participants peuvent saisir des notes dans un document collaboratif en direct. Bien que cette démarche puisse sembler contre-productive, elle encourage chacun à s’impliquer réellement dans la réunion en temps réel. Cela signifie également que si des membres d’équipe distants rejoignent la réunion en cours de route en raison de leur fuseau horaire ou simplement d’une mauvaise connexion, ils n’ont pas à attendre la fin pour voir ce qu’ils ont manqué : ils peuvent le voir directement dans le document. Et pour les personnes plus introverties, les notes de réunion prises de cette manière peuvent également s’avérer plus efficaces. Vous pouvez modifier et rassembler les éléments clés apportés par chacun pour les inclure plus tard dans un e‑mail de suivi.
Vous devez également penser à envoyer des e‑mails de suivi, car même dans le meilleur des cas, il est peu probable que vous vous souveniez de tout ce qui a été abordé lors de la réunion, même si vous preniez des notes. L’e‑mail de suivi rédigé par l’organisateur de la réunion aidera les participants à reconnaître et à hiérarchiser les principaux points de discussion. Une réunion vraiment réussie est celle où chacun peut se rappeler clairement ce qui a été couvert. Si vos journées tournent autour des réunions et des notes, alors simplifiez-les grâce à un modèle de compte rendu de réunion.
Les différents types de réunions
Tout ne nécessite pas toujours l’organisation d’une réunion. Il se peut qu’une rapide entrevue entre vous et le directeur financier autour d’un tableau blanc (ou d’une application de numérisation de documents pour scanner vos factures) suffise. Il se peut également qu’un simple message Slack envoyé à un freelance suffise pour lui faire savoir que vous êtes disponible en cas de besoin. Vous pouvez aussi vous informer sur un projet en cours auprès d’un collègue pendant le déjeuner. En fin de compte, les réunions sont tout simplement un moyen de communication. Ne remettez pas vos tâches à demain parce qu’elles n’ont pas été abordées lors d’une réunion officielle, mais ne négligez pas non plus les suivis parce qu’ils ne concernent que deux personnes. N’oubliez pas : chaque réunion compte, même les plus petites.
Inciter les autres à participer
Si votre réunion concerne les actualités du bureau ou la présentation de nouveaux membres d’équipe, certains pourraient la considérer comme sans importance. Toutefois, les réunions de ce type sont essentielles à votre culture d’entreprise et au renforcement de l’esprit d’équipe. Incitez les membres de l’équipe à y participer en leur offrant par exemple un bon repas, pour ainsi transformer une réunion productive en déjeuner d’équipe. Ou laissez entendre que vous allez dévoiler une information importante, même s’il ne s’agit que du lieu de la soirée de Noël.
Tout le monde peut organiser des réunions
Selon une idée dépassée, la gestion de réunion ne peut être assurée que par des supérieurs ayant le pouvoir de convoquer l’équipe. Mais la communication va dans les deux sens : si vous pensez qu’une réunion est nécessaire, organisez-en une. Sachez simplement que c’est à vous de faire en sorte qu’elle soit efficace et ne soit une perte de temps pour personne.
Les réunions ont pour but de permettre à chacun de partager des idées et de faire part de ses préoccupations. Imaginons que vous rencontriez un problème que même le meilleur outil de gestion des tâches ne peut pas résoudre, c’est l’occasion idéale pour vous de le signaler personnellement à votre équipe. Les réunions ont pour but de donner la parole à chacun, quel que soit son rôle ou son lieu de travail. Et en utilisant des outils numériques efficaces, chaque réunion se déroulera sans accrocs.
